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eigene Ordnerstruktur - DUO

25
letzte Antwort am 17.07.2024 11:08:49 von deusex
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0 Personen hatten auch diese Frage
tu_heggi
Fachmann
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Moin aus NRW (ich mag die Norddeutschen einfach🤘),

 

bisher wurde die Ordnerstruktur in DUO relativ "liberal" (kein FPD Wähler) und mandantenbezogen angelegt. Manchen haben die Filter zur Selektierung nicht ausgereicht so dass für diese Belegart ein Ordner angelegt wurde. Volltextsuche sucht man ja bisher vergeblich, soll ja mit der neuen Version von Belege Online / Kanzleibox kommen. Das Problem wird als mindestens noch ein Jahr so bestehen bleiben.

 

Wir wollen diese Vorgehensweise mal komplett in Frage stellen und überlegen uns (ob genutzt oder nicht) eine eigene standardisierte mandantenübergreifende Ordnerstruktur einzurichten. Dies macht die Einarbeitung neuer Kollegen einfacher, die Einweisung des Mandanten und die spätere "Suche" 

 

tu_heggi_0-1721106090798.png

 

Uns interessieren mal andere Sichtweisen (Betriebsblindheit). Aktuell nicht einfließen sollten Drittlösungen.

 

Die Frage in die Runde: eigene Ordner anlegen, wenn ja welche? Nur weitere Belegtypen anlegen? Wie beseitigt man endlich sinnvoll das Chaos mit den Kreditkartenumsätzen? Haben wir "Denkfehler?"

 

Schonmal ein "Danke" in die Runde 🤓

chrisocki
Experte
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Nachricht 2 von 26
967 Mal angesehen

@tu_heggi schrieb: Die Frage in die Runde: eigene Ordner anlegen, wenn ja welche?


Die für mich hier grundlegende Frage ist: Wie werden Belege gesucht? Was für Suchkriterien werden hier zu Grunde gelegt?

 

Ich persönlich suche Belege über die Finanzbuchhaltung (Konto / Einzelbuchungen / Belegverknüpfung). Das kann ein Mandant auch, wenn man ihm die Auswertungen zur Verfügung stellt. 

Zudem stellen wir immer die Buchungsinformationen aus Rewe in DUO bereit (zurückschreiben). Somit kann in DUO nach Kontonummer, Geschäftspartner (-name), Betrag, Rechnungsnummer, Datum, etc. gesucht werden. 

 

--> Worin würde mich also eine "Klickerei" durch Ordnerstrukturen unterstützen?

--> Wie stellt sich dann auch die Buchungserfassung dar? Für jeden Belegkreis im Belege buchen die Ablage ändern (zusätzliche Mausklicks, kann vergessen werden, etc.).

 

Ich persönlich: Ablage nur und ausschließlich in dem "Standardregister" pro Buchführungsjahr. Punkt.

 

Keep it simple.

 

Beste Grüße
Christian Ockenfels

andrereissig
Allwissender
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Nachricht 3 von 26
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@chrisocki  schrieb:

 

Ich persönlich: Ablage nur und ausschließlich in dem "Standardregister" pro Buchführungsjahr. Punkt.


Genauso hier.

Live long and prosper!
metalposaunist
Unerreicht
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Nachricht 4 von 26
954 Mal angesehen

@chrisocki schrieb:

Ich persönlich: Ablage nur und ausschließlich in dem "Standardregister" pro Buchführungsjahr. Punkt.


Hier auch. Außer es sind so viele Belege, wo noch Ordner nach Monaten Sinn machen. Da ja nur 5000 Belege max. dargestellt werden können, kann das pro Jahr schon mal eng werden. 

#EmpoweringPeopleInTechnology – Daniel Bohle
www.metalposaunist.de
tu_heggi
Fachmann
Offline Online
Nachricht 5 von 26
931 Mal angesehen

Keep it simple.

 


Daher die (externe) Frage nach Erfahrungswerten 😉👍

 

Wenn man könnte würde ich hier eine Umfrage starten ob "individuell" oder im " Auslieferungszustand" abgelegt wird😑 

vogtsburger
Allwissender
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Nachricht 6 von 26
930 Mal angesehen

 


@chrisocki  schrieb:

@tu_heggi schrieb: Die Frage in die Runde: eigene Ordner anlegen, wenn ja welche?


[...]

Ich persönlich: Ablage nur und ausschließlich in dem "Standardregister" pro Buchführungsjahr. Punkt.

[...]



Ich persönlich: ... mag eigentlich Ordnerstrukturen, dann habe ich schonmal eine Filterung und muss nicht zwangsläufig in die "erweiterte Suche"

 

das Tool "ISWL_Beleg2Buchung" legt von sich aus und automatisch eine Ablagestruktur an und erweitert sie monatlich mit jedem Upload

... das gefällt mir gut

 

Ich habe auch schon selbst experimentiert und konnte mit Hilfe einer eigenen XML-Datei eine eigene Ordnerstruktur aufbauen

 

... das war aber 'nur zum Spaß', um die technischen Möglichkeiten auszuloten

 

Die Mitarbeiter(innen): ... legen die Klamotten (die Belege) dort ab, wo es ihnen gefällt 😉

... in der Regel im "Standardregister" pro Buchführungsjahr.

... aber es gibt auch Mitarbeiter(innen), die alles in eine große 'Bananenkiste' schmeißen, jahresübergreifend

 

Die Mitarbeiter(innen) arbeiten selten direkt mit der Belegablage in DUO ... (im Gegensatz zu mir)

... "wie es Euch gefällt"  (nach Shakespeare, 1599)

... REWE hat jedenfalls keine Probleme, die Belege zu finden, egal wo sie abgelegt sind 

... dank der GUIDs

 

... man muss den TAG "STURKTUR" im Ausgangsbeitrag ja nicht so wörtlich nehmen 😎

Viele Grüße, M. Vogtsburger
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"Ein Teil dieser Antworten würde die Bevölkerung verunsichern"
chrisocki
Experte
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Nachricht 7 von 26
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@metalposaunist  schrieb:

Hier auch. Außer es sind so viele Belege, wo noch Ordner nach Monaten Sinn machen. Da ja nur 5000 Belege max. dargestellt werden können, kann das pro Jahr schon mal eng werden. 


Gerade dann würde ich Belege immer über andere Wege suchen. Selbst wenn ein Ordner "nur" 100 Belege beinhaltet, wäre es mir einfach zu müßig.

 

Und meines Erachtens ergibt sich doch die Suche nach einem Beleg nur, wenn es eine fragliche Position auf einem Sachkonto gibt. Und dann bin ich mit einem Klick auf die Belegverknüpfung einfach schneller... 

 

 

@vogtsburger schrieb: legen die Klamotten (die Belege) dort ab, wo es ihnen gefällt 

Wenn es in einer Kanzlei unterschiedliche Ablagestrategien gibt, sollte man mal die Kanzleiprozesse anpassen... 

Wie schon @metalposaunist schrieb: IT braucht klare Standardprozesse. Und die Ablage sollte ein Standardprozess sein, der einheitlich geregelt und gelebt wird.

 

Das war auch meist bei den beliebten Pendelordnern so. Da hat man dem Mandanten eine Struktur vorgegeben um zu verhindern, dass man einen "Schuhkarton" monatlich bekommt. 

 

Aber: Jeder wie er mag und kann.

 

Beste Grüße
Christian Ockenfels

metalposaunist
Unerreicht
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Nachricht 8 von 26
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@chrisocki schrieb:

Gerade dann würde ich Belege immer über andere Wege suchen. Selbst wenn ein Ordner "nur" 100 Belege beinhaltet, wäre es mir einfach zu müßig.


Stimmt. Allerdings hat @tu_heggi auch die fehlende OCR Volltextsuche angegeben. Dann muss man danach suchen, was uns DATEV bereitstellt. 

 

BTW: Wird das eigentlich mit der E-Rechnung anders, wenn in der XML der Positionstext maschinenlesbar steht? 🤔

#EmpoweringPeopleInTechnology – Daniel Bohle
www.metalposaunist.de
chrisocki
Experte
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Nachricht 9 von 26
893 Mal angesehen

@metalposaunist schrieb: Stimmt. Allerdings hat @tu_heggi auch die fehlende OCR Volltextsuche angegeben. Dann muss man danach suchen, was uns DATEV bereitstellt. 


Ok, aber was hat ein Beleg ohne Buchungsinformationen in der Ablage zu suchen?

 

Die sollten doch besser im Posteingang liegen und verbucht werden... ASAP... 

 


BTW: Wird das eigentlich mit der E-Rechnung anders, wenn in der XML der Positionstext maschinenlesbar steht? 


 Bei den heutigen ZUGFeRD werden doch die XML Dateien doch auch schon ausgewertet und als verifizierte Werte schon vor belegt. Bei einer OCR werden die Werte immer als unsicher gesetzt und somit nicht als Suchwerte gegeben.

 

Ab E-Rechnung haben wir per Definition immer eine XML-Datei.

 

Mal von den Barbelegen unter 250€ abgesehen und bei den Lieferanten die versuchen die Übergangsfristen auszureizen... 

 

Beste Grüße
Christian Ockenfels

tu_heggi
Fachmann
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Nachricht 10 von 26
886 Mal angesehen

 

BTW: Wird das eigentlich mit der E-Rechnung anders, wenn in der XML der Positionstext maschinenlesbar steht? 🤔


Ich versteh die Frage so: Kann man auch ohne "richtige" Volltextsuche anhand der verbuchten .xml Datei in DUO suchen und nicht nur in den zurückgeschriebenen Buchungsinformationen.

 

Richtig verstanden?

lukasklein
Fortgeschrittener
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Nachricht 11 von 26
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Hallo @tu_heggi ,

 

ich finde die Frage gut und beteilige mich gerne! Auch wir nutzen in DUO keine großen Ablagestrukturen abgesehen vom Standartregister.


Ich halte die Belegtypen beim Suchen für wichtig. Ich lege immer eine für "Kreditkarten" (falls vorhanden) und für "Rueckfragen" an.  Die Rückfragen-Kategorie nutze ich für die Belege, die möglicherweise eine falsche Anschrift, schlecht gescannt oder sonst was sind.

Am Ende der Buchhaltung filtere ich für den Monat einfach nach Rückfragen und schicke dem Mandanten entweder genau diese Belege per Mail oder weise darauf hin, dass er bitte nach Rückfragen filtern und sich diese Belege ansehen soll. Per Mail senden ist natürlich der schlechtere Weg von beiden. Die Rückfragen-Kategorie hat aus meiner Sicht den Vorteil, dass man eine single source of truth hat an der sich der Mandant orientiert. Nachteil ist, dass man diese Kategorie auch pflegen muss. Kommt der neue Beleg oder die Info zum Beleg "was damit ist", muss der alte gelöscht bzw. verschoben und ggf. gebucht werden.

 

Aber auch die Kollaboration mit Mandanten soll ja mit der Kanzleibox besser werden #believe.  

 

Ich glaube der größte Anreiz für Ihre gute Idee ist der, dass die Suche nach Belegen schlicht furchtbar ist. Ich denke hier jetzt mal laut:

Ich entschuldige mich für die nun massenhaft auftauchenden Anführungszeichen, aber Sie werden verstehen was ich meine. DUO "funktioniert" aus meiner Sicht am "besten" wenn man dem "roten Faden" der DATEV bei der Bearbeitung folgt. Wenn die Belege für eine Periode abschließend hochgeladen werden, sollten diese markiert und bearbeitet werden. Dazu gehört die Vorerfassung mit Geschäftspartner, Datum, Betrag und Rechnungsnummer sowie ggf. weitere Felder wie Notiz. Würde man das so machen hätte man auch mehr Freude an der Suche in DUO. Ich gebe jedoch sofort zu, dass das a) nicht für alle Mandanten möglich ist und b) schlicht nervig ist. Ich möchte aber zumindest das kleine Gegenargument anbringen, dass bei einer schlechten Bearbeitung in DUO niemand Freude an der Buchhaltung hat. Nicht der Sachbearbeiter und nicht der Mandant. Somit könnte es den Mehraufwand wert sein (wenn der Mandant das macht)

 

Ich bin gespannt was die anderen so schreiben. Dinge mal grundsätzlich zu hinterfragen und Erfahrungen auszutauschen ist aus meiner Sicht der einzige Weg.

 

Beste Grüße!

metalposaunist
Unerreicht
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Nachricht 12 von 26
883 Mal angesehen

@chrisocki schrieb:

Ok, aber was hat ein Beleg ohne Buchungsinformationen in der Ablage zu suchen?


Aber nach dem Buchungstext kann man doch nicht suchen, oder? Zumindest nicht, wenn man DUO standard nutzt und nur alle Belege hochlädt. 

 

Beispiel Beleg von der Tankstelle. Ich kann nicht nach dem Kraftstoff Super oder der Tankstation suchen, die auf dem Beleg beides ausgewiesen wird. Hier muss nach Geschäftspartner, Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer oder Rechnungsdatum suchen. 

 

Und wenn zwar in der XML Datei dann Super drin steht und DATEV daraus eine virtuelle Rechnung zur Ansicht macht aber man nach diesen Informationen nach dem Upload nicht mehr suchen kann, ist ja auch blöd, oder nicht? 

#EmpoweringPeopleInTechnology – Daniel Bohle
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vogtsburger
Allwissender
Offline Online
Nachricht 13 von 26
873 Mal angesehen

@chrisocki  schrieb:

@vogtsburger schrieb: legen die Klamotten (die Belege) dort ab, wo es ihnen gefällt 

[...]

Wenn es in einer Kanzlei unterschiedliche Ablagestrategien gibt, sollte man mal die Kanzleiprozesse anpassen... 

Wie schon @metalposaunist schrieb: IT braucht klare Standardprozesse. Und die Ablage sollte ein Standardprozess sein, der einheitlich geregelt und gelebt wird.

[...]

Aber: Jeder wie er mag und kann.

[...]


.... um in DUO und in dessen Belegablage alle Mitwirkenden ('Kollaborateure') 'auf Linie' und 'in den Gleichschritt' zu bringen, müsste man die Kanzlei zum Kasernenhof machen und die Mitarbeiter und Mandanten 'drillen'

 

... aber wozu ?

... wenn es der Software (REWE) egal ist, kann ich zwar Empfehlungen aussprechen, muss aber nicht bei jedem Mitarbeiter und Mandanten kontrollieren, ob er immer 'alle Bleistifte rechtwinklig zur Tischkante' ablegt 😎

... diesen Zeitaufwand nutze ich lieber an anderer Stelle

 

Im Übrigen sollte eigentlich die Software die feste Struktur automatisch vorgeben und nicht jedem Anwender die Freiheit lassen, Klamotten (Belege) überall dort abzulegen, wo es einem gerade gefällt

 

Viele Grüße, M. Vogtsburger
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tu_heggi
Fachmann
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Aber auch die Kollaboration mit Mandanten soll ja mit der Kanzleibox besser werden #believe.  

Pilotieren Sie? 😉

 

Bisher sind ja gefühlt 0 Infos in den Datev Veranstaltungen etc. nach außen gedrungen

0 Kudos
lukasklein
Fortgeschrittener
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Nein, wir pilotieren nicht. Dafür sind wir auch fairerweise nicht gut genug ausgerüstet. Aber ich lese viel in der Community oder in diversen Whatsapp-Gruppen. 

 

Etwas sinnvolles kann ich dazu also leider nicht beitragen 😄

chrisocki
Experte
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@metalposaunist schrieb: Aber nach dem Buchungstext kann man doch nicht suchen, oder? Zumindest nicht, wenn man DUO standard nutzt und nur alle Belege hochlädt. 


Hmm.. Buchungstexte sind wieder so "Benutzerinidviduell"... Das es "Buchungstextkonstanten" gibt, ist den meisten Buchhaltern gar nicht bekannt... 

 


Beispiel Beleg von der Tankstelle. Ich kann nicht nach dem Kraftstoff Super oder der Tankstation suchen, die auf dem Beleg beides ausgewiesen wird. Hier muss nach Geschäftspartner, Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer oder Rechnungsdatum suchen. 


Selbst bei einer XML-Datei müsstest Du ja erst einmal definieren, welche Rechnungsposition/Artikelposition/Artikelbezeichnung in den Buchungstext laufen soll und muss. Und dann müssten sich alle Lieferanten auch daran halten.

Lt. UStG sollte "Es ist die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände anzugeben." gegeben sein. Die Realität sieht aber anders aus.

 

Und was soll passieren, wenn auf einer Rechnung 200 Positionen mit jeweils 50Cent angeben sind? 200 Buchungen mit den Buchungstexten für eine Rechnung bauen?

 

Ich denke mal, dass hier die XML mit den Datensätzen nie wirklich weiterhelfen kann.

 


Und wenn zwar in der XML Datei dann Super drin steht und DATEV daraus eine virtuelle Rechnung zur Ansicht macht aber man nach diesen Informationen nach dem Upload nicht mehr suchen kann, ist ja auch blöd, oder nicht? 


Wie gesagt, wird die XML-Datei kein Allheilmittel darstellen.

 

Und DATEV tut meines Erachtens gut daran, aus der XML nur die Informationen zu ziehen, die tatsächlich für die reine Buchungserfassung notwendig sind (Endbetrag, USt-Schlüssel --> Aufteilung, Rg.Nummer, etc.). Also nur die Werte, die in der Buchungszeile zu finden sind (Stammdaten auch gern, wenn Geschäftspartner neu angelegt wird). 

Buchungstext ist dann schon, wie geschrieben, höchst individuell... 

- die Einen schreiben Romane

- die Anderen gar nichts

- Schreibfehler wegen fehlender Konstanten

- u.s.w.

 

Beste Grüße
Christian Ockenfels

chrisocki
Experte
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@vogtsburger schrieb: .... um in DUO und in dessen Belegablage alle Mitwirkenden ('Kollaborateure') 'auf Linie' und 'in den Gleichschritt' zu bringen, müsste man die Kanzlei zum Kasernenhof machen und die Mitarbeiter und Mandanten 'drillen'


Nennt sich schlicht und ergreifend: Kanzleiführung.

 


... aber wozu ?

... wenn es der Software (REWE) egal ist, kann ich zwar Empfehlungen aussprechen, muss aber nicht bei jedem Mitarbeiter und Mandanten kontrollieren, 


Doch sollte man, das gehört zu den Aufgaben des Management. Ansonsten herrscht Chaos. Und im Falle von Vertretung bricht dann Anarchie aus.. 

 


Im Übrigen sollte eigentlich die Software die feste Struktur automatisch vorgeben und nicht jedem Anwender die Freiheit lassen, Klamotten (Belege) überall dort abzulegen, wo es einem gerade gefällt


Ich höre jetzt schon den Aufschrei, wenn DATEV die Möglichkeit zu individuellen Ordnerstruktur weg nimmt.

So dicke Gehörschützer kann ich gar nicht tragen...

 

 

Aber nochmal: Jeder wie er mag. Ich bin hier der Letzte, der irgendwem irgendwelche Vorgaben macht. Gefallen muss es mir dennoch nicht.

 

Beste Grüße
Christian Ockenfels

 

metalposaunist
Unerreicht
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@tu_heggi schrieb:

Pilotieren Sie? 😉


Alle Pilotplätze waren schon zum Demo Event "ausverkauft". Beim Demo Event waren wir wenig begeistert und neben mir haben sehr viele noch sehr viele Wünsche gehabt. DATEV sagt zum Start: MVP und man will asap nachliefern. Ich habe ein bisschen gestachelt und die Aussage mit vielem vergleichen: 

 

  • DATEV Personaldaten Stammdatenerfassung: unvollständig
  • DATEVnet Administration v2: unvollständig
  • FZo: unvollständig
  • DATEV Onboarding: unvollständig
  • Belegfreigabe online: unvollständig

 

Wer noch dran glaubt, dass DATEV hier asap Fortschritte macht und eine wichtige Funktion wie die elektronische Signatur einbaut: Euer Glaube in Gottes Ohr 😄

 

Zumal: Es gibt schon etliche Plattformen: 5F, kanzlei.land, KanzleiDrive, taxflow, ... Warum muss DATEV das wieder nachbauen und Zeit drin versenken? Zumal KanzleiDrive sogar QES kann und man damit auch den JA darüber abbilden kann. Und: Das ist vom Onboarding bis zur Nutzung 1 Portal. DATEV hat ja 785678576567 Portale. 

 


@tu_heggi schrieb:

Bisher sind ja gefühlt 0 Infos in den Datev Veranstaltungen etc. nach außen gedrungen


Kommt drauf an, was Euer Ziel ist. Willst Du nur die E-Mail ersetzen und ein paar Aufgaben austauschen: alright. Für größere Anforderungen würde ich ins Ökosystem schauen. 

#EmpoweringPeopleInTechnology – Daniel Bohle
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tu_heggi
Fachmann
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OK - besten Dank erstmal für die Rückmeldungen und Eindrücke.

 

Ich hätte eine weitere Quizfrage:

 

Wo ladet Ihr die Abschlussbelege hoch?

 

a) auch in DUO + Heftung an JA-Buchung damit es nur eine Datenquelle gibt

b) im eigenen DMS und dann auch als digitaler Beleg verknüpft (Mandant oder ggfs. anderer Berater soll Belege nicht sehen)

c) in DUO oder DMS aber ohne Verknüpfung zur JA-Buchung - ggfs. Buchungstext "Verweis auf DMS XXXX"

 

Danke euch!

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tu_heggi
Fachmann
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Wir machen bei DUO Mandanten Variante A (Verträge zusätzlich in unser DMS)

und bei welchen ohne Variante b (DMS mit Buchungsverknüpfung)

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lukasklein
Fortgeschrittener
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Hallo @tu_heggi ,

 

wir führen die Abschluss-Papiere in Excel.

 

Abschlussbuchungen, die sich auf Belege in DUO beziehen, werden in ReWe verknüpft. Wenn wir Belege in der DokOrg haben, erstellen wir zu diesen Belegen eine Verknüpfung im Abschlusspapier in Excel. Dauersachverhalte wie bspw. Mietverträge verknüpfen wir zusätzlich mit der Konto-Notiz in ReWe, da die Notiz bei der Jahresübernahme mitgeschleppt wird.  

 

Bei einigen wenigen Mandaten wird der Jahresabschluss sowie Steuererklärung als PDF noch in DUO hochgeladen und dort in einem gesonderten Register abgelegt. Dies aber auch nur, weil die Mandanten das ausdrücklich so wünschen und verschlüsselter Mail-Kommunikation nicht trauen. 

 

Grüße

martinkolberg
Experte
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Ich würde die Fragestellung auch auf die Belegtypen erweitern.
Gene nutze ich bei vom Mandanten gescannten Belegen folgende Belegtypen:
- Duplikat (also nicht gebucht, aber ich möchte diese Dokumente nicht löschen)

- NULL- Rechnung (Leider läßt DATEV das Verbuchen dieser Belege nicht zu)
- Lieferscheine 

- Zahlungsavise

- Kontoauszüge (PFD- Dateien der Kontoauszüge, Kreditkarten, usw.) 
- usw. usw.

 

Die UO- Ordnerstruktur nutze ich nicht, da ich immer global filtere.

martinkolberg
Experte
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Extrem ärgerlich empfinde ich, daß dich in REWE der Ablageordner bei jahresübergreifendem Buchen sehr unstet verhält.

Man bucht in 2024 und alles ist OK.
Kurz wechseln nach 2023, um Altbelege nachzubuchen. Ablageort reparieren!
Zurück nach 2024 und weiter buchen. 
-> Belege landen in 2023, je nachdem, ob ich eine 2. Instanz von Rewe offen hatte, oder nur das Jahr wechselte, was ja wegen der OPOS- Übergabe durchaus Sinn macht. -> Ablagechaos, auch weil die Ablageorte des Mandanten wohl Mitarbeiterspezifisch gespeichert werden.

Wenn ich wenige Belege im Rahmen der JA- Arbeiten nachbuche, dann müßte ich jedes Mal die Ablage- Logik nachbauen. So... Hauptsache weg 😉
.

tu_heggi
Fachmann
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Nachricht 24 von 26
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@martinkolberg  schrieb:

Extrem ärgerlich empfinde ich, daß dich in REWE der Ablageordner bei jahresübergreifendem Buchen sehr unstet verhält.

Man bucht in 2024 und alles ist OK.
Kurz wechseln nach 2023, um Altbelege nachzubuchen. Ablageort reparieren!
Zurück nach 2024 und weiter buchen. 
-> Belege landen in 2023, je nachdem, ob ich eine 2. Instanz von Rewe offen hatte, oder nur das Jahr wechselte, was ja wegen der OPOS- Übergabe durchaus Sinn macht. -> Ablagechaos, auch weil die Ablageorte des Mandanten wohl Mitarbeiterspezifisch gespeichert werden.

Wenn ich wenige Belege im Rahmen der JA- Arbeiten nachbuche, dann müßte ich jedes Mal die Ablage- Logik nachbauen. So... Hauptsache weg 😉
.


Ja das stimmt. 

Z.B. denken die wenigsten beim Jahreswechsel daran den Ablageort bei den Kassenbelegen und in Belege erweitert anzupassen. 

Zumindest bei der Kasse kenne ich niemanden der es umstellt - Hinweise hin oder her

 

Ordnung zu halten ist schwierig - denken wir mal an eine Verfahrensdokumentation und die Speicherorte passen alle nicht bzw. sind nicht sauber getrennt / gepflegt.....

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rschoepe
Experte
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@martinkolberg  schrieb:

Extrem ärgerlich empfinde ich, daß dich in REWE der Ablageordner bei jahresübergreifendem Buchen sehr unstet verhält.


Das hängt auch davon ab, ob du für den Jahresordner eine Gültigkeit eingestellt hast. Wenn z.B. der Ordner für 2023 nur vom 1.1.23 bis 31.12.23 "gültig" ist, kannst du keine 24er-Belege dahin verschieben. Aber das lässt sich natürlich wieder einmal nur in DUO einstellen, nicht direkt aus KaReWe …

 

Wir haben jeweils Ordner für das Jahr mit Registern für Monat/Quartal/Jahr (je nachdem, wie die Buchführung erstellt wird). Für Ordner und Monatsregister nehme ich einfach die Benennung, die KaReWe mir vorschlägt. Dazu noch ein Register "Nachbuchungen", wenn sich nach Abschluss der Dezember-Fibu noch Sachen ergeben, die ins alte Jahr gehören.

Bei Ordnern für die Belegtypen sehe ich ehrlich gesagt den Sinn nicht so recht, das geht doch schon über die Filter.

deusex
Allwissender
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Ich persönlich: Ablage nur und ausschließlich in dem "Standardregister" pro Buchführungsjahr. Punkt.

Reduce to the max ! Schließe mich dem an.

 

Nach diversen, früheren Strukturversuchen, bin auch ich wieder ins Standardregister für ein Jahr zurück.

Für meine Begriffe, ist diese Variante,  auf Grund der Filter- und Suchmöglichkeiten, die effizienteste.

 

Ein Mandant hatte mal "gewildert" und sich "einen Wolf" strukturiert; für jede Kasse ein einzelnes Register, für Kreditkarten und das Ganze noch monatlich unterteilt.

Er kam dann auch zur Erkenntnis, dass man nicht alles tun muss, nur weil es möglich ist und kehrte zur einfachsten Variante zurück.

 

Ideal wäre bei jahresübergreifendem Buchen eine Zuordnung des Beleges in das richtige Standard-Register-Jahr an Hand des Belegdatums.

 

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letzte Antwort am 17.07.2024 11:08:49 von deusex
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