Personendaten löschen

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Moin zusammen,

ich habe den Auftrag bekommen, bei den Personendaten (Service-Anwendungen) aufzuräumen.

Hat das Löschen der Personendaten irgendwelche Auswirkungen bei der DokOrg (Bearbeiter) und / oder bei den Kostenpositionen? Oder sonstige negative Auswirkungen, die mir nicht eingefallen sind?

Mit freundlichen Grüßen und schöne Feiertage

Werner Winkelhausen

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Hallo zusammen, wurde der Thread evtl. über einen anderen Kanal weitergeführt oder gab es bislang keine Antwort?

Beste Grüße

Alexandra Vogelsang

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Bisher gab es keine Antworten.

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Nein, hat es nicht, weil das nur ein Benutzer im DATEV RZ ist, an den aber auch Medien - SmartLogin/SmartCard/RZ Benutzer/DATEV Benutzerkonto - geknüpft ist. Solange die Verknüpfung besteht, kann man keine Benutzer löschen.

Ergo: Erstmal alle SmartCards / SmartLogins der Leichten via DATEV SK kündigen lassen zu sofort. Das geht innerhalb von wenigen Tagen. Dann muss man schauen, ob auch der RZ-Benutzer mit einem DATEV Benutzer in der BRV (DATEV Benutzer und Rechteverwaltung) verknüpft ist. Ist er das, einmal in die Benutzerverwaltung, dort unter Optionen Shift+F12 drücken > Service Funktionen aktivieren, Provider Rechenzentrum wählen > Benutzer entknüpfen und dann kann man die Person unter Personendaten verwalten auch endgültig löschen. 

So habe ich es vergangen Woche bei uns gemacht. Klappt. Dann haben Sie nur noch Leichen in der BRV mit gelben Dreiecken, weil jeder DATEV Benutzer einen RZ Benutzer haben muss, den Sie ja gelöscht haben. 

Also müsste man auch den DATEV Benutzer an sich löschen (Achtung bei Provider Microsoft AD!) und wenn man DMS classic / EOcomfort hat, muss man schauen, was man mit dem Benutzer macht, damit nicht Dokumente und Aufträge auf die Nase fallen. 

Alles sehr uncool. Hatte bei DATEV mal nach einem BestPractise in Zusammenhang mit EOcomfort und DMS classic gefragt: nichts bei rausgekommen. Ich meine aber, in der Info-DB gibt es einen ellenlangen Beitrag zu. 

Zumindest hat man dann an dieser Stelle schon mal Ordnung und die Rechteverwaltung online wird auch schlanker. 👍

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Hallo Daniel,

wollte jetzt auch mal die Karteileichen beseitigen.

Wenn ich in der BRV die Verknüpfung zum RZ entfernen möchte und auf "Fertig stellen" klicke,

erhalte ich folgende Fehlermeldung:

Ich muss ja die Personendaten im RZ auch löschen können wenn ich den Benutzer in der BRV deaktiviert habe? Oder geh das nicht?

Die Person ist aus dem Unternehmen ausgeschieden die SmartCards sind gekündigt und wir wollen DS-GVO konform natürlich auch die Spuren im RZ beseitigen 😉

Hast Du einen Tipp für mich?

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@S_U_P_E_R_V_I_S_O_R schrieb:

Ich muss ja die Personendaten im RZ auch löschen können wenn ich den Benutzer in der BRV deaktiviert habe? Oder geh das nicht?

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Das geht nicht, solange es zum Benutzer noch eine SmartCard gibt. Also erst die SmartCard via Service Anwendungen kündigen, dass Du zum 01.10 auch den DATEV Benutzer löschen kannst; ergo Knick ins Ohr zum 01.10 machen, wenn man der DATEV nicht manuell via SK sagt, die SmartCard / das Medium soll zu sofort gelöscht werden, was aber auch einige Tage dauert; ergo SK im Blick haben.   

Oder Du drückst an der richtigen Stelle Shift+F12 und kannst den DATEV Benutzer vom RZ Benutzer wieder trennen, sodass Du den DATEV Benutzer schon mal löschen kannst und danach den RZ Benutzer via Personendaten verwalten ab 01.10 löscht. 

Bekloppt. Ich weiß. Deshalb habe ich mir bei Benutzeraustritten immer einen Outlook Aufgabe auf Termin gelegt und habe an dem Tag schnell die Benutzer im RZ gelöscht, weil die Benutzerverwaltung auf Stand war. 

Hilft das?  

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Hallo Daniel,

die Smartcard wurde bereits gekündigt (vor 6 Wochen) und ist auch nicht mehr in den Serviceanwendungen sichtbar.

Wenn ich die Personendaten über die Serviceanwendungen löschen möchte erhalte ich folgende Fehlermeldung:

Wenn ich die Persondaten in der BRV vom DATEV Benutzer entknüpfen will, erhalte ich die o.a. Meldung.

Devils Circle ...

Ich schließe daraus, dass ich den DATEV Benutzer im AP löschen müsste, um die Personendaten im RZ zu entknüpfen?

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@S_U_P_E_R_V_I_S_O_R schrieb:

Devils Circle ...

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Ich kenne Auswege - die aber niederzuschreiben ist echt mühsam 🙈. Geführte Klicks sind da schneller. 

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@S_U_P_E_R_V_I_S_O_R schrieb:

Ich schließe daraus, dass ich den DATEV Benutzer im AP löschen müsste, um die Personendaten im RZ zu entknüpfen?

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DATEV Benutzer im Arbeitsplatz in der Benutzerverwaltung lösche ich immer nach Austritt, damit die Liste dort nicht auch ewig länger wird. Kann man ruhig machen, passiert nichts weiter Schlimmes.  

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@metalposaunist  schrieb:
DATEV Benutzer im Arbeitsplatz in der Benutzerverwaltung lösche ich immer nach Austritt, damit die Liste dort nicht auch ewig länger wird. Kann man ruhig machen, passiert nichts weiter Schlimmes.  

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Oha, genau davor hat mich der letzte Servicetechniker der DATEV, bevor er in Rente gegangen ist, gewarnt.

Beim Umzug von Windows Server 2012 R2 auf Windows Server 2022 wollte ich auch die ganzen Karteileichen, meist 10 Jahre und älter, bereinigen. Das Löschen der Benutzer hat der Techniker strikt verweigert und auf Zusammenhänge in der Datenbank (DMS, Zeiterfassung etc.) hingewiesen. Das würde zu ernsten Problemen führen.

Deshalb habe ich mir das nicht getraut!

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In Datev DMS werden Benutzer inaktiv gesetzt. So kann der (frühere) Bearbeiter eingesehen werden. 

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@S_U_P_E_R_V_I_S_O_R schrieb:

Das würde zu ernsten Problemen führen.

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Wenn das so wäre, müsste DATEV davor warnen und das Löschen gar verhindern. Erst heute noch bei einem Kunden Benutzer gelöscht, die seit 10 Jahren nicht mehr da waren. 

Meine Empfehlung beruht übrigens auch auf einer Aussage eines DATEV Mitarbeiters aus dem DATEVasp Umfeld 😬.

DMS ist davon entkoppelt und hat eine extra Datenbank. Auch wenn Du den DATEV Benutzer löscht, bleibt der Name bei den Dokumenten erhalten. Die Zeiten in DATEV werden meine ich am DATEV Mitarbeiter (bzw. der Provider Mitarbeiter) festgemacht. Daher sollte es kein Problem sein, den Benutzer wieder anzulegen und dann mit allen Providern (AD, RZ, DATEV, ...) zu verknüpfen, wo noch welche sind. Ist im RZ keiner mehr, erstellt man den halt wieder.

Bisher habe ich auch kein Feedback bekommen, dass das Löschen katastrophale Auswirkungen hätte. Mut zur Lücke.  

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@metalposaunist  schrieb:

Mut zur Lücke.  

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😉

Dann werde ich das mal mit einem Benutzerkonto testen, welches schon außerhalb der Aufbewahrungsfrist deaktiviert wurde und schauen was passiert.

Danke für Deine Hilfe. 👍

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Ich hänge mich mich einmal an. 

Zur Einordung:

• Personendaten aller Standorte (ohne die Kanzleimitarbeiter) = 786 Treffer
• Anzahl der Unterberaternummer = 313

Meine Probleme:

1. Ich erschrecke mich in der Rechteverwaltung immer wieder, wenn ich dort Personen finde, von denen ich weiß, dass diese nicht mehr aktiv/vorhanden sind. Oder wenn ich Personen doppelt finde, entweder mit leicht abweichender Schreibweise oder bei verschiedenen Beraternummern. Dort werden dann auch häufig Berechtigungen angezeigt. Die Entwarnung kommt dann regelmäßig hier, wenn ich sehe, dass keine Zugangsmedien bestehen:

Einen Filter in der Rechteverwaltung oder gar einen Hinweis (....Person ohne Zugangsmedien) gibt es leider nicht.

2. In der Serviceanwendung Personendaten verwalten gibt es keinen Filter "alle Personen ohne Zugangsmedium". Ich möchte hier auch gerne aufräumen.

Der Excel-Export hilft da jetzt auch nur bedingt weiter, da ich dann online wieder nicht filtern/sortieren kann und nach jedem Löschvorgang (Mehrfachauswahl gibt es nicht) wieder am Anfang der Liste lande.

3. Schließlich habe ich auch noch Fälle ohne Zugangsmedium, die hier lt. DATEV gar nicht löschbar sind. Das sind anscheinend Fälle wo wir damals "Meine Steuern" nutzen wollten (so meine Vermutung) und noch dazu gezwungen waren, dafür eine Unterberaternummer anzulegen (?). 

Jetzt beim Testen und Schreiben dieser Zeilen hier noch als Bonus:

Hat hier noch jemand Ideen/Tipps?

@DATEV: Wie stellt Ihr euch diesen "Aufräumprozess" eigentlich vor? 

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@marcohüwe  schrieb:

@DATEV: Wie stellt Ihr euch diesen "Aufräumprozess" eigentlich vor? 

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DATEV: "Ja."

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Sehr geehrter Herr Schoepe,

na klar geht das. Man muss zwar im Zweifel durch 4 online Systeme tanzen aber ich habe die Tage bei 3 Kunden dort zusammen in einem Meeting wunderbar aufgeräumt. Die Liste ist nun auf Stand. Das hat alles super toll mit DATEV geklappt. Fettes Kompliment an DATEV, dass das so reibungslos und gut funktioniert hat. Das hat richtig viel Spaß gemacht! 

wunderbare, erfreute Grüße - ist aber aktuell bewölkt - bei Ihnen auch? 

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Ich zweifle überhaupt nicht daran, dass das geht. Aber dass sich jemand bei DATEV mal hingesetzt und den ganzen Prozess durchgespielt hat, daran zweifle ich, wenn man dazu durch vier(!) verschiedene Systeme "tanzen" muss.

Es gibt bei DATEV einfach viel zu viele Stellen, bei denen man sich fragt, ob die zuständigen Teams überhaupt mal von UX-Design gehört haben. Und wenn ja, warum sie es dann offenbar komplett ignorieren?

DATEV hat anscheinend mit @Tolon_Winter zumindest mal einen UX-Designer beschäftigt. Behauptet jedenfalls dieses Interview. Aber davon merke ich viel zu selten etwas. Ist ja auch schon wieder vier Jahre her …

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@Tolon_Winter ist nun in die VER abgewandert.

Bei DATEV war er seitdem (2021) nicht mehr aktiv, @rschoepe . 

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Stimmt! Auf LinkedIn steht, dass er bis 10/23 bei DATEV war: Tolon S Winter | LinkedIn

Aber müsste er dann nicht hier zu finden sein? Neuer Rang: Ehemaliger DATEV-Mitarbeiter - DATEV-Community - 414563

Ich finde das komisch. Sie auch? Wie ist das zu verstehen? Hm. Seltsam. 

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@mjsapxrwswxöa , war wohl nur ein kurzer Hype im Jahre 2020 im Zusammenhang mit der Veranstaltung "DATEV Digicamp" (die es wohl immer noch gibt). 

Und für einen Artikel im DATEV-Magazin hat man dann einen UX-Designer auserkoren. Lange her.

Hat sich eine Menge getan in der Zwischenzeit am UX-Design. Finden Sie nicht?

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Doch, doch! Das Design ist wunderbar. Da alles nun so schön groß ist, bin ich mit meiner Einschränkung von 25% Sehkraft sehr happy. Das hat DATEV toll gemacht. Früher musste ich immer mit Bildschirmlupe arbeiten. Super anstrengend. Das klappt heute ohne. Voll toll! 

viele Grüüüße