Verfahrensdokumentation bei digitalen Belegen in DUO nötig?

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auf einem Seminar kam die Frage auf, ob ich originär digitale Belege, die ich nach deren Eingang im Unternehmen direkt (und ja weil digital) in unveränderter Form in Unternehmen Online speichere, danach vernichten darf (also die Mail, mit der diese originär digitalen Belege kamen).

Es hieß, dass auch hier grundsätzlich eine Verfahrensdokumentation nötig sei. Ich bin der Meinung, dass es ja dann eigentlich die VD für Belegablage sein müsste, weil ja kein ersetzendes scannen vorliegt. Ich scanne nichts von Papier zu digital, sondern es ist ja schon digital. Die DATEV-Mitarbeiterin vertrat die Auffassung, dass diese VD nicht reicht, sondern eine CD zum ersetzenden scannen nötig ist.

in diesem Thread wurde das auch mal kurz angeschnitten, jedoch habe ich keine wirklich sichere Aussage gefunden.

Gibt es eine Muster-Verfahrensdokumentation für originär elektronische Belege?​

Wenn jemand also digitale Belege bekommt, die dann in DUO speichert, muss dann

1. noch eine VD gemacht werden?

und

2. welche?

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Die Finanzverwaltung wünscht sich eine Verfahrensdokumentation über alles, was sich in der Buchführung (und ihren Vor- und Nebensystemen) abspielt. Also auch über "wie kommen originär digitale Belege in Belege online".

Ein dem "ersetzenden Scannen" gleichzusetzender Vorgang liegt hier m.E. nicht vor, denn schließlich liegt nach dem Upload das Original unverändert in Belege online.  Dementsprechend braucht auch die E-Mail, mit der der Beleg kam, nicht aufgehoben zu werden (Funktion: Briefumschlag). Wieso Datev-Mitarbeiter hier einen tatsächlichen Vorteil von Belege online kaputtreden, ist mir unbegreiflich. Wahrscheinlich sind Vereinfachungen insgesamt in dieser Branche ein rotes Tuch.

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ich sehe das genauso. ich sage, dass eine VD zur Belegablage hier das geeigente mittel wäre, denn überall sonst wird ständig von "vernichtgun der PAPIER-Belege" geredet. ich habe keine Papierbelege und wie sie schon sagen, das original als datei in DUO. Dass ich aufschreibe, wie das da hinkommt sehe ich ein, aber mehr eigentlich nicht.

ich gehe davon aus, dass die MA der DATEV hier vielleicht etwas verwechselt hat mit ersetzendem scannen und belegablage

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Ein dem "ersetzenden Scannen" gleichzusetzender Vorgang liegt hier m.E. nicht vor, denn schließlich liegt nach dem Upload das Original unverändert in Belege online.

das ist so nicht korrekt. Wenn der Beleg in DUO Einzug findet, wird zusätzlich zur Originaldatei eine Hintergrundatei mit Protokoll und Zusatzinformationen(OCR-Erkennung, verbuchte Konten, bezahlt-Status etc.) angelegt und gepflegt. D.h. es entsteht ein neues Original(Medienbruch), das für die Finanzverwaltung die erste E-Mail mit Anhang ersetzen könnte. Daher ist es für Papier und elektronische Rechnungen notwendig den Weg ins DUO per Verfahren zu erläutern. Wenn dies geschehen ist, kann meiner Ansicht nach aber der "Briefumschlag" mit der ursprünglichen Datei (zumindest USt-erlich) entsorgt werden.

Fazit: ohne Verfahrensdokumentation müssen Sie beides, E-Mail und DUO-Bestand, vorhalten. Mit Verfahrensdokumentation ersetzendes Scannen nur DUO...

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aber wie soll ich eine VD ersetzendes scannen machen, wenn ich nicht ersetzend scanne? Ich lege doch m.E. nur Belege ab. Reicht dann nicht eine VD zur Belegablage?

DASS ich grundsätzlich eine VD brauche ist mir klar, aber es geht mehr darum, welche ich hier brauche. Niemand kann mir sagen, diese oder jene und wenn ja, warum. Ich finde auch selbst nicht so wirklich was in der VD für ersetzendes scannen, was ich darauf ummünzen lässt.

Naja, werde wohl nicht umhin kommen, doch noch mal tiefer in die GoBD einzusteigen

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1. ... zusätzlich zur Originaldatei eine Hintergrundatei ...

2. D.h. es entsteht ein neues Original

Wenn das Original unverändert aber zusammen mit der "Hintergrunddatei" (ich tippe bei der technischen Umsetzung mal eher auf Datenbank) gespeichert wird entsteht also ein neues Original. Hm. Mag jeder sich eigenverantwortlich seine Meinung drüber bilden.

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aber wie soll ich eine VD ersetzendes scannen machen, wenn ich nicht ersetzend scanne? Ich lege doch m.E. nur Belege ab. Reicht dann nicht eine VD zur Belegablage?

Korrekt: die VD zur Belegablage regelt die Handhabung der elektronischen Eingangspost und führt dazu, dass ein "ersetzender" digitaler Übertrag ins DUO ermöglicht wird. Für Papierbelege gibt es Extra die VD für ersetzendes Scannen...

Gut dass unsere Behörden so viel von Digitalisierung verstehen und von vernünftigen und praxisgerechten Gesetzen und Richtlinien hierzu...

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@DATEV:

können Sie hier Stellung beziehen, ob der Übertrag eines digitalen Belegs einen "Medienbruch" darstellt und dies aus rechtlicher Sicht nicht mehr das "Original" aus der ursprünglichen E-Mail darstellt?

Da gerade geplant wird, Belege direkt per E-Mail ins DUO übertragen zu können sollte dies ein günstiger Zeitpunkt sein das zu hinterfragen.

MfG

Tobias Ettl

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Hallo,

wird eine Rechnung als Anlage einer E-Mail empfangen, ist die Rechnungsdatei elektronisch aufzubewahren.

Die übertragene Rechnungsdatei nach Belege online ist das aufbewahrungspflichtige Original.

Sofern die E-Mail rein als Transportmittel dient und darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen enthält, fällt die E-Mail nicht unter die Aufbewahrungspflicht.

Ein schönes Wochenende

Silvija Radicek

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Moin Frau Radicek

Es wäre schön, wenn man sich darauf einigen könnte. Problem ist bloß, eine solche einfache PDF-Datei kann ich auch einfach fälschen. Ich bin ehrlich gesagt nicht fit, was ZugFerd angeht, vielleicht ist da bereits ein wirkungsvoller Schutz drin - und sei es nur nach EInschätzung der Rechtsprechung.. Ich persönlich würde mich vollständig sicher nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der PDF-Datei fühlen. Oder um zumindest dem "Augenschein" zu genügen, die Transportemail revisionssicher speichern. Denn die Transportemail erhöht schlicht den Aufwand für eine Fälschung.

Prinzipiell ist alles digitale fälschbar, es ist nur eine Frage des Aufwandes.

An dieser Stelle befürchte ich, werden die Finanzbehörden die Deutungshoheit für sich beanspruchen und auch durchsetzen. D.h., je mehr Daten man über Herkunft und Authentifizierung eines Beleges hat, desto besser.

Zugegeben ich bin Techniker und mag deshalb die GoBD vielleicht etwas anders lesen,  als von den Autoren gemeint ist, Vor allen wohl strikter. Aber mir scheint auch, dass die Finanzbehörden sich einer strikteren Betrachtungsweise anschließen, wenn es einer möglichen Schätzungsbefugnis hilft.

Dies gebe ich zu bedenken. Zumindest eine qualifiziert elektronische Signatur des Rechnungsausstellers sollte aber reichen, denn wozu sonst ist diese eingeführt worden?!

QJ

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wenn sie der meinung sind, dass man alles digitale fälschen kann, dann gibt es keinen geeigenten schutz davor. denn ALLES heißt ALLES.

mit geht es ja nicht darum, was man fälschen kann oder nicht. ich sehe dass im prinzip so, wie frau radicek. NUR: wenn ich das dann in DUO verschiebe, brauche ich dafür eine Verfahrensdokumentationn oder nicht? und wenn ja, welche? Das es sich um die originaldatei handelt, bin ich mir sicher.

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Hallo Herr Westphal,

anbei noch ein Schaubild, welches den Sachverhalt verdeutlichen könnte:

Das Schaubild ist aus einem älteren Workshop und meiner Meinung nach immer noch aktuell. Es ging hier insbesondere um die Betrachtung des Prozesses in DUO.

Fazit:

ZUGFeRD + VD = ausreichende Archivierung im DUO lt. gesetzlichen Vorgaben

PDF(etc.) + VD "ersetzendes" Scannen = ausreichende Archivierung im DUO lt. gesetzlichen Vorgaben

MfG

Tobias Ettl

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sorry, wenn ich das schaubild etwas hinterfrage, aber nach meinem verständnis muss ich auch bei zugferd einen "systemupload" machen, denn von selbst wandert die rechnung nicht nach DUO. also habe ich sowohl in der zugferd-rechnung als auch in der digitalen PDF nach meinem verständnis eine "originär digitale" rechnungsdatei, die sich nur im format unterscheidet.

zugferd lässt zu, dass die daten bei geeigneter software beim empfänger gleich entsprechend aufgedröselt werden kann. aber nach DUO kommt es im moment noch immer manuell oder per mail (jahresende).

warum soll also hier ein unterschied liegen? und wo ist der im schaubild angesprochene medienbruch, wenn ich eine digitale rechnung per PDF bekomme?

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Hallo Herr Ettl,

danke für das Schaubild. Überzeugt mich aber nicht. Auch heute dürften die meisten Zugferdrechnungen über den "Medienbruch" "Systemupload" in Belege online gelangen. (Konsequenz: Orignal aufbewahren, Orignal wird in Belege online aufbewahrt)

Das Schaubild beschränkt die VD auch nicht auf den oberen Prozess.

Bunte und unnütze Hintergrundgrafiken in Präsentationen begreife ich persönlich auch immer als besonders starke Warnung vor den Inhalten...

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sorry, wenn ich das schaubild etwas hinterfrage, aber nach meinem verständnis muss ich auch bei zugferd einen "systemupload" machen

Es gibt für DUO-Mandanten die Möglichkeit die Rechnung direkt in DUO zu integrieren

und wo ist der im schaubild angesprochene medienbruch, wenn ich eine digitale rechnung per PDF bekomme?

Der Medienbruch wird hier bei der OCR-Erkennung der PDF vermutet und bei der danach erfolgten Archivierung zum PDF-Dokument. Dieser Punkt lässt zusätzliche Informationen der Rechnung in PDF-Format maschinell auslesbar machen, die nur mit der PDF nicht auslesbar waren. Dies ist beim ZUGFeRD nicht der Fall. Die OCR-Erkennung findet beim ZUGFeRD-Format so nicht statt, da die zusätzlichen Information bereits mitgeliefert werden und die Erkennung der "Bilddatei" per OCR obsolet ist.

Wie cwes korrekt sagte, kann sich hierüber jeder selbst seine Meinung bilden. Ich gehe auch nicht davon aus, dass diese Details konkret in Frage gestellt werden von Prüfern etc., aber irgendeine Position sollte man im Vorfeld hierzu einnehmen und diese dokumentieren, sodass man eine gültige Aussage zum elektronischen Original gem. Beitrag 8 von silvijaradicek hat. In welcher VD dieser Sachverhalt in welcher Variante auch immer festgehalten ist, spielt aus meiner Sicht keine Rolle.

MfG

Tobias Ettl

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Hallo zusammen,

für die geordnete Belegablage, die ja insb. die Grundaufzeichnungsfunktion gewährleisten soll, ist eine Verfahrensdokumentation zielführend (Muster der AWV).

Viele Grüße aus Nürnberg

Silvija Radicek

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Arbeitet jemand mit dem Zusatzmodul der Abschlussprüfung Verfahrensdokumentation?

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Wenn ich mich nicht irre ist der Zeitpunkt der Kenntnisnahme nicht ganz irrelevant. --> Wenn ich Mail aus dem Dezember (geschäftsjahr = Kalenderjahr) habe dann ist es Vorrausetzung, dass täglich also auch bis 31.12. 23:59:59 der Zugang überwacht wird. Ansonsten kann ich auch bei täglichem Upload nicht unterstellen, dass die Mail stets irrelevant ist. Ja Haarspalterei aber....