Guten Morgen in die Runde,
mein Name ist Phillip Strauch. Ich bin Inhaber von invoicefetcher® (https://www.invoicefetcher.com). Unser Alert-System hat mir von dieser angehenden Diskussion berichtet. Ich möchte daher gerne die Gelegenheit nutzen und Ihnen anbieten Rede und Antwort zu stehen. Ich beantworte gerne Fragen und antworte im Detail, präsentiere Ihnen unser deutsches Cloud Produkt und unter https://www.invoicefetcher.com/de/bookings können Sie Termine mit mir vereinbaren. Hier finden Sie unseren DATEV-Marktplatz Eintrag: https://www.datev.de/web/de/m/marktplatz/invoicefetcher/
Der Podcast bei steuerkoepfe.de geht sehr ausführlich auf unser Thema ein: https://www.steuerkoepfe.de/2020/08/28/kf134/
Kommende Woche Dienstag, den 03.11.2020 von 10:00 Uhr bis 11:00 Uhr veranstalten wir einen BestPractice Online Workshop für den Sie sich gerne unter https://www.invoicefetcher.com/de/bookings eintragen können. Diese Veranstaltungsreihe gibt es jetzt wöchentlich. Das einstündige Webinar bei der DATEV mit uns war am 08.10.2020 ganz gut besucht.
Wir kümmern uns um den größten Schmerz in der Buchhaltung. Das Sammeln und Finden von Rechnungen. Ob Online-Händler, Internet, Telekommunikation oder Service Anbieter. Die Abholung von digitalen Rechnungen gehört zum Tagesgeschäft Ihrer Mandanten oder der eigenen Finanzbuchhaltung. invoicefetcher® ist eine deutsche Cloud-Software, die Zeit, Geld und Nerven spart und das Zusammentragen von Ein- und Ausgangsrechnungen organisiert und automatisiert. Wir prozessieren mehr als 1.100.000 Rechnungen und Dokumente aus Online-Portalen im Jahr und bedienen über 4600 Unternehmen weltweit. Wir haben 808 eigene Lieferantenanbindungen entwickelt. Der ganze Dokumentenzyklus ist dokumentiert. Wir wissen also wann etwas geholt oder empfangen wurde und wann und mit welcher internen Nummer DATEV alles entgegengenommen hat. Unser Service erkennt bei allen Portalabholungen zu 100% Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Netto, Brutto und Währung einer Rechnung als auch die Prüfsummen.
Duplikate werden durch unsere mehrstufige Dublikatsprüfung erkannt. Telefonrechnungen, Gebührenrechnungen, Eingangsrechnungen, Fahrkarten, Ausgangsrechnungen, xRechnungen, Kreditkartenabrechnungen, Labordokumente, Zollunterlagen, Versicherungsunterlagen usw. Wir haben in jeder Branche Kunden für die teilweise sehr exotische Automatismen täglich laufen. Sprechen Sie uns einfach an. Vom Einzelkämpfer, Coach, Taxifahrer, Anwalt, Arzt, Universitäten, Online-Händler, Amazon-Händler, kleiner Mittelstand, großer Mittelstand, Energieunternehmen bis hin zum Konzern sind wir in jedem Umfeld erfolgreich aktiv. Oftmals verbinden dann unsere Kunden invoicefetcher® mit einer Online-Buchhaltung oder Dokumentenmanagementsystem, einem SFTP Export oder einer schlichten E-Mail Weiterleitung (finde ich aber nicht sehr elegant), um weiterverarbeitet zu werden. Seit Juli sind wir DATEV-Schnittstellenpartner und spielen nach einer sehr einfachen einmaligen 4 Klick-Einrichtung, alle 30 Minuten, vollautomatisch die gesammelten Belege nach DATEV-Unternehmen online. Zu finden ist die Schnittstelle bei uns im Dashboard unter Schnittstellen --> DATEVconnect online --> Einrichten und bearbeiten.
Wir entwickeln und betreiben Automatismen, Schnittstellen und Konnektoren und haben nur zwei Fokusthemen. Portal-Download und E-Mail Empfang. Immer mit dem Ziel: Einrichten und laufen lassen.
Mit invoicefetcher.email (https://www.invoicefetcher.com/de/app/invoicefetcheremail) empfangen wir Rechnungen per E-Mail. Ob manuell oder dauerhaft weitergeleitet, per Outlook Regel definiert oder den Scanner im Büro angebunden. invoicefetcher.email nimmt alles an. Eine E-Mail ohne PDF-Anlagen wird vollautomatisch zum PDF-Dokument umgewandelt und in unsere Rechnungsübersicht überführt. Hier betreiben wir einen eigenen E-Mail Dienst der so designt ist, das er vor E-Mail Verlust bei der Übertragung schützt und Spam nicht zu lässt. Wir durchsuchen derzeit keine Postfächer nach Rechnungen. Das hat Datenschutzgründe und wir möchten nicht Betriebsgeheimnisse von Geschäftsführern durchsuchen. Immer wieder bekommen wir die Anfragen solch einen Dienst anzubieten. Auch hier würden wir wieder alles Selbst entwickeln und betreiben um den hohen Schutzgrad gerecht zu werden. Die Konzepte und Umsetzungsideen dazu liegen dazu bereits in der Schublade. Evtl. kommt etwas 2021. Aber auch wieder mit dem Ziel, dass Sie bei uns nichts aufbereiten müssen.
Wir selber nutzen DATEV Unternehmen online und sind sehr froh, auch die eigene Arbeitserleichterung zu haben. Ich freue mich wie ein Kind, dass unser Zeug jetzt automatisch reinläuft und besonders über die Scans von Quittungen und Papierrechnungen die ich über ein Multifunktionsgerät per E-Mail an unsere invoicefetcher.email sende. Tipp 300 DPI, Schwarz/Weiß reicht vollkommen aus. Mit den Smartphone Apps Adobe PDF oder Scanbot können Sie ganz bequem aus einem Foto ein PDF machen und dies an Ihre invoicefetcher.email senden.
Um den ganzen Rechnungseingangsprozess zu automatisieren und zu digitalisieren brauchen Sie oder Ihre Mandanten nur 30 Minuten als auch etwas Mut und Willenskraft sich an neue Prozesse zu gewöhnen. Bei Fragen, Tipps und Tricks stehen wir auch unter +49 (0)30 88942655 telefonisch zur Verfügung. Sie können uns auch gerne eine E-Mail senden an service@invoicefetcher.com
Datenschutz und Sicherheit
Um eine Portal-Abholung automatisch durchzuführen benötigen wir die jeweiligen Kundenzugangsdaten. Das ist leider so, weil 99% der Lieferanten weltweit, nicht in der Lage sind Schnittstellen oder andere Authentifizierungsmethoden bereitzustellen. Im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie wird oftmals der manuelle Portal-Download als Kunden-Feature angepriesen. Für uns ist das unnötige Arbeitsbeschaffung und hat mit Digitalisierung nichts zu tun. Wir alle wissen, jedes Unternehmen hat am Ende des Monats aus verschiedenen Quellen Belege abzurufen. Das kostet mitunter sehr viel Arbeitszeit. Daher habe ich schon 2008 die ersten Portalabholungen entwickelt und betrieben. Die Kundenzugangsdaten werden bei uns mehrstufig verschlüsselt und aus dem Internet nicht erreichbar gespeichert und zum Zeitpunkt einer Abholung entschlüsselt. Unser Geschäft basiert auf Vertrauen. Wir entwickeln alles Selbst. Wir haben keine Dritt- und Viertanbieter im System die mit Ihren Daten oder Mandantendaten in Berührung kommen. Das ist uns sehr wichtig, weil im Cloud-Geschäft es oftmals vorkommt, dass einzelne Services an andere Anbieter ausgelagert werden und wir Ihre Daten im Kundenauftrag verarbeiten. Wir betreiben eigene Server oder Miethardware bei Hetzner in den deutschen Rechenzentren. Unsere Server und Geräte sind noch vor Systemstart verschlüsselt. Für uns eine zusätzlicher Schutzwall bei Diebstahl direkt aus dem Rechenzentrum. Wir tun eine ganze Menge zum Thema Sicherheit und sind mit vielen Unternehmen im Gespräch oder der Umsetzung von Portalabholungen ohne Zugangsdaten. 2021 könnte das Jahr werden, in dem alle Dämme brechen. Es gibt eine Reihe von Unternehmen die sich entsprechend vorbereiten. Unser Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung und die AGBs runden das Ganze ab. Wem das nicht geheuert ist können wir leider keine automatischen Portal-Downloads anbieten.
Ich möchte nochmal betonen, dass wir im Kundenauftrag handeln und Ihre Daten nicht weiterverkaufen. Wir sind klarer Zulieferer der Buchhaltungs und DMS-Industrie. Denn unsere Kunden arbeiten in der Regel im Zielsystem also in DATEV-Unternehmen online, in der Online-Buchhaltung oder eben im DMS-System. Wir sind durchleitendes Medium und bringen Automatisierung durch ein attraktives Preismodell in jedes Unternehmen. Das Matching von Banktransaktionen zu Belegen oder deren Aufbereitung gehört in die Buchhaltung. Sonst erfolgen wieder doppelte Arbeitsschritte. Das gilt es meiner Meinung nach zu vermeiden, denn Digitalisierung ist in meinen Augen Automatisierung und Zusammenarbeit.
Amazon
Wir holen bei Amazon eigentlich alles ab was man in dem Konzern so bekommen kann. Eingangsrechnungen aus der Bestellhistorie und dem Marketplace als auch die Händlerrechnungen vom Amazon Seller Central (Gebührenrechnungen und Verkaufsrechnungen). Im Podcast siehe oben gehe ich ebenfalls darauf ein. Wenn ein Händler aus z.B. China keine Rechnung von alleine sendet. Haben wir die Erfahrung gemacht, stimmen die angeforderten Belege oftmals nicht. Es fehlen Angaben wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum oder falsche VAT IDs. Mitunter haben wir auch erlebt das andere Kundenadressen und Produkte drauf stehen.
Jetzt habe ich genug geschrieben. Ich wünsche allen eine gesunde Restwoche.
Wir nutzen hier mit den meisten Mandanten invoicefetcher.
Dazu rate ich den Mandanten direkt dort beim invoicefetcher Accounts anzulegen.
Während wir für die üblichen eMails die eMail-Rechnungsschnittstelle von Datev nutzen (Datev Upload Mail) hat es sich bewährt aus diversen Portalen die Rechnungen automatisiert abholen zu lassen.
Amazon ist als eines der großen Portale ein Beispiel.
Die Einrichtung der Portale beim invoicefetcher geht zügig und danach richten wir eine DatevConnect-Verbindung ein, so dass der Mandant die Belege zur Buchhaltungseinreichung an uns nicht mehr exportieren muss. Es funktioniert alle 30 Minuten vollautomatisiert im Hintergrund des invoicefetcher-Portals. Man sieht es später auch im Portal selber:
Aber auch unsere selbstbuchenden oder ggf. auch vorbereitenden Buchhaltungsmandate haben über Anbindungen mit AMAGNO und Buchhaltungsbutler, lexoffice und Debitoor eine erhebliche Erleichterung im täglichen Rechnungsmanagement.
Der Einsatz erfolgt selbst bei Kleinstmandaten.
Begeistert hat mich die zügige Anbindung von neuen Rechnungsportalen (envato, digistore o.ä.) - ein toller Service. Auch die Reaktion auf Anfragen ist vorbildlich und anders als bei manchen anderen Dienstleistern, bei denen man in einem Callcenter ahnungsloser Angestellter landet.
Was derzeit noch nervt:
Einige Anbieter wünschen eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (Microsoft, Amazon), die mich gelegentlich dazu nötigt mich doch in das Portal einzuloggen und den Abruf auszulösen. Das ist aber eher ein Sicherheitsthema der Anbieter, eigentlich ja auch nicht verkehrt.
Guten Tage Herr Kramer,
in der Fibu haben Rechnungen gefehlt und die Ursache liegt bei GMI:
In der Spalte "Status" wird auf fehlende Pflichtdaten hingewiesen und die Rechnungen werden nicht an DATEV übermittelt.
Bei Rechnungen, die an die DATEV übermittelt wurden, ist in der Spalte "Staus" ein grüner Punkt.
Freundliche Grüße, E. Rehm