Hallo,
ich freue mich über jeden konkreten Verbesserungsvorschlag zu unseren Hilfe-Dokumenten und bin tatsächlich gerade etwas betrübt.
Den Input bezüglich Prozess bei Upload der E-Rechnung in DUo werde ich ergänzen in 1018466 und 1028064 . Vielen Dank für diesen Hinweis.
Ansonsten gerne weiteren konkreten Input, damit wir Ihnen die Informationen zur Verfügung stellen können, an die wir noch nicht gedacht haben, die Sie aber benötigen.
Die Rechnung wird in den Mandantenbestand in DATEV Unternehmen online bereitgestellt. Ihr Mandant erhält keine E-Mail. Ihr Mandant kann sich eine Benachrichtigung über neue Belege einrichten 1071484 .
Detaillierte Informationen zu allen Neuerungen finden Sie in DATEV MyUpdates: z. B. Eigenorganisation classic.
Ich habe eine Testrechnung erstellt. Die E-Mail sieht aktuell so aus, das Dokument aktualisieren wir:
Schöne Grüße
Kerstin Schulz
DATEV eG
Hi Daniel, @SKD-Steuer_und_Beratung hat hier schon recht und Du liegst etwas daneben. Die E-Mail-Übermittlung an den Mandanten aus dem eigenen Mail-Account entfällt und ist schon mal ein Schritt in die datenschutzrechtliche Richtung.
Kein Dublettenproblem oder sonstige Barrieren !
Insofern kann ich die Umstellung gut verstehen und es gibt eben noch kaum Kollegen, die hier Rat wissen, weil erst seit dem letzten Rechnungswesen-Update vom Dezember überhaupt die Möglichkeit besteht, die E-Rechnung an Unternehmen online automatisiert übermitten zu lassen.
Insofern sind die angebrachten Bedenken absolut nachvollziehbar.
Die Rechnung erhält man nach wie vor nach dieser "blinden" Übersendung als "hardcopy" in die DokOrg und bei Bedarf kann man "irgendwo" 😞 auch die übermittelten Rechnungen einsehen; ist halt schwer zu finden 😉 und weiß grade nicht mehr genau wo . . .
. . . ahja da wars: In der Rechnungsschreibung in der Versandübersicht, aber hallo, das ist versteckt. Zuerst "alle Rechnungen" auswählen, dann erscheint das Menü tatatataaaa
und unter Versandübersicht findet man auch seine E-Rechnungen mit Linke zum Dokument. Das passt schon.
Du hattest selbst das Problem der Dubletten ins Spiel gebracht und nach einer Nacht drüber, ist mir noch das ein oder andere in den Sinn gekommen.
Für die Erstellung, Übermittlung und Empfang einer E-Rechnung gibt es im Prinzip zwei Alternativen:
Plan A:
Der Rechnungsempfänger richtet ein Empfangspostfach ein und erhält die Rechnungen in dieses Postfach und nicht zusätzlich per E-Mail.
Datenschutzrechtlich natürlich vorteilhafter, als die Rechnungen weiterhin einfach per E-Mail zu versenden.
Der Empfänger erhält eine Benachrichtigung in seinem persönlich eingerichteten Postfach, kann die Rechnung einsehen und natürlich direkt weiterverarbeiten. So der ideale Vorgang.
Plan B:
Plan B auch aus dem Grund, weil die Zustellung per E-Mail einer E-Rechnung nur einen Auffangtatbestand darstellt, da eben die Wenigsten ein solches besitzen. Mangels E-Rechnung-Postfach muss dann die Rechnung zwangsläufig via E-Mail zugestellt werden.
Das ist keine echte Option, sondern tatsächlich nur die Notlösung, wie ich das sehe.
Nun kommt DATEV mit Unternehmen online und bietet quasi mit Belege online ein Postfach für E-Rechnungen für die Mandanten einer Kanzlei, was grundsätzlich ja schon mal sehr gut ist, da dieses auch gleich in die Arbeitsumgebung der übrigen Belege integriert ist. Die Grundidee (wenn sie dann so aussehen soll) ist damit schon ganz gut gelungen.
Du hattest da m.E. schon einen Riecher in Bezug auf diese "Dubletten". Würde man die Rechnung nun direkt nach Unternehmen online übermitteln und nochmals via E-Mail liefe man Gefahr, dass die Rechnung im zweiten Fall manuell oder per Regel via Upload mobil nochmals übermittelt wird. Es könnte natürlich durchaus sein, dass dies der Gedanke bei der DATEV war, aber dem stünde entgegen, dass wir jetzt nach über zehn Jahren Unternehmen online diese Fälle an einer Hand abzählen können; also hat hier jemand eine Schutzfunktion in die Praxis interpretiert, die im Prinzip nicht nötig ist.
Ich habe noch keine Praxiserfahrung mit der Zustellung der E-Rechnung und wie sich dies in der Folge beim Mandanten abspielt, aber jedenfalls wäre es grotesk, diese Benachrichtigungsfunktion so auszuführen, dass bei jedem Belegzugang eine Benachrichtigungs-Mail ausgelöst wird.
Insbesonder dann, wenn der Mandant selbst seine Belege einscannt und hochlädt; das wäre ja eine stümperhafte Vrogehensweise (mit Verlaub); sofern eine Mitteilung jedoch dann erfolgt, wenn bspw. eine Rechnung via Upload Mail von Dritten übermittelt wird oder per Regel weitergeleitet würde, sähe das schon anders aus, hilft aber nur bedingt weiter.
Ich persönlich und ein paar Mandanten sind längst dazu übergegangen eingescannte Rechnungen nicht mehr hochzuladen, sondern auch direkt via Upload Mail an UO weiterzuleiten, da dies der effizientere Weg gegenüber dem herkömmlichen Hochladevorgang darstellt.
Gerade wenn kein Belegfreigabe eingerichtet ist, sieht der workflow so aus:
1. Rechnung geht ein und wird geprüft.
2. Rechnung wird via Upload Mail weitergeleitet.
3. Rechnung wird via Online-Banking-App direkt mit dem Smartphone bezahlt, womit auch der Umweg über Bank online nicht mehr nötig ist; insbesondere dann, wenn der Mandant, dank Automatisierungsservice, im Prinzip gar nicht mehr in Belege online oder Bank online rein muss.
Im Prinzip muss der Mandant für das Hochladen einer Rechnung sowie der Bezahlung derselben NICHT einmal Unternehmen online, Belege online, Bank online ... öffnen. Schnell, gerade, zielgerichtet.
Wenn die Beschreibung von @erzix so zutreffend ist, wäre das ja ein Schritt zurück.
Wenn eine Benachrichtigungs-Mail mit Link erfolgt, sollte dieser direkt auf die betreffende Rechnung führen, aber nicht nur einfach in den Posteingang, wo sich ggf. schon dutzende andere Belege "tummeln".
Ich bin noch sehr gespannt, wie sich das Thema E-Rechnung, Zustellung, Kenntnisnahme, Verbuchung etc. entwickelt, aber im Moment muss ich leider insgesamt einen Rückzieher machen, obwohl ich die Umstellung kanzleweit auch für 01/2024 geplant hatte, da eine Umstellung zum jetzigen Zeitpunkt eine Verschlechterung der Arbeitsabläufe darstellt.
Grundsätzlich wäre es m.E. zu begrüßen, wenn eine Rechnung nicht mehr per üblicher E-Mail an den Adressaten gesandt wird, aber er sollte dann zumindest zielsicher und barrierefrei, aus seiner Benachrichtiungs-Mail, zu seiner Rechnung geführt werden und nicht in einem "Wust" von sinnlosen Benachrichtigungs-Mails die Richtige suchen zu müssen.
Wie das aktuell gelöst ist, kann ich mangels Praxiserfahrung nicht sagen, aber mir fallen spontan ein Dutzend Mandanten ein, die nicht "amused" werden, wenn sie Ihre Rechnung nicht "aktiv" zu Gesicht bekommen würden.
Womöglich stehe ich da noch nicht tief genug im Thema und würde gerne mehr Informationen, insbesondere von der DATEV konkret dazu haben; ggf. gibt es auch bereits Dokumente zu den Arbeitsabläufen (aber bitte nur die, die auch konkret den Sachverhalt behandeln). Vielen Dank vorab.
Leider hat sich bereits mit einer "Testumstellung" eines kleineren Mandanten bereits ein Problem aufgetan, der keine SEPA erteilt hat und immer mal wieder eine Rechnung per E-Mail übersehen hat, was sich jetzt natürlich noch steigert, wenn er mehrfach täglich Benachrichtigungen zu Belegzugängen erhält und ihn das nach kurzer Zeit "betriebsblind" macht.
edit:
@metalposaunist schrieb:Wie geschrieben: Weil der Berater an der gängigen Praxis anderer wie 1und1, Telekom, Vodafone, ... als "Lieferant" dran vorbei geht.
Was ist gängige Praxis ?
Die Telekom sendet mir nach wie vor die Rechnungen per E-Mail zu.
Bei Congstar, als Teil der Telekom, kann man seinen Rechnungen nur noch aktiv aus dem Portal abholen (nach Benachrichtigungs-Mail), sofern man keinen "invoice-fetcher" o.ä. einsetzt.
edit2: Möglicherweise ist hier (mal wieder) ein workaround notwendig, in dem man die Rechnung eben nicht mehr nach Unternehmen online senden lässt und nur noch den
nutzt, womit zwangsläufig wieder eine E-Mail an den Mandanten generiert wird. Der Mandant leitet diese dann manuell oder per Regel an die Upload-Mail-Adresse weiter und der Mandant wird dann eben die Steuerberaterrechnung ebenso behandeln müssen, wie alle anderen auch.
Herr rahagena präferiert bspw. dieses Modell, was nun wohl zwangsläufig in greifbare Nähe gerückt wird.
Aber nun allen Mandanten nach Jahren der Gewohnheit diese Hiobsbotschaft zu überbringen . . . hmm, semioptimal und habe da große Zweifel und ich weiß nicht, wovor ich meist Angst habe: Vor den Fragen meiner Mandanten hierzu oder vor meinen Antworten darauf.
Ist also momentan für mich persönlich eine Zwickmühle und stelle mal definitiv nicht um.
Im Prinzip sollte auch mit Ablage in Unternehmen online weiterin eine Rechnung per E-Mail zugestellt werden; hat bisher auch immer tadellos funktioniert...
edit2: Einblick in E-Rechnungsschreibung Eigenorganisation classic (datev.de)
Im Video bei 1:10 ist allerdings ersichtlich, dass an er E-Mail auch die Rechnung angehängt ist. Leider ist nicht ersichtlich ob mit oder ohne UO.
edit3:
Beispiel: E-Rechnung im ZUGFeRD-Format als E-Mail via DATEV E-Rechnung Service - DATEV Hilfe-Center
Insofern haben sich meine Befürchtungen bestätigt. Schade. Das war es dann wohl . . . 😞
Nur nochmals der Vollständigkeit halber:
Der Mandant kann sich selbst also eine Benachrichtigung einrichten, wenn neue Belege in Unternehmen online sind.
Neben der Rechnung vom Steuerberater erhält er dann immer eine Benachrichtigung über Belegzugänge, die er entweder selbst hochgeladen hat, per invoicefetcher o.ä. holen ließ oder manuell oder per Regel selbst an die Upload Mail - Adresse weitergeleitet hat.
Respekt ! Finde den Fehler !
Ich muss das Thema an der Stelle so lange für mich schließen und auf eine Erklärung und Programmumsetzung warten, die mir das Ganze in einer Sinnhaftigkeit wieder plausibilisiert.
Hallo,
die Beschreibung von mir zielte nur auf die Einstellung "E-Rechnung/Unt.online /E-Rechnung Service", weil speziell nach Unternehmen online gefragt wurde.
Die von mir genannten Dokumente sind jetzt aktualisiert. Ich hoffe es geht jetzt deutlicher hervor, was mit welcher Einstellung passiert:
Ablauf E-Rechnung - 1028604
Schöne Grüße
Kerstin Schulz
DATEV eG
Hallo Frau Schulz,
ich hatte das tatsächlich letztens entdeckt und der Status Quo ist bekannt, aber der Workflow mit der Kanzleirechnung als E-Rechnung doch nicht praktikabel oder gar zielführend, sondern hinderlich.
Mir ist nun auch immer noch nicht klar, warum DATEV hier wieder eine praxisferne Lösung verlangt, die unsere Bemühungen in schnell, kurze, direkte, digitale Arbeitsprozesse behindert.
Um folgelogisch den effizientesten Arbeitsablauf abzubilden, wurden bei unseren allen Unternehmen online Mandanten (97%) der Automatisierungsservice in Rechnungswesen aktiviert und damit in UO bzw. Belege online bei der Bearbeitungsform von "erweitert" auf "standard" geändert.
Unsere Mandanten müssen also lediglich ihre Rechnungsein- und ausgänge hochladen und wenn keine UO-Kasse geführt wird, ist der Mandant damit fertig und muss/soll gar nicht mehr in UO, wenn er nicht mal seine Auswertungen anschauen muss oder den Zahlungsverkehr über Bank online erledigen will; letzteres machen drei Mandanten !
Einen aktiven Mandanten habe ich auf E-Rechnung umgestellt, der seine Rechnungen überweist.
a) Nehme ich E-Rechnung ohne UO, bekommt er mangels Portal eine E-Mail, sieht die Rechnung, prüft Sie oder nimmt sie zur Kenntnis und überweist sie. Aber: Wir müssen diese nun manuell nach Unternehmen online zu dem Mandanten hochladen. Zu sagen: Sie müssen das jetzt hochladen oder an Upload Mail MANUELL weiterleiten ist Rückschritt.
b) Nehme ich E-Rechnung mit UO wird die Rechnung nach UO hochgeladen, aber der Mandant erhält darüber proaktiv keine Nachricht. Er wird die Rechnung zu 100% übersehen und damit nicht überweisen, womit unser Verwaltungsaufwand auch steigt.
Aktiviert der Mandant dann seine Benachrichtigung in
erhält er bei jedem Belegzugang eine Benachrichtigung, selbst wenn der Belegzugang von ihm selbst veranlasst wurde. Das ist Nonsens.
Die Benachrichtigung über die Zustellung der Kanzleirechnung geht schlichtweg unter.
Insbesondere wenn der "Rechnungsüberlassungsprozess" nicht über das Hochladen der Rechnung durch den Mandanten hinausgeht und der Arbeitsablauf unmittelbar nach Hochladen von der Kanzlei in Rechnungswesen fortgesetzt wird.
Ich wiederhole mich hier weitgehend, aber hoffe, Sie haben den Sachverhalt entsprechend aufgenommen und erkennen selbst, dass der vorgesehene Arbeitsablauf keine Lösung ist, sondern das Problem.
Ich möchte an der Stellen die Programmverantwortlichen nochmals eindringlich bitten, die Arbeitsabläufe zu überdenken, denn einen effiziente Nutzung des ASR steht den Abläufen diametral gegenüber.
Haja, gerne doch !
Wenn Du aktuell im Format ZugFerd 1.0 eine Rechnung versendest, geht die an den Mandanten per E-Mail und sogleich nach Unternehmen online. Sowohl, als auch !
Wenn Du jetzt nach Umstellung eine Rechnung mit der Einstellung
versendest, bekommt der Mandant keine Rechnung mehr per E-Mail, sondern nur noch in UO hinterlegt.
Wenn Du jetzt nach Umstellung eine Rechnung mit der Einstellung
versendest, bekommt der Mandant eine Rechnung per E-Mail, aber diese wird dann nicht mehr automatisch auch nach Unternehmen online zugeführt.
Klar, könnten nun ein paar Dutzend Mandanten Weiterleitungsregeln an Ihre Upload-Mail-Adresse einrichten; "könnten", wenn sie es "könnten". Denn es
1. praktizieren Upload Mail noch geschätzt nicht mal die Hälfte, sondern "draggen&droppen" oder "scanloaden" ihre digitalen Rechnungen über den UO-Upload hoch.
Müssten also erst eine Rechnungs-Mail in UO generieren und damit umgehen können. Macht m.W. nur ein Bruchteil.
2. müssen beim "Mail-Modell" alle eine Weiterleitungsregel einrichten, wofür Sie natürlich erstmal 1. erfüllen müssten.
3. darf 1. und 2. dann weitgehend bei eine paar Dutzend Mandanten per Fernbetreuung der einrichten, der Dir gerade diese Antwort schreibt 😉.
4. darf derselbe noch erklären, warum das jetzt so umständlich mit den Kanzleirechnungen sein muss.
Alles nur, weil die Rechnung nicht mehr automatisch von der Rechnungsschreibung in der Kanzlei nach Unternehmen online transportiert wird.
Rechnungstellung per E-Mail ist für E-Rechnungen m.E. künftig sowieso nur noch Auffangtatbestand, damit eine Rechnungszustellung gesichert wäre und im b2b nur noch eine übergangsweise Lösung, da die Rechnung grundsätzlich nicht mehr E-Mail, sondern via "Portale" ausgetauscht wird.
DATEV betrachtet UO bzw. Belege online als ein solches Portal, aber m.E. ist dies im Moment noch keine Lösung, weil aktuell mit der Benachrichtigungsfunktion der Rechnungszugang beim Mandanten nicht sichergestellt ist; ich hätte da sogar rechtliche Bedenken in Bezug auf eine Fälligkeitstellung der Rechnung auf dem Weg.
Schreibe ich also eine E-Rechnung wird mein E-Mail-Account damit nicht mehr genutzt, sondern die Rechnung wird über den Server der DATEV versandt.
Mit der Option "UO" dann nur mit Zustellung ins "Rechnungsempfangsportal UO"; das ist zu wenig.
Von Ausdrucken keine Rede.
edit:
Ja, die Aussage war natürlich irritierend:
Hätte natürlich dahingehend formuliert werden müssen, dass er hier das einstellen muss, dort jenes und/oder generell tätig werden muss.
@Kerstin_Schulz schrieb:Hallo,
ich freue mich über jeden konkreten Verbesserungsvorschlag zu unseren Hilfe-Dokumenten und bin tatsächlich gerade etwas betrübt.
Den Input bezüglich Prozess bei Upload der E-Rechnung in DUo werde ich ergänzen in 1018466 und 1028064 . Vielen Dank für diesen Hinweis.
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Die Rechnung wird in den Mandantenbestand in DATEV Unternehmen online bereitgestellt. Ihr Mandant erhält keine E-Mail. Ihr Mandant kann sich eine Benachrichtigung über neue Belege einrichten 1071484 .
Und ich wundere mich, warum meine Mandanten meine Rechnungen nicht erhalten...
Warum brauche ich denn trotzdem die E-Mail als Pflichtfeld, wenn keine Mail verschickt wird?
Warum steht da
nicht "ausschließlich nach DUO hochladen", warum steht es nicht in https://apps.datev.de/help-center/documents/1018463 unter 3.3?
Ich habe lange gesucht und wollte hier einen Thread eröffnen, die eingebaute Suche hinderte mich zum Glück daran.