Mehrere Unternehmen eines Mandanten

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Als Steuerberater möchte ich meinem Mandanten die Arbeit mit Unternehmen Online erleichtern und somit einen Zeitvorteil generieren.

Aktuell werden alle Unternehmen im UO einzeln angelegt. Eine Verknüpfung von Unternehmen bzw. Mandantennummern ist nicht möglich.

Da wir sehr viele Mandanten mit 2 bis X Unternehmen haben, passiert es schnell, dass der Mandant einen Beleg in das Unternehmen 1 hochlädt, der allerdings für das Unternehmen 2 bestimmt ist. Aktuell muss der falsche Beleg in Unternehmen 1 gelöscht werden und im Unternehmen 2 neu hochgeladen werden.

Eine Idee ist es, dass nicht nur der Belegtyp geändert werden kann, sondern auch die Zuordnung zum  Unternehmen direkt in der Belegübersicht oder beim Bearbeiten des Beleges geändert werden kann, sodass der Beleg ganz einfach in das Unternehmen 2 verschoben wird. Eine Auswahl zum anderen Unternehmen erfolgt auf Basis der Nutzungsrechte auf der SmartCard, da der Mandant ja sowieso nur Zugriff auf seine Unternehmen hat.

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Super Idee, genau diese Anforderungen haben wir ebenfalls bei vielen Mandanten.

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In diesem Zusammenhang wäre es auch wünschenswert, die Rechteadministration etwas zu vereinfachen. Rechte des User 1 auf den User 2 zu kopieren. ODER: Rechte des User 1 für Unternehmen 1 auf das Unternehmen 2 kopieren. 

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Hallo @georg_hesser, 

Ihre Idee existiert bereits.

Schauen Sie mal unter: Rechteverwaltung Rechte kopieren.  Dort können Sie für die Idee voten. 

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Hallo Herr Kirschner,

die Schließung dieses Beitrags kann ich leider nicht so ganz nachvollziehen. Ich sehe an keiner Stelle im UO, wo ein bereits hochgeladener Beleg zu einem anderen Mandanten zugeordnet werden kann. Somit ist das Thema aus meiner Sicht noch nicht umgesetzt.

Das Thema Rechteadministration, was von Herrn Hesse angesprochen wurde, wurde richtigerweise von Frau Eichenmüller auf einen anderen Thread verlinkt.

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Hallo @juliusbehr,

entschuldigen Sie bitte, da lag ein Missverständnis vor.

Ich habe den Beitrag wieder auf den Status "offen" gesetzt.

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Als Steuerberater/Unternehmer möchte ich die Möglichkeit einzelne Belege auf einen anderen Unternehmen online-Bestand übertragen.

Oft haben Mandanten mit mehreren verknüpften Firmen Probleme, die Belege dem richtigen Mandanten zuzuordnen und laden die Belege in den falschen Bestand. Mitunter merken die Mandanten den Fehler selbst. In anderen Fällen fällt dies erst im Steuerbüro auf.

Lösung beim Mandanten:

In diesen Fällen müssen die Belege entweder nochmals gescannt und richtig hochgeladen werden. Die falschen Belege müssen gelöscht werden.

Lösung beim Mandanten/STB:

Die Belege müssen einzeln! heruntergeladen werden (eine massenhafte Downloadfunktion fehlt ja auch)

Dann sind die Belege wieder hochzuladen und falsche Belege zu löschen.

Dies ist immer sehr zeitaufwendig. 

Ich stelle mir eine Funktion "Verschieben in Bestand xy" ähnlich der Funktion Verschieben in Ordner vor.

In ähnlicher Weise wünsche ich mir auch noch eine Funktion "Kopieren in Bestand xy". Diese Funktion vereinfacht das "Kopieren" von Innenumsatz-Belegen oder auch von Belegen aus der Digitalen Personalakte, wenn die Mitarbeiter in ein anderes Unternehmen übernommen werden, wie dies z.B. bei Fusionen erfolgen kann.

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Der Wunsch ist nun seit knapp zwei Jahren offen und hat eine beachtliche Zahl von Nennungen. Gibt es seitens der DATEV eine Stellungnahme, wie darauf geschaut wird und ob eine Umsetzung irgendwann realistisch ist? @Nina_Naßler 

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Hallo @Alexander_Herrmann,

ich versichere Ihnen, dass mein Kollege Florian Jakoby und ich als Moderatoren von DATEV Ideas im Bereich Unternehmen online alle Wünsche im Blick haben, aufmerksam verfolgen und in Rücksprache mit dem verantwortlichen Product Owner gehen 🙂
So haben wir uns auch zu diesem Thema ausgetauscht - und ich möchte mich an der Stelle gleich für die lange Wartezeit entschuldigen. 

Für eine spätere Umsetzung finden wir die Idee durchaus interessant! Im kommenden Jahr liegt die Priorität unserer Weiterentwicklung allerdings auf anderen Themen. Unser Ziel ist es in 2022, DATEV Unternehmen online weiter zukunftssicher auf technologisch neue Beine zu stellen und mit der Belegfreigabe online die erste Stufe der Rechnungseingangsplattform voranzutreiben. Konkreter ausgedrückt verfolgen wir die Umsetzung von Funktionen wie das Zuweisen von freizugebenen Belegen, die manuelle Erfassung von Kostenstelle analog zur Notiz, die Integration einer Volltextsuche in den Kontext der Belegfreigabe  oder eine Unterstützung bei der $14-Prüfung durch farbliche Markierungen auf dem Beleg.

Beste Grüße

Nina Naßler

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Hallo @Nina_Naßler ,

gibt es zu dieser Idee schon konkretere Angaben, wann sie umgesetzt werden wird? Wir laufen bei größeren Mandanten mit mehreren Beständen immer wieder in dieses Problem. Durch die Verwendung der Belegfreigabe wird das nicht einfacher. Wenn erst nach einer Belegfreigabe auffällt, dass der Beleg im falschen Bestand ist, ist die Freigabehistorie nach dem "Verschieben" in den anderen Bestand weg. Das ist sehr suboptimal.

Viele Grüße

Matthias Pietrek

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Hallo liebe Datev,

leider ist auf den Beitrag von Herrn @matthiaspietrek keine Reaktion erfolgt und die Idee selbst seit 01/2020 offen, obwohl eine Vereinfachung hier durchaus sinnvoll und notwendig wäre.

Eine Verschiebung von DUo in "Meine Steuern" geht ja bereits seit geraumer Zeit, wann aber kommt auch die Verschiebung zwischen zwei "DUo-Beständen"?

Viele Grüße

Alexander Sperber

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Hallo Herr Sperber, 

kann bei der Verschiebung von DUo in Meine Steuern auf einen anderen Mandanten zugegriffen werden?

Viele Kanzleien haben für die Einkommensteuer einen gesonderten Mandanten in den zentralen Stammdaten angelegt. Und schon wieder sind die Grenzen der Übergabe erreicht - Leider. 

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Sehr geehrte Frau @petrareichenbach,

sobald man einen Beleg markiert und über die Schaltfläche "weitere Aktionen" den Eintrag "Belege an meine Steuern übergeben" wählt, öffnet sich tatsächlich ein Auswahlfenster um den Bestand für die Übergabe zu bestimmen.

Hier hat die Datev also einen schönen Prozess eingebaut. Auch Lob muss mal sein.

Mit freundlichen Grüßen

Alexander Sperber

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Moin liebe Datev

Die Idee hat noch einen weiteren Vorteil:

Ich hatte jüngst das Problem: Ein Mandant hat zum Jahreswechsel die Unternehmensform geändert ( und damit neue Mandantennummer), aber alle Belege weiterhin unter der alten Mandantennummer hochgeladen.

Frage: Wie diese Belege einfach und schnell auf die neue Mandantennummer verschieben?

Nun die Antwort war: Runterladen in die Dokumentenablage/DMS und von dort exportieren zum hochladen unter der neuen Mandantennummer. Was wirklich blöd ist, denn es gibt eine max. Anzahl an Belegen die in das DMS runtergeladen werden können , außerdem eine max. Gesamtgröße - was schnell die ANzahl der heruntergeladenen Belge weiter vermindert, wenn gegen einen der beiden Limits verstoßen wird, kommt gar nichts an und offenbar wird mit verminderter Bandbreite Datei für Datei nacheinander heruntergeladen. 1 Stunde für 200 PDFs war der beobachtete Durchschnitt - wenn es denn ohne Fehler klappte. Das kann eigentlich nicht der Datev ernst sein, oder?

Übrigens der Upload dann unter der neuen Mandantennummer ging so zügig wie es die Bandbreite her gab. Also erzählt mir nicht, dass der langsame Download nicht gewollt war.

Eine Verknüpfung von Belegen im RZ hingegen? Dauert, wenn es langsam geht wenige Sekunden. Wenn - was ich nicht glaube - für die Sortierung noch etwas umkopiert werden muss: Geht in der Nacht, da ist genug Zeit.

Also ja! Pro dieser Idee, umso mehr, nachdem ich Stunden für einen simplen Beleg-Übertrag brauchte.

QJ

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@quantenjoe  schön zu lesen, dass es auch anderen so geht 🙂

Ich befürchte nur, dass ich die Antwort der Datev kenne, auch wenn diese Hanebüchen ist: Der Massendownload aus UO ist nicht vorgesehen - weil eigentlich nicht notwendig.

Sorry, aber notwendig wird das wenn solche Fehler passieren, wie oben beschrieben. Das kommt leider allzu oft vor.

Ich hatte einen ähnlichen Fall beim Unternehmenswechsel. Der Mandant hat die Bankverbindung auf die neue Firma übernommen. Ich kann auch nicht verstehen, dass im alten Mandanten nun die Bank nicht mehr drin habe, sondern alle Kontoumsätze in der neuen Bank.

--> die Logik sollte so aufgebaut sein bis 31.12. Firma 1, ab 01.01. Firma 2 

So passt dann auch die Historie und sollte im RZ ohne weitere Probleme umsetzbar sein

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Hallo in die Runde,

der Wunsch ist aktuell noch nicht in Planung. Ihre Beispiele und Szenarien aus der Praxis kann ich sehr gut nachvollziehen – insbesondere auch beim Einsatz der Belegfreigabe online. Wie ich bereits geschrieben habe, finden wir die Idee für später auf jeden Fall gut 😊

Unser Ziel für dieses Jahr liegt allerdings darin, die Entwicklungsarbeiten in DATEV Belegfreigabe comfort, die einen mehrstufigen Freigabeprozess unterstützt, voranzutreiben (alles weitere dazu ist hier zu finden: Rechnungsfreigabeprozess). Des Weiteren möchten wir bis Ende 2022 die geltenden Restriktionen für die Belegfreigabe online ausbauen und um eine automatische Zuweisung je nach Belegtyp erweitern. Auftragswesen next wollen wir ebenfalls um weitere Funktionen, wie bspw. das Erstellen von Zahlungserinnerungen, anreichern. In Stammdaten online beschäftigen wir uns gerade konzeptionell mit dem Thema Geschäftspartner-Synchronisation (alles weitere siehe hier: Debitoren / Kreditoren Abgleich automatisch ). Das sind viele Baustellen, an denen wir parallel und kontinuierlich arbeiten, weswegen dieser Wunsch aktuell in der Priorisierung nach hinten rutscht.

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Gibt es in Unternehmen Online die Möglichkeit Belege per Mehrfachwahl zu markieren, um diese dann zu exportieren?
Damit ließe sich ein kompletter Stapel selektieren, Exportieren, löschen, um ihn dann beim korrekten Mandanten wieder einzukopieren.

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@martinkolberg schrieb:

Gibt es in Unternehmen Online die Möglichkeit Belege per Mehrfachwahl zu markieren, um diese dann zu exportieren?

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Soweit ich weiß: nein. Deshalb habe ich ja > 900 Belege in 40min manuell exportiert. 

Siehe auch: Exportfunktion der Belege aus DUO: Belegübersicht ...

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@Nina_Naßler 

Hallo Frau Nassler,

es ist schön, dass die DATEV versucht, die Belegfreigabe online, resp. die Rechnungsfreigabeprozesse vorrangig voranzutreiben. Ich warte schon sehr lange und sehnsüchtig darauf. Ich kann mir auch sehr gut vorstellen, dass es sehr komplexe Themen mit vielen Variablen und noch mehr verschiedenen Wunschvorstellungen in diesen Bereichen zu berücksichtigen gibt, weshalb es mir selbstverständlich erscheint, dass für diese Bereiche viele Ressourcen und noch mehr Zeit veranschlagt werden.

Was ich genau deshalb aber nicht verstehe:

Warum man etwas, dass Quick und Dirty sofort helfen würde, hinten anstellt. Ich lasse mich da gerne argumentativ von überzeugen, dass da mehr hinter steckt, als ich erkennen kann, aber bis dahin denke ich, dass für die hier geforderte Lösung nur eine kleine Variable programmiert werden muss.

Ersetze den Mandant 12345 im Index durch den Mandant 54321. Fertig. Im Regelfall ist ja die Beraternummer identisch. Zack... liegt der Beleg im Posteingang des richtigen Mandanten. Das wäre echt toll.

Insbesondere die großen Unternehmen, für die sie den Rechnungsfreigabeprozess aktuell optimieren wollen, haben doch längst eigene Lösungen, von denen die Meisten ihre bisher perfekt in Ihren Workflow integrierten Lösungen auch fürderhin nicht deshalb durch D-UO ersetzen werden, bloß, weil es da ist. 

Viele Grüße,

Daniel Braun