4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS

freiburgersteuermann · ‎21.03.2020

Nicht nur auf dem Papier, sondern auch bei elektronischen Nachrichten sollte ein 4-Augen-Prinzip beim Versenden gewährleistet sein.

Derzeit haben wir einen kanzleiweit öffentlichen Ordner "Postausgang Kanzlei Entwürfe", aus dem nur Berufsträger versenden können. Die Mitarbeiter erstellen die Entwürfe und verschieben diese in den Postausgang. Nach dem Absenden geht automatisch der Ablagedialog von DMS auf. Das Ablegen ist dann allerdings recht zeitaufwändig. Die Mitarbeiter selbst können keine Nachrichten nach außen versenden.

Mittlerweile gibt es vom Exchange Server ein Genehmigungsverfahren: Es können die Mails so behandelt werden, dass ein Berufsträger in Outlook zusammen mit der Mail zwei Buttons angezeigt bekommt, über welche dieser den Versand genehmigen oder ablehnen kann.

https://docs.microsoft.com/de-de/exchange/security-and-compliance/mail-flow-rules/manage-message-app...

Da dies nicht mit einem öffentlichen Ordner funktioniert, muss ein vollständiges Exchange Postfach dafür eingerichtet werden. Dies kommt aber unserem Wunsch nach, dass generell die Absenderadresse von der Kanzlei und nicht eines einzelnen Mitarbeiters erscheint.

Das 4-Augen-Prinzip sollte ins DMS integriert werden:

Nachrichten mit haftungsrechtlich relevantem Inhalt dürfen nur von einem Berufsträger versendet werden, der den Inhalt nicht selbst erstellt oder zur Kontrolle einem anderen Berufsträger oder Mitarbeiter gegeben hat.

Nachrichten, in denen lediglich Belege angefordert oder Auswertungen versendet werden, dürfen nur von einem anderen Mitarbeiter versendet werden, der den Inhalt nicht selbst erstellt oder zur Kontrolle einem anderen Mitarbeiter gegeben hat.

Die Antwort sollte dann automatisch in DMS übernommen und dem zuständigen Sachbearbeiter zur Erledigung zugewiesen werden. Selbstverständlich mit Urlaubs- und Krankheitsvertretung.

Grüße
Boris Lemler

StBAB1 · ‎07.02.2023

Auch von meiner Seite: Das Thema ist überaus aktuell und ein tatsächliches Problem, das zu lösen ist.

Droll-Ostkamp · ‎07.02.2023

@Franziska_Hackner - auch bei uns ist das Thema brandaktuell. Gibt es hierzu schon etwas Neues?

Franziska_Hackner · ‎08.02.2023

Hallo Community,

nach wie vor ist das Thema weit oben auf unserer Agenda und wird aktuell bearbeitet. Es sieht sehr gut aus, dass die Problematik (zumindest teilweise) gelöst ist und Sie eine entsprechende Funktion mit der Auslieferung der DATEV Programme der DVD 17.0 erhalten.

Beim E-Mail Erstellungsprozess für DATEV DMS werden mehrere Mitarbeiter an einem Entwurf arbeiten können, bzw. ist eine Teilung zwischen dem Entwurf, der Bearbeitung und dem Versand möglich.

Es soll möglich sein, E-Mail Entwürfe in DATEV DMS zu speichern und die entstandenen Entwürfe aus DATEV DMS zu bearbeiten. Diese Entwürfe aus der Fachsoftware können per Doppelklick zur weiteren Bearbeitung geöffnet und nach entsprechender Bearbeitung wieder (mit Anlage einer neuen Revision) eingecheckt werden.

Einen Wermutstropfen gibt es leider noch immer: aktuell gibt es einen Fehler in Outlook, wenn Anhänge zu einem E-Mail Entwurf hinzugefügt werden. Dabei gehen nach dem Speichern die Änderungen verloren. Microsoft hat diesen Fehler nur für Office 2021 behoben. Werden frühere Versionen eingesetzt, so tritt der Fehler weiterhin auf. Ob nun die Behebung auch für andere Office Versionen erfolgt ist aktuell noch nicht bekannt.

Gerne möchten wir die Erstellungsfunktion unabhängig von dem Fehler mit der DVD 17.0 anbieten. Wie mit dem angesprochenen Fehler umzugehen ist, bzw. ob eine nachträgliche Bereinigung für vorherige Office Versionen von Microsoft erfolgen wird, ist aktuell noch offen. Sollten hier weitere Informationen bekannt werden, teile ich diese auf diesem Weg mit Ihnen.

Viele Grüße

Franziska Hackner

StBAB1 · ‎08.02.2023

Hallo Frau Hackner,

gut, dass ich etwas tut.

Dass wir uns in den Fängen von Microsoft befinden, ist weniger gut.

ABSSteuern · ‎28.03.2023

klasse, freut uns, dass es weitergeht!

Franziska_Hackner · ‎14.08.2023

Hallo DATEV Ideas,

wir konnten mit der aktuellen Auslieferung der 17.0 die Funktion des E-Mail Erstellungsprozess an alle Anwender ausrollen.

Hierzu gibt es in dem folgenden Hilfe Dokument eine Anleitung zur Ablage und Weiterverarbeitung der Mails: DATEV DMS: E-Mail-Entwürfe ablegen und weiterbearbeiten - DATEV Hilfe-Center

Viele Grüße

Franziska Hackner

freiburgersteuermann · ‎19.09.2023

Aber wo ist das 4-Augen-Prinzip? Hier kann doch jeder Mitarbeiter senden und dann geht die E-Mail raus, ohne dass ein Berufsträger unterzeichnet.

thomasjeising · ‎20.09.2023

Dann muss erst ein Bewusstsein auf der MA-Ebene geschaffen werden, dass E-Mails nicht "einfach so" versendet werden dürfen, sondern zwingend vorher vom Berufsträger freigegeben werden müssen. Z.B. über den DMS-Statusdurchlauf der zu versendenden E-Mail.

Hierzu bedarf es klarer innerbetrieblicher Regelungen.

rschoepe · ‎21.09.2023

Grundsätzlich natürlich richtig, aber (um @metalposaunist zu paraphrasieren) wenn sich etwas technisch umsetzen lässt, sollte es auch technisch gelöst werden. Wenn die Software sicherstellt, dass ein Dokument nicht ohne Kontrolle versendet werden kann, ist der Faktor Mensch (schlechter Tag, Missverständnis, …) mindestens mal abgeschwächt.

Nicola_Teich · ‎21.09.2023

Guten Tag @freiburgersteuermann,

Sie haben recht. Ihr Wunsch nach einem Vier-Augen-Prinzip wurde nur als Möglichkeit implementiert aber nicht als Zwang.

Durch den neuen E-Mail-Erstellungsprozess gibt es überhaupt erst die Möglichkeit, eine E-Mail durch den Sachbearbeiter erstellen zu lassen, die er dann per Status an den Berufsträger weiterleitet. Dieser entscheidet dann über Änderungen und/oder Versand.

Wie @thomasjeising richtig schreibt, erleben wir in den meisten Kanzleien, dass diese Vorgehensweise insb. für wichtige ("haftungsrelevante") E-Mails entsprechend kommuniziert ist und gelebt wird. Eine regelmäßige Sensibilisierung der Mitarbeiter z.B. in Teambesprechungen ist dafür erforderlich.

Falls Sie hier einen Zwang etablieren wollen, kann Ihr EDV-Partner Sie sicherlich zu den Möglichkeiten entsprechender Regelungen direkt im Exchange-Server beraten.

Wir planen keinen Ausbau in der von Ihnen geforderten Komplexität.

Beste Grüße - Nicola Teich

thomasjeising · ‎21.09.2023

@rschoepe Falls ein Zwang gewünscht wird, muss die Lösung auf Ebene des Exchange verortet sein. Hier gibt es ja definitiv Lösungsvorschläge von Microsoft:

https://learn.microsoft.com/de-de/exchange/security-and-compliance/mail-flow-rules/common-message-approval-scenarios?WT.mc_id=email

Das Konzept "Zwang" lässt sich meiner Meinung nach nicht in einem DMS umsetzen, solange der eigentliche Versand softwaretechnisch über eine gesonderte Lösung stattfindet.

janm · ‎21.09.2023

Für mich ist das eher ein Fall, dass bestimmte organisatorische Dinge einfach nicht (sinnvoll) technisch gelöst werden können.

Beim Zwang müsste ja jede einzelne E-Mail die rausgeht an einen Berufsträger gehen und dort genehmigt werden. Ich könnte mir vorstellen, dass der ein und andere Berufsträger genügend andere Dinge "auf dem Tisch" hat anstatt jede Mail zu lesen und zu genehmigen / abzulehnen. Beim Filter auf Betreff reicht ja bspw. schon ein Tippfehler um die Regel zu umgehen.

Selbst bei einem anderen technischen Ansatz der Übermittlung müsste ja organisatorisch verboten werden, entsprechende E-Mails zu senden bzw. alternative Wege am Berufsträger vorbei zu nutzen.

thomasjeising · ‎13.11.2023

Wir haben heute einen, sagen wir mal "ungewöhnlichen" Fehler iZm. der DMS-Revisionierung von E-Mails festgestellt. Dieser äußert sich wie folgt, z.B. anhand der nachfolgend geschilderten Test-E-Mail:

1. Ich bereite eine E-Mail vor und lege diese im DMS ab (Revision 1)

2. Ich ergänze diese E-Mail und speichere die gänderte E-Mail im DMS ab (Revision 2)

3. Ich ergänze diese E-Mail und speichere die gänderte E-Mail im DMS ab (Revision 3)

4. Ich leite diese E-Mail intern im DMS an einen Kollegen zur Unterschrift weiter (Revision 4)

5. Mein Kollege unterzeichnet diese E-Mail und klickt auf "Senden", ohne die E-Mail vorher zu speichern.

"Erfolg" dieser Aktion ist der, dass nachfolgend die "gesendete" E-Mail in der Revisions-Historie die Revision 5 erhält, tatsächlich aber die 3.(!) Revision versendet wird. Die 4. Revision wird komplett vom System ignoriert.

Über den fehlenden Speicher-Dialog, der ja auch im Dokument Nr. 1018640 unter Punkt 5.2 genannt wird, brauchen wir nicht diskutieren. Dieser Fehler ist mir klar.

Was imho aber niemals passieren darf, ist der Switch auf eine Vor-Vor-Revision. Wie kommt das zu Stande? @Nicola_Teich

Nicola_Teich · ‎13.11.2023

Guten Tag Herr @thomasjeising,

ich gestehe, dass mir die Revision 4 halbwegs egal wäre, denn das ist ja nur die DMS-Weiterleitung - keine Änderung an der E-Mail selber. Aber die Unterschrift in der Mail in Revision 5 soll doch zum Empfänger, oder?

Wir haben intern schon versucht das irgendwie zu reproduzieren aber kommen nicht zum geschilderten Ergebnis.

Würden Sie zu dem Thema bitte einen Servicekontakt einstellen mit dem Hinweis dass die Entwicklung schon Bescheid weiß und dass es sich jemand mal live zeigen lassen soll?

Beste Grüße - Nicola Teich

thomasjeising · ‎13.11.2023

@Nicola_Teich Genau, die Unterschrift in Revision 5 soll zum Empfänger. Dorthin gelangt Sie aber nicht, weil das System beim Senden auf eine viel ältere Revision zurückswitcht und dabei bereits revisionierte Änderungen ignoriert. Ich kann den Sachverhalt jederzeit hier im System nachvollziehen und auch gerne live demonstrieren.

Einen Service-Kontakt habe ich bereits erstellt mit der Bitte um persönliche Kontaktaufnahme. Ich bin gespannt, wie dieses Programmverhalten zu Stande kommt.