Scan to mail per Scanner an DUO (Upload mail) als Alternative zu Scandinavier

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@chrisocki  schrieb:

Da der Belegtransfer nicht unbedingt ein "Dauerläufer" ist und gern mal abstürzt

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3x auf Holz klopf 😎. Echt so miese Erfahrung damit? Die Überwachung nutze ich seitdem ich Sendetermine verwalten gefunden habe nicht mehr. Die Windows-Aufgabe läuft top 👍!

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Jepp... In der Kanzlei wurden ca. 100 Ordner überwacht... das Teil kam öfters mal aus dem Tritt.. Nicht komplett, aber er reagierte nicht mehr..

Taskkill und Neustart... via Script... aber nach einem Neustart des KommServers ist dann mit dem PIN Essig... 

Taskkill wurde auch schonmal hier thematisiert...

Grüße

Chr.Ockenfels

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Hm, okay - auch als Windows-Aufgabe? Die Überwachung ist nicht so cool, gelinde gesagt. 

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@chrisocki  schrieb:

aber nach einem Neustart des KommServers ist dann mit dem PIN Essig... 

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Das stimmt. Wenn der aber gut läuft, muss der nur 1x im Monat mit Windows und DATEV Updates versorgt werden 😁. Stellt für mich daher nicht unbedingt ein Problem dar 😇.

Dann muss es doch aber am OS liegen, wenn bei mir alles läuft?! Aber können uns ja nochmal in dem passenden Thread zu unterhalten 😊.

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Ich weiß nicht ob und in wie weit Ihnen das Video weiter hilft?

https://www.youtube.com/watch?v=4FJggLWDSrk&t=101s

Ist von unserem Community Mitglied Andreas Hausmann.

Ich sehe das eigentliche Problem in der Bestätigungsmail. Viele Scanner können Mails senden aber eine Bestätigungsmail empfangen/weiterleiten an einen Rechteinhaber?

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@jjunker  schrieb:

Ich sehe das eigentliche Problem in der Bestätigungsmail. Viele Scanner können Mails senden aber eine Bestätigungsmail empfangen/weiterleiten an einen Rechteinhaber?

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Kann man ja per Regel einrichten, wenn eine E-Mail von DATEV mit Adresse xy kommt und an Absenderadresse MFP geschickt wird, dann BCC der Nachricht an jemanden mit SmartLogin. 

Nicht cool. Aber geht. 

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Sehr guter Hinweis! Merci!

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Wie wäre es mit dem Abschalten der Benachrichtigungen? 

Stammdaten | Upload Mail konfigurieren | Neben der Zeile der berechtigten Absender.

Grüße

Chr.Ockenfels

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Die Benachrichtigungsmails können wegen meiner auch als nicht zustellbar wieder an die DATEV gehen.

Wobei die Einstellung nur bei Fehler den Traffic schon massiv verkleinert.

Mein Kommentar bezog sich auf die Initialmail mit der Freischaltlink. Da ist die vom Herrn Bohle vorgeschlagene Lösung ein findiger Kniff.

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Einfach an einem PC in einem E-Mail Client zusätzlich die Daten des "Scanner-E-Mail Kontos" mit eingeben.

Dieses Konto mit im Auge haben/überwachen.

Datev sortiert auch gerne mal E-Mail welche z.B. über T-Online reintrudeln gerne via spamcop Liste aus (Ja, auch bei Upload Mail!). Dann bekommt man auch ein Unzustellbarkeitsbericht der nicht unbedingt am Scanner ausgewertet werden kann.

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Hallo,

schön das es auf Grund meiner Eingangsfrage zu einer so regen Diskussion gekommen ist. 😀

Ich glaube mittlerweile, daß der Einsatz scan to mail als Ersatz für Lösungen wie Scandinavier etc. wohl doch nicht das gelbe vom Ei ist, wegen den erwähnten Nachteilen (nur ein Anhang per E-Mail, Eine Datei pro Dokument etc.)

Wir werden aber den Einsatz über Upload Mail testen beim Einsatz der digitalen Personalakte, bei Mandanten ohne einen eigenen DUO Vertrag.

Ich denke ob die Ihre Email an den Mitarbeiter senden oder an eine als Kontakt eingespeicherte kryptische Datev Adresse ist dem Mandanten egal.

Es bleiben natürlich auch bei diesem Einsatzszenario die oben erwähnten Nachteile, aber hier fallen nicht täglich Unmengen von Dokumenten an. Ich denke wir versuchen es einfach und schauen ob es sinnvoll ist. ("Umsatz kommt von umsetzen" 😁)

Gruss

Timo Högemann

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Wir werden aber den Einsatz über Upload Mail testen beim Einsatz der digitalen Personalakte, bei Mandanten ohne einen eigenen DUO Vertrag. --> Dafür müsste der Mandant einem Rechteinhaber-> Ihnen den Bestätigungslink weiterleiten.

Ich bin mir nicht sicher aber ich denke damit würden Sie gegen die allgemeinen Geschäftsbedingen verstoßen?

Weitergabe an Dritte:

Zusätzlich müssten Sie für jeden Mandanten Belege online auf die eigene Beraternummer anlegen. Das wird zwar jetzt in der Staffelung billiger hat aber mit 3,5€ im Monat immer noch eine recht hohe Grundgebühr.

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@jjunker  Ich bin mir nicht sicher aber ich denke damit würden Sie gegen die allgemeinen Geschäftsbedingen verstoßen?

Das ist ein guter Hinweis. Muss ich natürlich vorher mit der DATEV abklären. Vielen Dank.

Die 3,50 € mtl. fallen tatsächlich in jedem Fall an, ist die digitale Personalakte aber meines Erachtens wert. Wenn es nicht um Kleinstmandate im Lohn geht.

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@jjunker  schrieb:

Wir werden aber den Einsatz über Upload Mail testen beim Einsatz der digitalen Personalakte, bei Mandanten ohne einen eigenen DUO Vertrag. --> Dafür müsste der Mandant einem Rechteinhaber-> Ihnen den Bestätigungslink weiterleiten.

Ich bin mir nicht sicher aber ich denke damit würden Sie gegen die allgemeinen Geschäftsbedingen verstoßen?

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Von dem Verstoß gegen die DSGVO (Arbeitnehmerdaten unverschlüsselt per Mail irgendwohin schicken) durch den Mandanten mal ganz abgesehen...

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@cwes Von dem Verstoß gegen die DSGVO (Arbeitnehmerdaten unverschlüsselt per Mail irgendwohin schicken) durch den Mandanten mal ganz abgesehen...

Auch das ist ein berechtigter Einwand.

Allerdings hat man dieses Problem ja immer, wenn man über Upload Mail Lohnunterlagen an DUO schickt für die Digitale Personalakte. Also auch wenn man einen eigenen DUO-Vertrag hat.

Auch bei Upload Mail mit Eingangs- oder Ausgangsrechnungen sind Daten von Dritten (Rechnungsaussteller) enthalten.

Dann wäre ja das ganze System Upload Mail in DUO zu hinterfragen? Oder ist es möglich die Belegtypen (Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung und Lohnunterlagen) verschlüsselt an DUO zu mailen?

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@hoege  schrieb:

Dann wäre ja das ganze System Upload Mail in DUO zu hinterfragen? Oder ist es möglich die Belegtypen (Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung und Lohnunterlagen) verschlüsselt an DUO zu mailen?

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Verschlüsselung ist bei Upload Mail nicht möglich afaik.

Meines Erachtens besteht das Problem immer. Es gibt hierzu die Ansicht "Wo ist das Problem? Wir nutzen doch Transportverschlüsselung!" (z.B. hier)

Damit kann ich mich nicht anfreunden, da 

1. nicht sichergestellt ist, dass alle Server-zu-Server-Verbindungen auch verschlüsselt sind (Transportweg der Mail ab Einlieferung bis Abholung)
2. Die Mail sich für alle weiterleitenden Serverbetreiber (man hat keine Kontrolle, über welche Server geleitet wird) wie eine Postkarte für den Briefträger darstellt. Personalfragebogen auf einer Postkarte dürfte nicht DSGVO-konform sein.

Daher: Als Steuerberater halte ich es für möglich, dass die Upload-Mail-Geschichte rechtliche Probleme birgt. Als Volkswirt sehe ich: Nachfrage und Angebot - unaufhaltbar.

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@siro: Exchange erlaubt aber auch Absenderadressen, die gar kein Konto haben, sondern lediglich eine SMTP-Adresse, die zur Domain passt. Deshalb kann man ja scannerOG@domain.de einrichten; aber ohne Konto, wo jemals eine E-Mail zugestellt werden kann. 

@hoege: Mandanten ohne DUO Vertrag Upload Mail zu ermöglichen, wird rechtlich wohl nicht erlaubt sein und ist auch Quatsch, weil Sie dann alles machen müssen (inkl. Anlage neuer erlaubter E-Mail-Adressen). Das ist am Sinn von UO vorbei, weil DUO so viel mehr inkl. Vertrag kann und man das so verkaufen muss. 

Die einfache Belegablage bzw. Austausch mit DUO kann man technisch auch noch ganz anders kreativ lösen. Aber richtig ist eigentlich ein eigener Vertrag inkl. aller Vorteile, die größer werden, je mehr Mitarbeiter das Mandat hat. 

@cwes: Prinzipiell haben Sie Recht. Allerdings ist dann die Argumentation auch nicht ganz schlüssig, wenn die eigenen Arbeitnehmer den gelben Schein schon vorab von ihrer privaten E-Mail-Adresse als Scan dem Arbeitgeber zukommen lassen. Dann haben wir auf dem Weg schon mal den 2. Bruch und der Arbeitgeber darf dann nicht weiterleiten, wegen der DSGVO? Eigentlich müsste man den Arbeitnehmer dann schon "bestrafen" und ihm den Umgang mit IT verbieten, weil hier schon das Problem anfängt. 

Zu 100% kann man nichts bzgl. Transportschlüsselung sicherstellen. Das ist richtig. In 99,5% der Fälle sollte das aber so sein, wenn denn mal auch alle anderen Provider außer der Telekom die Ports ohne SSL einfach mal dicht machen und dann jeder einmal an die Einstellungen von POP/IMAP muss. 

Dass auch das weit ab von zeitgemäß ist (Exchange Online und kostenlose, private Accounts bei MS @outlook.com und .de lassen grüßen) sei mal dahingestellt.  

@hoege: Haben Sie zufällig ein Mandat, dass sich um Print-Lösungen und Management kümmert? Die haben ja den direkten Draht zu den Herstellern Canon, Develop, Lexmark und Co. - Vielleicht fragen Sie diese Mal, ob man da nicht was 1:1 selbst anbieten kann? Unser Mandat sagt dazu "nicht in 5min erstellt, das ist ein riesen Aufwand und Projekt". Vielleicht kann man aber einfach auf Lexmark-Geräten eine App schreiben? Da läuft ja jetzt auch Android drauf. 

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@metalposaunist: Ihre Antwort auf @cwes ist nicht richtig.

Nur weil eine Person selber schlampig mit Ihren Daten umgeht ist man nicht berechtigt dies auch zu tun.

Um im Beispiel zu bleiben. Der MA sendet den gelben Schein als Scan von daheim unverschlüsselt an den Arbeitgeber. --> Er darf es da es seine Daten sind. Er dürfte diesen Schein auch auf Instagram veröffentlichen und seinem Arbeitgeber den Link senden damit sich dieser den anschauen kann.

Soweit der Arbeitgeber die Daten unverschlüsselt weiterleitet verstößt er gegen die DSGVO.

Deswergen sind unsere Mitarbeiter angehalten nicht auf Mails von Mandanten zu antworten ohne den Text des Mandanten vorher DSGVO konform zu säubern. Nur weil uns der Mandant im Klartext persönliche Informationen seiner MA zukommen lässt darf der Inhalt nicht in unserer Mail stehen.

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Deswergen sind unsere Mitarbeiter angehalten nicht auf Mails von Mandanten zu antworten ohne den Text des Mandanten vorher DSGVO konform zu säubern.

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Hier ebenso. Wird vielfach belächelt.

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Als Alternative gerade entdeckt: scannerbox. Mandant connect

Weiß jemand, was technisch (Canon, ...) dahinter steckt?

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@metalposaunist  "Weiß jemand, was technisch (Canon, ...) dahinter steckt?"

Da muss für 1.290,00 € schon einiges kommen. Habe auch auf der Homepage auch nichts zur Technik gefunden.

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Hier gibt es eine Übersicht über Scanner-Lösungen auf dem DATEV-Marktplatz:

https://www.datev.de/web/de/media/datev_de/pdf/datev_marktplatz_uebersicht_scanner_loesungen.pdf

Die Übersicht ist unterteilt nach Kanzlei- und  Mandantenlösungen. Zur Technik steht hier allerdings nichts.

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Habe mit der Firma vor einigen Wochen telefoniert, als ich auf der Suche nach einer Lösung für einen Mandanten war. 

Ist auf jeden Fall kein Android und mehr Eigenentwicklung als nur eine App. Habe die große Version davon in Action gesehen auf einer DATEV-Veranstaltung (https://scannerbox.de/scannerbox-kanzlei-120-pro/) war sehr beeindruckend.  Wir selber haben in der Kanzlei die Lösung von Scanfabrik. Seitdem das auf Connect Online umgestellt wurde, läuft es auch einwandfrei. 

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@viktorg  schrieb:

Wir selber haben in der Kanzlei die Lösung von Scanfabrik. Seitdem das auf Connect Online umgestellt wurde, läuft es auch einwandfrei. 

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Läuft auch bei uns inkl. Belegtransfer sehr zuverlässig! Von der ScanFabrik kommt in 2020 auch noch eine AiO Lösung für Mandanten, die den Lösungen Scandinavier und Co. 1:1 ebenbürtig ist 😊.

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Belegtransfer lief bei uns echt mies, musste an manchen Tagen mehrmals den Dienst neustarten. Allerdings habe ich mich damit nicht zu lange Befasst, da ich mich in andere Sachen mit DATEV einarbeiten musste, die aus meiner Sicht etwas wichtiger waren. Dann kam das Update mit DCO und es hat sich von alleine erledigt. Jetzt läuft das wirklich 1A. Alleine schon die Tatsache, dass man keine Mandanten am Scanner mehr einrichten muss ist ein Traum. Über DATEV anlegen, bis am am Scanner PC ist, ist er schon da 🙂

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@viktorg  schrieb:

Alleine schon die Tatsache, dass man keine Mandanten am Scanner mehr einrichten muss ist ein Traum. Über DATEV anlegen, bis am am Scanner PC ist, ist er schon da 🙂

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Jap, das wäre bei uns aktuell auch so ein Grund. Aber da wir noch nicht im Mietmodell der ScanFabrik waren dürfen wir jetzt das teuer zahlen. Ich darf's nicht entscheiden, würde es aber tun. Immerhin haben wir ja 3 solcher Geräte in der Kanzlei. Die VM im Keller mit Belegtransfer und mIDentity kann dann auch entfallen 😁. Na mal sehen. 

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Ich hänge mich nochmal dran; bin heute auch wieder schlauer geworden. 

Vorhaben: Selbstbucher wird ab 01.07 vom StB inkl. REWE und Lohn gebucht - Einführung DUO. 

Plan: 3x Belegtransfer installieren, Brother ADS-2800W via LAN-Kabel auf NAS scannen lassen, Belege übertragen. SmartLogin und Co. als Gimmick nebenbei. 

Umsetzung Plan B, weil NAS bald verschwindet, vor Ort keine Domäne, nur Laptops, Office365 als Kommunikationslösung, Einsatz von SevDesk, getmyinvoices und pleo. Mega durchdigitalisiertes Mandat!

5% der Rechnungen kommen noch analog per Post. Was tun? Scan-to-SMB/FTP auf einen Laptop, bei dem sich alle x Tage das Kennwort ändern? nein. Nutzung ScanModul? Nein, zu viel Handarbeit. 

Lösung: Scan to E-Mail inkl. DATEV Upload Mail. Absenderadresse am Brother eingegeben, von DATEV bestätigen lassen, E-Mail-Adressen per Belegtyp angelegt, im Adressbuch hinterlegt, läuft 😀! Brother bis zum OneTouch konfiguriert (Beleg oben rein, Belegtyp wählen, fertig) und per WLAN verbunden (mein Herz blutet ...).

Einziger Nachteil: 20 Belege oben rein, 20 PDFs? Nichts kommt im UO an 😑 auch wenn ich dem Scanner PDF einseitig gesagt habe. Also jede Rechnung, auch wenn sie nur 1 Seite hat, einzeln oben einlegen. Das scannen geht schnell, sodass es bei 5% nicht darauf ankommt. Aber eine 100%-ige schicke Lösung ist das nicht.

Das wäre es nur, wenn 20 Belege oben rein, Button drücken, 20 PDFs im DUO - oder: Scandinavier. Aber teuer Geld für 5% der Belege? Steht in keinem Verhältnis 😒. 

Vorteil: Konfiguration der Buttons einzeln machbar! Ergo für DATEV SW, 300dpi, einseitig, PDF + jeweiligen Belegtyp. Daneben noch ein Button Farbe, 300dpi, PDF erstellt für alle anderen Scans. 😍 30 Ziele im Webinterface anlegbar. 

Das nur als Tipp, dass doch was ähnliches machbar ist @hoege ! 

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Hab gerade mal alle Fibu-Mandate jetzt auf DUO umgestellt 😅. Und freue mich riesig, dass ich die Scanfabrik vorher auf DCO umgestellt habe. Hat mega viel Arbeit gespart.

Kann ich nur empfehlen 👍.

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Ich habe es eben über getmyinvoices probiert: Eine E-Mail mit 4 gescannten Rechnungen (tiff) an das zentrale Postfach (...@getmyinvoices.net) geschickt. Leider geht das auch nicht, wurde mir zwischenzeitlich vom support auch bestätigt. 😞

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Es geht doch mit getmyinvoices!

Nur nicht mit tiff, aber mit pdf. tiff geht generell nicht bei getmyinvoices.

Im Scanner Seite für Seite getrennt in einzelnen Dateien per email an getmyinvoices versendet und dann von dort automatisch mit DUO synchronisieren.

getmyinvoices ist nicht sehr teuer und auch sonst ein nützliches tool.

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@metalposaunist schrieb:

Einziger Nachteil: 20 Belege oben rein, 20 PDFs? Nichts kommt im UO an 😑 auch wenn ich dem Scanner PDF einseitig gesagt habe. Also jede Rechnung, auch wenn sie nur 1 Seite hat, einzeln oben einlegen.

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Wer hatte hier ein Veto eingelegt? Ich hab's nur im Kopf, dass genau das wohl doch möglich ist? Ich finde den Thread / Post dazu nicht mehr 😭. Bin mir zu 100% sicher, dass jemand genau das als möglich hier geschrieben hat. 

EDITH: Gefunden: Limitierungen DATEV Upload Mail