Liebe Community, da dieses Thema alle betrifft, die Datev Notariat nutzen, poste ich es hier. Die Notarkammer hat mit seinem Rundschreiben vom 08/2020 empfohlen, eine rein elektronische Nebenaktenführung zu vermeiden. Bei einer notariellen Prüfung wurde nun sogar eine gemischt digitale bzw. analoge Aktenführung gerügt. Führt einer aus dieser Community die Nebenakten digital bzw. teilweise digital? Ich möchte jetzt nicht jede E-Mail in eine Papierakte drucken müssen. Zum Hintergrund: Nach § 43 Abs. 2 NotAktVV muss es jederzeit möglich sein, eine elektronisch geführte Nebenakte in das Dateiformat zu überführen, das für Dokumente in der elektronischen Urkundensammlung vorgeschrieben ist. Nach § 35 Abs. 4 Satz 1 NotAktVV ist dieses Format eine für die Langzeitarchivierung geeignete Variante des PDF-Formats (also derzeit eine der PDF/A-Varianten). Die dazu nach § 35 Abs. 4 Satz 2 NotAktVV mögliche Bekanntmachung näherer Vorgaben wird die Bundesnotarkammer voraussichtlich erst in der zweiten Jahreshälfte 2021 nutzen. Die Möglichkeit zur Überführung in ein Repräsentat1 als PDF/A-Datei stellt sicher, dass eine elektronische Nebenakte jederzeit als Ausdruck oder als PDF/A-Datei den Aufsichtsbehörden vorgelegt werden kann (vgl. BR-Drs. 420/20, S. 63). Die vorstehenden Anforderungen müssen von dem für die Aktenführung verwendeten Softwaresystem, konkret in den meisten Fällen also der eingesetzten Notariatssoftware, unterstützt werden, um praktisch eingehalten werden zu können. Die Bundesnotarkammer hat die für ihr Informationsangebot registrierten2 Softwarehersteller auf die neuen Möglichkeiten hingewiesen und diese zu einem Entwurfsstand des nun bekanntgemachten Datensatzes angehört. Es ist davon auszugehen, dass die Umsetzung in den ersten Produkten noch etwas Zeit in Anspruch nehmen wird. Da sich aus diesem Grund derzeit nach Kenntnis der Bundesnotarkammer noch keine entsprechenden Programme auf dem Markt befinden, ist praktisch derzeit eine (rein) elektronische Nebenaktenführung noch nicht möglich. Weiterhin zulässig bleibt es, die Nebenakten – wie unter der Geltung von § 22 Abs. 1 DONot verbindlich vorgeschrieben – papiergebunden zu führen und ihre Inhalte ergänzend als unverbindliches Hilfsmittel (nun im Sinne von § 35 Abs. 2 Satz 2 BNotO, früher § 6 Abs. 1 Hs. 2 DONot) zu verwenden. Sobald Hersteller Systeme anbieten, die nach eigenem Bekunden die vorstehenden Anforderungen erfüllen, rät die Bundesnotarkammer nachdrücklich, sich vor einer tatsächlichen Umstellung auf die elektronische Aktenführung vom Hersteller des Softwareprodukts ausdrücklich zusichern und bescheinigen zu lassen, dass die vorstehenden Anforderungen (also insbesondere des § 43 NotAktVV und der Nebenakten-Datensatz-Bekanntmachung-2020) eingehalten werden. Es muss davon ausgegangen werden, dass die Aufsichtsbehörden geeignete Nachweise verlangen. Die Bundesnotarkammer plant keine Zertifizierung oder andere Konformitätsprüfung derartiger Programme.
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