Rechnungen aus DATEV Rechnungsschreibung automatisch in Kanzlei-Bestand von Duo

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Guten Morgen,

wir möchten gerne die Rechnungen zum einem dem Mandanten in Duo zur Verfügung und in unseren Kanzleibestand von Duo automatisiert einstellen.

In den Mandantenbestand funktioniert.

Aber wie bekommen wir sie im gleichen Arbeitschritt nach DUO Belegtyp " Ausgangsrechnung" ?

Gibt es hier einen Workflow?

Grüße

Georg

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Hallo Georg, 

einen direkten automatischen Upload von Rechnungen in Ihren Kanzleibestand in DATEV Unternehmen online ist leider nicht möglich.

Alternativ können Sie die Rechnungen automatisiert an Ihr lokales Dokumentenmanagement (Dokumentenablage oder DMS) übergeben. Von hier aus können Sie die Rechnungen dann manuell für Ihren Kanzleibestand in DATEV Unternehmen online bereitstellen.

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Wird diese Funktion denn in der neuen EO (online-)Version kommen?

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@Gerlinde_Huebl schrieb:

Von hier aus können Sie die Rechnungen dann manuell für Ihren Kanzleibestand in DATEV Unternehmen online bereitstellen.

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Da ist es wieder: manuell. Zumal ein Upload in den Bestand vom Mandanten geht; aber in die eigene Kanzlei nicht? Okay? 

@einmalnoch: Jetzt verstehe ich langsam Deinen Slogan 🙈.  

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der Workarround wäre, die Rechnungen wie vorgesehen im Kanzlei- Bestand zu buchen und dann hat man in ReWe auf dem Umsatz- Konto bzw. in den Debitoren wieselflink alle Belegbilder.

Wozu die Belegbilder in das Kanzlei- UO schieben, wenn die Verlinkung vollautomatisch auch so funktioniert?

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Wozu die Belegbilder in das Kanzlei- UO schieben, wenn die Verlinkung vollautomatisch auch so funktioniert?

Nun dieser Weg wird von uns genutzt, da wir aus UO die Lastschriften zum Einzug der Kostenerechnungen ausführen.

Gibt es noch eine andere, sinnvollere Alternative?

Grüße

Georg

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Ich hatte mir die Frage von @martinkolberg ebenfalls gestellt, welchen Nutzen es hätte, die Belege nach DUO zu kippen.

Wenn die Antwort "Lastschriften" lautet, dann wären diese ebenfalls viel bequemer zu erstellen. Je nach System (EO classic/comfort) gäbe es unterschiedliche Wege. Aber wir wickeln den Zahlungsverkehr (und damit auch die Lastschriften) vollständig über das lokale Programm DATEV Zahlungsverkehr ab. Aus Kanzleisicht halte ich das auch für wesentlich flexibler.

In DUO müssten ja zusätzlich noch sämtliche Mandantenstammdaten angelegt werden. Davor würde es mir grauen.

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@NadimBhatti schrieb:

Ich hatte mir die Frage von @martinkolberg ebenfalls gestellt, welchen Nutzen es hätte, die Belege nach DUO zu kippen.

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Weil DUO meiner Meinung nach das Zielsystem der Cloud sein soll? Ich finde es technisch nicht abwegig, wenn man sagt, dass DUO für alles und jeden das System sein soll. Ob Mandant oder eigene Knazlei-FiBu spielt dabei keine Rolle. 2026/2029 will DATEV doch alles in der Cloud haben und nachher geht es dann los: hätten Sie mal alles in DUO damals schon eingespielt, wären das jetzt 2 Klicks. 

Muss nicht, kann. Ist so ein Bauchgefühl von mir.

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@metalposaunist 

Ich sehe uns weder in 2026 noch in 2029 vollständig in der Wolke.

Im Status Quo sehe ich sogar gegenteilig viel höhere, wiederkehrende Zeitaufwände, wenn der ZV der Kanzlei in DUO stattfindet.

Wenn du die Lastschriften aus ReWe oder aus der Schnittstelle Zahlungsverkehr (EO comfort) generierst, sind das sehr wenige Klicks, die dir auch in der FiBu direkte Ausgleichsbuchungen ermöglichen.

Aus meiner Sicht - Stand heute - würden hier nur unnötige Zeitaufwände betrieben werden. Dafür ist das System einfach noch nicht ausgelegt. Und das jetzt schon 5-8 Jahre im Voraus so zu machen... ich bezweifle, dass die Schmerzen hinten raus größer werden, wenn man in 5-8 Jahren umsteigt.

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@metalposaunist  schrieb:

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Weil DUO meiner Meinung nach das Zielsystem der Cloud sein soll? Ich finde es technisch nicht abwegig, wenn man sagt, dass DUO für alles und jeden das System sein soll. Ob Mandant oder eigene Knazlei-FiBu spielt dabei keine Rolle. 2026/2029 will DATEV doch alles in der Cloud haben und nachher geht es dann los: hätten Sie mal alles in DUO damals schon eingespielt, wären das jetzt 2 Klicks. 

Muss nicht, kann. Ist so ein Bauchgefühl von mir.

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Dann schau mal auf Deine andere Baustelle. Üblich ist es doch die Honorarrechnungen im DMS abzulegen und das nicht im Belegtopf von DMSclassic. Für den Mandanten gibt es UO. Es ist jezt eigentlich logisch hier eine Verbindung zu schaffen (ich gehe in meiner Überlegung ausschließlich von einem Unternehmensmndat aus), also, da natürlich die Vereinbarung zum Unterschriftsverzicht vorhanden ist, geht die Rechnung automatisch ins DMS der Kanzlei mit Verknüpfung zur eigenen Buchhaltung, in UO des Mandanten damit diese zur Kenntnis genommen und Freigegeben wird, evtl. auch noch die Überweisung ausgelöst wird.

Mal ehrlich, wenn DATEV diese altbekannte Anforderung bis heute nicht erkannt hat, wie soll das dann im Rechenzentrum klappen?

Meine Erfahrung sagt mir das das nichts wird.

Und ja er kommt:

DATEV - Die Datenmanufaktur.

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@NadimBhatti  schrieb:

Ich hatte mir die Frage von @martinkolberg ebenfalls gestellt, welchen Nutzen es hätte, die Belege nach DUO zu kippen.

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Ich könnte die Belege mit auf die Archiv-DVD brennen. Alternativ könnte man die Archiv-DVD natürlich lokal erstellen (lässt Datev aber nicht zu), und alle wo-auch-immer verknüpften Belege draufbrennen.

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@cwes 

Und in welchem Szenario brauche ich die Belege der eigenen Kanzleibuchhaltung auf einer Archiv-DVD (bzw überhaupt eine Archiv-DVD der eigenen Kanzleibuchhaltung)?

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Unabhängig davon: dann sind die Datenmengen so groß, dass es eine Bluray braucht und ich wage zu bezweifeln, dass es 2026/2029 noch optische Leser dafür gibt 😂. 

Ich glaube @cwes meinte das eher ironisch 😉, oder? Archiv DVD, ein Relikt aus vergangen Tagen, wenn man alles in der Cloud haben könnte. 

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@metalposaunist  schrieb:

Ich glaube @cwes meinte das eher ironisch 😉, oder? Archiv DVD, ein Relikt aus vergangen Tagen, wenn man alles in der Cloud haben könnte. 

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Die Ironie unterschreibe ich, die Cloud nicht. Es wird immer die Notwendigkeit der DVD (oder eines alternativen Datenträger) eben. Ich kann mir nicht vorstellen das Dein Arbeitgeber für einen ausgeschiedenen Mandanten die Daten ohne weitere Vergütung bei laufenden DATEV Gebühren noch etliche Jahre aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfrist bei Belegen kann durchaus mal mehr als die gesetlichen 10 Jahre sein. Bei Anlagevermögen kann das schon sehr lange Jahre ausmachen. Der aufnehmende Berater sagt nämlich er hätte gar kein DATEV.

Edit: Tippfehler beseitigt. Die neue Tastatur ist noch nicht eingeschrieben.

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@metalposaunist  schrieb:

Unabhängig davon: dann sind die Datenmengen so groß, dass es eine Bluray braucht und ich wage zu 

Ich glaube @cwes meinte das eher ironisch 😉, oder? Archiv DVD, ein Relikt aus vergangen Tagen, wenn man alles in der Cloud haben könnte. 

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Das meinte ich gar nicht ironisch. Was z.B., wenn ich aufhöre, Datev zu verwenden. Dann muss ich derzeit trotzdem noch irgendwie die Dokumentenablage und/oder die Rechnungsschreibung für 10+ am Leben erhalten. Wenn ich alles auf die DVD/ISO brennen könnte, hätte ich das Problem nicht, dann muss ich nur 10+ Jahre die ISO aufbewahren.

(Ja, ich weiß: Installation in VM, VM aufbewahren, bei Bedarf reaktivieren - ist etwas tricky mit LiMa, geht aber auch. DVD ist nur much more straight forward.)

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Und in dem Datenwust auf der DVD findet man dann auch noch alles schnell wieder? 

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Von der DVD startet ein stand-alone read-only KREWE mit eingeschränkten Auswertungsmöglichkeiten und den Belegverknüpfungen an den Buchungssätzen. Nicht großartig, aber ausreichend.

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Hallo tu_heggi,

jede unserer EO-Lösungen übergibt die geschriebenen Rechnungen mit Hilfe einer Schnittstelle an die Kanzlei-Buchführung nach Kanzlei-Rechnungswesen.
Diese Schnittstelle ist durch die Kanzlei so individuell konfigurierbar, dass eine differenzierte Erlöskontenverteilung auf Auftrags- oder Gebührenebene möglich ist. Auch Strukturmerkmale der Eigenorganisation, wie etwa Kostenstellen bei Eigenorganisation comfort, können mit den Buchungssätzen direkt übergeben werden.
Zudem runden der, mit den Buchungssätzen übergebene Beleglink in das Dokumentenmanagement und die Zuordnung zum OPOS Konto des Mandanten die Schnittstelle ab. 

Der Einsatz von dem Belegupload der Kanzlei-Rechnungen in das Unternehmen Online der Kanzlei wäre dahingehend ein Rückschritt - auch für den Grad der Digitalisierung des Prozesses.
Als Beispiel: Eine Einkommensteuer-Rechnung wird nicht über die Schnittstelle übergeben, sondern in Unternehmen Online hochgeladen. Dabei handelt es sich um kein digitales Format (Zugferd, X-Rechnung).
Der Buchungsautomat muss in diesem Fall nun aktiv werden und die Sachverhalte - welche die Schnittstelle digital aufbereiten würde - aus dem Kanzlei-Beleg erst erkennen. Hier würden zusätzlich ggf. manuelle Nacharbeiten anfallen.

Daher verfolgen wir den Ansatz, die Kanzlei-Rechnungen aus den EO-Paketen in Unternehmen Online hochzuladen, erstmal nicht weiter.

Grüße aus Nürnberg

Oliver Ruf

DATEV eG

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@Oliver_Ruf schrieb: Diese Schnittstelle ist durch die Kanzlei so individuell konfigurierbar, dass eine differenzierte Erlöskontenverteilung auf Auftrags- oder Gebührenebene möglich ist. Auch Strukturmerkmale der Eigenorganisation, wie etwa Kostenstellen bei Eigenorganisation comfort, können mit den Buchungssätzen direkt übergeben werden.
Zudem runden der, mit den Buchungssätzen übergebene Beleglink in das Dokumentenmanagement und die Zuordnung zum OPOS Konto des Mandanten die Schnittstelle ab. 

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Wow, das klingt so, als ob alles in Butter wäre mit der Schnittstelle. Mein SK von ich meine 2015 zum Problem mit der fehlerhaften Kontierung bei Gegenrechnungen ist bis heute nicht gelöst. Haben mehrere dran gebastelt und sind dann alle abgetaucht. Sowas erledigt sich nicht von selbst, wenn man die Pflege der Software einstellt.

Nur falls das jemand angenommen hat…

[#20]

Wenn es nur darum geht, die Lastschriften der Kanzlei in DUO einzuziehen, das geht schon immer:

- in Rechnungsschreibung Transfer in Zahlungsverkehr

- in Zahlungsverkehr die SEPA-Lastschriften einfach mit dem Button „im DATEV-RZ“ speichern bestätigen 

Dann sind die Lastschriften in DUO bei den offenen Zahlungen, ohne dass dort Stammdaten der Mandanten erfasst werden müssen.

So mache ich das schon viele Jahre. 

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Ich mach es sogar mit noch weniger Klicks, nämlich direkt aus Zahlungsverkehr raus an die Bank.

Das klappt ja auch.

Die Verbuchung in der Fibu hat nur einen Fehler bei den Gegenrechnungen.

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@Hauke_Hamann  schrieb:

Ich mach es sogar mit noch weniger Klicks, nämlich direkt aus Zahlungsverkehr raus an die Bank.

Das klappt ja auch.

Die Verbuchung in der Fibu hat nur einen Fehler bei den Gegenrechnungen.

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Was gibt es denn da für "Probleme" bei der Verbuchung?

Nach dem spaßigen Gegenrechnungs-Kapitel wegen der halbjährigen Märchensteuersenkung kann mich eigentlich kaum noch etwas schocken.

Hinsichtlich des ZV bin ich aber voll bei Ihnen. Einfach direkt aus dem Programm - wozu noch den Umweg über Bank online gehen? Sparen wir uns ebenfalls, weil es keinerlei Vorteil bietet.

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Ich verbuche die Auslagenpauschale auf Konto 8409.

Das ist auch in den Stammdaten bei EO "comfort" alles sauber hinterlegt.

Wenn ich eine Gegenrechnung mache dann werden richtigerweise alle Abschläge in der Fibu storniert und die Gesamtsumme eingebucht.

Das klappt alles bis auf die Auslagenpauschale. Die wird mir dann immer auf 8400 ausgebucht.

Das ist nämlich das "Auffangkonto" in den Stammdaten.

Nur was soll da aufgefangen werden? Ist ja geschlüsselt die Position. Keiner weiß es.

Ich hab´s beerdigt nach all den Jahren, krieg sonst nur schlechte Laune.

Gehört zu meinem regelmäßigen Workaround direkt nach dem Buchungslauf nach Konto 8400 zu sehen und die Buchungen dort von Hand zu ändern. Ebenso wie die Skontobeträge für Sachkosten. Erinnert einen auch so schön an früher, so mit Handarbeit...

(Wie wohl der "Fibuautomat" sowas buchen würde...? Müsste dem bestimmt mit dem Holzlineal auf die CPU kloppen.)

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Nur um nochmal sicher zu gehen:

"Auslagenpauschale" = PuT bzw. Post- und Telekommunikation?

Ich frag Montag mal meinen Kollegen, wie wir das steuern.

Vielleicht gibt´s ja noch andere Ideen.

LG

[#25]

Ja, genau die. 👍