DMS-Belegverknüpfung mit Steuerprogrammen / DATEV Meine Steuern

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Ich glaube mit händisch meint er "Papierkopien" und dann ohne Verknüpfung ins DMS packen

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Hallo Herr Heim,

Allerdings habe ich nirgends gefunden, dass PDF mit mehreren Seiten und verschiedenen Vorgängen getrennt werden können.

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Wie können Belege zusammengefasst werden - Funktion heften?
Antwort: Es gibt noch keine separate „Heften und Trennen“ Funktionalität. Es empfiehlt sich die Belege vor dem Upload zusammen zu führen.

Viele Grüße.

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Ja und Nein... Ich glaube schon, dass die Kolleginnen und Kollegen in Nürnberg durchaus hierüber im klaren sind. Aber aus Gründen der Abwärtskompatibilität oder Kompatibilität zu bestehenden Produkten geht es derzeit nicht anders.

Es gibt mit Sicherheit Lösungsansätze, die aber in der Mitgliedschaft auch wieder nicht überall für Jubel sorgen werden. Es ist immer leicht im eigenen Hause zu schauen und bei einer überschaubaren Anzahl von Mitarbeitern einzelne Prozesse zu ändern. Anders sieht es aus, wenn 40.000 Mitglieder, 300.000 Madanten, 6.500 Mitarbeiter, 400 Produkte u.s.w. an einzelnen oder übergreifenden Prozessen beteiligt sind (die Zahlen bitte ohne Gewähr).

Ich will die DATEV nicht in Schutz nehmen, aber einfach ist es auf der "anderen Seite" mit Sicherheit nicht. Und das Zeit vertan wurde, ist m.E. auch unbestritten.

Grüße

Chr.Ockenfels

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Ja. So ist es wohl. Wohlan, der rechtzeitig merkt, dass Belege zusammengehören, die einzeln sind und Belege einzeln sind, die zusammen gehören.

Also. Ich muss theoretisch alle Belege anschauen, die der Mandant hochgeladen hat, und im Zweifel diese herunterladen, die Belege trennen bzw. heften, hochladen und diese den Bereichen neu/wieder zuordnen.

Klingt gut. Beschäftigungstherapie.

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So ist es - Wenn Belege im Spiel sind muss es IMMER eine Möglichkeit geben diese zu bearbeiten. Sonst ist die gesamte Digitalisierung fürn A****.

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Machen Sie das bei ihren Mandanten nicht auch so... erst einen halbfertigen Jahresabschluss ohne Bestandsveränderung und AfA (aber mit Rechnung) aushändigen und nur nach Gemecker des Mandanten ihm dann einen vollständigen Jahresabschluss nachreichen mit dem Hinweis darauf, dass Sie sich jetzt aber wirklich für ihn ins Zeug gelegt haben, ? 🙂

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Hallo Herr Kramer,

danke für den Hinweis. In der Rechteverwaltung online muss sowohl für den DATEV-Benutzer als auch für die SmartCard/mIDentity die Berechtigung für DATEV Meine Steuern freigeschaltet sein. Wenn nicht beides aktiv ist, geht gar nichts.

mfg

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Hallo zusammen,

ja es kann noch besser werden!

Aber lasst uns doch nicht immer nach den Ausnahmen suchen - 80 Prozent sind gefragt.... erstmal die Routine Prozesse implementieren!

Belege zuordnen, heften, aussortieren..... wir haben wir das die letzten Jahrzehnte gemacht - von Hand ...keiner wusste ob alles kopiert gescannt verschlagwortet ist..... und jeder hat alles gefunden?

Das stimmt einfach nicht! In den Kanzleien werden heute noch zahlreiche Belege sortiert kopiert gescannt und zur Sicherheit nich ein Beleg für die Akte!

Beraternummer? Warum? Weil die Daten gesondert geschützt werden müssen...... und in Zukunft zu diesem Mandanten von Finanzamt abgerufen werden können.... woran arbeitet die Verwaltung? Es gibt keine Belegeinreichung mehr sondern wir haben eine  Vorhalteverpflichtung.......

Damit mach sich der Staat von uns abhängig - wir werden also nicht weg digitalisiert sondern werden gebraucht!

Die Verbesserungen werden gehört und auch umgesetzt werden.....

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Hallo Herr Czeczka,

sehe ich grundlegend anders. Wenn eine "80% Lösung" angestrebt wird, ist doch zunächst die Verknüpfung der Formularfelder mit der lokalen Belegablage/ DMS zu realisieren bevor irgendwelche halbgaren Cloud Lösungen als Produkt als fertig deklariert werden. Die dann lokal vorhanden Daten können dann per Klick in eine wie auch immer geartete Cloud geladen werden. Damit hätten alle Mitglieder und Mitarbeiter eine sofort einsetzbare Lösung die sogar den vielbeschworenen "Mehrwert" bietet - aufwendige Administrationen würden auch entfallen.

Stand derzeit, gibt es eine Bastellösung mit verdammt vielen Fragezeichen für die immerhin schon eine Preisverdopplung fest steht - ob nun genutzt oder nicht. Wenn Datev vom Produkt überzeugt wäre, würde die Preisanpassung für die Nutzer der Steuern online erfolgen.

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Hallo Community,

ich möchte gerne versuchen das Thema mandantengenutzte Beraternummer aus verschiedenen Blickwinkeln zu beleuchten und etwas Licht in das Thema zu bringen und was dabei für Überlegungen dahinter stehen.

Muss ich jeden Einkommensteuerbestand auf die mandantengenutzte Beraternummer umspeichern?

Nein, die Datenbestände ihrer Steuererklärung können genau so bleiben wie sie sind, es ist nicht notwendig bzw. sinnvoll den Bestand in der Einkommensteuer auf die mandantengenutzte Beraternummer umzuspeichern. Das würde verschiedene Folgeaktivitäten auslösen, wie zum Beispiel in der Verwaltung der Aboaufträge. Wird der Mandant registriert, kann also die Kanzleiberaternummer als Ordnungsbegriff im Programm behalten und dann entsprechend auch in der Rechteverwaltung online verwendet/berechtigt werden. Die mandantengenutzte Beraternummer tritt auch im weiteren Verlauf der Bearbeitung nicht weiter in Erscheinung. Sie wird in der Leistungsübersicht angezeigt und kann in den Serviceanwendungen verwaltet werden.

Wozu braucht es denn dann eine mandantengenutzte Beraternummer?

Jeder Kunde der DATEV, der ein Medium der DATEV verwendet hat eine Beraternummer, die zur Identifikation unserer Kunden dient. Dies kann eine kanzleigenutzte oder eine mandantengenutzte Beraternummer sein. Würde man für das Medium des Mandanten die Kanzleiberaternummer verwenden, so könnte der Mandant bei falscher Berechtigung z. B. auf Kanzleifunktionen (z.B. Vollmachtsdatenbank, Preislisten auf datev.de o.ä.) zugreifen. Im Bezug auf Meine Steuern fungiert die mandantengenutzte Beraternummer auch zentral als ein Anker für die Online-Welt, analog Unternehmen online.

Ich möchte aber nicht, dass mein Mandant ein eigenes Medium bekommt. Warum brauche ich dann die Beraternummer?

DATEV Meine Steuern ist als Kollaborationslösung zwischen Steuerberater und Mandant konzipiert, bei der Belege des Mandanten im DATEV Rechenzentrum  abgelegt werden. Aufgrund des Feedbacks von Beratern wurde die Möglichkeit geschaffen Mandanten zu registrieren, ohne dafür ein eigenes Medium zu bestellen. Es ist ebenso möglich Belege aus der lokalen Dokumentenverwaltung (DATEV DMS/ Dokumentenablage) zu verwenden. Allerdings liegen die Zuordnungsinformationen der Belege in jedem Fall im DATEV Rechenzentrum. Grund dafür ist, dass eine zukünftige Kernfunktion von DATEV Meine Steuern die automatisierte Belegerkennung sein wird, die die Prozesse in den Kanzleien entscheidend verbessern wird. Das hierfür notwendige Wissen muss im DATEV Rechenzentrum vorhanden sein.

Ich hoffe das macht die Hintergründe der mandantengenutzten Beraternummer im Kontext von DATEV Meine Steuern etwas nachvollziehbarer.

Mit freundlichen Grüßen

Florian Preis

DATEV eG

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Danke für die Erläuterungen.

Mein Gedanke:

die ESt wird unter der Kanzleiberaternummer angelegt. Dem Mandanten wird über eine Unterberaternummer ein Zugangsmedium zur Verfügung gestellt.

Muss ich nicht die Rechte des Zugangsmediums auf die Kanzleiberaternummer und Mandantennummer freischalten? Dann wäre Ihre Erläuterung zu der „falschen“ Rechtevergabe falsch.

Verstehe ich da was falsch?

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Hallo Hr. Preis,

ich hoffe das die DATEV bis dahin dann auch endlich ihre Steuerprogramme State of the Art gebracht haben und somit ins 21 Jahrhundert katapultiert.

Ansonsten vielen Dank für Ihre Ausführungen. Damit wird es insgesamt etwas verständlicher.

Gruß A. Martens

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Mit 80% meinte ich die Prozesseinführung im unseren Kanzleien.

Jede Kanzlei hat Fälle, für die das neue Programm keine Erleichterung bringt -mehr Arbeit macht als vorher.

Neue Prozesse müssen implementiert werden und ich bleibe dabei, dass wir auch diesen Prozess digital abbilden müssen und sofort beginnen sollten.

Lassen Sie uns alle die Programme ausprobieren und Verbesserungen melden,

Wir sind auf jeden Fall gestartet - die Belege können demnächst von unseren Teilzeitkräften im Homeoffice erledigt werden.

Hinsichtlich der Beraternummer danke ich für die aktuellen Ausführungen.

[#14]

Danke

[#15]

Ja und Nein.

Wenn das Mandantenmedium unter einer mandantengenutzten Beraternummer aufgehangen wird, kann auch durch eine falsche Rechtevergabe kein Zugriff auf die Preislisten, VDB, o.ä. erfolgen. Diese Funktionen sind exklusiv für Beratersmartcards.

Wenn Rechte auf ein Mandantenmedium vergeben werden, kann es immer zu einer falschen Administration kommen, egal ob die Bestände auf einer Kanzlei- oder Mandantenberaternummer liegen. Die Wahrscheinlichkeit steigt, wenn die Mandantenbestände auf der Kanzleiberaternummer liegen (Eingabe * im Mandantennummernfeld = WorstCase).

Grüße

Chr.Ockenfels

[#16]

Hallo Herr Preis,

kann die DATEV nicht kurzfristig ein praktisches Video-Tutorial bzgl. der Einrichtung veröffentlichen, bevor sich viele durch die langen Info-DB-Doks kämpfen?

[#17]

Hallo Herr Preis,

kann die DATEV nicht kurzfristig ein praktisches Video-Tutorial bzgl. der Einrichtung veröffentlichen, bevor sich viele durch die langen Info-DB-Doks kämpfen?

Ich empfinde den Registrierungsprozess und den Assistenten als sehr einfach und nicht erklärungsbedürftig. Selbst wenn man keine Vorkenntnisse zum Thema hat, kann hier eigentlich nichts falsch gemacht werden und die automatisch erstellten E-Mails für Smart-Login und die optionale E-Mail nach Durchführung der Registrierung ist auch sehr gut aufbereitet. Ich bitte Sie einfach mal einen Mandanten über den Assistenten anzulegen. Das schwierigste ist der Einstieg über DATEV Arbeitsplatz

Die Infodokumente benötigt man eigentlich nur um noch evtl. Hintergründe oder Zusammenhänge zu verstehen, was aber für die Registrierung aus meiner Sicht nicht notwendig ist.

Evtl. Habe ich Sie auch falsch verstanden. Wollen Sie ein Tutorial für:

1. die Kanzlei zur Einrichtung
2. den Mandanten zur Erläuterung der Schritte auf dessen Seite (dies kann nie schaden!)
3. die Kanzlei zum Verständnis der Zusammenhänge etc.

@florianpreis: Besten Dank für Ihre erläuternde Stellungnahme zum Thema. Außerdem möchte ich mich für die gute Umsetzung im Registrierungsprozess bedanken, aus meiner Sicht handelt es sich bisher um die beste Umsetzung eines solchen Prozesses. Ich hoffe, dass andere Onlineprodukte der DATEV hierin zukünftig integriert werden können!

MfG

Tobias Ettl

[#18]

Hallo Herr Preis,

danke für die Infos. Ich habe aber noch eine Frage zu ihrem folgenden Szenario:

In diesem Fall muss ich aber trotzdem noch die Kanzleimitarbeiter in der "Rechteverwaltung online" für die neue Unterberater/mandantengenutze Beraternummer freischalten, oder?

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Hallo Herr Preis,

danke für die Infos. Ich habe aber noch eine Frage zu ihrem folgenden Szenario:

In diesem Fall muss ich aber trotzdem noch die Kanzleimitarbeiter in der "Rechteverwaltung online" für die neue Unterberater/mandantengenutze Beraternummer freischalten, oder?

Ja dass muss auf Kanzleiseite sichergestellt werden. Bitte administrieren Sie den DATEV-Benutzer und die DATEV-Smartcards Ihrer Mitarbeiter.

Nachdem der Einrichtungsassistent für den Mandanten durchlaufen wurde, sieht die Administration auf dem Smart-Login standardmäßig wie folgt aus:

Die Grünen Freigaben sind hierbei die speziellen Rechte aus dem Einrichtungsassistenten, die Gelben, sind Standardmäßig gesetzt.

MfG

Tobias Ettl

[#20]

Danke

[#21]

hallo Community ,

ich habe heute einige Mandanten für „meine Steuern“ registriert. Dazu ein leider typisch aktueller Datev Ablauf

• Der Registrierungsprozess scheiterte zunächst:
• das nötige SR vom 17.10. war nicht installiert. Warum auch immer werden plötzlich die aktuellen SR und Hotfixes nicht mehr selbstständig geladen - eine Info dazu bekam ich auch nicht.
• die Rechte „meine Steuern“ waren auf meiner Smartcard nicht frei. Auch erst im Prozess der Registrierung aufgefallen.

Nach SR-Installation ging die Registrierung über den Arbeitsplatz.

• erster Mandant hat DUO und wurde mit seiner Unterberaternummer „erkannt“ und als Zugang mit Smartcard angelegt. Die ESt-Belege von diesem hatte ich schon als PDF bekommen und hab sie hochgeladen. Ging auch unproblematisch.
• zweiter Mandant ist nur ESt-Mandant, hat auch keine Smartcard. Dass da eine Unterberaternummer angelegt wird, ist zwar für mich verständlich, weil DATEV das für ihre „Kundenverwaltung“ ebenso benötigt, wie wir die Mandantennummer für unsere. Trotzdem würde ich mir wünschen, dass es für die jetzt dann sehr vielen entstehenden Unterberaternummern eine Gruppierung gäbe, die mir erlaubt, die Verwaltung von „Vollmandaten“ von den „Nur ESt-Mandaten“ zu trennen.

Der SmartLogin-Registrierungsprozess ist m.E. nicht korrekt durchdacht:

• der Mandant erhält eine Mail mit Reg-Code 2
• ich erhalte die Reg-Code 1 Info mit dem Hinweis dass diese dem Mandant tel. weitergegeben werden kann - das habe ich gemacht, um den Mandant am Telefon durch die Registrierung seines Handys für SmartLogin zu führen.
• die erste Abfrage bei der Handy-Registrierung ist allerdings die nach einer User-ID . Dass es sich dabei um die ID des Mandant in der Rechteverwaltung-Online handelt und man die erst mühsam rausfummeln muss, hab ich erst im dritten Anlauf begriffen. Mit dem Hinweis auf den Reg-Code 1 muss dem Berater daher auch die User-ID mitgeteilt werden, sonst ist der Registrierungsprozess am Telefon ohne "rumgefummel" nicht  sofort möglich.

Am Ende hat’s zwar geklappt, aber eine souveräne Vorführung war das nicht.

So sehr ich mich darüber freue, dass die DATEV versucht, Produkte schneller an den Markt zu bekommen, so wenig zielführend ist es, wenn davor nicht die wesentlichen und nötigen Prozessschritte verprobt und auf Durchgängigkeit geprüft werden. Es ist einfach „Jugend forscht“ - und das tut unserem und dem DATEV-Image nicht gut.

[#22]

Moin,

der SmartLogin-Registrierungsprozess ist viel komfortabler durchzufü, wenn Sie über das Admin-Portal für SmartLogin gehen (zu finden auf der DATEV-Website unter: MyDATEV / Anmeldeverfahren bei DATEV / SmartLogin / Hilfe und FAQs).

Es hat folgende Vorteile:

• die benötigtn Nummern stehen alle direkt untereinander
• die Nummern sind direkt nach der Bestellung abrufbar, es muss auf keinen Brief mehr gewartet werden

Nachteilig ist einzig, dass der Mandant die erste Ziffernfolge nicht per QR-Code scannen kann, sondern auch manuell erfassen muss.

Aber das Vorgehen über das Admin-Portal ist super, wenn - wie letzte Woche ein Mandant bei mir - sich relativ spontan dazu entscheidet, von einer anderen Lösung auf UO umzusteigen. Ich habe während des Termins UO bestellt, SmartLogin bestellt und eingerichtet, die App BelegUpload Mobil vorgeführt und ihm UO gezeigt. Der Mandant ist am Ende hier raus gegangen und wir hatten beide das Gefühl, dass er gut gerüstet ist, für den Einstieg in die Arbeit mit UO.

Viele Grüße aus dem Norden

[#23]

Hallo Herr Renz,

das Zitat „Mit dem Hinweis auf den Reg-Code 1 muss dem Berater daher auch die User-ID mitgeteilt werden" wurde aber bereits durch die E-Mail der DATEV an den Mandanten erledigt, nur dass dieser wegen der vielen vorangestellten Nullen schon beim Lesen derselben am Ende der Zahl vergessen hat, dass es sich um die speziell erwähnte und so im Text ersichtliche Use ID handelt.

Die übrigen Punkte erscheinen plausibel.

[#24]

hallo Herr Görtz,

jetzt habe ich mir die „Einladungsmail“ der DATEV von meinem Mandant schicken lassen - und in der Tat da steht die User-ID aber:

• In der Mail ist sie im falschen „Format“ abgebildet
• und auf der Webseite, die dem Berater mit dem Reg-code1 angezeigt wird, steht nur, dass die Mail den Reg-Code 2 enthält. Die auch mitgeteilte User-id wird nicht erwähnt.

Beides sollte DRINGEND geändert werden. So leicht könnte der Registrierungsvorgang verbessert werden.

Auch wenn’s verbesserungsfähig ist - der Generation-y gefällt es sehr, wenn ihr „alter Steuerberater“ so digital unterwegs ist - das zumindest ist ein Zitat aus dem heute geführten Mandantengespräch.

[#25]

hallo Herr Renz,

in der Praxis kann man mit der gelungenen Info gut arbeiten.

User ID ist User-ID. Versteht jeder. Dass die vorangestellten 8 oder 9 Nullen nicht die User-ID darstellt kann man zumindest erahnen. Dass der Reg-code 1 vom StB mitgeteilt werden soll finde ich o.k. denn er ist nur ihm bekannt.

Ich wüsste nicht wie das besser gehen sollte. Verbesserungsvorschläge dagegen wird die DATEV sicher wohlwollend prüfen. Dem letzten Absatz kann ich voll zustimmen ohne dort Interessen nachzugehen.

[#26]

Yes

[#27]

Dass die vorangestellten 8 oder 9 Nullen nicht die User-ID darstellt kann man zumindest erahnen

Das ist ja zumindest einfach änderbar. Dass EDV doof ist und auch KI eine Zeichenfolgen genauso haben möchte, wie sie angegeben wird, hat man oft genug erlebt. Also muss die Datev die endlosen Nullen einfach weglassen, damit die ID vernünftig lesbar ist. So eine Kleinigkeit müsste ja wohl sofort umsetzbar sein (sogar die Maueröffnung war laut Schabowski "sofort und unverzüglich" umzusetzen 🙂

[#28]

Der StB ist auch Kunde. Er musste auch lernen, wie man eine 8 Stellige ID eingibt. Natürlich könnte man die vorangestellten Nullen weglassen. Dann wüsste man allerdings nicht mehr, dass es sich um die User-ID handelt.

Die entsprechenden Kommentare kommen auf jeden Fall auch nach Weglassung.

[#29]

Hallo Zusammen,

ich habe mir jetzt die ganze Diskussion hier angesehen, weil wir auch überlegt hatten, den ESt.-Mandanten eine Belegablage zur Verfügung zu stellen.

Nachdem ich nun damit durch bin, komme ich zu dem Schluss, dass das, was die Datev zur Verfügung stellt, wohl bei den meisten den organisatorischen Rahmen sprengt. Wer soll denn den Schwachsinn noch verwalten? Und dann mit dem, was in Nürnberg Rechteverwaltung genannt wird und nur zu 5 Prozent etwas mit einer logischen und handhabbaren Lösung zu tun hat. Ich stelle mir gerade vor, wie ich ca. 800 "Unterberaternummern" verwalten soll und bekomme Bilder in den Kopf, die ich nicht mehr los werde.

Ich frage mich, wer diesen Lösungen immer zustimmt, um ehrlich zu sein. Aus der Praxis können diejenigen wirklich nicht mehr kommen. 

[#30]

Hallo Herr Pfeiffer,

auch ich bin enttäuscht, dass zu den vielen Belegablagen noch eine weitere dazugekommen ist, die von uns Steuerberatern beziehungsweise DATEV Primärkunden verwaltet werden soll. An mehreren Stellen in diesem Forum habe ich schon angemerkt, dass die gesamte Belegverwaltung revolutioniert werden sollte. Dies hatte ich mir von DATEV 2025 erhofft, sehe aber fünf Jahre nach dieser Ankündigung noch keine wirklichen Fortschritte.

Der Steuerbürger sollte die Möglichkeit haben, bei DATEV einen sicheren Speicherplatz für seine Dateien zu buchen, weil ihm Microsoft OneDrive oder Apple iCloud suspekt sind. Wenn er mit DATEV in Geschäftsbeziehung tritt, muss er sich identifizieren. Dies könnte mit dem elektronischen Personalausweis, Postident oder Videoident ähnlich wie bei der KfW passieren. Auf dieser Plattform hätte er weiter die Möglichkeit, sich bei ELSTER online zu registrieren, wäre somit für unsere Vollmachtsdatenbank schon als Steuerpflichtiger vorhanden. Seinen Zugang zur DATEV bekommt er mit  dem elektronischen Personalausweis, SmartCard oder SmartLogin.

Wenn dieser Steuerbürger sich dann über SmartExperts oder anderweitig an uns wendet, sind alle notwendigen Stammdaten schon vorhanden, vertippen ausgeschlossen. Die lästigen Dokumentationsvorschriften zur Geldwäsche wären auch schon erledigt.

Natürlich kann der Steuerbürger auf dieser Plattform auch viele Serviceangebote nutzen. Er hat ein Dokumentenmanagement, was seinen Namen verdient. Damit erledigt er seine Überweisungen, überwacht die Mieteingänge seiner vermieteten Wohnungen, wird hingewiesen, wenn die Arztrechnungen den Selbstbehalt übersteigen und vieles mehr. Es ist ein Unternehmen online und meine Steuern in einem mit vielen weiteren Extras und Automatismen.

Der Steuerbürger entscheidet nun, welche Dokumente und Daten er mit seiner Familie, Mitarbeitern oder seinem Steuerberater teilt.

Die hier vorhandenen Daten sind die Basis für alle weiteren Prozesse. Eine Umsatzsteuervoranmeldung wird automatisch korrekt übermittelt. Eventuell gibt es neben dem Gewerbebetrieb eine im ertragsteuerlichen Privatvermögen befindliche, mit Umsatzsteuer vermietete Immobilie. Die Daten werden richtig konsolidiert. Die Zahlung der Umsatzsteuer ans Finanzamt wird korrekt der Anlage EÜR und V zugewiesen, 10-Tage-Regel richtig angewendet. Der Fibu-Automat mit seiner künstlichen Intelligenz tut sein übriges.

Alle Geschäftspartner werden laufend mit den Handelsregistereinträgen und dem Impressum der Internetseiten abgeglichen. Nie mehr muss der Steuerberater einen Debitor oder Kreditor erfassen. Die Daten liegen ja schon vor.

Auf Beraterseite sieht es ähnlich aus. Jeder entscheidet selbst, welche Daten er mit wem teilt, wo welche Automatismen laufen sollen und welcher Sachbearbeiter und Stellvertreter einzelne Aufgaben übernimmt.