HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert?

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Hi, ich würde gerne weitere Erkenntnisse und Impulse zur Belegdigitalisierung an diesen legendären Beitrag anhängen, da ich denke, dass wird das Thema hier kanalisieren sollten, statt ständig neue Themen zu eröffnen.

In drei Fernbetreuungssitzungen diese Woche bei einem Mandanten zu einem HP MFP 8600er weiß ich wieder, was ich an der Scan-Software von Brother habe.
Also die Firmware zu dem HP geht gar nicht, da nur ein Haufen unnötiges Zeug vorhanden ist, aber nicht einmal Zielverzeichnisse oder brauchbare Dokumente-Scan-Vorlagen erstellt werden konnten. Konnte letztlich tatsächlich mit der Freeware "HP Scan & Capture" eine "one-klick-Lösung" einrichten und Mandant ist mit seinem neuen Rechner und der neuen "Scan-Infrastruktur" nun happy; war die letzten paar Tage nicht so und so geht die Woche dann doch gut zu Ende 😉 .

Wie Du auch schon (mehrfach) erwähnt hast, ist der beste digitale Beleg der, der nicht digitalisiert werden muss, sondern bereits als solcher vorliegt.

Nun schwebt mit die Idee vor, den Rechnungsstellern die Upload-Mail-Adresse als "Rechnungsadresse" zu überlassen, damit Rechnungen schon gar nicht mehr ins E-Mail Postfach gelangen, sondern direkt nach Unternehmen online, was die Verwaltung des Rechnungseingangs massiv verkürzen würde und als passionierter WoW und KK (KlickKiller) lägen die Rechnungen bequem in unserem Unternehmen online - Postfach (Belege online) und sieht auch sogleich, wenn neue Rechnungen da sind.

Meine erste Anfrage ging gleich an die Wand, da man nur "eine" E-Mail-Adresse für den Kunden hinterlegen kann.

Dennoch sehe ich in dieser Alternative des Rechnungsaustausches enormes Potential.

Bei der Telekom bspw. entsteht das nächste Problem, dass die Rechnung in ein ZIP gepackt ist, die natürlich von UO nicht verwertet wird.

Ferner müssten auch sämtliche Rechnungssteller eine Zustellung der Rechnung per E-Mail, an die genannte "Rechnungsadresse", durchführen und diese nicht nur zum Download anbieten; technisch wäre das sicher keine große Geschichte, aber hey, es gibt schließlich eine Rechnungs- und eine abweichende Lieferadresse, warum dann auch nicht eine Korrespondenz- und abweichenden Rechnungsadresse; sprich hier dann die Upload-Mail-Adresse . . .

Hast Du da schon Ambitionen in diese Richtung entwickelt, Lieferanten eine gesonderte Rechnungs-E-Mail-Adresse mitzuteilen, um eine workflow wie oben zu generieren ?

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Nachtrag zum Vorpost:

Ich hatte zum Thema "Zustellung der Rechnungen an alternative Rechnungs-E-Mail-Adresse" heute zwei Gespräche mit der Telekom und Amazon . . .

Amazon:

Grundsätzlich keine Möglichkeit auf Umstellung der Rechnungszustellung per E-Mail. Nur Abruf/Download möglich. Erledigt.

Telekom:

Grundsätzlich kein Problem, da bereits eine abweichende Rechnungs-E-Mail-Adresse hinterlegt ist und das jederzeit geändert werden kann, aber die Telekom versendet ihre Rechnungen signiert innerhalb einer ZIP-Datei verpackt, womit die direkte Zustellung an eine "xxx@uploadmail.datev.de" ins Leere läuft.

Vorgang wird jedoch geprüft, ob eine Umstellung der Rechnungszustellung ohne Signatur bzw. als "Nur-PDF-Anhang zu einer E-Mail möglich ist. Ich glaube eher nicht daran.

Der Weg liegt halt überall voll mit digitalen Steinen . . . 😞

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Telekom

ich bekomme meine Telekom Rechnung seit Jahren als einfachen pdf Anhang, 

keine Signatur , keine Verschlüsselung, kein Zip. 

Ich würde jetzt vermuten wenn ich die auf meine Kanzlei Adresse bekomme  sollte das für die Telekom auch nicht das Problem sein dies auf die upload Mailadresse zu leiten. 

Hier bräuchten wir dann noch ein schickes Tool das man das für alle Lieferanten lösen kann, wer sicherlich ein sehr guter Weg den digitalen Workflow zu beschleunigen. 

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... also ich will, dass meine Lieferantenrechnungen immer an mich und nicht in irgendwelche Wolken geschickt werden

... aber das ist wohl Ansichtssache

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Oh, hört sich schon mal gut an, dass die Möglichkeit grundsätzlich besteht. Hatte hierzu nichts gesondert beantragt, sondern erhalte seit der Umstellung die E-Mails via PDF in ZIP.

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Ja, Sie haben schon recht, da mögen die Wünsche auseinandergehen.

Für mich wäre das deutlich sinnvoller, ich könnte den Umweg über meine E-Mail abkürzen. In UO taucht die Rechnung sowieso auf, wo Sie letztlich sowieso hin muss.

Mir geht´s schlicht darum, die Wege überall zu kürzen und zu automatisieren.

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Dem Grunde nach müsste Datev solch ein Tool wie Getmyinvoice bereitsstellen, 

einmal die Daten einpflegen für die Lieferanten wo die Rg. heruntergeladen werden müssen und die Rechnungen die als zip, pdf oder was auch immer kommen und dann automatische Weiterleitung an UO und für den der mag @vogtsburger kann das Sammelsurium gerne auch noch cc auf die Kanzleiadresse geleitet werden. 

Dann wären wir digital schon eine ganze Strecke weiter.   

Aber das Datev so etwas hinkriegt- wage ich zu bezweifeln und wenn dann nicht im Mehrwert Angebot sondern wieder via tochtergesellschaft oder Beteiliung mit hoher Bepreisung - befürchte ich . 

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... mich nervt die Abholerei aus vielen, vielen Wald- und Wiesen-Plattformen natürlich auch extrem

Wenn die Datev eine solche persönliche 'digitale Bananenkiste' bzw. einen bezahlbaren Abholdienst zur Verfügung stellen würde, wäre ich dabei, aber bei Drittanbietern die Anmeldedaten aller meiner Accounts preisgeben zu müssen, stört mich ganz gewaltig.

Ist GetMyInvoices nicht auch eine Tochter oder eine 'Stieftochter' der Schufa ?

edit: ich korrigiere mich: GetMyInvoices gehört zur fino-Unternehmensgruppe

Sympathisch fände ich ein eigenes lokales OpenSource-Tool, mit dem ich den Downloadvorgang für meine eigenen Accounts automatisieren, die Daten einsammeln und anschließend z.B. an Unternehmen Online senden könnte.

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@deusex schrieb:

In drei Fernbetreuungssitzungen diese Woche bei einem Mandanten zu einem HP MFP 8600er weiß ich wieder, was ich an der Scan-Software von Brother habe.

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Ohja 😍. Hatte ich am Donnerstag auch erst. Belege einlegen, 1 Klick, fertig digitalisiert - im "Vorbeigehen" mal eben so. Hochladen kann man Belege später auch noch. 

Zu HP: Blaue Thermobelege scannen

@deusex: Schade nur, wenn man sich so viele Gedanken macht und am Ende die originalen PDFs im DUO aussehen, als wäre ein Weichzeichner durch gelaufen. Das trübt die Weiterarbeit mit digitalen Belegen arg ein und führt unter Umständen sogar schneller zur Brille als nötig. 

Muss DATEV nicht §§§ Anforderungen an Programme und Co. Rechnung tragen? Da gibt's doch §§§, die besagen, wie Software aussehen und zu bedienen sein muss. 

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@deusex schrieb:

Hast Du da schon Ambitionen in diese Richtung entwickelt, Lieferanten eine gesonderte Rechnungs-E-Mail-Adresse mitzuteilen, um eine workflow wie oben zu generieren ?

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Lösen wir alles mit rechnung@ oder re@ Postfächern + automatischer Weiterleitung vom Exchange. Warum? Man ist sehr flexibel und kann mit den ankommenden E-Mails mehr machen, als nur ins UO schicken. Ich will nicht unflexibel durch DATEV sein und schon wieder geht nicht sagen müssen, wenn ich eine Anforderung habe. 

Ferner: Du kannst die DATEV E-Mail Adressen für UploadMail löschen. Es gibt kein Recht, dass einem das entzieht. Auch hier Murphy: Durch bewusste oder unbewusste Absicht kann man viel Schaden anrichten und wenn man UploadMail neu einrichtet, teilst Du allen Lieferanten mit: bitte diese neue Adresse verwenden? Nope 👎. Wenn das passiert, ändert man am Exchange 1x zentrale die E-Mail Adresse und ist damit durch. 

Habe ich bei flowwer auch so machen müssen, als die technologisch auf CompanyMail umgestiegen sind. Da gab's neue Adressen. Am Exchange die Regel geändert, done. 

Bzgl. Telekom pflichte ich @bodensee bei: Sowohl privat wie in der Kanzlei bekomme ich seitens der Telekom Rechnungen als PDF Anhang, die wir aber mit dem invoicefetcher abgreifen bzw. an re@ schicken, dort eine Weiterleitung ins DUO besteh und die Belegfreigabe online greift. 

Aber wenn ihr mich fragt, ist das doch alles nur Rumgehample und fühlt sich nach Workaround im großen Stil an @deusex. Weil es seitens Deutschland keinen Masterplan gibt, wie man das strukturiert, systematisiert und automatisiert umsetzen könnte. Portale wie invoicefetcher sind auch nur Mittel zum Zweck. Mit ZUGFeRD oder X-Rechnung oder einer europäischen Vorgabe, könnte man das wirklich smart umsetzen. Aber auf einer schon änger in der Vergangenheit liegenden Veranstaltung gab Prof. Dr. @Peter_Krug zu, dass das nicht einfach ist, wenn man sich nicht auf 1 Standard einigen kann. 

Auch hier: Wie machen das unsere digitalen Nachbarn? 

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Gibt es bestimmt im Open Source Bereich, müssen Sie sich nur auf die Suche machen. 

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Jo Daniel,

ich bin grade echt ein wenig konsterniert, wie ich gestehen muss, nachdem ich drüber geschlafen habe.

Was die Telekom bei mir für eine Special eingebaut hat, habe ich nun entdeckt. Haken raus und gut ist:

und kurz die upload-mail-Adresse "reinpaisten" . Fertig. Aber ich kann ja den Bestätigungslink nicht ausführen, weil ich die E-Mail als solche ja nicht erhalte, sondern nur den Anhang später als Rechnung in UO... Herrjeh, what a ... !

Insofern ist Problem bei der Telekom nicht fix gelöst, denn dort kann man zwar definitiv eine abweichende Rechnungs-E-Mail-Adresse hinterlegen, aber nicht die von DATEV ja nicht bestätigen.

Dennoch bin ich generell froh, wenn ich die Rechnungen aktiv erhalte und nicht runterladen muss, also haben wir im Moment drei Varianten

1. Rechnung zum Portaldownload
2. Rechnung per aktiver Zusendung via E-Mail
3. Rechnung per Brief

Drittens ist indiskutabel und bei den beiden anderen Punkten erhalten wir keinen einheitlichen workflow.

2. Wäre mir durchgängig am Liebsten und alle würden da mitziehen. Bei gewöhnlichen Geschäftspartnern und Unternehmen ist wäre das ja via "rechnung@" oder eben auch " @uploadmail.datev.de" machbar, aber Amazon und die anderen "Großen" werden wir da nicht erreichen, wie mir gestern Amazon mitgeteilt hat.

Wie holen wir also die Rechnungen dort möglichst automatisiert ab ?

Ein "stapelhafter" download, also auch alle Rechnungen eines Jahres oder eines bestimmten Zeitraums wäre wohl möglich, so konnte man Manuel wenigstens nur einmal die Woche bemühen, aber ist irgendwie nicht Fisch, nicht Fleisch.

@deusex: Schade nur, wenn man sich so viele Gedanken macht und am Ende die originalen PDFs im DUO aussehen, als wäre ein Weichzeichner durch gelaufen. Das trübt die Weiterarbeit mit digitalen Belegen arg ein und führt unter Umständen sogar schneller zur Brille als nötig. 

Das ist allerdings der Hammer und ich dachte schon ich müsste ein Dioptrien upgraden und dann gesehen, dass die Sorge und der Ärger mit der Darstellung mehrere haben; ich inklusive und gestern auch eine Mail diesbezüglich erhalten.

Ich hoffen inständig, dass dieses Geschwafel über Zoom im Browser vs. Zoom in Belege online jetzt das Problem auf die Seite schiebt, denn das ist im Moment echt zum würgen.

Ferner: Du kannst die DATEV E-Mail Adressen für UploadMail löschen. Es gibt kein Recht, dass einem das entzieht. Auch hier Murphy: Durch bewusste oder unbewusste Absicht kann man viel Schaden anrichten und wenn man UploadMail neu einrichtet, teilst Du allen Lieferanten mit: bitte diese neue Adresse verwenden? Nope .

 Wenn das passiert, ändert man am Exchange 1x zentrale die E-Mail Adresse und ist damit durch. 

Ist mir bekannt und auch die Auswirkung ist nicht zu unterschätzen. Solche E-Mail-Adressen sind m.E. sowieso nicht "gesellschaftsfähig" und sehen unprofessionell aus

"4641e167-b361-4cd4-9b9b-cd705b7437d8@uploadmail.datev.de" (eine Ziffer geändert. Rechnungszustellung zwecklos 😉 )

Hier sollte der Unternehmer zumindest einer personalisierte E-Mail zugeteilt bekommen und selbstredend wäre dann auch diese einfache Löschfunktion der upload-mail-Adresse zu deaktivieren; ggf. nur per "Gottmodus" oder sogar Logistik.

Du weißt wie ich über Deinen letzten Absatz denke und gebe Dir natürlich uneingeschränkt recht. Man kann zwar darüber schimpfen und schelten, aber eine saubere Lösung erhält man schlichtweg nicht und man muss wieder WoW spielen und "das Beste draus machen."

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@deusex schrieb:

Wie holen wir also die Rechnungen dort möglichst automatisiert ab ?

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www.getmyinvoices.de oder www.invoicefetcher.de 

Wir nutzen letzteren, der im kleinsten Paket auch kostenlos ist und man daher damit rumspielen kann. Im kleinsten Paket sind aber die Schnittstellen nach DUO, flowwer und Co. aber zeitlich begrenzt, wie es mir scheint und im kostenlosen Paket werden Rechnungen auch nur 1x alle 30T abgerufen. 

In der Kanzlei übergibt der invoicefetcher die Rechnungen an flowwer. Dort durchlaufen sie den Freigabeprozess, werden nach DUO übergeben und dann im REWE verbucht. Bei der DiGiTAXperts GmbH landen die Belege aus dem invoicefetcher direkt in DUO und dort in der Belegfreigabe online, werden freigegeben, via DUO gezahlt und dann wird die FiBu gemacht. 

Das Portal kann auch Telekom, NetCologne; amazon business in unserem Fall auch und Co. Wo ich noch Bauchschmerzen habe sind Portale mit 2FA. Da gibt es aktuell bei uns Probleme meine ich - habe ich mir aber nicht näher intensiv ansehen können. 

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@deusex schrieb:

Du weißt wie ich über Deinen letzten Absatz denke und gebe Dir natürlich uneingeschränkt recht. Man kann zwar darüber schimpfen und schelten, aber eine saubere Lösung erhält man schlichtweg nicht und man muss wieder WoW spielen und "das Beste draus machen."

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Das Problem ist nur, dass uns das in allen Bereichen mittlerweile tangiert 😫. REWE allein wäre ja machbar aber auch im Lohn ist das meist uncool (personio); EOcomfort und Auswertungen? Fehlt uns auch was. Daher kommt ingentis zum Einsatz aber auch da sind nicht alle Schmerzen gelöst; DUO uncool im Bereich finAPI und etliche andere Probleme, TAXDOO und JTL bzgl. OSS-Meldungen / Auswertungen? Ich erzähle besser nicht ... 

Macht aktuell wenig Spaß, wenn man sich 76467456456 Tools zusammen klickt aber am Ende man immer noch nicht sagt: das ist geil! 

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getmyinvoices hatte ich schon auf dem Radar aber den invoicefetchr werde ich mir vorab mal genauer anschauen.

Jedenfalls schönes Wochenende und danke für Deine Tipps.

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@bodensee  schrieb:

Gibt es bestimmt im Open Source Bereich, müssen Sie sich nur auf die Suche machen. 

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... meinen nächsten Urlaub mache ich am besten im Perigord

... dort kann ich an einem Training für Trüffel-Schweine teilnehmen. 

Vielleicht lerne ich dort etwas für die Suche nach guten Open-Source-Tools 😅

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Nun ich wäre - auch weil es näher ist eher in der Toskana am liebsten in Montalcino und verkoste die dortigen Wein vlt. fällt einem ja dann auch ein open source tool ein. 

Wobei Daniel @metalposaunist setzt ja den invoicefetcher ein, solange Sie nur eine Einzellizenz brauchen, habe ich grade mal nachgesehen hält sich das kostentechnisch mit 6,99 / Monat in Grenzen. 

Gerade erst den Post von Daniel gelesen , wenn die kleinste Version von invoicefetcher kostenlos ist dann haben sie doch bereits ihr open source Problem gelöst , wobei ich Ihnen Ferien im Perigord gerne gönne. 

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@bodensee schrieb:
[...] wobei ich Ihnen Ferien im Perigord gerne gönne [...]

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Spoiler

... danke,
gegen den Brunello hätte ich auch nichts einzuwenden, aber spätestens nach drei Gläsern würde mein Italienisch ziemlich französisch klingen und den Begleitern spanisch vorkommen.
Dann lieber gleich nach Frankreich

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Nun am Samstag bin ich gerne am Weinfachsimpeln. 

Die " Franzosen" sind aller Regel cuvee's und ich habe mich das rundere 100%ig Traube des Sangiovese gewöhnt. 

Früher war ich auch vor allem im Bordeaux, St. Emillion und im Burgund unterwegs ( davon lagert noch etliche Flaschen im Keller) . 

Heute Abend werde ich mir dann auch ein Fläschchen gönnen. 

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Spoiler

... 'witzig' ist, dass Weinliebhaber sehr auf  schöne "Kirchenfenster" stehen, nicht nur auf schöne Fenster am Bildschirm 😅

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Einiges habe ich hier jetzt gelesen, anders nicht. Bitte entschuldigt, falls ich nix neues dazu beitrage.

Früher habe ich mit dem Brother gearbeitet. Und natürlich mit dem Scanmodul.

Jetzt haben wir einen Fujitsu Scansnap IX1600.

Und den wollte ich nicht mehr missen. Du legst dir ein Profil für den Scanner an, z.B. Belege in den Rechnungseingang. Und ab dann: Papier einlegen, Touchscreen drücken und fertig.

Einen schnelleren Weg, das Dokument an den richtigen Platz zu bekommen, habe ich noch nicht gefunden.

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Wir wollten bei unserem Mandanten das Programm Brother iPrint&Scan installieren. Leider ist dieses zurzeit nicht mehr verfügbar.

Haben es über Brother Utilities eingerichtet. Nur leider kann man dort nur 5 benutzerdefinierte Shortcuts anlegen.

Gibt es eine andere Lösungsmöglichkeit?

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@SilkeWrede schrieb:

Wir wollten bei unserem Mandanten das Programm Brother iPrint&Scan installieren. Leider ist dieses zurzeit nicht mehr verfügbar.

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Welcher Brother Scanner ist es? Drucken vom Smartphone und Tablet - kompatible Modelle

Im Windows AppStore scheint es noch verfügbar zu sein: Brother iPrint&Scan

Und beim 2800W kann man's auch noch herunterladen: Treiber und Downloads für ADS-2800W

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So habe jetzt NAPS2 bei einigen Mandanten im Einsatz, bin doch ganz schön begeistert vom Funktionsumfang. Durch das Video https://www.youtube.com/watch?v=KN3twXsR3qs von @andreashausmann wurde alle Unklarheiten mehr oder weniger ausgeräumt, hatte das Programm schon länger bei mir installiert, aber mangels Drucker/Scanner bei mir am Schreibtisch konnte ich das nicht testen. Wollte gestern bei einem Mandanten die Email Funktion nutzen (Belegtransfer geht nicht, weil noch Windows 8 auf dem NB) um das händische zu umgehen, wobei das dem Mandanten egal ist die Belege ins Uploadportal zu schubsen. Aber dummerweise macht NAPS2 aus diversen Scans 1 gesamtes PDF, kann man das irgendwo einstellen, das wenn ich drei Belege gescannt habe auch drei PDF in die Mail anhängt?

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Wie wäre Scan to mail direkt vom Scanner aus?! Sollten die meisten Scanner beherrschen, dann kann man direkt vom Scanner in den Rechnungseingang in DUO scannen - ohne eine Software am Rechner bedienen zu müssen.

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Hallo,

mit dem Email-Versand direkt habe ich in NAPS2 noch nicht gearbeitet, aber welche Einstellungen haben Sie denn in den Profileinstellungen zu den erweiterten Einstellungen hinterlegt?

Bei der Einstellung "eine Datei je Seite" müsste für jeden Beleg im Einzug eine separate Datei erstellt werden.

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Da habe ich keine Lust drauf mich in unterschiedliche Hardware einzuarbeiten. Ich bin froh, das es mit NAPS2 so gut funktioniert, und eigentlich versuche ich das dann alles über den Belegtransfer zu erschlagen. Ich sage dem Mandanten, welche Möglichkeiten es gibt, die Belege ins DUO zu bekommen und empfehle dann aber den Belegtransfer.

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Dann wäre hier die Lösung Windows 8 gegen 10 zu ersetzen und alle sind glücklich und sicher dazu. Windows 8.1 ist sowieso am 10.01.2023 tot ☠️. Ist es wirklich Windows 8 noch, ist das schon seit 2016 nicht mehr wirklich sicher. 

@rahagena: Es gibt genug Scanner, die kein IP sprechen und nur per USB nutzbar sind. Da ist nichts mit Scan2Mail vom Scanner aus.  

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@glasi schrieb:

Da habe ich keine Lust drauf mich in unterschiedliche Hardware einzuarbeiten.

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Armer Mandant 😢 . Dann bekommt er ggf. gar keine bestmögliche Lösung. Schade. Hoffe, dass er dann aber bestmöglich in Sachen Steuern und Co. beraten wird. 

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Die Einstellungen sind schon alle so wie ich das möchte, und beim speichern in die Datenpfade funktioniert es auch, aber wenn ich nach dem Scannen im Programm selber Email PDF wähle, macht das Programm mit den in seiner Vorschau liegenden Seiten/Dateien ein gesamtes PDF in der Email.

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NAPS2 kann alles was man benötigt, ich habe bei 2 anderen Mandanten die Herstellersoftware verwendet (Kyocera und Canon), ging auch gut, aber wenn ich 1 Programm habe, was das alles kann, warum sich mit der Herstellersoftware beschäftigen, die es auch nicht besser kann und im Zweifel mit einem Update kastriert wird. Man kennt ja die Wirkung, wenn der Druckerhersteller ein Firmware Update rausbringt, und danach die Druckerpatronen nicht mehr funktionieren, weil nicht Original oder zu viele Druckvorgänge.

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Dann wäre hier die Lösung Windows 8 gegen 10 zu ersetzen und alle sind glücklich und sicher dazu. Windows 8.1 ist sowieso am10.01.2023tot

. Ist es wirklich Windows 8 noch, ist das schon seit 2016 nicht mehr wirklich sicher. 

Deswegen hole ich morgen das Teil ab, baue eine SSD ein (da ist tatsächlich noch eine HDD drin) und klatsch da Windows 10 drauf.

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Nun ich bin auch ein Verfechter von "naps2", aber die Brother Utilities nebst CC4 sind nochmals ein paar Ticken charmanter und die Einarbeitung ist in - lächerlichen - drei Minuten erledigt, wenn man mit der Materie schon mal beschäftigt war.

Naps2 sehe ich als beste kostenlose Alternative zu einer guten Hersteller-Scan-Software und ziehe diese dann stets vor.

Den Grundsatz von "Never change a . . ." verstehe ich sehr gut, aber dennoch gilt es die Augen offen zu halten, sonst verpasst man Besseres, was ja bekanntlich der Feind des Guten ist.