DATEV meine Steuern Belegnachreichung: Digitalisierung könnte so schön sein

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Eine Steuererklärung mit Datev meine Steuern erstellt, ca. 50 Belege. Schön zugeordnet, ca. 25 Spendenbelege, Ordnungsbereiche angelegt, jeden Beleg angeheftet, alles ordentlich. Finanzamt fordert die Belege zu Spenden und haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen an. Ich dachte, nichts leichter als das, habe ja alles digital, mache ich eine Belegnachreichung, das dauert 5 Minuten. 

Haste gedacht!

1. Hindernis:

Die Belege werden in unsortierter Reihenfolge angezeigt, also alle Belege der gesamten Steuererklärung, ich muss sie einzeln aufrufen, ansehen, anhaken und dann übernehmen. Eine Arbeit, die ich vorher doch schon mal gemacht hatte, warum kann ich nicht einfach die gesamte zugeordnete Position nehmen? So wie sie das Finanzamt ja auch anfordert.

2. Hindernis: 

Es gehen nur 20 Belege auf einmal, was vermutlich eine Restriktion der Finanzverwaltung ist. Also muss ich zweimal senden und die ganze Prozedur 2 x machen. Wie das beim Sachbearbeiter beim Finanzamt ankommt, wenn der ein unsortiertes Päckchen in 2 Häppchen bekommt, ist zum Glück nicht mein Problem.

3. Hindernis

Die Ergänzungslisten aus den Ordnungsbereichen, die das ganze ja erläutern und strukturieren, kann ich nicht übernehmen. Ich muss sie aufrufen, in nach Word zum bearbeiten übergeben, kann sie also nicht einfach exportieren, dann aus Word als pdf exportieren, speichern, dann in die Belegnachreichung übernehmen. Aber noch nicht zu Ende, hier kommt das nächste Hindernis:

4. Hindernis:

Ein Dateiname darf nur 46 Zeichen haben. Ich dachte das sei inzwischen behoben? Wieso kann der PC das nicht selbst beheben, das ist doch das einfachste der Welt? Also wieder Dateinamen geändert, nochmal Belegnachreichung aufrufen, Belege aufrufen, alles dauert bei 50 Belegen, dann nochmal aus dem Dateisystem hinzufügen.  

Fazit: Das Ganze hat jetzt vermutlich genauso lange oder länger gedauert, wie wenn ich die gesammelten Belege aus dem Ordner genommen hätte und mit den ausgedruckten Ergänzungslisten per Post geschickt hätte.

War es das, was wir uns unter Digitalisierung vorgestellt hatten? Ich jedenfalls nicht.

schöne Grüße

PS.: Und ein Feedback der Fachabteilung der Datev wäre nett! Danke.  

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@KH_HK 👍 

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Hallo KH_HK,

Zu 1:
Wird das Programm Belegnachreichung über den DATEV Arbeitsplatz oder dem Einkommensteuerprogramm aufgerufen,  werden alle Belege des Mandanten aus DATEV Meine Steuern eingelesen. Ihren Wunsch, Belege je nach Kategorie oder Anlage in die Belegnachreichung zu übernehmen, habe ich aufgenommen.

Tipp:
Wenn Sie über Digitale Belege | Belegaktionen die Belegnachreichung aufrufen, können Sie die Belege, wie in Ihrem Fall, zu Spenden, haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen auswählen.

Zu 2.:
Die Begrenzung auf 20 Belege ist die Vorgabe in der Softwareschnittstelle der Finanzverwaltung.

Siehe auch die Stellungnahme Community-Beitrag https://www.datev-community.de/t5/Steuern-und-Expertisen/quot-Gr%C3%B6%C3%9Fenm%C3%A4%C3%9Fige-quot-Beschr%C3%A4nkungen-bei-digitaler/m-p/208820#M6939

Zu 3::
Siehe Community-Beitrag https://www.datev-community.de/t5/Steuern-und-Expertisen/Individuelle-Anlage-und-Belegnachreichung/m-p/280398#M9608

Zu 4.:
Siehe Community-Beitrag https://www.datev-community.de/t5/Steuern-und-Expertisen/quot-Gr%C3%B6%C3%9Fenm%C3%A4%C3%9Fige-quot-Beschr%C3%A4nkungen-bei-digitaler/m-p/208820#M6939

Freundliche Grüße

Susanne Götz

DATEV eG

Ute Höpfner, DATEV eG: Link zu 4. neu eingefügt

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Liebe @Susanne_Goetz ,

vielen Dank für die Tipps bzw. Links zu nützlichen Beiträgen.

Leider geht der Link bei "Zu 4.:" ins Leere. 

Sonnige Grüße

G. Noll

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Hallo gnoll,

vielen Dank für den Hinweis.

Jetzt funktioniert der Link. 

Sonnige Grüße

Susanne Götz

DATEV eG

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Hallo Frau Götz,

danke für das Feedback und den Tipp zu 1). Ich habe allerdings noch nicht erkennen können, wie das in diesem Fall dann gehen soll, anscheinend erschließt sich das zumindest nicht intuitiv.

Aber zumindest gut zu wissen, dass die Fachabteilung mitliest und Anregungen aufnimmt.

Das Thema Belegnachreichung betrifft ja alle Kollegen früher oder später, und regelmäßig, anders als andere Themen, von daher bietet es sich an, diesen Prozess im Interesse von Tausenden von Kollegen möglichst optimal zu gestalten.

Danke.

mit freundlichen Grüßen

Harald Kern

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Zu 1.: Ggf. eine Lösung: Ich habe mir den zugeordneten Beleg über das Feld im ESt-Programm in Digitale Belege Steuern anzeigen lassen und diesen Beleg in Digitale Belege Steuern markiert (rechte Maustaste - Kennzeichnen als). Das mit jedem Beleg machen. Das geht schneller als jedes Mal die Belegnachreichung zu öffnen. Danach in Digitale Belege Steuern nach markierten Belegen filtern. Alle gefilterten Belege mit der Maus markieren und dann die Belegnachreichung öffnen. Es werden alle Belege auf einmal übernommen. Ob das der offizielle Weg sein soll weiß ich nicht, aber es funktioniert (bis 20 Belege).

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Hallo Seestern,

danke, das sollte funktionieren, gute Idee. Mich wundert, dass die Fachabteilung der Datev da nicht selber drauf kommt.

Das Problem habe ja vermutlich nicht nur ich.

Jedenfalls danke.

mit freundlichen Grüßen

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Hallo Community, hallo Datev,

es würde aus meiner Sicht ein guter Workflow entstehen, wenn man aus dem "Meine Steuern Onlineportal" 
die Belege (auch einzeln) auswählen könnte. Diese dann über den schon vorhandenen Menüpunkt "Aktionen" (vergl. Abb. unten) ein Punkt "Für Belegnachreichung Online bereitstellen" dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden könnten. Dann wäre die Sache in wenigen Minuten erledigt. Auch wenn es mehr als 20 Belege sind.

Abschließend auch mal ein Lob an die DATEV für die neue Ansicht. 👍

Abb. zeigt neues Portal Meine Steuern

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Ich versuche auch gerade Belege nachzureichen.  Scheint komplizierter zu sein als gedacht.

Wieso kann bei Belege importieren nicht auch Meine Steuern ausgewählt werden?

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Zu 2.:
Die Begrenzung auf 20 Belege ist die Vorgabe in der Softwareschnittstelle der Finanzverwaltung.

Siehe auch die Stellungnahme Community-Beitrag https://www.datev-community.de/t5/Steuern-und-Expertisen/quot-Gr%C3%B6%C3%9Fenm%C3%A4%C3%9Fige-quot-Beschr%C3%A4nkungen-bei-digitaler/m-p/208820#M6939

Es wäre praktikabel, wenn aufgrund der Begrenzung die Möglichkeit geschaffen würde, mehrere Belegnachreichungen im Entwurf zu erstellen. Aktuell ist nur 1 Belegnachreichung möglich. Erst wenn diese versendet wurde, kann die nächste Belegnachreichung erstellt werden. Das ist zeitaufwendig! Gerade bei aufwendigen Erklärungen würde ich gerne die Belegnachreichung in der Vorschau erstellen und dann gesammelt versenden.   

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Das Frage ich mich auch. 

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Hm, klingt für mich wieder nicht nach #THINKBIG 🤔 sondern nach DATEV typischen klein, klein. Mehr als 1 Nachreichung wären schon Daten in Masse. Also schön: one step follows another 👣. 

Oder vielleicht möchte DATEV uns wieder vor uns selbst schützen und meint, dass man mit mehreren Nachreichungen schnell den Überblick verliert und man dann doch nicht schneller sei als wenn man zack zack arbeiten möchte 🏎. 

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@s_seibold schrieb:

Das ist zeitaufwendig! Gerade bei aufwendigen Erklärungen würde ich gerne die Belegnachreichung in der Vorschau erstellen und dann gesammelt versenden.

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In personio und milia kann man die Dinge sogar termingesteuert nutzen 😎. Statt sofort bekommt der Mandant erst z.B. um 23 Uhr das Dokument zum Signieren digital vorgelegt und wenn sich meine Meldeadresse zum Mai ändert, kann man das heute schon in personio einpflegen - verrückte Welt 😜!

Wenn Du @s_seibold das auch noch sagen könntest: alle Entwürfe über den Tag automatisiert um x Uhr versenden, vergisst man auch nichts 😍. Aber dann würde das Programm ja schlau mitdenken ... oder nachher steht noch in einem der vielen §§§, dass ein echter Mensch auf den Knopf zwingend drücken muss und das kein Automatismus dieser Welt übernehmen darf. Nachher werden Anwälte noch arbeitslos ... 

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Hallo, das Problem ist hier seitens der Finanzverwaltung verortet, was eine geordnete Belegnachreichung konterkariert.

Zunächst muss man die willkürliche Sortierung beim Anfügen der Dateien "austricksen", da diese bereits beim hochladen im "DATEV-Tool" , nicht nach dem Hochladezeitpunkt, sondern alphabetisch sortiert werden.

So behilft man sich zunächst und benennt diese ggf. mit "001 Dateinnamen" ff. im Dateinamen beginnend aufwärts, erhält in der Ansicht die gewünschte Sortierreihenfolge und kommt dann beim Finanzamt dennoch als bunt gemischter "Kauderwelsch" an, obwohl beim Versenden die Anlagen akkurat aufsteigend geordnet waren.

Ich hatte hier einen freundlichen Sachbearbeiter des FA München, der ein paar Nachrichten von mir mit Anlagen durchexerziert hatte und mir dann auch "seine Sicht der Dinge" zeigte; ich hatte zumindest im Text immer auf die Nummer (001 ff.) verwiesen, was letztlich hilfreich war, aber als ich sah wie das "auf der anderen Seite" ankam . . .

Ansicht Finanzamt:

Sprich:

Die Belege werden gemischt, womit ein chronologischer Bezug auf den Begleittext sinnlos wird.

Selbstverständlich wäre es ein nettes Gimmick, mehr als 20 Belege anzufügen, dient aber keiner wesentlichen Verbesserung, da für mich persönlich auch das Ergebnis für "die andere Seite" wichtig sein muss.

Ich gehe nun dazu über, die Beleganlagen begleitend zur "redaktionellen" Beantwortung zwischen zu speichern und chronologisch lokal aneinander anzuhängen, damit sich zum Ende EIN PDF-Anhang, also eine Datei ergibt, welche dann aus mehreren Seiten besteht und diese dann mit auch mit den Ausführungen im Text korrespondieren. Dies hänge ich dann als eine Anlage an.

Dann kommt dies beim Finanzamt auch sauber an: Begleitend zum Erläuterungstext die Belege in der Textabfolge (in einer Datei eben).

Insofern sehe ich die Lösung vielmehr darin, sollte die Möglichkeit geschaffen werden, mehr als 20 Belege anzuhängen, MUSS unbedingt eine ordentliche Belegreihenfolge zunächst im "DATEV-Tool" etabliert werden und in der Software der Finanzverwaltung.

Je mehr Belege hier einzeln angehängt werden, desto schwieriger wird es für den Sachbearbeiter beim Finanzamt, durchzusteigen.

Wir wollen doch alle, dass die Veranlagungen reibungslos verlaufen und wer möchte dann schon einen genervten Sachbearbeiter.

Das Thema hatte ich andernorts hier bereits ausgeführt und bereits einen Austausch der Experten von DATEV + Finanzverwaltung angeregt, aber ob hier schon etwas fortgeschritten ist, kann vielleicht jemand von der DATEV ausführen.

Ergänzend möchte ich anfügen, dass die Zeichenbegrenzung bei "Belege nachreichen" unglücklich ist und wir daher ausschließlich "sonstige Nachrichten" nutzen; dem Finanzamt ist dies gleichgültig. Gleicher Kanal.

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... ich arbeite gerne dort, wo es möglich und erforderlich ist, mit dem Tool "PDF-XChange Editor", mit dem ich mehrere oder viele PDF-Dateien in einer gewünschten Reihenfolge (mit Drag&Drop) zusammenführen kann

... aber es entsetzt mich, dass auch das FA die 'mundgerecht' vorsortierte Reihenfolge von Einzel-PDFs durcheinanderwirbelt

Ist denn wirklich kein System erkennbar, wie die Dateien dort sortiert werden ?

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Wir konnten hier tatsächlich keinen Hinweis entdecken, nach welchem System der Finanzamt-Empfänger sortiert; könnte ggf. nach Dateigröße sein oder originäres Datum der Datei sein, was wenig Sinn machen würde und daher auch nicht näher von uns nachgegangen wurde.

Der Sachbearbeiter brachte den Tipp ins Spiel, alles in eine Datei zu speichern, damit zumindest innerhalb des Schreibens auf Seiten der Datei verweisen könne.

Ich habe hier den Pdf-Annotator im Einsatz, mit dem ich solche "Kapriolen" auch relativ zügig erledigen kann.

Es ist natürlich mehr als traurig, wenn man mit beSt & Co. erschlagen wird, aber es nicht möglich ist, sauber aufgestellten digitalen Schriftverkehr zu führen.

Nun ja, man gewöhnt sich wohl nie dran, aber lernt damit umzugehen oder besser drumr-umzugehen. "Die Zeiten ändern Dich."

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Das mit der Sortierung beim Aufruf der Belegnachreichung ist ja schon oft angeklungen, gerade auch die fehlende Suchfunktion an der Stelle ist schade (angesichts der Volltextsuche...).

Was wir auch sehr praktisch finden würden: Wenn der Inhalt des eigentlich schönen Belegrechners wenigstens herauskopiert werden könnte. So bleibt immer nur die Möglichkeit eines Screenshots, den dann abspeichern, importieren zum Anhängen...