Einrichtung der DATEV-Datenservices. Warum benötigt der Mandant eine Beraternummer?

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Mandant bucht in Lexware online und lädt Belege hoch, erstellt UStVA selbständig. Ich möchte Buchungsdaten und Belege einmal im Jahr downloaden.

Das geht von Lexware aus nur bedingt, weil dann die Verbindung Buchung-Beleg weg ist. Also benötige ich die Datev Datenservices, dann bleiben die Belege online und die Verbindung bestehen.

Beim Versuch den Mandanten in MyDatev anzulegen möchte das System eine Beraternummer für den Mandanten.

Wozu?

Meine VB ("Account Manger" heißt das wohl heute) kann/will die Frage nicht beantworten.

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Es gibt auch den Weg, in DATEV nur Belege online isoliert anzulegen. Dann benötigt der Mandant keine Beraternummer.

In Lexoffice den Export Buchungssätze und Belege auswählen.

Die Belege über Belegtransfer hochladen. Die Buchungssätze über Stapelverarbeitung importieren.

-> So machen wir das, allerdings nur bei größeren Mandaten. Bei kleineren arbeiten wir: linker Bildschirm Rewe, rechts Lexoffice, dann findet man einzelne Belege relativ schnell über die Belegsuche.

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Das gleiche Phänomen trifft auch auf die DATEV Lohndatenservices zu.

Meine Vermutung:

Die jeweilige Schnittstelle muss im Vorsystem (also z.B. Lexware) vom Mandaten autorisiert werden. Dies erfolgt über ein DATEV Zugangsmedium, das auf eine mandantengenutzte Beraternummer ausgestellt ist.

Wahrscheinlich muss aus diesem Grund der Schnittstellen-Service an sich ebenfalls auf die mandantengenutzte Beraternummer bestellt werden.

Die Kosten für die jeweilige Schnittstelle (pro Mitarbeiter bzw. pro Beleg) werden hierbei der Beraternummer in Rechnung gestellt, auf der die Leistung (Lohn bzw. Fibu) angelegt ist, also im Regelfall ohnehin die des Steuerberaters.

Die mandantengenutzte Beraternummer wird also nicht für die direkte Berechnung der Gebühren an den Mandanten benötigt sondern ausschließlich für die Aktivierung der Schnittstelle.

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Wohin lade ich die Belege hoch? Dazu muß ich doch UO für den Mandanten haben und für UO muß ich doch MyDatev haben. Irre ich?

Der Export aus Lexware auf meine Festplatte (Belege + Buchungssätze) funktioniert einwandfrei, aber die Verbindung (man kann Belge ja lokal im DMS verbinden, was ich bei einem Mandanten tur) ist weg .

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Nein, der Mandant klickt das in Lexware einfach an. Dann exportiert Lexware (auf meine Festplatte). Dazu braucht er von Datev nichts.

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Guten Morgen,

ich hatte das selbe Problem letztens und bin über diese Anleitung gestolpert:

https://www.datev-community.de/t5/Unternehmen-online/Belege-online-Einrichtung-und-Nutzung-f%C3%BCr-einen-Nichtwissenden/m-p/276306#M32202

Unser Mandant exportiert uns den Buchungsstapel und die Belege mit der XML-Datei aus Lexware. Man kann für diesen Zweck nur Belege-Online bestellen. Ich spiele die Belege dann über den Datev-Belegtransfer ein. Hat wunderbar geklappt.

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@petermäurer schrieb: 

Mandant bucht in Lexware online und lädt Belege hoch, erstellt UStVA selbständig. Ich möchte Buchungsdaten und Belege einmal im Jahr downloaden.

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Der Mandant braucht in diesem Fall keinen Vertrag und keine mandantengenutzte Beraternummer.

Mandanten brauchen immer dann eine mandantengenutzte Beraternummer, wenn diese Services der DATEV nutzen wollen (s.a. AGB).

Möchte er auf Unternehmen online zugreifen --> Vertrag Unternehmen Online (DUO)

Möchte er Buchungsdatenservice nutzen --> Buchungsdatenservice

Diese Verträge können dann nur an eine mandantengenutzte Beraternummer gebunden werden.

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Beim Versuch den Mandanten in MyDatev anzulegen möchte das System eine Beraternummer für den Mandanten.

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Hier läuft man als Kanzlei auf einen Poller... Der kann (mein Wissensstand) auch nur mit einem Servicekontakt an die Logistik gelöst werden.

1. Für die Kanzlei gilt immer, dass Rechnungswesen auf einen Bestand im Unternehmen online (Belege online) zugreifen will. D.h. die Kanzlei braucht einen DUO-Vertrag. Ist kein Problem, da kostenfrei für die Kanzlei (K-Rechnungswesennutzer).

2. Wenn nun die Kanzlei für den Mandanten den Buchungsdatenservice (o.ä.) nutzen möchte, weil die Belege für Jahresabschluss von LexOffice nach DATEV (DUO) übertragen werden sollen, braucht die Kanzlei einen registrierten Service auf der Kanzlei-Beraternummer....

Aus der Denkweise des DATEV-Entwickler soll aber im BestCase immer der Mandant übertragen und sieht eine Registrierung des Services für die Kanzlei nicht vor... 

Abhilfe: Servicekontakt an die Logistik, mit der Bitte alle Rechnungswesen-Services (Rechnungsdatenservice 1.0, Buchungsdatenservice, etc.) für die Kanzleiberaternummer freizuschalten.

Im Anschluss können Sie dann auch in der Rechteverwaltung online für eine Kanzleiperson die notwendigen Rechte vergeben.

3. Wenn das auf DATEV-Seite erledigt ist, können Sie bei LexOffice mit Ihrem Steuerberater-Zugang die gewünschte Schnittstelle aktivieren und Belege übertragen. Die landen dann wieder, wie oben erwähnt, im DUO.

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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Erst einmal, danke. 

Ob es die Lösung ist, weiß ich nächste Woche (oder morgen), wenn der Service-Kontakt bearbeitet worden ist.

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Datev kann bzw. will das nicht. 

"der Vertrag DATEV Buchungsdatenservice muss immer auf eine mandantengenutzte Beraternummer angelegt werden, ...  (Ausnahme: es wird der DATEV Buchungsdatenservice für die kanzleieigene Buchführung genutzt)"

Mir ist das technisch nicht klar. der Mandant hat bei mir Nummer 123, meine Kanzlei hat den Eigenmandanten 456.

Meine Beraternummer ist 789. 

Wenn ich jetzt den Buchungsdatenservice für mich bestelle, läuft der in UO unter 789/456. In Lexware laufen die Daten aber unter 789/123 und werden auch entsprechend nach UO übertragen. Dann passen die Nummern aber doch nicht. Wo ist mein Denkfehler?

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@petermäurer  schrieb:

Datev kann bzw. will das nicht. 

"der Vertrag DATEV Buchungsdatenservice muss immer auf eine mandantengenutzte Beraternummer angelegt werden, ...  (Ausnahme: es wird der DATEV Buchungsdatenservice für die kanzleieigene Buchführung genutzt)"

Mir ist das technisch nicht klar. der Mandant hat bei mir Nummer 123, meine Kanzlei hat den Eigenmandanten 456.

Meine Beraternummer ist 789. 

Wenn ich jetzt den Buchungsdatenservice für mich bestelle, läuft der in UO unter 789/456. In Lexware laufen die Daten aber unter 789/123 und werden auch entsprechend nach UO übertragen. Dann passen die Nummern aber doch nicht. Wo ist mein Denkfehler?

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Die Daten sollten unter den Ordnungsbegriffen laufen, wie in der Fibu. Wenn also der DUO Bestand auf der 789/456 läuft, sind auch diese Daten in Lexware einzutragen. 

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Danke, aber in ReWe habe ich beim Mandanten doch 789/123. Das ist genau das, was ich nicht begreife.

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Du schreibst: Wenn ich jetzt den Buchungsdatenservice für mich bestelle, läuft der in UO unter 789/456. In Lexware laufen die Daten aber unter 789/123 und werden auch entsprechend nach UO übertragen. 

Dann ist DUO falsch. Rewe und DUO = dieselben Ordnungsbegriffe. DUO muss auch unter der 789/123 laufen.

Also kurz:

Deine Beraternummer = 789, Mandantennummer = 123

Fibu Ordnungsbegriffe = 789/123

DUO Ordnungsbegriffe analog Fibu = 789/123

Bestellung Buchungsdatenservice auf Mandant = (vermutlich neue) Mandantengenutzte Beraternummer 123456789

Rechte Buchungsdatenservice für Mandant und dich in der RVo: 789/123

Einstellung Berater/Mandantennummer in Lexoffice = 789/123

Die 456 ist der Kanzleimandant? Der hat mit dem Lexoffice-Mandanten nix zu tun.

Hast du den Buchungsdatenservice auf deine Kanzlei bestellt?

Die Mandantenregistrierung einfach auf den Mandanten machen. Dann setzt das System schon die richtigen 

Ordnungsbegriffe ein.

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Danke, das ist im Wesentlichen die Datev-Auskunft. Kollege Crisocki war der Ansicht, daß es ohne Mandantenregistrierung geht.

Meine Paranoia, es gibt mE keinen Vertrag zwischen meinem Mandanten und der Datev, deshalb will ich das nicht.

Aber technisch gefragt, wo(zu) benötigt irgendjemand die Mandantengenutzte Beraternummer 123456789?

Sowohl in Lexware wie in ReWe 789/123.

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Aber in DUO 789/456? Das wäre nicht korrekt.

Unter der Mandantengenutzten Beraternummer werden die Verträge des Mandanten und evtl. Zusatzmedien verwaltet. Und der Vertrag wäre ja dann im Leistungsverbund, wenn kein MigMag und somit keine direkte Vertragsbeziehung zu DATEV.

Wenn Chrisocki sagt, dass es auch ohne Registrierung eines Datenservices geht, gibt es ja kein Problem.

Wir bestellen immer die Datenservices. Bei uns geben bis auf ein Mandant aber auch alle selbstständig die Daten aus ihren Vorsystemen weiter.

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Danke, ja klar, wenn der Mandant mit Datev "arbeitet", sehe ich das ein.

Ich möchte mich allerdings nur einmal im Jahr in Lexware einwählen und den Export anstoßen. Sonst nichts.

Ich habe sonst keinen Mandanten mit UO, meine kleineren Unternehmer buchen selbst (in Lexware), mit Beleg-Papier-Ordner. Ich schaue mir quartalsweise die Buchungen an und lasse mir gelegentlich einen Beleg zeigen. Daher fehlt mir die technische Erfahrung mit dem System.

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Wie genau kommen die Daten (Buchungsstapel und zip-File der Belegbilder) denn aus Lexware in Dein DATEV System?

Erstelltest Du nach Deinem Log-In in das Lexware-System Deines Mandanten einen Download, der dann lokal bei Dir auf dem Rechner liegt?

In diesem Fall benötigst Du nach meinem Kenntnisstand nicht den DATEV Buchungsdatenservice, sondern kannst die Belegbilder über das Programm DATEV Belegtransfer mit Deiner DATEV Smart-Card in den Belege Online Bestand importieren.

Die Buchungsstapel kannst Du anschließen "ganz normal" in Kanzlei Rewe unter Beibehaltung des Beleg-Links importieren.

Über den Weg spart man sich den DATEV Buchungs- bzw. Belegbilddatenservice. Dann benötigt der Mdt auch keine eigene mandantengenutzte Beraternummer mit Zugangsmedium.

[#17 · Accepted solution]

GEht es denn um viele Belege. 

Ein Kollege hatte schon beschrieben wie er das löst, ist bei mir das gleiche. Buchungsstapel ohne Belege importiere ich bei in kanzlei Rewe und für den Abschluss linker Bildschirm Datev Rewe , rechter Bildschirm Excel und 3 Bildschirm Lexoffice mit den Belegbildern. Da Lexoffice exorbitant schnell in der belegsuche ist , ist das für mich kein Problem.  Ab und zu erwischt man in Lexoffice die falsche zurück Taste das ist zwar lästig aber auch kein workflow Problem. 

Dann muss ich mich um den ganzen Datev Schnittstellenkram nicht kümmern und kann den Abschluss fertigstellen. 

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Genau ich habe die Daten (Belege + Buchungsstapel) auf meinem Rechner. 

Ich habe allerdings - meines Wissens - keinen UO-Bestand, in den ich portieren könnte.

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Ich denke, das werde ich auch so machen. Der Mandant wird zu >95% korrekt gebucht haben, da muß ich die Belege nur flüchtig checken. Und bei den paar Problemfällen schaue ich mir den Beleg genauer an.

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gut, aber den UO Bestand (bzw. um genau zu sein den sog. Belege Online Bestand) kann man sich ja unkompliziert auf "eigene Beraternummer"/ "Mandantennummer in meinem System" anlegen.

Wenn der Upload durch den StB bzw. die Kanzlei durchgeführt wird, benötigt der Mdt keinen DUO Vertrag und es entstehen ihm keine Kosten.

Dann hätte man die Beleg zumindest schon mal online, ansonsten müsste man ja die Belegbilder in sein DMS kippen und das möchte man ja ggf auch wieder nicht.

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Der Mandant hat die Belege ja online in Lexware - mE benötige ich die nicht wirklich.

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Dann ist die Sache doch erledigt, wenn Sie die Belege nicht wirklich benötigen. Jahresabschluss erstellt und fertig.

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@TX459876  schrieb:

Dann hätte man die Beleg zumindest schon mal online, ansonsten müsste man ja die Belegbilder in sein DMS kippen und das möchte man ja ggf auch wieder nicht.

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Muss man eben nicht, man lässt Sie einfach dort wo Sie sind in Lexoffice. 

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Da die Buchführung zu 95% richtig vom Mandanten erstellt  wurde, wahrscheinlich keine Umbuchungen gemacht werden mussten, wird sich das im Falle einer späteren Betriebsprüfung dann auch recht einvernehmlich mit den GdPdU-Daten des buchenden Mandanten klären lassen.

Der Mandant wird ja dann auch die Belege im GdPdU-Export zur Verfügung stellen. 

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... man sollte sich mE schon entscheiden, ob man lieber die Digitalen Belege direkt mit den Buchungen in REWE verknüpft haben und anzeigen oder mit zwei unterschiedlichen Software-Systemen parallel hin-und-her-springen will.

Mir persönlich ist es sehr sympathisch, wenn die REWE-Buchungen direkt mit den Digitalen Belegen in DUO verknüpft sind und sofort auf dem zweiten Bildschirm angezeigt werden können.

Die Lexware-Exporte entsprechen den Datev-Formaten und den Datev-Vorgaben. Daher können ohne weitere 'Klimmzüge' die Buchungsstapel in REWE importiert und die ZIP-Dateien nach DUO hochgeladen werden. 

Der Einsatz von weiteren Datev-Datenservices ist zwar möglich, aber nicht zwingend erforderlich.

Warum sollte man die Möglichkeiten nicht nutzen, die REWE in Zusammenarbeit mit DUO bietet, wenn es mit so wenig Aufwand realisierbar ist ?

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Klingt attraktiv, aaaber: Mir ist die Technik nicht klar, habe bislang kein UO.

Wie werden die Zip-Dateien in "meinem Kanzlei-" UO mit den ReWe-Daten des Mandanten verknüpft? Das sind doch unterschiedliche Berater/Mandanten-Nummern ?

[#27 · Accepted solution]

Sie gehen in Unternehmen Online - Stammdaten - Unternehmen anlegen - und aktivieren nur Belege Online. Somit kein Unternehmen Online Vertrag. Sie zahlen die Gebühr für Belege Online. Sie alleine können die Belegbilder hochladen und benutzen.

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Vielen Dank, scheint _genau_ das zu sein, was ich möchte. Habe das gerade gebucht. Mal sehen, ob es funktioniert, bin neugierig. Größtmöglicher Schaden 12*MonatsPreis, kann ich verkraften.

Ich frage mich allerdings, warum zwei Damen der Datev mir nicht diesen Tip gegeben haben, obwohl ich meine Situation, meinen Wunsch mehrfach geschildert habe.

[offtopic, ein alter Mann erzählt aus seinem Leben: Wir haben hier im Ort einen Schreibwaren/Telekom-Laden, den ich - und viele andere - seit über 30 Jahren gerne frequentiere.
In den 90ern hatte ich mir etwas überlegt, gehe in den Laden, "ich möchte xyz". "Was wollen Sie denn damit machen?" "...". "Dann nehmen Sie besser abc, das kostet viel weniger und ist aus .... Gründen geeigneter" Der Mann hat langfristig Erfolg und ist überaus beliebt]

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@petermäurer  schrieb:

[...]

Ich frage mich allerdings, warum zwei Damen der Datev mir nicht diesen Tip gegeben haben, obwohl ich meine Situation, meinen Wunsch mehrfach geschildert habe.

[...]

... vermutlich haben die beiden Damen der Datev nicht damit gerechnet, dass jemand nach DATEV-Datenservices fragt, aber "Datev Unternehmen Online" noch nie gesehen und benutzt hat 😎

... analog würde in einem Autohaus auch niemand damit rechnen, dass sich jemand über Anhängerkupplungen informieren will, der noch kein Auto hat 

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Meine erste Frage war

"ich habe einen Mandanten, der selbst in Lexware online bucht. Er hat mich in Lexware mit den richtigen Nummern angelegt.

Lexware bietet an, Belege + Buchungen per Datev-Datenservices zu übertragen.

Was müßte ich dazu einrichten und was kostet das?"

Zwischendurch verwies ich auf den Post von Chrisocki, der ja genau die Lösung vorgeschlagen hat, nur nicht so, daß ich es begriffen habe.

Und auch hier oben war meine Frage ja nicht nach einem Produkt, sondern nach einer Lösung. Und die erste Antwort war schon (sehe ich gerade) die Lösung, nur eben - daran kann man ja sehen, wie weit ich von UO weg bin/war😀 - zu abstrakt für mich.

Jedenfalls Danke an Alle, die mir geholfen haben.