Scan & Trenn

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@metalposaunist 

eben genau... das werden nicht mehr unsere Zukunftsmandate sein, und auch nicht welche die wir behalten wollen. 👍

Auch hier ist momentan vieles im Umbruch, weil man ganz klar sich von diesen Mandanten distanzieren muss, um voran zu kommen. Nicht immer schnell umsetzbar, aber inzwischen ist der Zulauf an "Willigen" zur Digitalisierung gestiegen, da auch die jüngere Generation nachrückt.

Es ist einiges im Umbruch, sei es intern oder extern.... vieles muss neu gedacht und die Strukturen neu definiert und gesetzt werden. Der Weg dahin ist meist ein wenig steinig, aber ohne Durchmarsch bleibt man am Ende ganz hinten.

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@metalposaunist  schrieb:

Scannst Du noch oder automatisierst Du schon 😅? Oh Germany ... das tut so weh, das zu lesen. 

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Ja, es ist verrückt. Da wird Garbage produziert, um dann mit irgendwelchen halbgaren Software-Lösungen unter Geld- und Zeiteinsatz diesen Garbage in etwas weniger Garbage zu verwandeln.  Wenn man den Prozess an der Wurzel packt, und gar nicht erst Garbage entstehen lässt, kann man sich den ganzen Quatsch komplett sparen.

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... wäre begeistert, wenn man endlich auf die unsägliche Scannerei von Rechnungsbelegen verzichten könnte

... würde mich einer Petition für die XRechnung sofort anschließen 😎

Die XRechnung müssen vor allem jene Unternehmen versenden, die mit der öffentlichen Verwaltung und mit Behörden zusammenarbeiten. Denn seit dem 27. November 2020 akzeptiert der Bund keine Papierrechnungen mehr. Die XRechnung ist also der Standard für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber.

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@cwes schrieb:
[...] Wenn man den Prozess an der Wurzel packt, [...]

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'Wurzelbehandlungen' sind meist ziemlich schmerzhaft. Davon kann sicher so Mancher 'ein Lied singen'. Aber hinterher geht es einem i.d.R. viel besser 😎 

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hat das mal einer getestet:

schwung scannen, im dokumentenkorb teilen, leerseiten entfernen (falls automatik nicht funktioniert hat), heften und ab in uo?

wenn ich eh alles nachprüfen muss, versteh ich die zeitersparnis nicht so richtig.. aber gut.

die darunterliegende maschine muss natürlich dampf haben.. sonst geht das nicht besonders fix…

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Nochmal Automatisierung: bisher haben wir die Rechnung für unsere 44 EUR Gutscheine der Mitarbeiter auch 1x im Monat manuell heruntergeladen. 

Ab ins Portal: Zustellung via E-Mail aktiviert. Auch hier kann man nur 1 E-Mail Adresse angeben. Kein Problem: Exchange online Regeln: Wenn Absender system@anbieter.de und Empfänger = der im Portal hinterlegte und Betreff enthält das Wort "Rechnung", diese E-Mail nicht an die hinterlegte E-Mail Adresse schicken, sondern auf rechnung@ umleiten; dort greift dann die Weiterleitung nach flowwer. Done 👍. 

Da ich keine E-Mail vom letzten Monat bei uns gefunden habe und mein Chef auch sagte (weil er die bekommen sollte): da war nichts, habe ich im Exchange online eine Abfrage gemacht: Suche mir alle E-Mails mit Absender X raus + letzte 90 Tage. In der CSV konnte ich dann sehr wohl sehen, dass uns eine E-Mail am 31.03. erreicht hat; dorther habe ich mir den Betreff gezogen, damit nicht auch andere E-Mails des Anbieters ebenfalls nach flowwer weitergeleitet werden, wo man sie aber nicht braucht, weil es nur eine E-Mail zur Information ist (z.B. Preiserhöhung), die ins Kanzlei DMS gehört 😉. 

Und da Exchange Regeln nach der Reihe abgearbeitet werden, kann man den Haken setzen: nach Anwendung dieser Regeln keine weiteren mehr anwenden. Auch da kann man mit Logik 🤓 sich was schönes zurecht basteln. 

I like 😍!

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Wir haben zwei Mandanten, die die Belege nicht mehr via Post, sondern per Mail gesendet haben, alle Belege in einer pdf.
Mit dem Dokumentenkorb hat das wunderbar funktioniert; allerdings waren es so um die 30 Belege, überwiegend 1-seitig.

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Wenn wir in D so digitaliseren würden, wie wir gendern, wären wir Digitaliserungsweltmeister.

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Sehr geehrter Herr Sagmeister,

Fragestellungen die eine Abstimmung zwischen dem 2nd oder 3rd Level Support und dem Service der Datev eG erforderlich machen, funktionieren zur Zeit nicht im Support zum Produkt Scan & Trenn.

Hier wird ganz schnell die Verantwortung vom Head of Support an die Kooperationspartner geschoben. Dies klingt dann in etwa so:

...Ob in Unternehmen Online hier eine weitere Einstellung notwendig ist, um ebenfalls mehrseitige Belege als ein Dokument exportieren zu können, kann ich Ihnen leider nicht sagen, da wir mit den dortigen Funktionen nicht vertraut sind. Falls Sie diese Frage gerne geklärt haben möchten, würde ich Sie bitten, bei Datev zu fragen, wie das dort funktioniert.

Bedenkt man dass das Produkt "Scan & Trenn" für die Eingangserfassung für Unternehmen Online genutzt werden soll, dann wirkt die Formulierung ... wir sind mit den Funktionen von Unternehmen Online nicht vertraut ...  auf mich nicht sonderlich kompetent. Bitte steuern Sie hier doch unbedingt nach, d.h.

- verpflichten Sie Ihre Mitarbeiter sich mit Unternehmen Online vertraut zu machen,
- geben Sie Ihnen hierfür ein Testsystem / Testzugang an die Hand und

- etablieren Sie funktionierende Schnittstellen zwischen Ihrem Support und dem Service der Datev eG

- 

damit systemübergreifende Abläufe aufeinander angestimmt werden können. Darüber hinaus hätte ich nichts dagegen, wenn Ihr Support auch telefonisch erreichbar wäre.

Mit freundlichen Grüßen

Karlheinz Barlage

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Hallo in die Runde,

aktuell (06.03.2024 10:30 Uhr) erreichen mit immer mehr Anrufe von Anwendern des Systems Scan & trenn die Ihre eingescannten Belege a) nicht trennen und b) nicht an Unternehmen Online übermitteln können. Die eingscanntne Belege "verschwinden" in der Bearbeitungsansicht nach ca. 30 Sekunden.

Der Support der Fa. Finmatics lässt mir hierzu keine Rückmeldungen zukommen. Hat jemand anderes ähnliche Beobachtungen machen können?

Gruß

Karlheinz Barlage

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Na dann kann man doch @FINMATICS gleich erwähnen; in der Hoffnung, dass über die DATEV Community was geht. 

[#11]

darf ich fragen warum Sie sich in der Kanzlei für die scannerbox als Alternative entschieden haben, und dort nicht auch finmatics nutzen, was ja bereits, für die Mandanten im Einsatz ist?

wir suchen aktuell nach einer Lösung für die Kanzlei, um Belege für ESt und Fibu aber auch den Posteingang, ohne einzelnes  Einlegen oder manuelles trennen, zu digitalisieren. Möglichst ki basiert und ohne Stempel oder Barcode. Manche Mandanten bringen nun mal noch Papier.

ich sehe mir aktuell  finmatics scan&tremm und die scannerbox an bzw. Buchhalter pro als Zusatz. Wie arbeiten andere Kanzleien? Ich Bin für Erfahrungswerte dankbar 

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Wir nutzen obige Version.
Die "Scnnerbox" liefert ein effektives Scannen der Belege mit anschließender funktionierender Trenn- und Heft- Funktion.
Wie haben die erweiterten Dienste von Finmatics vor ca. zwei Jahren getestet und sehr schnell wieder verworfen.
KO- Kriterien:
- Stammdaten: Neue Lieferanten müssen manuell parallel zu ReWe gepflegt werden. Kreditorennummer?
- Die Buchungsvorbelegung war äußerst fehlerhaft und lernresistent.

- Ausgangsbelege mit Kostenpositionen (Unzer- Abrechnungen) lassen sich weder als Debitor, noch als Kreditor buchen. Auch andere Abrechnungsbelege (Debitoren) mit Kostenpositionen laufen gegen die Wand. Automatisch korrekt vorbelegen? Nicht machbar!
- Das Leistungsdatum wird bei der Stapel- Zuordnung ignoriert, also wenn das Unternehmen am 1.3. die Ausgangsrechnungen für den Februar schreibt. Selbige bei Eingangsrechnungen

- Bei manuell aufzuteilenden Belegen (z.B, Bewirtung) ist die Oberfläche äußerst unhandlich und gewöhnungsbedürftig
- Buchungstexte, wie z.B. der Kreditorenname werden nicht nach ReWe übergeben
- In ReWe vorab umständliches Handling.
-> Dreifacher Zeitaufwand, wie DATEV- Buchungsassistent.

Aktuell wird alles per finmatics scan&trenn in die Buchhaltung geschoben und von dort aus verteilt, also Steuerbelege in die Dokumentenablage, usw. Über "Belegtyp" kann man in der DATEV- Welt vieles greifen um es anschließend in einem Rutsch zu exportieren..

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Uns geht es nur um trennen&scannen, hochladen in Duo, auf den Server bzw in der dms ablegen, für die ESt. Sehen Sie Vorteile in der Scan & trenn Funktion, finmatics wirbt ja mit ca. 99% korrekter Trennung von Belegen ohne Anlernen. Kommt die scannerbox mit osiris da dran? 

Finmatics kann auch vom Mandanten direkt genutzt werden, finde ich einen echten Mehrwert, da die Mandanten die Duo nutzen, ja meist selber scannen.

automatische Belegtypenerkennung bei finmatics klingt auch gut. Die Varianten vorsortieren der scannerbox klingt irgendwie umständlich.