Beleg Upload mobil: kleinere Belegbilder bei besserer OCR

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Als Steuerberater möchte ich meinen Mandanten eine optimierte Beleg Upload mobil App zur Verfügung stellen, um den mobilen Workflow zu verbessern.

Beleg-Upload mobil

Die Beleg-Upload-mobil-App sollte wie folgt weiterentwickelt werden:

1. Für die Aufnahme des Belegs wird auf die Kameratechnik des entsprechenden Mobilgerätes zurückgegriffen. Dadurch erfolgt die Aufnahme des Belegs in Sekundenbruchteilen und gleichzeitig hoher Qualität.
2. Im Hintergrund bearbeitet die App nun das Bild weiter, während der Nutzer weitere Belege abfotografieren kann:
   1. die App fertigt die OCR vom Originalbild an und bildet daraus eine XML-Datei
   2. die App schneidet danach das Bild zurecht und verkleinert es auf 100 kB pro Seite
   3. das Bild wird als PDF wird mit der angehängten XML als Quasi-Zugferd an DUO weitergeleitet

Vorteile im Überblick:

• die Bearbeitung geht für Benutzer extrem schnell
• die OCR bietet eine hohe Qualität
• die Beleggröße ist sehr klein
• die Übermittlung an DUO erfolgt schnell
• geringer Speicherplatzverbrauch in Belege online
• dadurch hohe Akzeptanz bei Mandanten
• die App könnte in manchen Fällen einen lokalen Scanner ersetzen
• die App ist (derzeit) konkurrenzlos

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Ich denke wiedermal an kleinere Mandate. Kein Sekretariat. Vielleicht noch nicht mal ein Scanner. Aber ein Smartphone hat jeder.

aber sind das dann nicht fast die von Ihnen o.g.: Zielgruppe "unberatener Steuerbürger"/Selbstverbucher?

Nein! Ich betreue kaum Selbstbucher. Es geht mir um meine Mandanten. Dauermandate mit Fibu-Autrag an uns. Solche, die sich mit der Digitalisierung schwer tun. Jahresbuchhaltungen. Diese, teils kleinen Mandante, sollten es sehr einfach gemacht bekommen, Ihre Daten zu digitalisieren. Nennen wir es "Digitalisierung für jederman", Digitalisierung für "groß und klein" oder einfach nur "Chancengleichheit".

Das Bild des "unberatenen Steuerbürgers" zeichnet sich für mich so: Um Geld zu sparen macht er seine Sachen eigentlich selbst und Fragen, die auftauchen, löst er mit Google und brenzlige Fragen möchte er vom Steuerberater beantwortet haben. Für diesen Rat möchte er möglichst wenig zahlen. Die Auskunft soll schnell aufgrund der von ihm vorerfassten Daten (unter Umständen falsch oder unvollständig oder nur oberflächlich) erteilt werden. Der Steuerberater soll aber für die Auskunft haften. Diese Zielgruppe mögen andere bedienen.

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Eine OCR-Erkennung auf dem Gerät ist vorerst nicht geplant. Dies hat mehrere Gründe:

1. ...
2. Upload mobil soll für alle DATEV-Anwendungen ein generischer Upload-Weg sein; hier steht natürlich bisher DUo im Vordergrund aber auch DATEV Meine Steuern soll im zweiten Halbjahr 2019 zur Freigabe voll umfänglich unterstützt werden. In Zukunft können wir uns noch weitere Szenarien vorstellen, wie Reisekostenbelege oder eine generische Dokumentenablage. Wie bildet man nun die Fachlichkeit, die eine On-Device-OCR erledigen muss, für alle Dokument-Arten ab? Eine Rechnungs-XML müsste anders Aufgebaut sein, als die für alle anderen Belegarten (insb. Steuern etc). Die fachlichen Anforderungen sind hier sehr groß und unterschiedlich, dass wir das dem verarbeitenden Produkt (wie Belege online, Meine Steuern etc.) überlassen.
3. ...
4. Stand heute gibt die Schnittstelle zwischen Upload mobil und Belege online keinen Austausch von „Quasi“-XML-Daten her.

...

zu 2.:

Mir würde eine OCR der betrieblichen Belege für Unternehmen online ja genügen. Denn hier entsteht wohl die Masse an Belegen.

zu 4.:

Deswegen habe ich ja die Idee hier gepostet.

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Hallo Herr Herron,

Sie schrieben in Ihrem Beitrag vom 3.6. "Wir arbeiten gerade an der Lösung, die Speichergröße der Belege zu reduzieren." Wir nutzen die aktuellste Version von Upload mobil für iOS (Version 2.1.3) und selbst bei der Einstellung S/W haben die Belege durchschnittlich 800-900kb pro A4 Seite. Nur als Vergleich: wenn ich das gleiche Dokument über einen unserer Test-Scanner jage, liefert

• ein Brother ADS-2400N das Bild bei 300dpi in Graustufen als PDF-Datei mit 65kb,
• ein Scandinavier Plustek eScan A350 das Bild bei 200dpi in SW als TIF-Datei mit 80kb und
• ein Konica-Minolta Kopierer/Scanner das Bild bei 300dpi in Graustufen als PDF-Datei ebenfalls mit rund 80kb ab.

Auch ist die Bildqualität in der Einstellung SW in der Upload mobil App nicht für jeden Beleg optimal (bestimmte Farben, Farbschattierungen und Verläufe im Dokument werden als SW-Dokument nicht mehr lesbar), so dass wir eigentlich immer in Graustufen scannen... Wenn ich in der Upload mobil App den Filter auf Graustufen setze, landen die Zieldatei-Größen jenseits der 1MB-Marke, was für uns einfach unakzeptabel ist.

Ich kenne andere Scan-Apps für iOS, bei welchen die gleichen Belege deutlich kleiner - im Bereich 100-200kb - sind.

Können Sie etwas dazu sagen, wie sich die Zieldatei-Größe in Upload mobil in Zukunft entwickeln wird?

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Hallo Zusammen,

wir verfolgen zur Zeit zwei Strategien zur Verkleinerung der Belegbild-Dateien in Upload mobil.

Die eine Funktion, die ich auch bereits auf unseren Testsystemen begutachten konnte, war die manuelle Scanqualitätseinstellung, die direkt auf die Mega-Pixel-Zahl der Kamera zugreift und diese verringern kann. Hier konnte ich in der kleinsten Auflösung mit S/W-Filter bei einem iPhone 7 auf ca. 100kb pro Belegdatei kommen. Dabei hat die OCR-Erkennung jedoch ein wenig gelitten und eine vollständige und sichere Erkennung war nicht mehr für jeden meiner Testbelege möglich.

Daher sind wir gerade dabei die interne Kompression der Bilddateien zu verbessern. Hierfür führen wir Gespräche mit unserem Partner, der uns die Scankomponente zur Verfügung stellt.

Ich vermute, dass wir nach der Umsetzung in einem Bereich von 200kb bis 400kb liegen werden (je nach Filtereinstellung und verwendeter Kamera). Hier konnte ich jedoch bisher noch keine weiteren Tests durchführen.

Mit freundlichen Grüßen

Steven Herron

Produktmanagement DATEV Upload mobil

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neben der Kompression ist vielleicht auch die Minimierung der Abwärtskompatibilität einer von vielen Stellschrauben.

Bei Einsatz von (Desktop) Adobe und scans, kann dies einiges bewirken.

vielleicht kann die Community auch die eine oder andere Idee liefern, wenn Sie den Ablauf/Komponenten/Tools im aktuellen workflow benennen. (evtl. neben der o.g. Scankomponenten, nachgelagerte Bearbeitung/Tool von weiterem Anbieter)

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Eine meiner Hauptforderungen war ja auch, die Auslöseverzögerung auf den Bruchteil einer Sekunde zu minimieren. Also so, wie man es von der Smartphonekamera gewohnt ist. Das Zuschneiden kann meineswegen später im Hintergrund erfolgen.

Meine Tests in den letzten Tagen zeigen aber: Halten, halten,  halten, ruhighalten und dann ist es doch verwackelt.

So kann man doch nicht arbeiten.

Klick und drin. Alles andere kann ich keinem Mandanten zumuten.

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SOS > warum geht hier nichts voran? Habe soeben an 3 Kassenbons mit einem IPhone getestet. Jede Datei ca. 1 MB groß. So funktioniert das nicht liebe DATEV > beim Scanner emfpehlt Ihr selber eine Auflösung von 200 bis 300 dpi auch damit die Seitengröße irgendwo optimal bei 20-50 kB (A4 Seite) liegt und mein kleiner Schnippsel-Kassenbeleg via Upload mobil frißt mir 1 MB des teuren Speicherplatzes?

Schöne Worte letzten Donnerstag in Berlin > aber liebe DATEV, lasst mal Taten folgen und uns nicht im Regen stehen! Wenn Ihr es nicht selber könnt > kauft Euch die Leistung ein oder seht zu, dass die Speicherplatzkosten in vernünftiger Relation zu den Ergebnissen Eurer eigenen Scanprodukte stehen!

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@ivonnevoigt: Mitte 2020 werden ja die Speicherpreise neu und kompliziert(er) berechnet. Dann sind die 1MB noch immer viel aber fallen nicht mehr so ins Gewicht, je nach dem wie durchdigitalisiert die Kanzlei ist. 

Zudem gilt noch immer: das iPhone soll keinen Scanner ersetzen, sondern nur als Zusatz dienen, um mal eben von unterwegs wichtige, fehlende Belege nachzureichen, sodass das ca. 5x im Monat vorkomme soll; aber nach wie vor 95% mit echten Scanner gescannt wird. 

Zudem enthalten auch als SW bearbeitete Fotos einfach mehr Pixel als wenn sie direkt nur in 0 und 1 (schwarz und weiß) gescannt wird. 

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Zwischenbericht andere Lösungen: ehe ich mich weiter mit dem Thema Upload mobil rumärgere, hat sich eine ganz schnelle Lösung ergeben. Wir haben in der Kanzlei aktuell die Nextcloud im Einsatz für Datentransfer mit Mandanten, auch schon um z.B. Dritten oder Finanzamt Beleglinks für Dateiabrufe zuzusenden. Diese Lösung hat auch eine App mit dabei und mit dieser kann ich auch Dokumente scannen. Hier komme ich mit demselben Beleg auf 185 kB (statt 1 MB mit der Datev-Lösung) da man mit Nachbearbeitungsmöglichkeiten der App s/w und niedrige Qualität die Größe noch optimieren kann.

Eine andere positiv aufgefallene Lösung ist. Digi.Bel, hier kann ich gleich Notizen anbringen und für Bewirtungsbelege gibt es einen eigenen Aufnahmemodus inkl. der hierfür notwendigen Texterfassungsfelder. Konnte im Testmodus nur nicht prüfen, wie groß die Aufnahme geworden ist.

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Die Datev braucht sich nicht wundern, wenn es für Lösungen keinen Nachfrage gibt und diese dann wieder vom Markt genommen werden. Wir setzen viel lieber DatevLösungen und Produkte ein, wenn es aber vom Preis oder dem Handling und fehlenden Funktionen nicht passt, ist es schon sehr ärgerlich sich nach Alternativprodukten selber umschauen zu müssen. Kostet zum einen auch Zeit und ich habe nicht alles aus einer Hand und muss dem Mandanten gegenüber erklären, warum wir noch ein Fremdprodukt benötigen. Im Idealfall lässt sich letzteres auch branden, dann fällt es in der Außenwirkung nicht ganz so auf..

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Warum wieso weshalb so kompliziert? Dann hängt es von der Technik des Geräts ab wie gut die Bilder werden.

eine automatische Bildkompression egal auf welchem Uploadweg wäre die Lösung. 

So so muss ich PDF Rechnungen mit 3MB erst durch den PDF Drucker schicken um 150 kB draus zu machen. 

Ich würde die Mail gerne per Mailupload „erledigen“. Nur 3MB lade ich nicht hoch. Wenn man sicher wüsste, dass jeder Beleg automatisch ein Kompressionsverfahren durchläuft... Gott wäre das einfach.

nir bitte nicht wie Xerox, dass vor ein paar Jahren gemacht. Mit verfälschten Perfekt Layouteten Belegen.

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Moin,

habe gerade den alten Thread rausgekramt, da ich mich über zwei kleine Mandate geärgert habe, die es geschafft haben, innerhalb kürzester Zeit über 10 % des Kanzleispeichervolumens mit Upload Mobil Rechnungen zu belegen. Von der Menge der Rechnungen dürften die beiden eher so im Bereich 0,1 % liegen. Beide haben mit neuen I-Phones die App selbst eingerichtet und die Kollegen haben sich beim Buchen über die schönen Bilder gefreut. 

Bitte dringend etwas tun am Speicherbedarf!

Übrigens gestern eine Überweisung bei der Sparkasse per Foto einer Rechnung von meinem Bildschirm in wenigen Sekunden ausgeführt. Wieso geht das bei uns nicht?

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Bitte dringend etwas tun am Speicherbedarf

Dokumentgrößen standardisieren geht ganz einfach, man muss es nur wollen:

https://support.finmatics.com/wie-viel-speicherplatz-ben%C3%B6tigt-eine-gescannte-seite

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Dass beim upload die Dateien nicht automatisch auf eine vernünftige Größe verkleinert werden, ist mehr als ärgerlich. Bei uns ist es auch so, dass immer wieder unnötigerweise das Kanzleispeichervolumen belastet wird.

Das kann man leider tausendmal mit dem Mandanten kommunizieren, es passiert meistens aus Unachtsamkeit.

Wenn wir jetzt auch noch Meine Steuern bei den Mandanten einführen, sehe ich schwarz.