DMS neu jetziger mini-work-flow ausbauen zu "DATEV Workflows"

[#1]

Als Steuerberater würde ich mir neben dem jetzt bestehenden mini-work-flow (Erlediger / Kenntnisnehmer) wünschen, dass wir: a) mehrere Personen als Erlediger eintragen können und b) alternativ einen mehrstufigen work flow (DATEV-Workflows) beim Erlediger hinterlegen können wie z. B.:

• bei unserer eigenen Rechnungseingangsprüfung: 1. Erlediger: Sekretariat; 2. Erleidiger: Buchhaltung; 3. Erledigter: freizeichner Kanzleileitung; 4. Erlediger: Zahlungsberechtigter
• Bescheidprüfung: 1. Erlediger: Fristerfasser/Fristprüfer; 2. Erlediger: Sachbearbeiter; 3. Erlediger: Berufsträger; 4. Erlediger: Sachbearbeiter: 5. Erlediger: Postausgangsverantwortlicher
• Elektronische Unterschrift (Ideas: DMS neu Sign Live! CC )bei Unterzeichnung der PDF durch zwei Partner: 1. Erlediger: SB; 2. Erlediger: PDF-Ersteller: 3. Erlediger: beide Berufsträger zusammen; 4. Erlediger: Postausgangsverantwortlicher
• usw.

Diese "DATEV-Workflows" sollten eine Kurzbezeichnung erhalten die dann im Feld Erlediger ausgewählt werden kann (neben den Gruppen: Ideas: DMS neu Kenntnisnehmer 3: Gruppen aus dem AD). Die Weiterleitung erfolgt dann über den Button "Weiterleitung" und das Programm zeigt dann die Kurzbezeichnung und den tatsächlichen nächsten Erlediger an. Zu jeder Stufe der Weiterleitung muss eine Bemerkung erfasst werden können (Achtung bitte hier ermöglich, dass nicht nur Text in das Bemerkungsfeld aufgenommen werden kann, sondern auch Links, so dass Verweise auf andere Dokumente in der DMS möglich ist). 

In der Revisionshistorie sollten diese DATEV-Workflows noch grafisch ansprechend dargestellt werden.

Dann würde sich die DMS vom jetzigen DAS = Dokumentenablagesystem langsam zum DMS = Dokumentenmanangementsystem entwickeln. Dann könnte der Name DMS in naher Zukunft auch zum Funktionsumfang passen. Daneben wäre es ein kleiner Schritt zum IMS (Ideas: DMS neu Weiterentwicklung vom DMS zum Informationsmanagement IMS)

DATEV Ideas Funktionserweiterung - Entwicklungshorizont: ein Jahr - (siehe Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg)

Gruß

Ralf Blum

[#2]

Schön fände ich auch, wenn das Programm nach der Erstinstallation und später in regelmäßigen Abständen gute Arbeitsabläufe (Workflows) vorschlagen würde.

Beispielsweise:

"Es wurde ein Einkommensteuerbescheid erkannt. Ein sinnvoller Ablauf für Ihre Kanzleigröße wäre:

O - Empfohlen:

Erlediger: Berufsträger; Kenntnisnehmer: Sachbearbeiter

- <dies sollte vor Freigabe noch diskutiert werden>

O - Alternativ:

1. Erlediger: Fristerfasser/Fristprüfer; 2. Erlediger: Sachbearbeiter; 3. Erlediger: Berufsträger; 4. Erlediger: Sachbearbeiter: 5. Erlediger: Postausgangsverantwortlicher

- <dies sollte vor Freigabe noch diskutiert werden>

O - Möchten Sie die empfohlene Variante übernehmen und für alle gleichartigen Dokumente verwenden?

O - Hier können Sie den Ablauf individuell anpassen                    - OK - "

Über die Rückmeldung der getroffenen Auswahl an DATEV kann für weitere Programmaktualisierungen der empfohlene Ablauf angepasst und wieder neu vorgeschlagen werden.

[#3]

Hallo DATEV Ideas,

vielen Dank für diese Idee.

Eine Umsetzung ist zur nächsten Version von DMS (DATEV-Programme 14.0 im Sommer 2020) nicht geplant.
Wir freuen uns aber natürlich über weitere Votes und Diskussionen zu dieser Idea.

Viele Grüße,
Helmut Lerm

[#4]

Mich würde interessieren, was ist denn bei DMS neu geplant?
Wie bei vielen anderen Produkten und Diskussionen hier in der Community hätte ich gerne eine Übersicht über das war kommt, auf das ich mich freuen kann weil es mein Leben leichter macht. 

[#5]

Hallo Herr Müller,

wir planen aktuell einen "Ausblick DATEV DMS" um genau diesen Bedarf zu decken. Wo und in welchem Format diese Infos platziert werden, ist noch nicht klar. Ziel ist aber, dass die Infos spätestens im nächsten Monat bereitstehen. 

Ich informiere dann in DATEV Ideas, sobald die Infos bereitstehen. 

Viele Grüße,

Helmut Lerm

[#6]

Die Planung der Planung 😉
Ich bin gespannt. 

[#7]

Hallo zusammen,

wie angekündigt, steht das InfoDB-Dokument DATEV DMS: Ausblick auf geplante Neuerungen (1005198) bereit.

Neben einem Überblick zu den geplanten Weiterentwicklungen in DATEV DMS in 2020/2021, beinhaltet es auch einen Ausblick zu allen bisherigen Zusatzkomponenten von DMS classic. Diese Übersicht wird regelmäßig mit dem aktuellen Planungsstand abgeglichen und angepasst. Für die Umstellung von DATEV DMS classic relevante Inhalte sind im InfoDB-Dokument mit (Umstellung) gekennzeichnet. Insbesondere die Inhalte für das Jahr 2021 sind zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht vollständig und werden im zweiten Halbjahr noch konkretisiert. Hier wird natürlich auch Ihr Input aus DATEV Ideas einbezogen. 

Viele Grüße,

Helmut Lerm

[#8]

Die Idee von Herrn Blum sollte m.E. nach an erster Stelle stehen!!! Bitte nicht lang abwarten, sondern gleich umsetzen. Wieso sollen wir digital arbeiten und immer noch an dieselben Prozesse jedes mal neu im Kopf abarbeiten? Da sind doch Fehler vorprogrammiert. 

[#9]

Kommt das Wort "Workflow" in dem Ausblick nicht vor, oder habe ich es übersehen?

[#10]

DATEV DMS Buchungsassistent

Die Zusatzkomponente Buchungsassistent ist nicht für DATEV DMS vorgesehen.

Entwicklungsaktivitäten zum Buchen von digitalen Belegen mit Lern- und Assistenzfunktion sind ausschließlich für die Online-Anwendung DATEV Belege online vorgesehen.

Frage an @Helmut_Lerm : wie wird das beim Wechsel von DMS-Classic nach ELO im MigMag bewerkstelligt? Bisher gabe es ja den DATEV DMS Buchungsassistenten auch für Unternehmen, die DMS-Classic einsetzen, oder?

[#11]

@andreashofmeister 

Herr Hofmeister ist hätte Ihnen eine mögliche Antwort. Mandanten/Unternehmen, welche ELO einsetzen, können ein Art Schnittstelle bzw. Buchungsassistenten nutzen.

Dieser wurde von dekodi entwickelt und zusammen mit ELO integriert.

Dieser ist sehr gut, hat viele Funktionen und heißt "ELODatevCommunicator".

Ein Erklärvideo ist auf der Internetseite von dekodi zu finden. 

[#12]

@bernozimmerer 

Danke für Ihre Antwort. Mich interessiert aber die Frage speziell für Mandanten, die bereits DMS classic einsetzen. Die sich quasi an den Buchungsassistenten gewöhnt haben. Und spätestens 2023 nach ELO wechseln müssen...

[#13]

Guten Morgen Herr Hofmeister,

an den letzten Details der Umsetzung wird aktuell noch gefeilt.

Grundsätzlich bietet ELO die Möglichkeit Belege auszulesen und daraus einen Buchungsvorschlag zu generieren. Dieser kann anschließend nach DATEV übergeben und dort weiterverarbeitet werden. 

Einen guten Start in die Woche und viele Grüße,

Helmut Lerm

[#14]

Bei uns zwar etwas anderer Kanzleiablauf, aber grundsätzlich Zustimmung!

Auch würde ich so grundsätzliche Funktionalitäten begrüßen, wie die Vorbelegung mit individuell angelegten Zuständigkeiten.

Da gehen momentan nämlich nur die Standard-Zuständigkeiten, obwohl an anderen Programmstellen die individuell angelegten Zuständigkeiten durchaus abgefragt werden können; in der Kniggeverwaltung ist die nicht möglich.

[#15]

Ich habe viel ausprobiert im DATEV Arbeitsplatz bzw. DMS einen Prozess unserer bisherigen Postausgangsmappe/4-Augen-Prinzip in digitaler Form abzubilden. Bei den bisher erarbeiteten Lösungen habe ich gemischte Gefühle.

Mit der Umsetzung der Idee von @blum hätte ich eine sehr saubere und schlanke Lösung.

Deswegen 👍👍👍

[#16]

Liebes Datev-Team, lieber Herr @Helmut_Lerm 

gibt es hier schon neue Erkenntnisse? Ein gescheiter Approval Workflow ist mE Voraussetzung für ein ordentliches DMS, insbesondere bei uns Berufsträgern.

[#17]

---

@blum  schrieb:

In der Revisionshistorie sollten diese DATEV-Workflows noch grafisch ansprechend dargestellt werden.

Dann würde sich die DMS vom jetzigen DAS = Dokumentenablagesystem langsam zum DMS = Dokumentenmanangementsystem entwickeln. Dann könnte der Name DMS in naher Zukunft auch zum Funktionsumfang passen. Daneben wäre es ein kleiner Schritt zum IMS (Ideas: DMS neu Weiterentwicklung vom DMS zum Informationsmanagement IMS)

---

Soll da etwa sowas bei herauskommen?

Na dann, viel Spaß beim Warten auf Datev 😓

[#18]

Hallo DATEV Ideas, 

vielen Dank für die Beteiligung an dieser Idee. Die Umsetzung eines hier beschriebenen Workflows ist weiterhin nicht absehbar. Daher ändere den Status der Idee ab.

Das Voting und die Diskussion stehen weiterhin zur Verfügung. 

Viele Grüße

Franziska Hackner

[#19]

Hallo DATEV Ideas,

vielen Dank für diese Idee.

Eine Umsetzung der Idee zu kommenden Versionen ist nicht absehbar. Aus diesem Grund setze ich hier den aktuellen Status "Umsetzung unwahrscheinlich". 

Viele Grüße

Franziska Hackner

[#20]

Status geändert in: Umsetzung unwahrscheinlich

---

Who woulda thunk...