Wir haben UO seit 12 Jahren im Einsatz und bis auf eine Handvoll Mandate, bei denen es schlichtweg nicht möglich ist, alle als UO-Buchführung.
Neumandate mit laufender Buchführung müssen die Arbeitsweise wie vorgegeben akzeptieren, da sonst keine Geschäftsverbindung entstehen kann.
Ziel des Einsatz war schon seit jeher, Mandant und Kanzlei maximal zu entlasten.
Die Belege in UO mit den Umsätzen durch den Mandanten verknüpfen lassen oder gar durch die Kanzlei empfanden wir schon früher, als eher hinderlich für die Prozessoptimierung und wurde nach einer kurzen Testphase anfangs sofort wieder verworfen.
Grundsätzlich werden alle Mandate nach dem exakt gleichen Prinzip bearbeitet und selbstverständlich alle per OPOS-Buchführung, was den gewünschten Effekt zum Vorsteuerabzug mit Rechnungsdatum sowie einer offenen Posten Liste für den Mandanten mitbringt, welche für einige Mandanten schon recht wertvoll ist.
Die Anzahl der Buchungssätze mag sich verdoppeln, aber die OPOS-Buchungen werden mit 99% vollautomatisch (sichere Vorschläge ohne Bestätigung buchen) verbucht. Insofern ergibt sich faktisch kein zeitlicher Mehraufwand und ist insofern argumentativ nicht relevant.
Bis letztes Jahr hatten wir noch den "erweiterten Modus" in Beleg online und kontierten sozusagen in UO bzw. der Mandant kontierte hier schon vor. Letzteres war jedoch oftmals auch fehlerbehaftet und wir wiesen ausdrücklich an, dass keine "Kontierung" durch den Mandanten mehr erfolgen darf.
Mit dem Jahreswechsel richteten wir bei Allen den "Automatisierungsservice" ein, änderten in UO zwangsweise den Bearbeitungsmodus auf "Standard", womit wir nun sicher sein können, dass keine verunglückten Vorkontierungen erfolgen.
Die Mandanten quittierten die Umstellung durchweg positiv, da sie nun noch eine einfachere Arbeitsweise vorfanden.
Die komplette (zunehmend automatisierte) Belegvor- und nachbearbeitung sowie deren Verbuchung erfolgt vollständig in Rewe mit anschließender Übergabe der Buchungsinformationen nach UO und somit auch der Belegverknüpfung mit den Kontoumsätzen.
Wir indes in der Kanzlei profitieren enorm vom "Auto-Service", da die Bearbeitung nun nochmals deutlich schneller und präziser erfolgt und die Vorbelegung der Kontierung durch das mitlernende Programm schon fast beängstigend exakt und sehr erfreulich ist.
Ergänzt wird dies durch eine kontinuierliche Pflege der Lerndatei für sich wiederholende Buchungen in den Finanzkonten (Mieten, Versicherungen . . .) sowie der Anlage von wiederkehrenden Buchungen, die außerhalb der Finanzkonten erfolgen (Auflösung ARAP, private Nutzungsentnahmen . . .).
Das Arbeitsprinzip wird bei allen unseren Buchführungsmandanten identisch angewandt, ob nun kleiner EÜR-Rechner oder größere Buchführungspflichtige.
Die durchgängige Vereinheitlichung der Arbeitsprozesse in der Kanzlei schafft Effizienz und Flexibilität.
Die "externe" und manuelle Verknüpfung von Belegen mit den Umsätzen ist nicht mehr zeitgemäß . . . und war es im Prinzip auch noch nie. *imho*
"Best practice ?!" - Voilá !
0100011101110010011101010111001101110011 0101001001100001011011000111000001101000 0100110101100001011010010110010101110010
