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Personaldaten online Administration für "Dummies" - eAU und seine Folgen

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letzte Antwort am 21.12.2022 11:51:13 von t_r_
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t_r_
Allwissender
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Vor dem Hintergrund der eAU mache ich mir so meine Gedanken, wie man zukünftig den Mandanten mit seinen Mitarbeiter einbezieht.

 

Eine Idee ist, dass die Vorgesetzten direkt die AU abrufen müssen. Die Folge wäre, dass man ggf. diverse Personen hat, die auf Personaldaten online zugreifen können müssen.

 

Nun soll ja nicht jeder Vorgesetzter alle Mitarbeiter sehen können, alleine schon aus Datenschutzgründen. Also müsste jetzt jeder Vorgesetzte nur auf "seine" Arbeitnehmer zugreifen können. Ist das möglich? Wie aufwendig ist das, wenn es bisher keine definierten Personalnummernkreise gibt?

 

Kann man auf Personaldaten online begrenzen?

 

Vermutlich braucht jeder eine Smartcard, wenn es kein Smartphone gibt bzw. kein privates genutzt werden soll?

 

Die Einsatzszenarien lassen sich ja bereits jetzt erweitern, wenn man neue Mitarbeiter in einer Abteilung hat, könnte der Personalfragebogen online an den neuen Mitarbeiter gehen.

 

Das alles funktioniert aber nur, wenn die Administration der Beschränkungen leicht ist.

 

Nutzt hier jemand vielleicht bereits eine Lösung oder hat jemand eine Idee?

 

metalposaunist
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@t_r_ schrieb:

Das alles funktioniert aber nur, wenn die Administration der Beschränkungen leicht ist.


Ich werfe hier auch nochmal mein Mantra „Gruppen“ in den Ring inkl. globaler Freigabe, die bei Personalnummern automatisch ein * einträgt. Hier wäre es sicherlich cool 😎, wenn es mal eine durchgehende Logik gibt: Vererbung überall ermöglichen und davon kann man aber abweichen. Gruppenrichtlinien und Microsoft Active Directory lassen grüßen. Kann so falsch nicht sein, wenn es MS auch tut. 

 

@t_r_: Ich habe ja Hoffnung, bevor wir wieder mit der SmartCard rumhampeln, die DATEV nicht will und die nach Bestellung vor 1 Woche bei uns bis heute nicht eingetroffen ist 🙄, dass wir mit dem DATEV Konto (Benutzername + Passwort + 2FA) arbeiten können und dann auch endlich vom SmartLogin wegkommen und das Thema 2FA in der Masse mal bekannt machen.  

#EmpoweringPeopleInTechnology – Daniel Bohle
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t_r_
Allwissender
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Dann hast Du trotzdem ggf. das Smartphoneproblem, aber 2F soll ja auch ohne Smartphone funktionieren. Schauen wir mal.

 

Ich würde mir echt wünschen, ich könnte bei einem Mandanten ca. 10 bis 12 Mitarbeitern Zugang zu Personaldaten online - beschränkt auf einen Teil der Arbeitnehmer - für eAU und Neueinstellungen geben.

Vielleicht sogar für ANO, damit der Mitarbeiter "seine" Leute in ANO administrieren könnte.

 

Ich befürchte nur, dass das alles sehr kompliziert wird und es dadurch am Ende keinen Spaß macht oder keinen Sinn macht.

andreashofmeister
Überflieger
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Klasse Beitragseröffnung, @t_r_ !

 

Das Thema, diese Frage haben ja momentan alle, die in der Lohn- und Gehaltsabrechnung tätig sind. Es ist allein deshalb spannend, da die (vor allem größeren) Lohnmandate noch keine richtige Vorgehensweise hinsichtlich der Organisation gefunden haben.

 

Mal sehen, mit welchen Problemen dann zu kämpfen ist....

petermäurer
Fortgeschrittener
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@t_r_: Ich habe ja Hoffnung, bevor wir wieder mit der SmartCard rumhampeln, die DATEV nicht will und die nach Bestellung vor 1 Woche bei uns bis heute nicht eingetroffen ist 🙄, dass wir mit dem DATEV Konto (Benutzername + Passwort + 2FA) arbeiten können und dann auch endlich vom SmartLogin wegkommen und das Thema 2FA in der Masse mal bekannt machen.  


Für mich ist 2 FA nur unpraktisch (schon, weil ich dauernd mit dem Handy rumspielen muß), SmartCard entlastet mich. Mag in anderen Szenarien anders sein.

Policing of speech is a key pillar of any tyranny.
metalposaunist
Unerreicht
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@petermäurer schrieb:

(schon, weil ich dauernd mit dem Handy rumspielen muß


Ist bei mir mit 2 Klicks und Microsoft Authenticator mit faceID am iPhone erledigt . Ist's bei Dir anders? 😲 

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andreashofmeister
Überflieger
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@metalposaunist  schrieb:

@petermäurer schrieb:

(schon, weil ich dauernd mit dem Handy rumspielen muß


Ist bei mir mit 2 Klicks und Microsoft Authenticator mit faceID am iPhone erledigt . Ist's bei Dir anders? 😲 


Kann @petermäurer verstehen. Nicht jeder will das mit dem Smartphone.

 

Und DATEV setzt definitiv auch zukünftig auf die SmartCard. Von daher passt das Szenario.

 

Viel wichtiger ist die Frage nach der arbeitsteiligen "Prozessoptimierung" mit den Mandanten...

t_r_
Allwissender
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Die Prozessoptimierung ist für mich ganz "einfach":

 

Mitarbeiter meldet sich beim für ihn zuständigen Kollegen Krank

 

Zuständiger Kollege erfasst die Daten in internes Kontrollsystem, plant entsprechend um und ruft über Personaldaten online die eAU ab

 

Über Rückmeldungen wird der zuständige Mitarbeiter von der Datev automatisch über E-Mail (solange es dafür keine andere sinnvolle Möglichkeit gibt) informiert.

 

Die Lohnbuchhaltung holt sich die Daten aus Personaldaten online.

 

Der Mandant - Zuständigkeit muss dort geklärt werden - entscheidet, ob ein kranker Mitarbeiter ohne bereits vorhandene Rückmeldedaten seinen Lohn für die Tage erhält.

 

So wäre im Grunde meine Idee für einen Prozess aus Sicht der Lohnbuchhaltung. Welche weiteren Prozesse noch beim Mandanten notwendig sind bei AU, war und ist dort sowieso besser bekannt und muss dort noch einmal durchdacht werden, ob die eAU hier was verändert.

 

Die Datev muss halt ihre Arbeit machen, nämlich eine geeignete Abrufmöglichkeit mit automatisierter Information für den Mandanten schaffen

 

und

 

uns eine sinnvolle Administrationslösung geben, mit der wir ggf. viele Arbeitnehmer kleinteilig für wenige Arbeitnehmer für wenige Arbeitsprozesse in Personaldaten online freischalten können.

andreashofmeister
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@t_r_  schrieb:

....

 

Die Datev muss halt ihre Arbeit machen, nämlich eine geeignete Abrufmöglichkeit mit automatisierter Information für den Mandanten schaffen

 

und

 

uns eine sinnvolle Administrationslösung geben, mit der wir ggf. viele Arbeitnehmer kleinteilig für wenige Arbeitnehmer für wenige Arbeitsprozesse in Personaldaten online freischalten können.


Eben! Danke!

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petermäurer
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Face Id etc. ist ein No Go für mich.

 

Mein Handy liegt in der Schublade, wird nur bei Radtouren und längeren Autofahrten benötigt. (Und eben für 2FA)

Policing of speech is a key pillar of any tyranny.
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petermäurer
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Die einfachste Lösung wäre, daß der Lohnabrechner vor der Abrechnung automatisch die Daten von der Datev eingespielt bekommt, die sie - ähnlich ElStam - vorher bei den Krankenkassen besorgt.

Policing of speech is a key pillar of any tyranny.
andreashofmeister
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@petermäurer  schrieb:

Die einfachste Lösung wäre, daß der Lohnabrechner vor der Abrechnung automatisch die Daten von der Datev eingespielt bekommt, die sie - ähnlich ElStam - vorher bei den Krankenkassen besorgt.


Das wird nur mit einem DATEV-(Sicherheits)medium zu gewährleisten sein...

 

Aber: Face-ID ist keine DATEV-Erfindung. Dann halt eben die "starre DATEV-SmartCard". 

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andreashofmeister
Überflieger
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Auch interessant:

 

Abfrage-von-eAUs-durch-den-Arbeitgeber 

 

" Abrufmöglichkeit befindet sich aktuell in der Pilotierung und wird voraussichtlich Ende Januar 2023 freigegeben."

t_r_
Allwissender
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Das ist doch genau mein Plan:

 

und ruft über Personaldaten online die eAU ab

 

Das war im Prozessablauf meine Aussage. Dafür wird ja die vernünftige Administration benötigt. 😉 Es befindet sich sogar die Meldung durch den Arbeitnehmer über ANO in Planung, diese soll wohl Richtung Herst 2023 kommen.

 

Die einfachste Lösung wäre, daß der Lohnabrechner vor der Abrechnung automatisch die Daten von der Datev eingespielt bekommt, die sie - ähnlich ElStam - vorher bei den Krankenkassen besorgt.

Das möchte der Gesetzgeber ja eben nicht. 👿

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DATEV-Mitarbeiter
Kristin_Frohmeyer
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
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Hallo,


über die Rechteverwaltung online kann eine Datenfreigabe für DATEV Personaldaten nur auf Mandantenebene vorgenommen werden.


Weitere Informationen finden Sie im Dokument 1022220 - DATEV Personaldaten: Rechte und Benutzer einrichten.

 

 

Freundliche Grüße Kristin Frohmeyer
Personalwirtschaft | DATEV eG
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metalposaunist
Unerreicht
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schrieb:

über die Rechteverwaltung online kann eine Datenfreigabe für DATEV Personaldaten nur auf Mandantenebene vorgenommen werden.


Ja 🤔? Deshalb regt @t_r_ ja eine Freigabe auf Personalnummerebene an. Ist das bei DATEV angekommen oder "zur Kenntnis genommen - Ignoriervorgang eingeleitet ..."?  

#EmpoweringPeopleInTechnology – Daniel Bohle
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t_r_
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Hallo Frau Frohmeyer,

 

vielen Dank für den Hinweis. Das war mir, also Lohnbuchhalter und Nicht-Admin, noch nicht klar.

 

Allerdings irritiert mich das schon, wenn am Ende z. Bsp. der Geschäftsführer für 500 Arbeitnehmer die eAU abrufen soll, weil seine Daten von niemanden eingesehen werden sollen.

 

Müssen wir dann zukünftig solche Mandate ablehnen, da wir als Kanzlei Abrufe in dieser Größenordnungen nicht leisten können?

 

Viele Grüße

T. Reich

metalposaunist
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@t_r_ schrieb:

Müssen wir dann zukünftig solche Mandate ablehnen, da wir als Kanzlei Abrufe in dieser Größenordnungen nicht leisten können?


DATEV allgemein war noch nie für Großmandate mit eigener großer IT-Abteilung (mit eigenen Richtlinien) geeignet 😶.  

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t_r_
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Wir rechnen mehrere Mandanten in etwas kleinerer Größenordnung 200 bis 300 Arbeitnehmer ab. Da ist es nicht anders und bei bei denen gibt es  keine große IT-Abteilung. 

andreashofmeister
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@metalposaunist  schrieb:

@t_r_ schrieb:

Müssen wir dann zukünftig solche Mandate ablehnen, da wir als Kanzlei Abrufe in dieser Größenordnungen nicht leisten können?


DATEV allgemein war noch nie für Großmandate mit eigener großer IT-Abteilung (mit eigenen Richtlinien) geeignet 😶.  


Fürwahr, @metalposaunist . Und dann kommt der Tag, an dem die Lohn- und Gehaltsrechnung in Kollaboration mit dem steuerlichen Berater eine DATEV-Installation bedingt.

 

Da bekommt man dann von der IT-Abteilung das volle "DATEV-Installations-Bashing" um die Ohren.

Das gleiche wird uns dann im Laufe des nächsten Jahres ereilen, wenn man mit den SmartCards um die Ecke kommt. Aber die sind ja schon im Einsatz. Hin und wieder....

 

Schön nur, das svnet als "Notlösung" ja nächstes Jahr auch eine Änderung bekommt. 2023, Aufbruch in der Lohn- und Gehaltsabrechnung....

 

Ich hoffe immer noch, dass die Ärzte Anfang Januar verlauten lassen, dass sie das technisch nicht gebacken bekommen.....dann bricht das alles eh in sich zusammen. Siehe E-Rezept.

andreashofmeister
Überflieger
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@t_r_  schrieb:

Wir rechnen mehrere Mandanten in etwas kleinerer Größenordnung 200 bis 300 Arbeitnehmer ab. Da ist es nicht anders und bei bei denen gibt es  keine große IT-Abteilung. 


Die Größenordnung ist eigentlich egal, wenn die Prozesse vernünftig abgesprochen sind. Wir machen das, indem solche Mandate dann auch die DATEV-Software einsetzen. Nur eben keine Daten ändern dürfen. DATEV-Infrastruktur als Auswertungs- und Auskunftssystem. Sogar mit Datenübernahme nach SAP....zumindest in eine Richtung...

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petermäurer
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Die einfachste Lösung wäre, daß der Lohnabrechner vor der Abrechnung automatisch die Daten von der Datev eingespielt bekommt, die sie - ähnlich ElStam - vorher bei den Krankenkassen besorgt.

Das möchte der Gesetzgeber ja eben nicht. 👿


Warum?

Policing of speech is a key pillar of any tyranny.
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t_r_
Allwissender
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Das kommt hier nicht in Frage. Es gibt bei dem einen Mandanten noch nicht einmal eine Personalsachbearbeitung.

 

 

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t_r_
Allwissender
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Warum?

Das sollten Sie Ihren Bundestagsabgeordneten einfach mal fragen. Datenschutz, keine Ahnung von der Materie, Langeweile, ... suchen Sie sich was aus. 👿

Thomas_Kahl
Meister
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@petermäurer  schrieb:

Die einfachste Lösung wäre, daß der Lohnabrechner vor der Abrechnung automatisch die Daten von der Datev eingespielt bekommt, die sie - ähnlich ElStam - vorher bei den Krankenkassen besorgt.

Das möchte der Gesetzgeber ja eben nicht. 👿


Warum?


Der Gesetzgeber sagt: aus Datenschutzgründen.

MfG
T.Kahl
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@petermäurer  schrieb:

Die einfachste Lösung wäre, daß der Lohnabrechner vor der Abrechnung automatisch die Daten von der Datev eingespielt bekommt, die sie - ähnlich ElStam - vorher bei den Krankenkassen besorgt.

Das möchte der Gesetzgeber ja eben nicht. 👿


Warum?


Vermutlich weil dann der AG Krankheitstage erstattet bekommt, obwohl der AN trotz Krankschreibung schon wieder arbeiten war. Dass die Ersparnis der Krankenkassen deutlich geringer ist als die Mehrbelastung durch Abfrage oder selbst verfasste gelbe Zettel, hat man wohl nicht bedacht.

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rvh
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Ich denke, das Problem liegt woanders ...

 

Die automatische Rückmeldung könnte ja "nur" an den letzten bekannten Abrechner erfolgen.

 

Was aber, wenn die letzte Abrechnung den Monat November betraf, der AN zum 05.12. den AG gewechselt hat, und die Abrechnung des alten AG mit der Abmeldung noch nicht erfolgt ist. Die Krankmeldung soll in meinem Beispiel am 12.12. beginnen - und die Krankenkasse kennt bislang "nur" den alten AG.

 

Dann bekäme der alte AG - unter Verletzung des Datenschutzes - noch Kenntnis über Daten, die ihn eigentlich nichts mehr angehen und von denen er auch keine Kenntnis erlangen dürfte.

 

Dem könnte man m.E. entgehen, wenn alle AG sofortmeldepflichtig wären und die Sofortmeldung nicht nur für Zwecke der Zollkontrolle erfolgte, sondern auch die zuständige Krankenkasse davon Kenntnis erlangte, denn die eigentliche Anmeldung erfolgt aus praktischer Erfahrung in den wenigsten Fällen wohl zeitgleich mit der Sofortmeldung.

 

Nur wäre eine solche vollumfängliche Sofortmeldepflicht praktikabel? Da habe ich meine Zweifel ...

Herzliche Grüße aus Nordbaden
Rolf
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„Das Problem zu erkennen, ist wichtiger, als die Lösung zu erkennen, denn die genaue Darstellung des Problems führt zur Lösung.“
(Albert Einstein, 1879-1955)
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t_r_
Allwissender
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Nur wäre eine solche vollumfängliche Sofortmeldepflicht praktikabel? Da habe ich meine Zweifel ...

Ob das nun laufende Verfahren praktikabel ist,...

 

... da habe ich auch meine Zweifel.

 

Der Abruf durch den Arbeitgeber mag aufgrund der Bedenken notwendig sein, ob allerdings deshalb ein Einzelabruf notwendig ist, ziehe ich in Zweifel. Ein Abruf über alle vorhandenen Arbeitnehmer für einen bestimmten Zeitraum wäre dann schon praktikabler, davon ausgehend das ein Arbeitgeber nicht für ausgeschiedene Arbeitnehmer mitabruft.

rvh
Erfahrener
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Die Zweifel an der Praktikabilität des aktuellen Verfahrens teile ich vollumfänglich ...

 

Das geht bei uns komplett zu Lasten der Lohnabrechner in der Kanzlei, da es momentan keine brauchbare Lösung am Markt gibt.

Herzliche Grüße aus Nordbaden
Rolf
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„Das Problem zu erkennen, ist wichtiger, als die Lösung zu erkennen, denn die genaue Darstellung des Problems führt zur Lösung.“
(Albert Einstein, 1879-1955)
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AliV
Einsteiger
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Ihr Gedanke ist nachvollziehbar. Danke dafür!

 

Aber dennoch Mist. Ich hatte schon diverse Anrufe von KK auf der verzweifelten Suche nach Informationen und in Kenntnis darüber, dass wir nicht mehr abrechnen.

 

Ist eben wie mit der Finanzverwaltung: Digitalisierung und Arbeitsteilung immer nur den AG auferlegen, aber nicht den Behörden 😞 und alles unentgeltlich selbstverständlich.

 

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letzte Antwort am 21.12.2022 11:51:13 von t_r_
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