HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert? [Update 2022]

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Liebe DATEV ,

Liebe Community 👨‍👩‍👧‍👦, 

viele werden den ursprünglichen Thread aus 2020 kennen. Da DATEV offiziell zum 01.10.2022 die Scanfunktion im ScanModul und auch das Scannen auf der Webseite Upload online eingestellt hat (www.datev.de/scan), wird es Zeit für ein kurzes Update des Threads. Getreu dem Motto: Nichts ist beständiger als der Wandel. 

Auch wenn heute mehr denn je bereits viele Belege digital vorliegen und man sie aus Portalen abholen kann oder sie werden direkt per E-Mail zugestellt, kommt man nicht in jedem Fall ums Scannen herum. Da der damals empfohlene Brother ADS-2800W langsam seinen Zenit erreicht (seit 2016 auf dem Markt), würde ich heute zum Brother ADS-4500W greifen. Wer das schön große Display benötigt, um auch ohne PC effizient zu scannen, greift zum Brother ADS-4700W. Ich kenne beide neuen Modelle jedoch nur vom Papier her und habe damit keinerlei Erfahrung; setze aber voraus, dass beide der ursprünglichen Empfehlung grundsolide Geräte mit passender Software sind. Schreibt gerne Eure Erfahrungen mit den neuen Modellen als Antwort in den Thread. 

Der Belegtransfer spielt nach wie vor eine wichtige Rolle, der aber mit Version 5 grundlegend modernisiert wurde und prinzipiell sehr gut funktioniert. Die Überwachung sorgt für einen automatischen Upload, die auch einen Neustart des PCs übersteht. Ebenfalls integriert wurde eine AutoUpdate Funktion, sodass das manuelle Aktualisieren entfällt. Und ein mIDentity ist auch nicht zwingend mehr notwendig, weil der neue Belegtransfer auch das SmartLogin unterstützt. 

lokal angeschlossen mit USB-Kabel

Hierbei gibt es prinzipiell min. 3 Möglichkeiten:

• Brother Utilities / iPrint & Scan (oder jede andere beiliegende Scanner Software von Canon, Fujitsu)
• Transdater - ScanModul next von @Thilo_Kuhn (ohne Belegtransfer)
• Webscanner von @tpfauter (kostenlos ohne Belegtransfer, auch Apple 🍏 macOS fähig)

Vorteile Brother Utilities + Belegtransfer

1. mit Belegtransfer und Überwachung vollautomatischer Upload bis ins DUO möglich
2. Scan weiterer Dokumente außerhalb DATEVs perfekt und schnell möglich
3. Trennung der Seiten mit QR-Code, weißer Seite und ähnlichem möglich (Brother Barcode Utility als Powerlösung)
4. One-Touch Scan möglich für unterschiedliche Belegtypen
5. Heften beim Scan automatisch möglich

Nachteile Brother Utilities + Belegtransfer

1. Scan nur an 1 PC möglich
2. mehrseitige Rechnungen müssen einzeln eingelegt werden (wenn kein Trenner zum Einsatz kommt)
3. ggf. aussortieren der weißen Seiten zur Trennung (Tipp aus der Community: halbe DIN A4 Seiten lassen sich "rausschütteln")

im Netzwerk angeschlossen mit LAN-Kabel

Hierbei gibt es prinzipiell 3 Möglichkeiten:

• Brother Utilities / iPrint & Scan (funktional ohne Unterschiede zum USB-Kabel)
• DATEV Belegtransfer (Königsweg 1)
• DATEV Upload Mail (Königsweg 2)

Vorteile Belegtransfer

1. One-Touch Konfiguration möglich: Belege einlegen, Belegtyp wählen > fertig
2. "jeder" kann Belege digitalisieren (auch ohne PC)
3. auch ohne Server mit Einzel-PC möglich
4. Heften beim Scan automatisch möglich
5. vollständige Automatisierung möglich
6. One-Touch Konfiguration möglich
7. jeder Belegtyp anlegbar

Nachteile Belegtransfer

1. SMB/FTP-Freigabe nötig
2. ggf. Passwörter für Server nötig (ggf. EDV Systembetreuer im Boot)

Vorteile Upload Mail

1. One-Touch Konfiguration möglich: Belege einlegen, Belegtyp wählen > fertig
2. jeder kann Belege digitalisieren
3. kein Sicherheitspaket nötig
4. kein Belegtransfer nötig
5. jeder Belegtyp anlegbar

Nachteile Upload Mail

1. einmalig ggf. E-Mail Regel notwendig (wenn SMTP Absender kein Postfach hat) zur DATEV E-Mail-Adressbestätigung
2. Angabe von SMTP-Server, Absender + Passwort notwendig (ggf. EDV Systembetreuer im Boot)
3. Microsoft365: lizenziertes Postfach notwendig

Was mittels Brother Utilities schön ist (unabhängig von DUO): One-Touch in 1 Ordner macht dann Sinn, wenn man z.B. im Außendienst ist und einfach nur digitalisieren will. Belege oben rein, 1 PDF in Farbe unten raus an Ort C:\scans (als Beispiel). Arbeitet man via WTS/RDS/DATEVasp/SmartIT kann man direkt aus der Sitzung auf den Ordner zugreifen und mit dem Scan in DATEV weiterarbeiten. Kein Wechsel der Ebenen (WTS/lokal) mehr nötig. 

Sollte man keinen Brother/Canon/Fujitsu/... Scanner besitzen und auch keinen anschaffen wollen, gibt es Hersteller-unabhängige Möglichkeiten mit NAPS2. Diese würde ich jedoch nur als letzte Möglichkeit nutzen. 

weitere Informationen zu Königsweg 1:

Angedacht ist die Lösung vom Ablauf her so: Installation Belegtransfer, Anlage aller Belegtypordner für alle Firmen (ggf. hat 1 Mandant mehrere Firmen). Wo diese Ordner erstellen werden (PC oder Server), spielt keine Rolle. Optimal ist es, wenn es einen Server gibt, der gesichert wird. Dann werden im Zweifel auch die noch nicht zur DATEV geschickten Belege gesichert bzw. ist dann auch ein einfacher Austausch des PCs möglich - ohne Gefahr zu laufen, dass Daten (Scans) noch umgezogen werden müssen. Vorteil 2: Benutzer scanner + Passwort kann zentral angelegt werden, Berechtigungen für den Ordner sind einfach zu vergeben, Angabe der Daten im Scanner einfach. 

Einrichtung aller Belegtypen als jeweils eigenständige Ziele inkl. Format: SW, 300dpi, PDF, einseitig & mehrseitig, Duplex, Leerseitenerkennung, Helligkeit + Kontrast für Kassenbelege, .... Der Brother (damals noch ADS-2800W) hat 25 davon (Screenshot als Beispiel, der 4700W hat 56 Favoriten)

Brother Display wird so standardmäßig nach Einstellung so angezeigt (2800W):

Pro Nummer (1 bis 8 ) gibt es 6 Shortcuts (also insgesamt 48). Per Klick kann man sich die vorher angelegten Ziele (Belegtyp, Firma, einseitig, mehrseitig) aussuchen und One-Touch aktivieren. 

Ergebnis 1: 20 einseitige Rechnungseingänge oben rein, 1 Button RE einseitig gedrückt, Scanner scannt 20 Seiten, macht 20 PDFs draus (ca. 80KB pro Seite mit 2800W), legt diese im Ordner ab, Daten senden im Belegtransfer, fertig. 

Ergebnis 2: 1 Rechnung mit x Seiten oben rein, 1 Button RE mehrseitig gedrückt, Scanner scannt x Seiten, macht 1 PDF mit x Seiten draus, legt diese im Ordner ab, Daten senden im Belegtransfer, fertig. 

Daten senden klickt man natürlich nur an, wenn alles fertig gescannt ist. 

Weitere Automatisation mittels PC: Belegtransfer im Überwachungsmodus > sobald Scanner fertig ist, wird der Scan automatisch zur DATEV hochgeladen 

Weitere Automatisation mittels Server: Installation Belegtransfer am Server, Bestellung Betriebsstätten mIDentity (wenn nicht am SQL Server der DATEV (z.B. Selbstbucher) bereits vorhanden), Belegtransfer im Überwachungsmodus. 

Hinweis zu Scan-to-SMB an einem Windows 10 mit Microsoft Account angemeldeten PC: Der Benutzername + das Passwort am Scanner, mit dem sich jener am Windows 10 anmeldet, um seine Scans dort ablegen zu können, ist NICHT die E-Mail-Adresse und NICHT unter C:\Users\<5Buchstaben> sondern der Name, der unter Konten steht inkl. Leerzeichen. Das Passwort ist jenes zum Microsoft Konto. 

Schlusswort: Kommt gerne auf uns Community oder jeden einzelnen von uns bei Problemen oder auch zur Beratung immer gerne zu! Ich weiß, einfach ist das alles nicht aber ich bitte 🙏 darum: Macht's Euren Mandanten bzw. macht's Euch selbst als Mandant so einfach wie nur irgendwie möglich. Nur so steigt die Akzeptanz zur Digitalisierung und wenn's einfacher und schneller geht als mit Papier - umso besser. Das muss das erklärte Ziel 🏁 sein. 

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... dieses "HowTo" könnte doch auch für die "RocketTax GmbH" interessant sein, die anscheinend mit einer Armada von Fahrzeugen 'durch die Lande' reist, um massenweise die manuell ausgefüllten Grundsteuer-Feststellungserklärungen einzuscannen, vermutlich auch irgendwie zu 'digitalisieren' oder andere 'Handreichungen' für 'IT-Unbedarfte' anzubieten 😉

... keine Ahnung, ob das noch so ist. Es sind ja schon wieder ein paar Wochen seit der Neugründung der GmbH vergangen.

... außerdem ist es im Umfeld diverser 'Grundsteuer-Lösungen' ziemlich ruhig geworden 

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@vogtsburger schrieb:

... keine Ahnung, ob das noch so ist.

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Dann hören Sie doch auf, wilde Behauptungen in die Welt zu setzen?  

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... nein "wilde Behauptungen" sind das nicht.

Das kann ich so nicht stehen lassen ...

Auf der Website waren vor mehreren Wochen noch einige "Scan-Vans" mit entsprechender Werbe-Beschriftung zu sehen und in den AGB ist dieser Service immer noch erwähnt

(ich müsste eigentlich auch Bilder gespeichert haben (... so wie ich mich kenne ...)

Das Angebot interessiert mich persönlich nicht.

Es ist mir nur mal 'zwischen die Beine gelaufen' 😎

... hier ein Auszug aus den AGB auf der Website https://www.grundsteuereinfach.de/rechtliches/allgemeine-geschaeftsbedingungen/

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@vogtsburger schrieb:

Auf der Website waren vor mehreren Wochen noch einige "Scan-Vans" mit entsprechender Werbe-Beschriftung zu sehen

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Jap, war ein Angebot unter anderem für ältere Damen und Herren, die damit nichts zu tun haben wollen und einfach nur die Erklärung abgeben wollen; ohne sich mit Formularen, PCs, Technik und Co. beschäftigen zu müssen. Oder noch weit fahren müssen, um Unterstützung zu bekommen. War ein #Service😊. Hat mit meinem Thread und HowTo nichts zu tun. 

Aber jetzt habe ich verstanden, was man unter "kapern" von Threads versteht 😏.

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... warum so 'forsch' ?

Sie haben ja auch schon Empfehlungen für www.grundsteuereinfach.de bzw. für rocket.tax ausgesprochen 

... und bei meinem Beitrag ging es schließlich auch um das Thema "Scannen"

.. ok ... ich hatte leider nicht von dpi, simplex, duplex, Seitentrennung, Shortcuts etc. geschrieben ... mein Fehler 

... aber mich selbst interessiert das Thema "Scannen" von sogenannten "Datenstammblättern" der Finanzverwaltung (in RLP) tatsächlich auch

Ich hatte schon mit Software versucht, Daten aus den "Datenstammblättern" auszulesen, um sie in ein importierbares Format für "GrundsteuerDigital" zu bringen.

Aber das ist Sisyphusarbeit und völlig sinnlos, da sowohl die Ergebnisse fehlerhaft sind als auch "GrundsteuerDigital" nicht in der Lage ist, eigene Excel-Tabellen zu importieren

>> "EDV zu Fuß" und "EDV von Hand" .... gruselig !

Das gesamte Thema "Scannen" ist (für mich) ein einziges Ärgernis 

Ich kann nicht verstehen, warum die Finanzverwaltungen die Daten der "Datenstammblätter" nicht auch in elektronisch auswertbarer Form bereitstellen können/wollen

Ist das Absicht oder einfach fehlendes Verständnis für die Probleme der Betroffenen ?

[#7]

Guten Morgen,

um vielleicht auf den ursprünglichen Thread zurückzukommen und einfach nur einmal kurz unsere Vorgehensweise zu schildern:

Ich habe echt lange überlegt, wie man das Scan-Modul im Haus ersetzen kann (damit wir endlich mit der Digitalisierung mal etwas weiter kommen). Mir wäre zwar eine Ein-Klick-Lösung am liebsten gewesen, aber das geben die 99 Speicherplätze unseres Canon-Scanners nicht her... Also habe ich mit der beigefügten Software "Capture On Touch Pro" für alle relevanten Mandanten und Verzeichnisse Shortcuts angelegt. Da muss dann nach dem Scannen nur noch geheftet bzw. getrennt werden in der Nachbearbeitung (hätte ich aber ähnlich im Scan-Modul auch gemacht) und anschließend über den Belegtransfer hochgeladen. Es ist zwar ein Aufwand, das vorher für jeden Mandanten von Hand einzurichten (wahrscheinlich könnte man das auch irgendwie automatisieren), aber was für mich zählt, ist das Ergebnis. Und da kommen bisher alle beteiligten Kollegen gut mit klar und es kommt auch alles in Unternehmen online an, wie es sollte mit vielleicht ein wenig mehr Zeitaufwand als es bei dem Scan-Modul der Fall war.

Das nur mal als kurzer Erfahrungsbericht zu dem Thema...

MfG,

Dirk Schmakies

[#8]

Als Kanzlei machen in solchen Fällen eher folgende Produkte Sinn:

Steuerberater | scanfabrik Gruppe

scannerbox. Kanzlei 120 PRO | scannerbox.

SCAN MACHINE - Die Kanzlei Scanlösung | KUHN IT

...

Ja, teuer aber Ihr Geld Wert und zumeist sind das Hochleistungsscanner mit ca. 60S/min. Kann ich nur empfehlen, wenn man in der Kanzlei echt viel scannt oder scannen muss und das effizient. 

Die sind skalierbar und dank DATEVconnect Anbindung auch im DUO automatisierbar. Manuell von Hand muss man nichts pflegen, wenn man die Stammdaten online bei DATEV pflegt. 

[#9]

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@dirkschmakies  schrieb:

Guten Morgen,

um vielleicht auf den ursprünglichen Thread zurückzukommen und einfach nur einmal kurz unsere Vorgehensweise zu schildern:

Ich habe echt lange überlegt, wie man das Scan-Modul im Haus ersetzen kann (damit wir endlich mit der Digitalisierung mal etwas weiter kommen). Mir wäre zwar eine Ein-Klick-Lösung am liebsten gewesen, aber das geben die 99 Speicherplätze unseres Canon-Scanners nicht her... Also habe ich mit der beigefügten Software "Capture On Touch Pro" für alle relevanten Mandanten und Verzeichnisse Shortcuts angelegt. Da muss dann nach dem Scannen nur noch geheftet bzw. getrennt werden in der Nachbearbeitung (hätte ich aber ähnlich im Scan-Modul auch gemacht) und anschließend über den Belegtransfer hochgeladen. Es ist zwar ein Aufwand, das vorher für jeden Mandanten von Hand einzurichten (wahrscheinlich könnte man das auch irgendwie automatisieren), aber was für mich zählt, ist das Ergebnis. Und da kommen bisher alle beteiligten Kollegen gut mit klar und es kommt auch alles in Unternehmen online an, wie es sollte mit vielleicht ein wenig mehr Zeitaufwand als es bei dem Scan-Modul der Fall war.

Das nur mal als kurzer Erfahrungsbericht zu dem Thema...

MfG,

Dirk Schmakies

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Welchen Scanner von Canon nutzt Ihr? Auch den DRG 1100? 

[#10]

... mir ist aufgefallen, dass Brother anscheinend die Default-Einstellungen in einem der letzten Treiber-Updates von "durchsuchbares PDF" auf "PDF" geändert hat

Das führt dazu, dass man eingescannte Dokumente nicht mehr durchsuchen kann, kein Copy&Paste von markiertem Text, keine "Hervorhebungen", keine "Anmerkungen" etc.

... wenn einem diese Funktionen wichtig sind, so wie mir, sollte man die Treiber-Einstellung explizit auf "durchsuchbares PDF" ändern 

[#11]

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@metalposaunist  schrieb:

Als Kanzlei machen in solchen Fällen eher folgende Produkte Sinn:

Steuerberater | scanfabrik Gruppe

scannerbox. Kanzlei 120 PRO | scannerbox.

SCAN MACHINE - Die Kanzlei Scanlösung | KUHN IT

...

Ja, teuer aber Ihr Geld Wert und zumeist sind das Hochleistungsscanner mit 80S/min. Kann ich nur empfehlen, wenn man in der Kanzlei echt viel scannt oder scannen muss und das effizient. 

Die sind skalierbar und dank DATEVconnect Anbindung auch im DUO automatisierbar. Manuell von Hand muss man nichts pflegen, wenn man die Stammdaten online bei DATEV pflegt. 

---

Scannerbox empfehlen wir (und setzen sie dann auch ein) bei Mandaten mit entsprechend komplexem Scanvolumen.

Die Kosten im Verhältnis zur "ersparten" Frickelei mit 08/15-Scanner sind  dann echt im Rahmen. Was noch besser werden muss, ist das Supportmanagement. Wenn es denn mal hakt, dann telefoniert/mailt man sich nen Wolf...

Aber wenn der Support dann mal geklärt ist, ....top!

[#12]

... bei den Empfehlungen für die Hochleistungsscanner sollte man auch die ungefähren (hohen) Kosten erwähnen und die Tatsache, dass man dann an einer zentralen Stelle der Kanzlei scannt.

Will man das ?

... eine Frage der Organisation

Uns ist es lieber, wenn jeder Mitarbeiter den Scanner in seiner direkten Nähe stehen hat, entweder als Netzwerkscanner oder per USB angeschlossen

... jeder Mitarbeiter soll ja das 'Vergnügen' mit dem Scannen haben und nicht nur eine einzige Person 

... und als 08/15-Scanner würde ich unsere 2800er nicht bezeichnen

[#13]

@Thilo_Kuhn (von "KUHN IT") schrieb (im "Scanmodul Next"-Thread) :

[...]

Für Kanzleien empfehlen wir immer unsere www.scanmachine.de .

Hier kann ein zentraler Belegeingang und digitaler Kanzleiprozess am Empfang, Sekretariat oder Scan- Schleuße realisiert werden.

Nach meiner Auffassung sollten die Belege nicht bis zum Sachbearbeiter und Schreibtisch vordringen.

[...]

---

... genau das wollen wir aber nicht 

Wir sind anders organisiert und setzen unsere 10 Scanner genau dort ein, wo auch die Papierbelege bearbeitet würden und zum Teil immer noch werden, nämlich an den Datev-Arbeitsplätzen der Mitarbeiter.

Wir wollen keine 'Völkerwanderungen' kreuz und quer durch das Gebäude

Bei uns hat jede(r) Mitarbeiter(in) 'seine'/'ihre' Mandanten, Kontakte, Ansprechpartner, Belege,  Buchführungen, DUO-Mandate 

Warum also "sollten die Belege nicht bis zum Sachbearbeiter und Schreibtisch vordringen" ?

... verstehe ich nicht 

... gibt es tatsächlich Kanzleien mit etwa 20 - 30 Mitarbeitern, die mit zentralem (digitalem) Belegeingang und zentralen Scan-Stationen arbeiten ? 🤔

... die Briefpost und die Papierbelege (Leitz-Ordner etc.) werden natürlich am Empfang abgegeben und dringen nicht auf direktem Weg bis in den 'Produktiv-Bereich' (zu den Arbeitsplätzen der Mitarbeiter) vor  

[#14]

Welchen Scanner von Canon nutzt Ihr? Auch den DRG 1100? 

Nein, das ist der DR-G2090. Je einer an beiden Standorten, daneben noch die üblichen Multifunktionsgeräte (verschiedene Modelle der Firma UTAX) über die ganzen Räumlichkeiten verteilt (die sind aber eher zum Scannen einzelner Seiten geeignet wegen der sehr langsamen Geschwindigkeit)

[#15]

@metalposaunist gibt es eine Möglichkeit, die Konfigurationen jedes Brother-Scanners zu sichern (ähnlich wie die "LIST"-Datei beim Belegtransfer) um die dann zu verteilen?

Oder muss ich die Brother-Konfigurationen immer wieder neu zusammenklöppeln?

[#16]

Sichern kannst Du mit dem Mass Development Tool von Brother. Damit habe ich schon eine Sicherung des 2800W zurückgespielt.

In nächster Zeit versuche ich, die Sicherung des 2800W auf einen 4700W aufzuspielen.

[#17]

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@vogtsburger  schrieb:

... jeder Mitarbeiter soll ja das 'Vergnügen' mit dem Scannen haben und nicht nur eine einzige Person 

... wir haben genau einen Scanner in der Kanzlei ... Dieser wird für den Posteingang benutzt 

Sollte das nicht der way2go sein? 😉

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[#18]

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@oliverstippe  schrieb:

Sichern kannst Du mit dem Mass Development Tool von Brother. Damit habe ich schon eine Sicherung des 2800W zurückgespielt.

In nächster Zeit versuche ich, die Sicherung des 2800W auf einen 4700W aufzuspielen.

---

Ok, klasse für den Tipp.

Dann teste ich das mal (und berichte). Bin gespannt, ob es das ist, was ich letztendlich versucht habe, zu beschreiben.....

Wäre dann aber der Hammer...!

[#19]

... wurde bereits an anderen Stellen in der Community diskutiert ...

... und funktioniert (jedenfalls was die 2800er betrifft) ...

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@JonasThiel schrieb:
[...] 

... wir haben genau einen Scanner in der Kanzlei ... Dieser wird für den Posteingang benutzt

Sollte das nicht der way2go sein? 

[...]

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... nur wenn das so gewollt ist oder wenn man keine bessere Alternative sieht ...

Also wird 1 bestimmte Person dazu 'verdonnert', alle Papier-'Konvolute' der Mandanten zu 'digitalisieren ?

... und das, was auf anderen Wegen (digital) hereinflattert, läuft auch über eine zentrale Stelle, z.B. über 1 E-Mail-Adresse ?

... oder direkt an die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter und von dort weiter zum "Posteingang" ?

[#21]

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@vogtsburger  schrieb:

... wurde bereits an anderen Stellen in der Community diskutiert ...

... und funktioniert (jedenfalls was die 2800er betrifft) ...

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Danke für einen Link dann, @vogtsburger . Bin mir nicht sicher, ob es diese Konfigurationseinstellungen sind, die an anderen Stellen "diskutiert" wurden.

[#22]

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@vogtsburger  schrieb:

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@JonasThiel schrieb:
[...] 

... wir haben genau einen Scanner in der Kanzlei ... Dieser wird für den Posteingang benutzt

Sollte das nicht der way2go sein? 

[...]

---

... nur wenn das so gewollt ist oder wenn man keine bessere Alternative sieht ...

Also wird 1 bestimmte Person dazu 'verdonnert', alle Papier-'Konvolute' der Mandanten zu 'digitalisieren ?

... naja, die Finanzamtsbriefe werden größtenteils nicht digital bereitgestellt. Eine Person muss die Briefe halt einscannen. 
Mandantenunterlagen bekommen wir extrem selten per Post.

... und das, was auf anderen Wegen (digital) hereinflattert, läuft auch über eine zentrale Stelle, z.B. über 1 E-Mail-Adresse ?

... oder direkt an die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter und von dort weiter zum "Posteingang" ?

Teils Teils, das wird dann alles über das DATEV DMS abgebildet...

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@vogtsburger  schrieb:

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@JonasThiel schrieb:
[...] 

... wir haben genau einen Scanner in der Kanzlei ... Dieser wird für den Posteingang benutzt

Sollte das nicht der way2go sein? 

[...]

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... nur wenn das so gewollt ist oder wenn man keine bessere Alternative sieht ...

Also wird 1 bestimmte Person dazu 'verdonnert', alle Papier-'Konvolute' der Mandanten zu 'digitalisieren ?

... und das, was auf anderen Wegen (digital) hereinflattert, läuft auch über eine zentrale Stelle, z.B. über 1 E-Mail-Adresse ?

... oder direkt an die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter und von dort weiter zum "Posteingang" ?

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bei uns ist seit 2018 die Scannerbox im Einsatz, kann ich jeder Kanzlei nur empfehlen. Auch wenn es nicht mehr die Massen sind, die da durchwandern, macht es einfach bedeutend mehr Spaß, scannen an sich ist schlimm genug. 

Bei uns hat jeder Mitarbeiter einen eigenen Benutzer in der Scannerbox, von da aus geht es entweder direkt zu meineSteuern oder Belege online oder für lokale Sachen auf ein Netzlaufwerk, das dann über den Dokumentenkorb abgerufen wird. Geht auch direkt, aber dann gibt es keinen Knigge und kein PEA... 

Die neue hat 120 Seiten pro Minute. 

Natürlich scannt eher der Azubi als die Steuerberaterin ganze Buchführungen ein, aber einzelne Dokumente scannt man im Zweifel schneller selber ein.  

[#24]

ein Hochleistungs-Scanner hat natürlich seinen besonderen Charme, genauso wie andere Hochleistungs-Geräte

... aber hier spielt die 'bauphysikalische' Größe einer Kanzlei sicher eine große Rolle

Wenn das Hochleistungs-Gerät gut und schnell zu erreichen ist, vielleicht sogar mit Sichtkontakt, dann kommen sich die Scannenden nicht in's Gehege, es sei denn eine Person blockiert das Gerät  für längere Zeit mit einer umfangreichen Belegesammlung.

... bei uns teilen sich durchschnittlich jeweils 2 Mitarbeiter 1 Scanner

Da gibt es keine Abspracheprobleme. 

... und wenn tatsächlich mal ein Scanner "zickt", kann man in Sekunden auf einen anderen Netzwerkscanner umswitchen. Bei einem zentralen Gerät müsste man erst den Support einfliegen lassen

Unser Kanzlei-Gebäude ist recht groß, die Flure sind lang, die Arbeitsräume verteilen sich auf zwei Etagen. Ein einziges Hochleistungsgerät (Scanner, Drucker, Fotokopierer etc.) würde also sowieso nicht reichen, wenn man weiterhin lieber 'föderalistisch' als 'zentralistisch' arbeiten will.

... und mehrere Hochleistungsgeräte anzuschaffen, wäre dann doch etwas 'zu viel des guten' ... Geldes 🙂

[#25]

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@andreashofmeister schrieb:
[...] Danke für einen Link dann, @vogtsburger . Bin mir nicht sicher, ob es diese Konfigurationseinstellungen sind, die an anderen Stellen "diskutiert" wurden [...]

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... wenn Sie schon den Begriff diskutiert in Zweifel ziehen, lohnt es sich nicht, weiter darüber zu diskutieren. Für mich war der dortige ... Austausch von Informationen ... (um das Wörtchen diskutieren nicht wieder zu strapazieren) jedenfalls hilfreich

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@vogtsburger  schrieb:

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@andreashofmeister schrieb:
[...] Danke für einen Link dann, @vogtsburger . Bin mir nicht sicher, ob es diese Konfigurationseinstellungen sind, die an anderen Stellen "diskutiert" wurden [...]

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... wenn Sie schon den Begriff diskutiert in Zweifel ziehen, lohnt es sich nicht, weiter darüber zu diskutieren. Für mich war der dortige ... Austausch von Informationen ... (um das Wörtchen diskutieren nicht wieder zu strapazieren) jedenfalls hilfreich

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Sehr gerne doch...

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Hallo @metalposaunist ,

erst einmal vielen Dank für den ausführlichen Artikel.

Ich bin ja eigentlich Freund von Königsweg 2 (UploadMail). 

Ich hatte bereits einen Brother ADS-2800W entsprechend konfiguriert. Dann ein paar Scanprofile und der Mandant braucht nur noch eine Taste drücken und scannt direkt nach UO.

Leider funktioniert das ganze seit einiger Zeit nicht mehr.

Habe jetzt noch einmal alles neu eingestellt, der Scanner schafft es aber nicht die Dokumente per E-Mail zu versenden.

Es kommt folgende Fehlermeldung:

Konfiguration des E-Mail-Versands

Die Überprüfung des Server-Zertifikats war nicht erfolgreich. Um dies zu korrigieren, importieren Sie entweder das passende CA-Zertifikat oder deaktivieren Sie "Server-Zertifikat verifizieren" (wenn die Verifikation nicht notwendig ist).

SMTP-Einstellungen wie folgt:

Hast Du eine Idee, warum es nicht funktioniert? Liegt es daran, dass der Scanner nicht mehr die aktuellen TLS-Anforderungen bedienen kann (TLS 1.2).

Gibt es evtl. eine Alternative?

Wünsche allen morgen einen schönen Feiertag!

[#28]

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@rlueke schrieb:

deaktivieren Sie "Server-Zertifikat verifizieren"

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Hilft also auch nicht? Im Screenshot ist der Haken noch gesetzt. Firmware vom Brother ist auch aktuell?

[#29]

Den Haken hatte ich bereits rausgenommen, dann kommt folgende Fehlermeldung:

 (Firmware ist aktuell!)

[#30]

Könnte an der Microsoft Umstellung liegen, BASIC AUTH nicht mehr unterstützen zu wollen. SMTP soll davon verschont bleiben aber so ganz rund läuft das bei MS nicht: Datev E-Mail-Versand und Micorosft Modern Authentication

Auch wir sind meines Wissens nach davon betroffen, als wir von Exchange 2010 auf Exchange online gewechselt sind. Es melden sich reihenweise User, deren Outlook sagt: Kennwort eingeben, was aber nicht geht. Dann hilft da wohl nur ein neues FXLogix Profil?! Wir sind gerade zusammen mit dem Solution Partner an einer Lösung dran.