Hallo,
wir werden in absehbarer Zeit vor einem immensen Problem der Bepreisung unserer Datenhaltung stehen und es gilt dem Einhalt zu gebieten.
Seit geraumer Zeit beobachte ich die Entwicklung im Speichervolumen und seit "Meine Steuern" nun auch für jeden Mandanten geführt wird, beschleunigt sich ein überproportionaler Anstieg des Speichervolumens.
Vorab sei erwähnt, dass wir bereits seit Längerem keine Foto-Dateien mehr zur Aktennahme annehmen, sondern klar sagen, man möge uns diese Dokumente nochmals als PDF zukommen lassen; ggf. möglichst mit geringer Speicherbedarf und gerne via Scan-App übers Smartphone.
Wir hatten hier z.T. wirklich absonderliche Dokumente, die als Bilddatei 10mb Speicher für zwei Seiten auswies. Das kann so nicht weitergehen, weshalb ich auch ein Befürworter der Einschränkung der Dateiüberlassung und damit gleichwohl ein Gegner von Bilddateien bin; insofern unterstütze ich ausdrücklich NICHT das Vorgehen der DATEV in der Aussage von Herrn Götz: Unternehmen Online: Belegbildschärfe - DATEV-Community - 340388 .
Abgesehen davon, dass oftmals Bilder von Dokumenten derart unachtsam erstellt werden, dass das halbe Umfeld noch mit auf dem Bild ist (Tisch, Getränke, Schuhe, Hände . . . ) weil man einfach zu faul ist, ein Dokument als Dokument zu betrachten und entsprechend etwas Achtsamkeit aufzubringen.
Wir hatten diesbezüglich in der Tat schon Diskussionen, aber ich bestehe auf eine einigermaßen ordentliche Beleg- und Aktenhaltung und bin so frei, diese Dokumente nochmals sauber gescannt, als PDF einzufordern.
Wir konnten schon reichlich Verbesserung bezüglich der Qualität und der Überlassung im gewünschten (PDF-) Dateiformat erreichen, aber schaffen es einfach nicht, bei aller Konsequenz, unsere Mandanten dazu zu bringen, möglichst sparsame Dateigrößen einzustellen.
Dies führt dann dazu, dass ein Beleg mit einer Seite, wie hier eine Lohnsteuerbescheinigung in s/w, mit 1MB zu buche schlägt; insgesamt hatte der Mandant ca. 100 Belege für das Veranlagungsjahr und es ist vorgesehen, die Belege für die Aufbewahrungsfrist auch in Meine Steuern zu belassen; in UO ist das Problem zwar auch noch gegenwärtig, aber dort wird dann entweder am PC oder Upload Mobil gescannt, was dann schon hilfreich ist.
In Unternehmen online kann zumindest ein Hinweis auf ein zu große Datei eingestellt werden; in Meine Steuern können hunderte "Fototapeten" hochgeladen werden und keiner merkts; außer mir, weil mich das Thema umtreibt.
Insofern plädiere ich für eine Begrenzung der Speichergröße je Seite einer Datei auf 500kb (was schon großzügig ausgelegt ist) und ein Abbruch des Hochladevorgangs mit dem Hinweis, dass man die Datei vor dem Hochladen komprimieren soll oder neu mit geringerem Volumen hochladen soll oder, oder, oder . . .
Mir ist schon bewusst, dass Speicherkosten ein Geschäftsmodell ist und gerade ein freundschaftliche Mandant mit Systemhaus hat mir das auch so gesagt; bei Übertreffen der nächsten 50Gb-Grenze kostet die Online-Sicherung 30,00 €/Monat mehr . . . bei ihm.
Für seine Zwecke für UO und MSt erhalten wir nun schon deutlich sparsamere Dateien. Mandanten müssen für das Thema sensibilisiert und wenn das nicht geht, "gesteuert" werden.
Die DATEV muss m.E. hier, sofern sie sich nicht insgeheim über dieses tolle Geschäftsmodell die Hände reibt, eine Kontroll- ggf. sogar Sperrfunktion einführen, damit nicht laufend abstruse Monster-Dateien hochgeladen werden, die den Speicherplatz unnötig aufblähen.
Ich bin sehr gespannt, ob hierzu bereits bei der DATEV Gedanken angestellt wurden oder bereits etwas in Entwicklung ist.
Natürlich kann ich Belege zu einem zusammenfassen, herunterladen, komprimieren, wieder hochladen und die alte, dicke Datei aus Meine Steuern löschen, aber dies ist auf Dauer unsäglich.
Der Hinweis in UO auf die Dateigröße wird nach dem dritten Mal eben auch einfach weggeklickt - passiert ja nichts weiter.
Noch eine kosmetische Frage dazu, warum hier einige Mandanten mit Namen und andere ohne Namen aufgeführt sin? Hat dies Einfluss auf das Freivolumen? Welcher Hintergrund ist hierzu gegeben ?
Erwähnt sei in dem Zusammenhang, dass die Mandanten ohne Namen, reine Einkommensteuerfälle sind, alle Mandanten mit Unternehmen online namentlich aufgeführt sind, aber auch einige Einkommensteuerfälle namentlich erwähnt sind. Vielleicht weiß hier adhoc jemand die Zusammenhänge.
oder auch mit Name
Woran liegt die abweichende Darstellung ?
Vielen Dank an Alle.
Ein kleines aktuelles Beispiel:
31 Krankheitsbelege mit dem Iphone/Upload mobil "ohne Filter" nach Meine Steuern hochgeladen. Alles zusammengefügt und mit "Via Ilovepdf" komprimiert
Das "Monster" in meine Steuern gelöscht und den Speicherzwerg nach MSt hochgeladen.
Das kann es doch aber nicht mehr sein . . .
Nur noch Workarounds, soweit das Auge reicht. Herrjeh, echt !
Das Problem muß bei Mandanten angepackt werden.
Und ich meine jetzt nicht irgendwelche Kompromisse, und Gängeleien, sondern wenn der Mandant nicht in der Lage ist, es organisiert zu bekommen, daß die Belege per vorinstalliertem Scanner nach UO transferiert werden, dann müssen wir ihm eine Handy- App in die Hand geben, die brauchbare Ergebnisse liefert.
Ich empfehle die kostenlose Microsoft- Anwendung "Office Lens", die mit einem Klick auch mehrseitige Belege mit dem Handy als ordentlich ausgerichtete PDF mit OCR- Kennung erstellt und gleich nach Onedrive speichert.
Die DATEV- OCR kommt damit gut zurecht.
Für Privatanwender und Kleinunternehmer ein super- Klasse- Tool, welches auf allen Handys läuft.
