Personalfragebogen und eAU

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Hallo liebe Datev,

gibt es eine Möglichkeit, dass man die in Datev Personal ausgefüllten bzw. abgefragten Personalfragebögen und eAU Rückmeldungen als PDF speichern kann.

mit freundlichen Grüßen

Dieser Thread wurde in den Bereich Personalwirtschaft verschoben.

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So wie du es dir vorstellst, nein.

Webseite als PDF drucken geht. Ist aber💩.

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@JM1 

Ich kann die erste Reaktion verstehen: Man möchte halt alles in Ruhe nachschauen können, zu Dokumentationszwecken aufbewahren usw. 

Aber hier muss man sich wohl an einen anderen Workflow und ein andere Sicht auf die gelieferten Daten gewöhnen:

→ eAU

Man könnte natürlich wie @pogo schon schrieb, die Webseite als PDF speichern oder mit dem Snipping Tool die entsprechenden Meldungen sichern. Aber warum diese zusätzliche Arbeit? 

Durch die Synchronisation (die in der Übergangsphase von On-Premise und Cloud hin zu ausschließlich Cloud lästig und programmseitig semi-optimal gelöst ist) werden Ihnen die Rückmeldungen in das jeweilige Lohnprogramm importiert.

Der Informationsgehalt ist der gleiche, nur die optische Aufbereitung anders. Außerdem werden die aktuellen Rückmeldungen für drei Monate in DATEV Personal auf der Übersichtsseite angezeigt, ältere bei dem jeweiligen AN gespeichert. Im jeweiligen Lohnprogramm hat sich die Fehlzeitenverwaltung nicht geändert (und wird sich auch nicht mehr), so dass Sie alle Zeiträume tabellarisch angezeigt bekommen.

→ Personalfragebogen

Der Online-PersFB ist ja auch nur das digitale Pendant zur zigmal ausgedruckten, ausgefüllten und eingescannten Papiervariante. Es handelt sich weiterhin um eine Vorerfassungslösung, die Doppelerfassungen verhindern und somit Zeit sparen soll.

In Ihrer Verantwortung liegt es aber weiterhin, die übernommenen Daten ebenso wie bei dem analogen Dokument zu prüfen. Dazu hilft zum Einen die angezeigte Zusammenfassung der bereits erfassten Daten, bevor Sie die Datenübernahme starten (diese Zusammenfassung könnten Sie sich natürlich auch als PDF sichern).

Zum Anderen kontrollieren Sie ja bei neuen Mitarbeitern die Daten ohnehin nochmals genauer als üblich (das machen Sie doch, oder, oder?) und bei Änderungen haben Sie ja noch das Änderungsprotokoll des Abrechnungsprogramms.

→ Bewegungsdaten-Vorerfassung

Kurzer Schwenk: Das oben Genannte trifft ja bereits, zumindest in vielen Teilen, auf die vom Mandanten vorerfassten Stunden etc. zu. Für eine Übergangszeit kann man sicherlich die z. B. bislang erstellten Excel-Tabellen zu Kontrollzwecken hinzunehmen, aber auch hier wird man sich über kurz oder lang die doppelte Arbeit sparen (müssen).

Mir ist das Umdenken anfangs auch etwas schwer gefallen, aber man kann sich auch daran gewöhnen. Was im Übrigen hilft:

Im Gespräch mit dem Mandanten klarzustellen, dass eine Prüfung der vorerfassten Stammdaten nur im Rahmen des bisherigen Umfangs stattfindet (evtl. fehlende, weiterführende Angaben), die Prüfung von Bewegungsdaten oder auch Lohn-/Gehaltsänderungen aber zukünftig entfallen muss, da hier die Verantwortung für korrekte Angaben/Informationen nicht beim Lohnabrechner liegt/liegen kann.

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Bei den meisten Aussagen kann ich zustimmen., @ulli_preuss 

Beim Personalbogen findet die Doppelerfassung dann beim Mitarbeiter statt. Noch wird eine vom Arbeitnehmer unterschriebene Version des Personalfragebogens benötigt. Hier wäre es eine Erleichterung, wenn ein "echter" Personalfragebogen zum Drucken erstellt würde und dann unterschrieben  werden kann.

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@ulli_preuss  schrieb:

→ eAU

Man könnte natürlich wie @pogo schon schrieb, die Webseite als PDF speichern oder mit dem Snipping Tool die entsprechenden Meldungen sichern. Aber warum diese zusätzliche Arbeit? 

Durch die Synchronisation (die in der Übergangsphase von On-Premise und Cloud hin zu ausschließlich Cloud lästig und programmseitig semi-optimal gelöst ist) werden Ihnen die Rückmeldungen in das jeweilige Lohnprogramm importiert.

Der Informationsgehalt ist der gleiche, nur die optische Aufbereitung anders. Außerdem werden die aktuellen Rückmeldungen für drei Monate in DATEV Personal auf der Übersichtsseite angezeigt, ältere bei dem jeweiligen AN gespeichert. Im jeweiligen Lohnprogramm hat sich die Fehlzeitenverwaltung nicht geändert (und wird sich auch nicht mehr), so dass Sie alle Zeiträume tabellarisch angezeigt bekommen.

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Gerade bei den eAU halte ich die Ausgabe der Daten für unabdingbar - nur ist die DATEV hier anderer Meinung.

Spätestens im Streitfall muss man die Daten auch an anderer Stelle (ggf. beim Arbeitsgericht) vorlegen können.

Leider bietet das DATEV-Programm auch im Lohnprogramm (zumindest bei LOAS) keine Möglichkeit, die zurückgemeldeten Daten sinnvoll auszugeben. Ich sehe zwar im Lohnprogramm eine "hübsche Tabelle" mit den Daten - aber nur weil ich diese am PC sehe, kann ich damit einen Nachweis nirgends vorlegen (Screenshots dieser Tabellen sind als Nachweis eher etwas "peinlich", zumal in dieser Tabellendarstellung auch nicht alles enthalten ist).

Man kann natürlich alle übernommenen Rückmeldeprotokolle speichern - aber da nur in wenigen Einzelfällen mal ein Nachweis erforderlich wird, ist diese Lösung etwas überzogen.

Wie man dies wirklich sinnvoll löst, kann ich auch nicht sagen.

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In LuG muss man auch die Rückmeldeprotokolle verwenden. Das finde ich nicht weiter schlimm, da diese bei uns tatsächlich "aufgehoben" werden. Das Problem ist nur, die Auffindbarkeit. Die Protokolle sind ja nicht mit Personalnummer oder Name abgespeichert. Auch eine Trennung der Rückmelde-Protokolle - nach Art der Rückmeldung - ist nicht gegeben

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@t_r_  schrieb:

In LuG muss man auch die Rückmeldeprotokolle verwenden. Das finde ich nicht weiter schlimm, da diese bei uns tatsächlich "aufgehoben" werden. Das Problem ist nur, die Auffindbarkeit. Die Protokolle sind ja nicht mit Personalnummer oder Name abgespeichert. Auch eine Trennung der Rückmelde-Protokolle - nach Art der Rückmeldung - ist nicht gegeben

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Okay, für das aktuelle Jahr und das Vorjahr werden die Protokolle auch in LODAS gespeichert und ich kann diese nach PNr. und Art der Rückmeldung filtern. Das reichte bisher meist als Nachweis...

Aber letztlich wäre es einfacher, wenn der Mdt. dies in DATEV-Personal selbst ausgeben könnte.

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@t_r_  schrieb:

Hier wäre es eine Erleichterung, wenn ein "echter" Personalfragebogen zum Drucken erstellt würde und dann unterschrieben  werden kann.

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Hier verweise ich auf die Möglichkeit, sich die Zusammenfassung der bereits erfassten Daten als PDF zu sichern. Diese kann man sich unterschreiben lassen. Ist nicht schön, aber man kann's machen.

Und ich bin auch dabei, dass korrekt ausgefüllte PersFB in den letzten Prüfungsjahren eine größere Relevanz bekommen haben (z. B. "verbummelte" RV-Befreiung, aber auf Fragebogen angekreuzt) und eine Lösung von DATEV dafür sicherlich wünschenswert wäre ist.

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Wir wissen der Problematik mit der Nachweispflicht, was uns aber in der täglichen Arbeit erstmal nicht wichtig ist. D.h. wir als Kanzlei benötigen die PDF nicht, sondern der Mandant hätte gerne für seine Personalakte einen Ausdruck.

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Aus meiner Sicht wäre es vielleicht sogar ncoh besser gelöst, wenn es - ähnlich dem AAG-Protokoll - ein Rückmeldeprotokoll der eAU-Daten für den einzelnen Arbeitnehmer gäbe. Dieses wäre dann in den Auswertungen Personalwirtschaft beim Arbeitnehmer auffindbar.

@ulli_preuss

Hier verweise ich auf die Möglichkeit, sich die Zusammenfassung der bereits erfassten Daten als PDF zu sichern. Diese kann man sich unterschreiben lassen. Ist nicht schön, aber man kann's machen.

Tja, ich denke, spätestens seit der eRechnung müssen wir uns von schön verabschieden....

@JM1

Wir wissen der Problematik mit der Nachweispflicht, was uns aber in der täglichen Arbeit erstmal nicht wichtig ist. D.h. wir als Kanzlei benötigen die PDF nicht, sondern der Mandant hätte gerne für seine Personalakte einen Ausdruck.

Der Mandant soll digitalisieren, wer braucht schon noch Ausdrucke... (bitte nicht zu ernst nehmen 😁)

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@t_r_  schrieb:

Aus meiner Sicht wäre es vielleicht sogar noch besser gelöst, wenn es - ähnlich dem AAG-Protokoll - ein Rückmeldeprotokoll der eAU-Daten für den einzelnen Arbeitnehmer gäbe. Dieses wäre dann in den Auswertungen Personalwirtschaft beim Arbeitnehmer auffindbar.

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Genau, derartige Protokolle (wie es ja auch bei ELStAM erfolgt) wären neben den eAU-Daten auch für die DaPV-Rückmeldungen sinnvoll.

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@Uwe_Lutz  schrieb:

Gerade bei den eAU halte ich die Ausgabe der Daten für unabdingbar - nur ist die DATEV hier anderer Meinung.

Dies ist nun aber kein Problem von DATEV Personal. An der Aufbereitung der Rückmeldedaten im Lohnprogramm hat sich ja nichts geändert; durch DATEV Personal ist nur eine weitere Stelle mit Informationen hinzu gekommen. Wenn Sie also bereits jetzt schon aus dem Übernahmeprotokoll heraus Belege zur Ablage generieren, ändert sich am Ablauf nichts.

Spätestens im Streitfall muss man die Daten auch an anderer Stelle (ggf. beim Arbeitsgericht) vorlegen können.

Ich hatte tatsächlich einmal mit einem Arbeitsgerichtsprozess zu tun, wo u. a. auch Arbeitsunfähigkeits-Zeiten eine Rolle spielten. In diesem Fall ging es eher um die Anzahl von AU. Rückmeldungen wurden allerdings nicht geprüft.  

Und selbst wenn: Da zumindest bei uns die Fehlzeiten inkl. Rückmeldungen ohnehin zeitnah überprüft werden und somit nur korrekte in der Fehlzeitenverwaltung auftauchen, stellt sich das Problem nicht, denn hilfsweise gibt es ja auch noch die Aufstellung "Erstattung AAG", die nach dazu sehr weit zurückreichen kann:

Ich persönlich bin ohnehin nicht der Meinung, dass von einem Arbeitsgericht Erstattungshöhen kontrolliert werden. Zeiträume ohne Bescheinigung gehen ohnehin zu Lasten des Betriebes, denn es obliegt allein dem AG, zu entscheiden, wie in Fällen ohne AU-Bescheinigung zu verfahren ist. 

Leider bietet das DATEV-Programm auch im Lohnprogramm (zumindest bei LOAS) keine Möglichkeit, die zurückgemeldeten Daten sinnvoll auszugeben. Ich sehe zwar im Lohnprogramm eine "hübsche Tabelle" mit den Daten - aber nur weil ich diese am PC sehe, kann ich damit einen Nachweis nirgends vorlegen (Screenshots dieser Tabellen sind als Nachweis eher etwas "peinlich", zumal in dieser Tabellendarstellung auch nicht alles enthalten ist).

Sie haben ja bereits etwas weiter unten erwähnt, dass Sie die FIltermöglichkeiten bei dem Übernahmeprotokoll kennen, allen anderen seien hier kurz darauf hingewiesen:

Mit den Einstellungen in dem Screenshot zeige ich für die Personalnummer 10 die Rückmeldungen zur eAU für den Zeitraum 01.01.2025 bis 14.11.2025 an.

Man kann natürlich alle übernommenen Rückmeldeprotokolle speichern - aber da nur in wenigen Einzelfällen mal ein Nachweis erforderlich wird, ist diese Lösung etwas überzogen.

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Genau das ist es, was ich meine. Man sollte archivieren, aufbewahren, speichern, "haben" ist schließlich immer besser "brauchen". Aber man kann nicht jeden Konjunktiv berücksichtigen.

Und dass "unsere" Lohnprogramme schon lange nicht mehr auf der Höhe der Zeit sind, sie es aber auch nicht mehr werden, wissen Sie genauso gut wie ich.

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@JM1  schrieb:

[...] sondern der Mandant hätte gerne für seine Personalakte einen Ausdruck.

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Im Gegensatz zum geschätzten Kollegen @t_r_ meine ich es ernst, wenn ich sage, auch die Mandanten müssen umdenken und sich daran gewöhnen, dass dieser Irrsinn mit dem ganzen Papier ein Ende haben muss.

Ich kann mich noch an die Zeit zurück erinnern, als wir nur noch Lohnjournal, Überweisungsliste KK/FA und die kuvertierten Abrechnungen versandt haben. Was für ein Krakeel!

Als dann die Nachfrage gestellt wurde, ob sich denn überhaupt irgendjemand die weggefallenen Auswertungen angeschaut hat, kam in 98 % der Fälle "Nö, eigentlich nicht, wir heften die nur ab." zurück. Da blieb dann nur noch die Frage, wie viele Ordner mit ungelesenem, teuer bezahltem Papier im Keller oder auf dem Dachboden herumstehen und zack - es ging auch ohne.

In der Zwischenzeit haben fast alle Mandanten den Zugriff auf die "Auswertungen Personalwirtschaft". Und diesem Zusammenhang stelle ich immer wieder fest, dass sich auch hier das Interesse an Auswertungen in Grenzen hält; man merkt es an fehlenden Nachfragen, vor einem Jahr verbummelten SmartLogins.

Was ich damit sagen will: Selbst die, die auf eine Auswertung bestehen, heften diese wahrscheinlich einfach nur ab, des Abheftens willen, das haben wir schon immer so gemacht.

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Im Gegensatz zum geschätzten Kollegen @t_r_ meine ich es ernst, wenn ich sage, auch die Mandanten müssen umdenken und sich daran gewöhnen, dass dieser Irrsinn mit dem ganzen Papier ein Ende haben muss.

Auch wir treten bei dem Thema auf's Gaspedal, auch beim Mandanten. Ich weiß nur auch, wie schwierig  es manchmal ist und das es schon einmal auch ein Drahtseilakt ist, dem Mandanten dabei nicht vor den Kopf zu stoßen. Denn "nur" wegen fehlendem Digitalisierungswillen wollen die wenigsten Berater gute Mandate verlieren. Hier muss man dann vielleicht auch mal behutsam damit umgehen und nicht nach der Methode "Friss oder stirb".

Ich weiß auch, an machen Stellen geht es manchmal nicht anders, sonst passiert nie etwas, aber dann doch mit Samthandschuhen und nicht durch den Softwarepartners unseres Vertrauens.

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@t_r_  schrieb:Auch wir treten bei dem Thema auf's Gaspedal, auch beim Mandanten. Ich weiß nur auch, wie schwierig  es manchmal ist und das es schon einmal auch ein Drahtseilakt ist, dem Mandanten dabei nicht vor den Kopf zu stoßen. Denn "nur" wegen fehlendem Digitalisierungswillen wollen die wenigsten Berater gute Mandate verlieren. Hier muss man dann vielleicht auch mal behutsam damit umgehen und nicht nach der Methode "Friss oder stirb".

Um Himmels Willen, das machen wir ja auch nicht. Aber Digitalisierung lässt nicht aufhalten und irgendwann muss man ja mal anfangen. Das ist ja bei der Fibu ähnlich (gelaufen).

Da gab es eine Mandantin, die mit DUo, Belege online und dem ganzen Kram nix zu tun haben wollte. Bis zu dem einen Jahreswechselurlaub, als die Lohnüberweisungen ausgerechnet in diese Zeit gefallen wären. Wir haben einen Monat zuvor den Zahlungsverkehr mit Bank online zum Testen eingerichtet und als sie dann beim Apres ski die Überweisungen durchführen konnte, war sie auf dem "Gleis".

Oder der Handelsvertreter, der es auf einmal richtig toll fand, zwischen ins Auto setzen und Zündschlüssel umdrehen die Tankquittung per Upload mobil zu scannen und hochzuladen. Oder der Mandant, der aus bestimmten Gründen die AU seiner Mitarbeiter selbst kontrollieren wollte.

Ich weiß auch, an machen Stellen geht es manchmal nicht anders, sonst passiert nie etwas, aber dann doch mit Samthandschuhen und nicht durch den Softwarepartners unseres Vertrauens.

Wie gesagt, der beste Fall ist immer der, wenn man dem Mandanten für einen "Kummer" ein digitales "Kümmernis" anbieten kann. 

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Gerade im Lohn geht es mir in den letzten Jahren erheblich auf den Senkel, dass immer noch viele Informationen nicht über die Kanäle kommen, die besprochen, vereinbart, eingerichtet wurden. Diese eine 19-Seiten-PDF mit zwei PersFB, drei Arbeitsverträgen, vier Geburtsurkunden und einem unlesbaren Scan der Girokarte - wer kennt es nicht! 

Und dann soll solchen Mandanten auch noch teures Papier hinterher getragen werden? Ich achte schon darauf, alles beieinander zuhaben und zu prüfen, aber zusätzliche Arbeit, die in der Realität niemanden interessiert? Nein, die Zeiten sind vorbei. Ich telefoniere auch mit unseren "ruckelfreien" Mandanten wenigstens einmal im Quartal und sofern dabei keine Vereinsamungstendenzen aufgrund fehlenden Papiers erkennbar sind, ist alles fein.

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Um Himmels Willen, das machen wir ja auch nicht. Aber Digitalisierung lässt nicht aufhalten und irgendwann muss man ja mal anfangen. Das ist ja bei der Fibu ähnlich (gelaufen).

Hätte ich auch nicht erwartet.

Ich hatte nur etwas Sorge, dass meine Aussage etwas hart ankommt und habe es etwas abgedämpft. 

Wir werden wohl (manchmal leider) noch ganz viel Digitalisierungsdruck erleben. 🙄

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@t_r_  schrieb:

Aus meiner Sicht wäre es vielleicht sogar ncoh besser gelöst, wenn es - ähnlich dem AAG-Protokoll - ein Rückmeldeprotokoll der eAU-Daten für den einzelnen Arbeitnehmer gäbe.

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Also quasi das Rückmeldeprotokoll als Auswertung 432 ergänzend zum Abfrage-Protokoll 431?

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Ich kenne die Lodas-Auswertungen nicht so gut. 

Halt ein Protokoll, dass sagt:

AOK  AW am 15.11.2025 zur Abfrage vom 05.11.2025

Erstbescheinigung 3.11.2025 bis 07.11.2025

Max Mustermann

Wichtig, dem Arbeitnehmer zugeordnet und "hübsch" ausdruckbar.

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431 ist die monatliche Liste, welche eAU abgefragt wurden. Ich hab gerade nochmal nachgeschaut, da stehen sogar die Rückmeldungen drin:

Aber eine Auswertung 432 als mitarbeiter-bezogene (Jahres-?)Übersicht würde trotzdem nicht schaden, ja.

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Ja, so oder so ähnlich wäre nicht schlecht.

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Ich gehe davon aus, dass die meisten Arbeitgeber sich hier arbeitsrechtlich absichern möchten. AUs meiner Sicht, gibt es kein ordentliches Protokoll mit dem der Mandant nachweisen kann, dass der Mitarbeiter die Angaben selbst gemacht hat und die Korrektheit auch bestätigt.

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@tobiasehrler  schrieb:

Ich gehe davon aus, dass die meisten Arbeitgeber sich hier arbeitsrechtlich absichern möchten. AUs meiner Sicht, gibt es kein ordentliches Protokoll mit dem der Mandant nachweisen kann, dass der Mitarbeiter die Angaben selbst gemacht hat und die Korrektheit auch bestätigt.

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Sie können doch bei keiner AU zusätzlich erfassen, ob diese nur auf Angaben des Arbeitnehmers beruht und auch in den Rückmeldungen gibt es kein Datenfeld dazu.

Sie haben entweder eine AU-Bescheinigung oder eine Störfallbescheinigung nach § 109 (1) SGB IV iVm § 73 (2) Nr. 9 SGB V. Die Verpflichtung zur Vorlage durch den Arbeitnehmer ergibt sich aus § 5 (1a) Entgeltfortzahlungsgesetz, außer der Arzt nimmt nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teil. Wohlgemerkt:

Bei der letzteren geht es um eine verpflichtende Bescheinigung, welche aber in der Praxis kaum bekannt ist und bei Anforderung leider auch zu Irritationen führen kann. Wenn Sie nun aber auf dieses ganz große Kino verzichten wollen, bleibt dem Betrieb nur, auf die Angaben des Arbeitnehmers zu vertrauen, was natürlich zu Lasten des Arbeitgebers gehen kann.

Oder Sie erweitern den Personalfragebogen zu den Fehlzeiten (Personalfragebögen zur Vorerfassung von Personaldaten - DATEV Hilfe-Center um die Unterschriftszeile für den Arbeitnehmer. 

Wenn Sie nun nach dem Abruf einer eAU keine positive Bestätigung der KK erhalten, geben Sie dem Arbeitgeber Bescheid. Nur er kann entscheiden, ggf. in Rücksprache mit einem Arbeitsrechtler, wie weiter verfahren werden soll (Lohneinbehaltung bei nicht belegbaren Gründen für die Abwesenheit, s. auch o.). 

Übrigens: Bei privat Versicherten ist die Teilnahme an der eAU bislang nicht implementiert. Was ist hiermit? 

Wie gesagt, es könnte so viel einfacher sein, wenn Arztpraxen, welche keine zusätzliche AU-Bescheinigung auf Papier mehr erstellen können/wollen, die verpflichtende Störfallbescheinigung ausstellen würden. Eine Bescheinigung über eine AU wäre dann halt eben nicht mehr ein gelbes Formular, sondern nur ein Blatt Papier mit Praxisstempel und Unterschrift. 

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Mein Kommentar hat sich eher auf die Personalfragebögen bezogen.