Belegablage / Automatisierung möglich?

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Hallo,

die Ablage meiner Belege in Unternehmen online folgt immer nach demselben Muster.

Der Beleg kommt in den Ordner Buchführung/Fibu_2025/Rechnungseingang oder Rechnungsausgang.

Das sind jeweils 6 Klicks. Gibt es eine Möglichkeit, eine eigene Schaltfläche für diese Kaskaden zu erzeugen

und somit eine Zeitersparnis zu erlangen?

VG

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Wenn du die Bearbeitungsform Standard nutzt, dann nicht.

Standard:

Der Ablageort Posteingang ist vorbelegt. Bei der Bearbeitungsform Standard wird der Beleg durch das Buchen digitaler Belege in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen in einen anderen Ablageort verschoben.

Für einzelne Belege kann der Ablageort auch in DATEV Belege online gewechselt werden.

Ergo: Was du hochlädst landet standardmäßig im Posteingang. Nach Verbuchung durch die Kanzlei verschwindet der Beleg in einem der Fibu-Ordner (je nachdem, was die Kanzlei auswählt). Willst du hier den Ordner wechseln, muss das immer manuell erfolgen.

Erweitert:

Mit dem Belegkreis Sonstige kann der Ablageort Posteingang gewählt werden.

Mit dem Belegkreis Rechnungseingang oder Rechnungsausgang kann der Ablageort mit Klick auf Ablageort wählen definiert werden. Nach der Auswahl kann der Posteingang nicht mehr als Ablageort ausgewählt werden.

Die Auswahl wird bei Belegen mit dem gleichen Belegkreis vorbelegt.

Der Ablageort bleibt benutzerspezifisch pro Bestand, bezogen auf DATEV SmartLogin oder DATEV SmartCard gespeichert.

Bei der Bearbeitungsform Erweitert kann man den Ablageort auswählen und der sollte dann für den Belegkreis zukünftig vorbelegt sein (muss man im Folgejahr natürlich dann einmal ändern auf z.B. 2026_Rechnungseingang).

Wenn du auf die Bearbeitungsform Erweitert ändern willst, ändern sich aber auch die Vorgänge der Belegbearbeitung + extra Bereitstellung der Belege. Auch beim Steuerberater ändern sich die Prozesse der Bearbeitung. Hier wäre es also unbedingt erforderlich ist Rücksprache mit dem Steuerberater zu halten.

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Unabhängig von der Bearbeitungsform frage ich mich:

Aus welchem Grund werden überhaupt Ablageordner für Rechnungseingang und Rechnungsausgang angelegt?

Die jeweiligen Belege kann man über die Filtereinstellungen unter Belegtyp im Kopf der Belegübersicht anzeigen lassen. Es reicht daher m. E. ein zentraler Ablageort ("Standardregister").

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ah, vielen lieben Dank für die ausführliche Erklärung, das probiere ich mal aus, wenn ich meinen Berater ans Ohr bekommen habe.

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......Unabhängig von der Bearbeitungsform frage ich mich.......

Danke, ich habe mein Steuerbüro mit Unternehmen online etwas überrannt. Die hängen noch am Leitz-Ordner und konnten mir bisher keine Auskunft geben, wie sie es haben wollen. Nur ein Ordner wäre für mich knorke, aber nun habe ich das nach meinem Verständnis sortiert. ..

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Stimme Ihnen zu.

Diese Registeranlegerei ist vollkommen überflüssig. Wir hatten dies den Mandanten früher mehrfach davon abgeraten, ja "verboten" da dies groteske Auswüchse annahm. So wurden monatliche Register angelegt oder Geschäftspartnerregister.

Mit den heutigen Fiter-, Sortier- und Suchmöglichkeiten ist ein schneller Zugriff auf jede einzelne Rechnung oder Rechnungsgruppe möglich.

Es ist für mich längst nicht nachvzollziehbar, warum dies immer noch Thema sein kann.

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Da gebe ich Ihnen Recht.

Möglicherweise dachte man sich früher, dass man bei jahresbezogener Ablage und einer Prüfung die Belege eines Jahres "relativ einfach" exportieren und an den Prüfer übergeben könnte. Ich könnte mir vorstellen, dass das ein Grund ist, wieso noch so viele Kollegen Register anlegen.

Oder natürlich der Mandant macht das aus Gründen™.

Grüße

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... ich persönlich finde es angenehm(er) und übersichtlich(er), wenn die FIBU-Belege wenigstens nach Wirtschaftsjahren getrennt abgelegt sind.

Ich mag es nicht, wenn Unmengen von Belegen unstrukturiert und jahresübergreifend in einer großen 'Bananenkiste' liegen.

Beim Export oder beim Auswerten von Jahresbeständen (z.B. beim Suchen nach Rechnungsnummernlücken) könnte eine jahresweise Belegablage tatsächlich ein paar Arbeitsschritte einsparen.

... aber 'chacun à son goût'.

Es ist auf jeden Fall erfreulich, dass man jeden hochgeladenen Beleg finden kann, auch wenn er im 'falschen' Ordner oder in einer 'Bananenkiste' abgelegt wurde

P.S.

Wenn man nie oder nur selten direkt in DUO bzw. mit der Belegeablage arbeitet, kann es einem natürlich egal sein, wo genau die Belege abgelegt sind.

Aber manchmal will oder muss man auch direkt in der "Belegübersicht" navigieren ...

... und da ist es (für mich) angenehmer, in einer kürzeren Liste zu blättern, zu sortieren, zu suchen, anstatt in einem 'Heuhaufen' nach einer Nadel zu suchen

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Vielleicht liegt das "individuelle Anlegen" des Ablagesordners eines jeden Jahres daran, dass beim erstmaligen Einrichten des "Standardregisters" immer noch das "Standardregister XXXX" vorgeschlagen wird (XXXX=aktuelles Jahr der erstmaligen Anlage des DUO-Bestandes).

Vielleicht sollte man das mal durch DATEV ändern (im Rahmen einer Anpassung)

Dann kommt auch niemand mehr in Versuchung, die völlig unsinnige Jahresordnerstruktur anzulegen.

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Vielen Dank für die erhellenden Antworten. Offenbar macht es einen großen Unterschied, auf welcher Seite der Verkaufsluke man sich befindet. Die Softwarelösung ist also aus Richtung Steuerfach gestrickt. Ich bin jedoch nur Mandant ohne entsprechendes Expertenwissen. Ach was, jetzt bin ich doch schon fast Experte!

[#11 · Accepted solution]

@debaakel__ Eine  Anmerkung wenn Sie die Auswertungen Rechnungswesen über DUO erhalten können Sie auch im Kontoblatt oder der BWA angehangene Beleg sehen und mit der Beleg ID den entsprechenden Beleg finden. Wichtig ist für Sie aus Mandanten Sicht vor allem das Sie beim Upload den richtigen Belegtyp auswählen um Ihrem Steuerberater das Leben zu erleichtern.

Und selbstverständlich die Belege nicht löschen wenn diese bereits verbucht sind den selbst wenn Sie denselben Beleg erneut reinladen ist die Verknüpfung im Rechnungswesen Programm nicht mehr brauchbar. Da nicht der Beleg an sich verknüpft wird sondern nur der Datenpfad in Form der Beleg ID welche künstlich beim Upload vergeben wird.

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Total einleuchtend Ihr Hinweis mit dem Nichtlöschen bereits gebuchter Belege. 
Was mache ich denn aber, wenn ich als Mandant feststelle, dass meine Kanzlei immer mal wieder einen Beleg in den Papierkorb schiebt (aus nicht nachvollziehbaren Gründen 🤔)? Und dann bekomme ich eine OPOS Liste mit fehlenden Belegen und das Suchen geht los. 

Manchen Tag habe ich das Gefühl, die wollen mit kaputtspielen. 🫣

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Hallo Suse1970 das klingt nach einer Alltagssituation.

Ich kann aus meiner Erfahrung sagen das es sich bei solchen fällen lohnt Kontakt zum Steuerbüro aufzunehmen und das zu besprechen.

Grundsätzlich muss es allerdings nicht falsch sein. Hier ein Beispiel: Es gibt Mandanten welche den gleichen Beleg 2 mal oder öfter hochladen, diese Duplikate dürfen ja nicht erneut als Aufwand verbucht werden / Vorsteuer auslösen und müssen aus der Buchungsmaske verschwinden. Diese würde der Buchhalter folglich auch löschen und normalerweise Rücksprache halten, warum mehrere Belege doppelt hochgeladen werden. Wenn keine Besserung eintritt löscht der Buchhalter Duplikate ohne Rücksprache aus Zeitgründen oder Resignation nicht schön aber auch leider nicht ungewöhnlich.

Es kann sich auch um fehlerhafte Belege handeln welche Keine Rechnungen sind z.B. DB Fahrkarten mit dem vermerk "dieser Beleg berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug" oder Mahnungen ohne Mahngebühren aus diesen geht die Art der Leistung nicht hervor und Vorsteuer zu ziehen wäre auch falsch. Aus einer Mahnung können nur die Mahngebühren gelten gemacht werden. Folglich sollte wenn man Mahnungen hochlädt geprüft werden ob der Original Beleg schon in der OPOS liste steht.

Je nach Kooperation des Mandanten leider nicht zu vermeiden. Ich möchte Ihnen nichts unterstellen sondern empfehlen das mit Ihrem Steuerberater / Buchhalter Kontakt auf nehmen um das zu klären.

Die Frustration ist verständlich allerdings meist nicht nur einseitig.

MfG Tom Berger

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Danke für Ihre Antwort. 

Und dass es Frustration auch auf der anderen Seite gibt, glaube ich gern. 

Ich bin als Mandant sicher nicht fehlerfrei. 
Allerdings hatte ich nach dem Kanzleiwechsel und dem damit verbundenem Umstellen auf digitale Buchführung mittels DATEV tatsächlich auf Arbeitserleichterung gehofft bzw. zumindest auf mehr Klarheit und Kontrollmöglichkeit und insgesamt weniger Fehleranfälligkeit.
Das war eventuell naiv von mir. 

Natürlich habe ich schon mehrfach Rücksprache gehalten. Das letzte Gespräch war nett. Die Mitarbeiterin hat mir gesagt, dass sie auch noch lernt und es hoffentlich besser wird.

Das kann ich jetzt natürlich nicht ändern, aber vermutlich hatte ich gehofft, auf jemanden zu treffen, der bereits weitreichende Erfahrungen mit dem Programm hat und mir im besten Fall hin und wieder auch noch ein paar Tricks beibringen kann. 
Stattdessen muss ich weitestgehend selber schauen, dass ich die Vorteile des Programms irgendwann alle selbst durchblicke und der Arbeitsaufwand irgendwann geringer wird. 😅

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Ja der Aufwand den Sie früher hatten bei Sortierung der Belege hinter die Bank analog ist auch hier noch vorhanden. Allerdings wenn ich einen Tipp geben darf wenn Sie alle Belege sofort hochladen und gleich über Datev Unternehmen Online über die verknüpfte Bank bezahlen. Dann hängt der Beleg gleich dran. Dafür müssen Sie die Belege vor erfassen was in etwa der selbe aufwand ist wie die manuelle Zahlung über das Online Banking aber die Zuordnung entfällt und die Rechnungsnummern bei der Überweisung werden zu etwa 90-98% korrekt von der OCR Erkennung ausgelesen. Folglich sollte das bei der Vorerfassung manuell geprüft werden ob die Maschine die richtige Nummer erwischt hat sollte mit der E-Rechnungspflicht dann eigentlich nahe 100% erreichen. 

Ich hoffe das hilft Ihnen weiter ich wünsche Erleichterung und Vollständigkeit.

PS: wenn Sie die Bank durchsehen erkennen Sie mit Sortierung ungeprüft, fehlende Belege die Ihnen vielleicht durch gerutscht sind.

MfG Tom Berger