Zip-Datei mit Belegen zu groß

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Hallo an die Fachleute,

ich habe ein Problem mit der zip-Datei, in der sich die Ausgangsrechnungen meines Mandanten befinden.

Per Belegtransfer in UO einlesen, in ReWe buchen, alles kein Problem.

Allerdings hat die Datei bei 33 Rechnungen 34 MB, also durchschnittlich 1 MB pro Rechnung. Der Programmierer des Mandantenprogrammes (Das Programm - ein Programm für Handwerker), ist sehr unkooperativ (oder ich bin zu blöd).

Seine Antwort war, die darin enthaltenen pdf-Dateien sind nicht zu verkleinern, da der Mandanten schöne große bunte Rechnungen möchte und diese würden dann festgeschrieben vor dem Export. Somit ist die Größe nicht reduzierbar. 

Mein Vorschlag, die bunte Unterlage drucken zu lassen und nur den Inhalt zu drucken, wurde wie folgt kommentiert:

dann haben wir aber keine digital vollständige Version der Rechnungen. Wir haben zwar PDFs gespeichert und Platz gespart, aber das digitale Rechnungsdokument lässt nicht erkennen wer die Rechnung stellt. 

Zumal die Kunden mehr und mehr eine digitale Version der Rechnung benötigen. Wir haben zum Beispiel das ZUGFeRD Protokoll unterstützt in dem die Metadaten der Rechnung mit im Dokument sind. 

Weiterhin ist es unsere strategische Ausrichtung das papierlose Büro zu ermöglichen. 

Wenn mir jetzt einer von Euch sagt, dass das stimmt, gebe ich auf, aber noch kann ich das nicht glauben...

Ganz viele Grüße

Tanja Panning

Titel durch @Dirk_Jendritzki angepasst

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Es wird um irgendwelche Grafiken in den Rechnungen gehen, die der Unternehmer eingebunden haben möchte.

Der UN soll dem Programmierer die Grafiken als Vektorgrafiken liefern (muss er sich vermutlich von seinem Grafiker geben lasse, wenn der denn hoffentlich den Unterschied kennt...) und einbinden lassen. Dann wird die Dateigröße merklich schrumpfen.

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@panning schrieb:

Somit ist die Größe nicht reduzierbar. 

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Dann frage ich mich technisch, wie das die Telekom hinbekommt. Meine private Handyrechnung mit 3 Seiten in Telekom Magenta und anderen Farben (blau, grau): 80KB PDF! Macht ca. 26KB pro Seite und damit 39x mal kleiner. 

Viellicht ist ja @cwes Vorschlag schon eine Idee. Wenn der Programmierer sich dem denn annehmen möchte 😄.  

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@panning schrieb:

Mein Vorschlag, die bunte Unterlage drucken zu lassen und nur den Inhalt zu drucken

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Dem ist so. Laut GoBD muss die Rechnung wie sie aus dem System kommt bzw. so, wie man Sie als PDF erhält archiviert werden. Ergo müssten auch alle Kunden die große Rechnung so wie sie ist archivieren. Beim Exchange Online, wo im Archiv es unbegrenzten Speicherplatz von Microsoft gibt, wohl egal aber das wird nicht das Gro der Kunden haben. Geschweige eine E-Mail Archivierung. Druckt man sie oder macht etwas anderes damit, ist es nicht mehr die Originalrechnung. Da hat er Recht. 

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@panning schrieb:

Wir haben zum Beispiel das ZUGFeRD Protokoll unterstützt in dem die Metadaten der Rechnung mit im Dokument sind. 

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Macht DATEV auch. Wenn man damit die Größe reduzieren kann?! Vielleicht mal die eigene DATEV Rechnung als PDF zum Vergleich schnappen. Da wird ja zumindest das DATEV Logo grün sein, oder? 

Blöd ist in dem Fall nur, wenn der Bestand unter der Kanzleiberaternummer liegt, dass der 1 Mandant sich jede Menge Volumen vom myDATEV Dokumentenspeichervolumen abzwackt und damit dann die Freigrenze schneller erreicht ist und die Kanzlei am Ende für alle Mandate mehr zahlt. 

Da würde ich den Mandanten drauf aufmerksam machen und ggf. den Bestand auf seine eigene Beraternummer auslagern, damit er die Kosten ggf. mehr zahlt. 

Oder wie machen das andere Community User? Wie geht man mit so einem Fall am besten um? 

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@panning  schrieb:

ich habe ein Problem mit der zip-Datei, in der sich die Ausgangsrechnungen meines Mandanten befinden.

Per Belegtransfer in UO einlesen, in ReWe buchen, alles kein Problem.

Allerdings hat die Datei bei 33 Rechnungen 34 MB, also durchschnittlich 1 MB pro Rechnung. Der Programmierer des Mandantenprogrammes (Das Programm - ein Programm für Handwerker), ist sehr unkooperativ (oder ich bin zu blöd).

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"ich habe ein Problem mit der zip-Datei"

Wo liegt denn das Problem mit der zip-Datei? Weil einzelne PDF-Dokumente im Speicher zu groß sind, stellt dies ja kein technisches Problem dar.

Wenn es um Kosten für Belege online / Datenvolumen der Kanzlei geht, würde ich dies mit dem Mandanten individuell aushandeln und in GB-Schritte o.ä. abrechnen, damit nicht die Kanzlei auf den DATEV-Kosten sitzen bleibt ;-). 

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Mit ein wenig Geschick kann Jeder eine Grafik auf eine erträgliche Dateigröße schrumpfen.
GIF- Format, oder JPG mit "niedriger Qualität und reduzierter Farbtiefe". Da sieht man beim Druck nichts. 

Nachträglich die PDF zu schrumpfen ist ein Problem.

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@panning  schrieb:

Seine Antwort war, die darin enthaltenen pdf-Dateien sind nicht zu verkleinern, da der Mandanten schöne große bunte Rechnungen möchte und diese würden dann festgeschrieben vor dem Export. Somit ist die Größe nicht reduzierbar. 

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Wenn in diesem Falle DUO nicht als Archiv für die Rechnungen verkauft wurde würde ich die pdf`s im Batch durch einen Konverter jagen und nach s/w 200 dpi wandeln und dann hochladen.

[#7 · Accepted solution]

Nur daß diese PDF in der speziellen ZIP- Datei liegen und verbleiben müssen.
Natürlich kann man die Dateien auch in dieser Zip- Datei unter Beibehaltung der Daten, wie Erstelldatum, usw. schrumpfen, aber es gibt nur sehr wenige Fachleute, die dem einfachen Buchhalter einen "Klick" auf den Desktop bringen, den er nur anklicken muß, um den Inhalt der nach UO zu schiebenden ZIP- Datei automatisch zu schrumpfen.
Da sollte der Admin lieber schauen, daß die Grafik nicht mehr Speicher frißt, als unbedingt notwendig.
Könnte natürlich sein, daß der Unternehmer bei per e- mail zugesendeten Rechnungen ein animiertes Gif auf der Rechnung haben möchte, welches zu einem Lied tanzt.

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Falls es jemanden interessiert....mein Mandant ist inzwischen so genervt, dass er lieber die Speichergebühren der Datev bezahlen möchte als das Programm zu wechseln. So schließe ich das jetzt ab.

Vielen Dank an Alle, die sich echt so toll bemüht haben. 

Ich nehme jetzt einfach das letzte als Lösung, um den chat zu schließen

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@panning schrieb:

... (Das Programm - ein Programm für Handwerker) ...

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... übrigens, der Thread wird nicht durch eine "Lösung" geschlossen.

... es könnte auch noch der eine oder andere Beitrag 'nachtröpfeln' 🙂

... Sie könnten ja den Hersteller der Software nennen.

Software-Hersteller sind ja normalerweise stark daran interessiert, dass sie erwähnt  werden😉

... außerdem hat jede Kanzlei auch diverse Handwerker als Mandanten

... und das Argument "Der Kunde will schöne, bunte, große Bilder im Rechnungsbeleg" zeugt davon, dass er sich keine Gedanken über das Speichervolumen macht.

Vielleicht verwendet der Software-Hersteller ja z.B. Hintergrund-Grafiken im DIN A4-Format oder Wasserzeichen, oder sonstigen 'Schnickschnack'.

Die Profis unter den Software-Herstellern haben keine Probleme damit, rel. kleine PDF-Dateien zu generieren.

Z.B. haben viele Schulungsunterlagen oder Kataloge Hunderte von Seiten, viele, viele bunte und hochauflösende Fotos oder Bilder und 'verbraten' trotzdem nur wenige MBs.

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Das Programm wurde bereits benannt: 

Vom Handwerk fürs Handwerk: Das Programm (das-programm.io)

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wow, danke @bodensee ,

... hatte nicht damit gerechnet, dass das Programm sooooo 'sprechend' benannt ist 😄

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Macht DATEV auch. Wenn man damit die Größe reduzieren kann?! Vielleicht mal die eigene DATEV Rechnung als PDF zum Vergleich schnappen. Da wird ja zumindest das DATEV Logo grün sein, oder? 

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Datev Rechnung ist s/w zumindest bei mir wird von Datev direkt in UO eingespielt. Rechnung hat im Januar 33 Seiten und Volumen 117kb . 

Hab's jetzt gerade mal nachgesehen und dabei fiel mir auf. Als ich die Rechnung verbucht habe so um den 10.2 herum hatte die Rechnung noch 186 Seiten ca 150 Seiten strukturierte Daten, die sind jetzt im Viewer weg. 

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@panning  schrieb:

Falls es jemanden interessiert....mein Mandant ist inzwischen so genervt, dass er lieber die Speichergebühren der Datev bezahlen möchte als das Programm zu wechseln. So schließe ich das jetzt ab.

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@panning Letztlich ist der Kunde König und wenn er sich das so wünscht ist das ja auch i.O. Das Programm "das Programm" zu wechseln ist auch sicherlich nicht notwendig.

Es gibt jedoch u.U. einen Pferdefuß zu beachten: Wenn die Kanzlei MA sich darüber beschweren das die Buchhaltung dieses Mandanten wg. der "großen" Belege zäh in der Bearbeitung ist. Dann könnte die Suche nach einer Lösung wieder von vorne beginnen.

Letztlich sprechen wir hier über die technische Übertragungsmöglichkeit in der Kanzlei, (Internet) Geschwindigkeiten die man vor ein paar Jahren noch nicht für möglich gehalten hat sind mancherorts schon Standard. Aber halt noch nicht überall.

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@siro schrieb:

Letztlich sprechen wir hier über die technische Übertragungsmöglichkeit in der Kanzlei, (Internet) Geschwindigkeiten die man vor ein paar Jahren noch nicht für möglich gehalten hat sind mancherorts schon Standard.

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Wenn es nur daran liegen würde, wäre das ja toll aber DATEV im Allgemeinen ist in allen Online Anwendungen auch mit unserer 400Mbits Unity nicht so schnell, wie ich mir das wünschen würde. Ist mir die Tage echt oft aufgefallen, wenn man aktiv online mit DUO und dem Servicekontakt und Co. arbeitet: überall sieht man viel zu oft den Ladekringel und seien es nur 5 Sekunden. Schrecklich. Und nachher sagt die Webseite: DATEV Servicekontakt konnte nicht geladen werden 😠. Ich flipp aus! Wieder raus, wieder auf den SK, wieder Ladekringel ... 

Und: Sowohl im DATEVnet wie auch im DATEVasp und damit wohl auch der Nutzung von DATEVnet: Ich kann in beiden Szenarien erkennen, dass die Online Anwendungen noch lahmer sind bzw. nicht so reaktionsfreudig, als wenn man nur mit einem "normalen" Internetanschluss ins DUO geht ... in beiden Fällen duo.datev.de und bis man die Auswahl vom Anmeldekriterium hat 😲 ...  

Aber auch das hatten wir schon oft gesagt, dass das so nicht geht und wir uns zackzack wünschen, ohne große Ladezeiten. Und auch hier @Dirk_Jendritzki klicke ich auf mein Profil und meine Abos und man sieht: Browsertab arbeitet und arbeitet und arbeitet und irgendwann erscheinen sie dann. Auch die Community kann vom Feeling her deutlich flotter noch werden. Wie schnell im Vergleich dazu www.tagesschau.de ist inkl. uBlock Origin und Microsoft Edge 😲 klick, krass fertig geladen.