DMS neu Vorgangsmappe 6: Direktes Abspeichern von Dokumenten in VGM ohne Umweg

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Als Steuerberaterin sehe ich die Vorgangsmappe als gutes Instrument, um registerkartenübergreifend alle Dokumente für einen Jahresabschluss oder eine Steuererklärung zu sammeln, sei es über Verknüpfungen oder mit Belegen direkt in der Vorgangsmappe.

Das Arbeiten mit diesem sehr guten Instrument ist in der Praxis aber leider sehr "unrund".

Ich möchte, dass Auswertungen direkt aus anderen Programmen heraus in der Vorgangsmappe abgespeichert werden können. Derzeit geht das nur über ein Zwischenspeichern.

Beispiel: In die Vorgangsmappe "Jahresabschluss 2018" soll die BWA per 12/19 eingefügt werden, um die Geschäftsentwicklung mit dem Mandant zu besprechen.

Aktuelle Lösungsmöglichkeiten:

1. Aus Rewe heraus die BWA ins DMS exportieren, anschließend Verlinkung dieses Dokuments in die Vorgangsmappe -> "vermüllt" die Dokumentenliste im DMS ohne Mehrwert
2. Zwischenspeichern lokal (z.B. Laufwerk C), Öffnen des Explorers, Verschieben/Kopieren der Datei direkt in die Vorgangsmappe

Ideal wäre die Möglichkeit, in allen Programmen das Ausgabeziel "Vorgangsmappe" hinzuzufügen.

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Hallo DATEV-Ideas,

wie unten bereits geschrieben (@Nicola_Teich: Danke für Übernehmen), ist es zu den DATEV-Programmen 15.0 leider zu knapp geworden. Für das Service-Release im November 2021 schaut es bisher gut aus.

Beste Grüße

Helmut Lerm

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Das Service-Release ist installiert, aber diese angekündigte Möglichkeit habe ich nicht gefunden!

Es bedeutet nicht dass es sie nicht gibt, vielleicht bin ich nur zu blöd ....?

Konnte das schon jemand testen?

Oder hat sich DATEV im Jahr verschrieben? 🙄

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Also ich kann über das Menü/Struktur eine Datei aus dem Datei-System hinzufügen oder auch eine Datei per Drag and Drop einfügen.

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Hallo @marcow:

bitte schauen Sie mal hier, ob es das ist, was Sie suchen:

Gruß

Ralf Blum

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Nein das ist leider nicht die Funktion die ich (und auch die Themenerstellerin)  suchen.

Wenn ich ein Kontenblatt exportiere bzw. an DMS übergeben will, erscheint die Registerkarte "Anhängen" nicht.

Ich müsste zunächst das Dokument verschlagworten (oder auch nicht) und kann es dann mit dem Haken "Zu Dokument" an eine VGM anhängen. Aber dennoch habe ich dann das Dokument zusätzlich im DMS.

Außerdem ist mir aufgefallen, dass ein Dokument was ich auf diesem Weg ins DMS schicke, als RTF exportiert wird ....?

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Hallo DATEV-Ideas,

vielen Dank für Ihre Rückmeldungen.

Die gute Nachricht: Sie haben alle recht.

Die schlechte: Die Anhängen-Lasche steht im Moment nicht bei allen Ablagen/Übergaben zur Verfügung.

Hintergrund: Ein Teil der DATEV-Anwendungen übergibt Dokumente an DATEV DMS/Dokumentenablage mit einer eigenen eindeutigen Nummer. Der Grund dafür ist, dass in der übergebenden Anwendung so direkt ein Link auf das übergebene Dokument angelegt werden kann. Beim Anhängen in ein bestehendes Dokument hat dieses bereits eine eindeutige Nummer, daher kann hier keine Nummer übergeben werden und die Tabe wird nicht angezeigt. 

Ausblick: In einer der kommende Version wollen wir die Anhängen-Tabe auch hier anbieten. Eine mögliche Verlinkung funktioniert dann weiterhin, solange die Ablage als eigenständiges Dokument erfolgt. Beim Anhängen wird keine Verlinkung erzeugt. 

Ich hoffe ich konnte etwas Licht ins Dunkel bringen.

Vorab ein schönes Wochenende und viele Grüße

Helmut Lerm

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Hallo zusammen, 

seit dem Service-Release im November 2021 können Dokumente direkt in eine bestehende Vorgangsmappe/Struktur über die Funktion "Anhängen" hinzugefügt werden. 

Viele Grüße

Franziska Hackner

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Zur Erinnerung und für alle denen das trotz der neuen Funktion noch nicht ausreicht -> 

Vorgangsmappe als Ausgabeziel / virtueller Drucker -> direkte Ablage ohne Umwege aus DATEV und Fremdanwendung 

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Guten Morgen @Helmut_Lerm & @Nicola_Teich ,

ich versuche grade ein Anlagevermögen aus Kanzlei-Rewe (V 10.39) per Export (blauer Pfeil nach oben) direkt an eine VGM anzuhängen:

Ist das richtig, dass es die Funktion dort (noch) nicht gibt?

Wenn ich richtig liege -> wann wird das denn in allen Anwendungen vereinheitlicht/umgesetzt?

Vielen Dank!

Mit freundlichen Grüßen
Marco Hüwe

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Sie liegen richtig, die Funktion ist dort nicht zu finden. Und bei Ablage an Dokumentenmanagement erscheint mir auch nicht der Reiter zum "anhängen".

Wenn ich es richtig mitbekommen habe, betrifft dies vor allem Auswertungen aus Rewe. Das heißt hier muss ich einen Umweg gehen um mein Dokument an eine Vorgangsmappe anzuhängen.

Es wäre toll, wenn man hier in der IT eine Lösung findet. Weil es meines Erachtens Ziel sein sollte Dokumente immer separat abzulegen oder an eine Vorgangsmappe anzuhängen. Dies würde die Vorgangsmappe entsprechend aufwerten.

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Hallo!

Tatsächlich gibt es die gewünschte Funktion z.B. bereits in den Steuerprogrammen. Über die Funktion "Ablegen im Dokumentenmanagement" kann man dann entscheiden, ob man das Dokument neu anlegen oder über das Register "Anhängen" an ein vorhandenes Dokument anhängen möchte.

Eine Nachfrage bei den Kollegen hat ergeben, dass die abgebenden Anwendungen beim Aufruf der Schnittstelle etwas anders vorgehen. Deshalb ist in einem Fall das Anhängen möglich und im anderen nicht. Das Thema ist allerdings in Arbeit.

Die Funktion "Export" ist generell für die Ausgabe im Windows Explorer gedacht und wird daher nie in Richtung Dokumentenmanagement führen (oder nur für den geschilderten Workaround).

Mit den besten Grüßen - Nicola Teich