E-Mail Alternative

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Hallo Herr Hagena,

wie nah ist das von CP gehostete System an der nativen Nextcloud? Kann man auch hier per Andoid und iOS-App auf den Speicher zugreifen? Zugriff per Benutzername und Passwort?  Gibt es auch hier eine Chat und Kalenderfunktion? Kann man dort also bspw. auch einen Kalender mit freien Besprechungsterminen führen?

Auf der CP-Website habe ich leider kein Datenblatt gefunden

Ich warte derzeit eigentlich nur die DATEV-Cloudbox ab um dann zu entscheiden. Die Cloudbox könnte den Vorteil nutzen, dass sie gut in den DATEV-Arbeitsplatz und damit in digitale Dokumentenablage integriert ist. Könnte. Ehrlich gesagt, glaube ich aber nicht dran.

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Das System ist eine native Nextcloud-Anwendung.

Wie gesagt kann man per WebDAV zugreifen, so dass unzählige Softwareanbindungen auf allen Plattformen existieren.

Das System ist leider neuer als die Website, deshalb die E-Mail Adresse dazu, dort bekommen Sie alle benötigten Informationen.

Kalender habe ich schon mal irgendetwas gesehen, hat mich aber nicht näher interessiert, Chat hab ich noch nicht gesehen, das heißt aber nichts.

Zugriff entweder über Benutzer mit Freigaben oder direkt über passwortgeschütztem Link.

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4. Die Nachrichten samt Anlagen müssen in der Dokumentenablage bzw. DMS abgelegt werden können.

Eben. Warum also noch der Nachrichtenaustausch über Messengerdienste? Mails werden im DMS abgelegt und sind für jedermann zu lesen. Jedermann kann doch auch einen Mailaccount auf dem Handy anlegen.

Wozu dann eigentlich noch Messengerdienste?

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Der Ansatz ist nicht, mittels offenem Messenger mit Mandanten zu kommunizieren, sondern eine geschlossene Nutzergruppe mit den Mandanten zu bilden.

Der Vorteil: Die Verschlüsselung ist bereits softwareseitig vorhanden. Wir brauchen uns weder um Zertifikate, Passwörter oder ähnliches zu kümmern. Die Daten sind sowohl auf dem Desktop, als auch auf Tablet und Smartphone verfügbar.

Scheidet ein Mandant oder Mitarbeiter aus, wird sein Account gelöscht, er hat keinen Zugriff mehr auf die Kanzleikommunikation.

Den Simsme Client gibt es für die Mandanten kostenlos. Wir zahlen pro Monat einen bestimmten Betrag X an die Deutsche Post.

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Der Ansatz ist nicht, mittels offenem Messenger mit Mandanten zu kommunizieren, sondern eine geschlossene Nutzergruppe mit den Mandanten zu bilden.

Wie soll ich das verstehen?  Sollen alle Mandanten in einer geschlossenen Gruppe die Nachrichten an alle Mandanten lesen können?  Wäre für mich ein Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflicht. 

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Wollen Sie das für die gesamte Kanzlei (also dann alle berechtigten Mitarbeiter) administrieren?

Oder geben Sie die Administration an die Deutsche Post ab?

Das ganze ist ja dann ein nicht zu unterschätzender Aufwand, der ja quasi in einer "eigenen Welt" verwaltet wird. Auf die Sie ja nur untergeordnete Rechte hätten, da die Deutsche Post das für Sie bereitstellt. Oder?

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Das wäre für uns alle ein Verstoß gegen die Verschwiegenheit.

Die Kommunikation findet natürlich individuell zwischen Mitarbeiter und Mandant statt.

Das zählt zu den Feldern, die wir erst mit ausgewählten Mandanten testen - wie gesagt, auch für uns Neuland.

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Administration übernehmen wir, das ist richtig. Kann aber auch nicht schlimmer sein, als die Erstbestückung der Vollmachtsdatenbank.

Sind erst mal alle Nutzer mit entsprechenden Rechte erfasst, ist das schlimmste überstanden.

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Lohnt sich dieser Aufwand?

Welche Zwecke (letztendlich) verfolgen Sie denn mit dieser Lösung?

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Hallo Herr Probst,

bin kürzlich beim Stöbern im Netz auf https://www.privacytools.io/#messaging gestoßen und habe dabei an Ihre Frage gedacht.

Ob die dort vorgestellten Werkzeuge für den geschäftlichen Einsatz geeignet sind, kann ich nicht beurteilen. Sind zudem offenbar alle noch im Beta-Status. Habe sie auch nicht getestet. Vielleicht hilft Ihnen der Link ja dennoch.

Viele Grüße.

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Hallo 0815,

vielen Dank für den Link.

Die Messenger dort sind Signal, wire und Ricochet.

Signal schließe ich aus, weil es sich um ein amerikanisches Unternehmen handelt.

Bei wire erschlagen Sie die Kosten von min. 4,00 EUR pro Nutzer und Monat.

Ricochet wird ebenfalls von einem amerikanischen Unternehmen mit Sitz in San Francisco hergestellt und vertrieben (GitHub).

Bei SimsMe betragen die Kosten 1,00 EUR pro Nutzer und Monat. Das ist auch nicht zu unterschätzen, aber eine Preiserhöhung von 12,00 EUR pro Mandant und Jahr fällt den meisten Mandanten gar nicht auf.

Allerdings zählen ja auch alle Kanzleimitarbeiter als Nutzer und kosten ebenfalls. Bei 10 Mitarbeitern kommen also Mehrkosten von 120,00 EUR pro Jahr auf die Kanzlei zu. Das sollte verkraftbar sein.

In der Management-Konsole von SimsMe kann ich den Teilnehmerkreis auf die Mitarbeiter und Mandanten begrenzen. Scheidet ein Mitarbeiter/Mandant aus, kann ich den Nutzer sperren und er ist von der Kanzleikommunikation ausgeschlossen.

Man kann auch sog. Kanäle einrichten, die die jeweiligen Nutzer abonnieren können und so z. B. den monatlichen Mandantenbrief verteilen.

Die Verschlüsselung erfolgt über ein Zertifikat, das man von der Post per Mail erhält und einmalig importieren muss. Das funktioniert auch bei ASP-Lösung einwandfrei. Das bedeutet, dass ohne weiteres Zutun die gesamte Nachricht, einschließlich Anhängen, verschlüsselt übermittelt wird.

Allerdings gibt es noch ein absolutes KO-Kriterium:

Jeder Nutzer kann alle anderen Nutzer sehen. Die Post hat zugesagt, hier kurzfristig eine Lösung anzubieten. Voraussichtlich mit der nächsten Version im September soll sich das ändern. Aktuell aber ein totales No-go. Den Beginn der 3-monatigen Testphase haben wir deshalb erst einmal verschoben.

Auch blöd: Wir nutzen für UO den Internet Explorer. SimsMe hat damit ein technisches Problem und muss auf Chrome oder Firefox ausweichen. Also müssen wir entweder auf Google-Chrome umsteigen oder 2 Browser nutzen.

Erstes Fazit: Grundsätzlich nicht schlecht und viele gute Ansätze, aber es ist noch einiges an Feinarbeit zu leisten.

Wenn das KO-Kriterium wirklich von der Post eliminiert wird, werden wir in die Testphase starten.

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Danke Herr Probst für die sehr gute Darstellung!

Man sieht (ohne es zu erahnen), das es doch nicht zu unterschätzen ist, dieser Messenger-Einsatz.

Aber zumindest klingt das ja (wenn überhaupt) danach, dass letztendlich nur SimsMe in die engere Wahl kommt.

Bis auf die KO-Kriterien. Aber da kann man ja guter Hoffnung sein.....

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Bei SimsMe betragen die Kosten 1,00 EUR pro Nutzer und Monat.

Aber nur bei Vertragsabschluss bis zum 31.08.2018 und auch dann nur für 1 Jahr. Danach kostet das pro Nutzer und Monat 3 €!

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Ein weiteres KO-Kriterium?

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Nö, ich habe bereits eine feste Zusage.

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Dann werden Sie sicherlich weiter berichten, oder?

Danke!

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Als Mandant würde mir SimsMe nicht reichen. Letztlich geht es bei der Kommunikation zwischen mir als Mandant und der Kanzlei zwar auch um Kommunikation aber vor allem um das Management von Aufgaben. Gerade wenn die Zusammenarbeit etwas enger werden soll und es viel zu tun gibt ist die Absprache per E-Mail super anstrengend.

Vor allem existiert die Steuerkanzlei ja nicht im Vakuum. Wir haben ja schon unsere eigenen Lösungen im Einsatz. Wäre es berufsrechtlich möglich, die Kanzlei dazu zu ermächtigen die eigenen Tools mit zu nutzen? Stichwort Slack, Trello, G Suite usw.

Aus Mandantensicht total sinnvoll, die Absprache ist häufig einfach nur nervig. Gerade die E-Mail Verschlüsselung geht mir so auf den Zeiger. Auch der Austausch von Dateien und die (kollaborative) Arbeit an Excel Listen usw. (für OPOS Abstimmung). Stattdessen schickt man zig Versionen per E-Mail und DUO hin und her und verliert den Überblick...

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Ein weites Feld.....aber sehr interessanter Aspekt...

Schließlich reden wir ja über Digitalisierung....

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Von der anderen Seite betrachtet: Sie arbeiten kollaborativ. Alle Seiten können in Echtzeit in den Abstimmungsdokumenten ändern, tun dies auch fleißig – einige Wochen gehen ins Land – schlussendlich weiß keiner mehr, wer was eingefügt hat, das Ergebnis stimmt nicht, und am Ende ist der Steuerberater schuld :: könnte auch sein ::

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Klar, kann auch sein—aber von der aktuellen Grundsituation wäre es auf jeden Fall eine Verbesserung. Kann man letztlich nur ausprobieren und testen, bis man einen guten Prozess gefunden hat.

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Hallo zusammen,

bin auf https://mein-paul.com gestoßen. Einen Artikel dazu gibt es unter https://t3n.de/news/digitalisierung-paul-steuerberatung-birkenmaier-kusel-1113082. Vielleicht ist "Paul" ja für den einen oder anderen hier interessant. Erfahrungen kann ich keine beisteuern.

Viele Grüße.

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dprobst​: Ich hoffe, Sie sind nicht auf SIMSme eingegangen ...

Sims Me: Deutsche Post verkauft ihren Whatsapp-Konkurrenten - Golem.de

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Und zack ist der Thread wieder aktuell.....

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Hallo Herr Bohle,

Die Deutsche Post hatte zwar groß angekündigt, man wolle endlich vorankommen. Leider kam dann nur noch Schweigen. Vermutlich waren die Verkaufsgespräche schon zu weit fortgeschritten.

Mein Aufwand hielt sich deshalb in sehr überschaubarem Rahmen.

Man hat mir zwar eine Mail über den Verkauf geschickt, aber nichts, was darauf schließen lässt, dass hier noch was in Richtung Entwicklung getan wird.

Mittlerweile ist das Thema E-Mailverschlüsselung aber auch wieder etwas entspannter.

Nach Ansicht der Bundessteuerberaterkammer braucht es doch keine end-to-end-Verschlüsselung, sondern nur eine Transport-Verschlüsselung. Die wiederum ist technisch relativ einfach zu bewerkstelligen.

Da wir demnächst unseren ASP-Partner wechseln werden, bleiben wir vorerst dabei, Dokument per Mail nur über den Datev-Ausgabekorb mit Passwort-Verschlüsselung zu verschicken.

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sondern nur eine Transport-Verschlüsselung. Die wiederum ist technisch relativ einfach zu bewerkstelligen.

Das ist ja zu 99% schon durch die Anbieter geregelt bzw. sollte es kaum noch E-Mail Anbieter geben, die Ihre E-Mails nicht via SSL/TLS austauschen und wenn doch, kann man da als Kunde wohl sowieso nur recht wenig ändern.

Aber das ist schon eine krasse Meinungsänderung der Bundessteuerberaterkammer, weil es von Hochsicherheit auf viele Ebenen tiefer gebrochen wurde .