Werden Notizen in den Datev-Steuer-Programmen an Datev mit übertragen?

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Hallo liebe Forums-Teilnehmer,

werden Notizen in den Datev-Steuer-Programmen beim Speichern der Erklärungen bei Datev an Datev mit übertragen?

Und wenn ja: Werden diese Notizen beim Mandantenübertrag an den Nachfolger weitergegeben?

Kann man das Weitergeben irgendwie unterbinden?

Oder was kann man tun, damit die Notizen nicht weitergegeben werden?

Vielen Dank für die Antworten

Thomas Pfeuffer

Beitrag zu Steuern und Expertisen verschoben von @Christina_Schulze 

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Hallo,

Du meinst senden an die Finanzverwaltung oder sicherst Du die Steuererklärung als Datensicherung im RZ?

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Wenn die ESt als Mandantenübertrag weitergegeben wird, werden auch die Notizen übergeben. 

Zwei Alternativen: 

1. Notizen vorher löschen

2. Mandantenübertrag ohne ESt, Formulardruck PDF weitergeben.

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Da steht "beim Mandantenübertrag" 😉

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Ja das hatte ich wohl gelesen - das mit dem speichern bei Datev an Datev aber nicht verstanden.

Wir haben bei Übernahme von Mandanten eigentlich immer nur ne PDF zu Einkommensteuererklärung bekommen und die REWE Daten + Lohn aus dem RZ. Glaube viele speichern die Steuererklärungen da auch nicht. 

Wenn man den gesamten Übetrag freigibt und die ESt-Daten nicht im RZ sind dann werden die auch nicht übertragen.

Gibt man eine Sicherung als Datei weiter, dann hat derjenige genau das was man selbst auch vorliegen hat. 

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Ich schließe mich der Frage mal indirekt an. 

Hab jetzt auch das erste Mal eine Notiz in der ESt angelegt und frage mich ob diese an die Finanzverwaltung weitergegeben wird.

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Nein, dafür wären die ergänzenden Angaben. 

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...nachzulesen in der komprimierten Erklärung, was da nicht drin steht, wird nicht übermittelt. 

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Danke, bei der Notiz handelt es sich nur um einen für mich gedachten Vermerk. 

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Hier schließe ich mich mit einer weiteren Frage an. Werden die mit der Erklärung verknüpften Arbeitspapiere auch ausnahmslos im Falle eines Mandantenübertrags mitgegeben? Excel-Listen können ja mit einzelnen Feldern verknüpft werden. Da steckt zum Teil viel Hirnschmalz drin.... muss man ja nicht mit allen teilen.

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Hat mich auch interessiert.

Habe es mal getestet und ans Partnerbüro eine Test-Steuerrerklärung gesendet, welche die dann eingespielt haben.

Die Individuellen Anlagen mit und ohne definiertem Platzhalter sind alle dabei, die Excellisten / Infos dazu stecken also in der Erklärung selbst.

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Übertragen wird ja die Sicherung unserer an das RZ übertragenen Steuerbestände. Diese wollen wir ja im Falle eines Falles ja auch mit Notizen und Individuellen Anlagen aus dem RZ zurück sichern. 

Wenn dann irgendetwas fehlen würde, wäre das sehr ärgerlich. 

Insoweit wäre der Vorschlag von @RAHagena "

.. 2. Mandantenübertrag ohne ESt, Formulardruck PDF weitergeben.

am sinnvollsten und einfachsten (nur der AfA Verlauf sollte vielleicht mit als PDF übergeben werden).

Alternativ besteht die Möglichkeit, den Steuerbestand auf die neue Beraternr. umzuspeichern und dann in diesem alles was nicht übergeben werden soll zu löschen und z.B. per Mail auszutauschen.

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vielen Dank für die Antwort,

aber zu: "ESt, Formulardruck PDF", eigentlich sollten doch elektronisch vorhandene Daten auch elektronisch an den Nachfolger weitergegeben werden ...

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natürlich können Sie der KollegIn die Elster Datei geben. Ich glaube aber nicht, dass man damit jemand glücklich macht, da diese Daten nicht in die Datev Programme importiert werden können.

Ansonsten bleibt nur übrig, die "persönlichen" Notizen zu löschen und dann eine Sicherung zu erstellen. Das haben Sie früher bei der Papierablage auch gemacht: Ihre Aufzeichnungen haben Sie i.d.R. auch nicht vollständig dem Nachfolger überlassen ... und einen rechtlichen Anspruch auf digitale Steuerdaten hat  - außer dem Finanzamt  -sowieso niemand. 

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Ja, das erzählt mal den jungdynamischen Kollegen, die Mandate übernehmen! Wir sind bei der Mandantenabgabe wirklich kooperativ. Steuererklärungen senden wir auch nicht an DATEV. Jedoch ließen die neuen Berater dann unsere ausgeschiedenen Mandaten bei uns anrufen, um sich zu beschweren und dem neuen Berater gefälligst alles digital zur Verfügung zu stellen. Wir haben uns bisher immer mit PDF Steuererklärungen zufrieden gegeben. Da waren wir wohl zu zurückhaltend bisher.

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@thp  schrieb:

eigentlich sollten doch elektronisch vorhandene Daten auch elektronisch an den Nachfolger weitergegeben werden ...

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Was ist an einer PDF nicht elektronisch?

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@metropolisnetworkneo  schrieb:

.. Da waren wir wohl zu zurückhaltend bisher.

nein, da sind die neuen Berater zu forsch. Bitte nicht nachgeben, Wieso sollten Sie den neuen Beratern zuarbeiten, am liebsten umsonst?

Ich bin dabei meine Kanzlei zu verkleinern, weil es einfach zu viel ist. Mit welchen Erwartungen man da konfrontiert wird.. Früher konnte man Mandate "verkaufen", Da war in der Vergütung natürlich auch die Überleitung enthalten und man  hatte es nur mit einem Kollegen zu tun. Bei 50 gekündigten Mandaten hat man es dann auf einmal mit 50 neuen KollegInnen zu tun, die alle erwarten, ihre Fragen sofort, ausführlich und natürlich umsonst erledigt zu bekommen. Dabei ging es mir nicht ums Honorar, sondern darum weniger Arbeit zu haben.

Also bitte so eine Mentalität nicht noch unterstützen. Eine PDF oder Papier Steuererklärung in das Datev Programm einzugeben, dürfte wohl kein Hexenwerk sein. Diese Unterlagen hat der Mandant auch zur Verfügung gestellt bekommen. Mit mangelnder Kollegialität hat das nichts zu tun.

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Da waren wir wohl zu zurückhaltend bisher.

Nein sind Sie nicht.

@metropolisnetworkneo bei uns gibt es die Buchhaltung / Lohn digital (gehört ja dem Mandant) Steuererklärungen immer nur als PDF. Wenn Ex Mandanten Pampig werden.

" Die Erklärung wurde Ihnen am TT.MM.JJJJ, laut Postbuch zugesendet, am TT.MM.JJJJ haben Sie uns mitgeteilt, dass die Erklärung so vollständig ist. Damit haben Sie den Empfang quittiert. Wenn Sie die Erklärung nochmals wünschen stellen wir den Zeitaufwand hierfür in Rechnung."

Meistens ändert sich der Tonfall dann von bärbeißig/ pampig,.... zu überrascht und im Anschluss höflich.

Mailadresse geben lassen. PDF anhängen senden und fertig.😇

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Danke. Ich sehe das ja auch so. 

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Hallo Community,

Notizen und Individuelle Anlagen werden beim Sichern stets mitgespeichert. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Mandantenbestand über den Mandanten-Manager mit Sichern am PC oder Sichern im RZ (ohne EDÜ) gesichert wird. Wenn Sie den Mandantenbestand aus der Sicherung zurückholen, haben Sie auch die Notizen und Individuellen Anlagen wieder zur Verfügung.

Beim Mandantenübertrag über den Mandanten-Manager (Mandant | Speichern unter… (Übertrag)…) bleiben die Notizen und Individuellen Anlagen ebenfalls im Bestand enthalten.

Bei der elektronischen Übermittlung an die Finanzverwaltung (ELSTER-Übermittlung) werden die Notizen und Individuellen Anlage nicht als Anlagen mit weitergegeben. Es werden nur die in den Erfassungsfeldern enthaltenen Werte übermittelt. Wenn ein Wert aus einer Individuellen Anlage stammt und per Exportplatzhalter-Funktion eingefügt wurde, dann wird nur der übernommene Wert des Erfassungsformulars mit übermittelt.

Mit freundlichen Grüßen

Wolfgang Stimpfig

DATEV eG

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Hallo Herr Stimpfig,

vielen Dank für die klare Auskunft.

Was empfehlen Sie dann, wenn der Bestand an einen neuen Berater übertragen werden soll?

Soweit ich mich erinnere besteht die Verpflichtung die Daten elektronisch (also nicht als PDF) weiterzugeben. 

Soll ich beispielsweise bei einem ESt-Bestand, der schon bei der Datev gespeichert ist, bei mir die Notizen löschen und nochmals bei der Datev speichern? Würde dann der "alte, bisherige" Bestand ohne Notizen überschrieben? Falls das eine Option ist, wie gehe ich da vor?

Vielen Dank für Ihre Hinweise.

Thomas Pfeuffer

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@Wolfgang_Stimpfig Bestünde die Möglichkeit hier eine abweichende Handlungsoption einzubauen? 

Übertrag - Vollständig mit Anlagen und Notizen - teilweise nur mit Notizen - blank nur ausgefüllte Formulare.

[#23 · Accepted solution]

Hallo Herr Pfeuffer,

Ihre Annahme ist richtig! Wenn Sie den Bestand mit den gelöschten Notizen/Anlagen im DATEV Rechenzentrum (RZ) sichern, wird der bisher vorhandene Bestand überschrieben.

Zum (erneuten) Sichern wählen Sie im geöffneten Mandantenbestand Mandant | Daten senden... aus und setzen nur den Haken Mandant sichern. Der entsprechende Jahresbestand wird anschließend im RZ gesichert.

Alternativ können Sie auch über den Mandanten-Manager (Sichern | Sichern im RZ (ohne EDÜ)...) sichern. Dies hat den Vorteil, dass Sie mehrere Veranlagungszeiträume eines Mandanten zum Sichern auswählen können.

Wenn Sie wissen möchten, welche Mandantenbestände im RZ gesichert sind, können Sie sich die RZ-Mandantenliste über Mandant | Mandanten-Manager RZ... anzeigen lassen. Über die Schaltfläche Holen... können Sie Mandantenbestände wieder aus dem RZ holen.

Mit freundlichen Grüßen

Wolfgang Stimpfig

DATEV eB

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@thp  schrieb:

...

Soweit ich mich erinnere besteht die Verpflichtung die Daten elektronisch (also nicht als PDF) weiterzugeben. 

...

Meines Erachtens besteht keine solche Verpflichtung, das wäre ja auch bei den verschiedenen Softwareanbietern wenig hilfreich. 

Es wird eher damit argumentiert, dass das für den Abgebenden doch kein Problem wäre (stimmt nicht, siehe Diskussion oben) .. und was nicht so deutlich gesagt wird, für den neuen Berater ist es sehr praktisch ...

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Hallo @StB_in 

die berufsrechtliche Verpflichtung ergibt sich aus der Verlautbarung der BSTBK vom 12/13.01.2022

5.2.5.1 Hinweise zur Mandatsbeendigung und zum Mandatswechsel im Zusammenhang mit elektronischen Datenbeständen

Siehe dort Abschnitt 2.

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Hallo Herr Stimpfig,

vielen Dank für die brauchbaren Infos. 

Beste Grüße nach Nürnberg

Thomas Pfeuffer

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Gute Idee, vielleicht kann die Datev derartige Optionen "einbauen"

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Hallo Herr @noescher ,

vielen Dank, das war mir bezüglich der Steuerdatenbestände nicht bewusst. 

Hallo @Wolfgang_Stimpfig, dann wäre es wichtig, dass die Datev den AnwenderInnen die Möglichkeit schafft, die Datenbestände beim Datenübertrag oder beim lokalen Speichern auf den vorgeschriebenen Mindestumfang zu reduzieren. Hierbei wäre es wichtig, wie im DMS bei Notizen und ind. Anlagen eine Auswahl "Handakte" vornehmen zu können, damit bestimmte Notizen und Dokumente mit abgegeben werden können. Da es sich um eine berufsrechtliche Verpflichtung handelt, müsste das kurzfristig umgesetzt werden 🙂