Empfehlung Zeiterfassung

[#1]

Hallo,

ich suche ein "günstiges" Zeiterfassungsystem, und bitte hiermit um Erfahrungswerte.

Gewünschte Voraussetzungen:

- Stundenerfassung per App (mobil)  und online (Internet) nutzbar

- Kontrollmöglichkeit ob Krankenscheine eingereicht wurden

- einfaches einspielen der Stundenerfassung nach Datev Lohn und Gehalt compact ( keine manuelle Erfassung)

- Excel Tabellen ziehen zur Feststellung der "effektiven" Arbeitszeiten

Über den "Marketplace" von Datev habe ich mich schon informiert.

Ich wünsche mir Erfahrungen aus der Praxis.

Ich freue mich über zahlreiche Antworten

mfg M. Albrecht

[#2]

Hallo Community,

hat jemand Erfahrungen aus der Praxis und kann hierzu unterstützen?

Es gibt einige Zeiterfassungshersteller für die es eine Schnittstelle für den Datenimport nach Lohn und Gehalt gibt.

Hier eine Übersicht der DATEV-Softwarepartner:

- 123erfasst.de GmbH (123erfasst)

- ATOSS Software AG (ATOSS Time Control)

- ISGUS GmbH (ISGUS Zeus®)

- REINER SCT / REINER Kartengeräte GmbH und Co. KG (timeCard Zeiterfassung)

- tisoware® Gesellschaft für Zeitwirtschaft mbH (tisoware HR)

Des Weiteren kann auch ein Datenimport aus anderen Zeiterfassungslösungen verwendet werden.  Für die Hersteller gibt es eine Schnittstellenbeschreibung.

Diese Beschreibung finden Sie im folgenden Infodokument

Schnittstellen in den DATEV-Programmen unter Punkt 6.2.

Viele Grüße

Lara Hien

Personalwirtschaft

DATEV eG

[#3]

Hallo Frau Hien,

WOW !

Diese Übersicht kannte ich noch nicht.

Man sieht, wie unterschiedlich und verzweigt die Import- und Export-Möglichkeiten und -Anforderungen sind.

Zum Glück orientieren sich viele Software-Hersteller an den Anforderungen von DATEV.

Der Teufel steckt aber natürlich im Detail.

Direkt verwendbar sind nur standardisierte Schnittstellen, z.B. "Datev-Format" für die Produkte im Bereich "Rechnungswesen"

Das was so harmlos als 'ASCII-Format' oder 'Weiteres Format' daherkommt, kann sich zu einer größeren Herausforderung entwickeln.

Pauschale Aussagen kann man nicht treffen.

Man muss beim Software-Anbieter gezielt nachfragen, ob der Datenaustausch direkt schon möglich und bereits implementiert ist.

VG

Michael Vogtsburger

[#4]

Hallo in die Runde!

Ich würde mich dieser Frage gerne anschließen, da ich genau diese Frage (App, Schnittstelle, etc) just gerade am Telefon hatte!

Hoffentlich findet sich jemand, der da praktische Erfahrungen hat!!!!!

Zu den Schnittstellen kann ich nur beitragen, dass die Beschreibung der Schnittstelle zu einer "Nachtlektüre" werden kann... Wenn mans aber einmal kapiert hat, kann man die .txt Dateien fast selber schreiben 🙂

Aber eine implementierte DatevSchnittstelle ist natürlich deutlich entspannter!

[#5]

Hallo,

wir haben einen Mandanten, der ISGUS nutzt. Die Daten kommen "sauber" aufbereitet für LuG rüber. Allerdings hat es auch einigen Einrichtungsaufwand mit Betreuung durch den Softwareanbieter gekostet. Im ersten Monat war aber bereits eine gebrauchsfähige Datei vorhanden, an der dann noch mal an ein paar Stellen nachgearbeitet wurde, so dass es im zweiten Monat bereits rund lief. Die ersten Monate sollte man noch etwas Nachkontrolle einplanen, da sich die Mitarbeiter des Mandanten ja auch erst einmal mit der Software anfreunden müssen und dabei schon mal Fehler passieren können. Da man selbst die Löhne ja kennt, ersieht man auch mal schnell, ob vielleicht was schief sein könnte. Also bei ISGUS kann ich ein Daumen hoch geben.

ISGUS soll nach den mir bekannten Aussagen allerdings auch im oberen Preissegment liegen.

Ein weiterer Mandant befasst sich gerade mit der Problematik und hatte bereits ATOSS da. Allerdings auch eher hochpreisig mit Zugangskontrolle etc..

Im Übrigen freue ich mich auch über Erfahrungen zu Zeitwirtschaftsschnittstellen.

Viele Grüße

T. Reich

[#6]

Durch einen heute erhaltenen Kudo auf meine Antwort von vor vier Jahren ergänze ich heute meine Erfahrungen.

Unsere Mandantin nutzt immer noch ISGUS und ist sehr zufrieden. Zukünftig wird die Erfassungslösung erneuert. Ein Vorteil der neuen Lösung ist, dass die eAU darüber abgerufen werden können soll.

[#7]

Hallo,

haben Sie vielen Dank, dass Sie Ihre Erfahrungen an dieser Stelle mit unserer Community teilen 🙂

[#8]

Hallo allerseits,

ich klinke mich in die Thematik der Zeiterfassung mal ein.

Bekanntlich hat haben EuGH + BAG entschieden, dass alle Arbeitgeber verpflichtet seien, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer zu erfassen. 

Die Konsequenzen bei Nichtbefolgung dürften zwar derzeit noch im Bereich des Arbeitsrechts zwischen AG und AN bleiben, dennoch kommt das Thema nun auf alle zu.

Aktuell muss nach dem BAG wohl lediglich Beginn, Dauer und Ende erfasst werden, der AG ist verpflichtet, der AN darf aber die Erfassung selbst führen. 

Hierzu suche ich eine unkomplizierte Lösung, die auf der steuerberatenden Seite im Bereich der eigenen Kanzlei eingesetzt werden kann. Es geht also nicht um ausgetüftelte Software für Unternehmer mit Schnittstelle zu LODAS/LuG, sondern um die Beraterseite.

Besonders wünschenswert wäre, wenn seitens DATEV ein Tool in den Arbeitsplatz integriert werden würde (oder schon ist?), das in Ergänzung zur schon vorhandenen "Zeit und Kosten Erfassung" dem AN mit einem Klick am Morgen ermöglicht, den Timer zu starten, mit einem weiteren Klick den Timer abends zu beenden und zwischendurch eine Pausenfunktion für die Pause. Mehr nicht. Die erfassten Zeiten sollten dann natürlich nur von jenen mit entsprechenden Rechten (Rechteverwaltung) eingesehen werden können, also der Kanzleileitung, sowie natürlich jeder AN seine eigenen Zeiten. Die Zeiten müssten dauerhaft gespeichert werden und bspw. nach einer Bestätigung (analog zur Festschreibung) nicht mehr abänderbar sein.

Kann hierzu jemand Auskunft geben, ob es so etwas schon gibt, oder ob es in Planung ist? 

Viele Grüße und Dank

[#9]

---

@roscha  schrieb:

Bekanntlich hat haben EuGH + BAG entschieden, dass alle Arbeitgeber verpflichtet seien, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer zu erfassen. 

---

Wobei der Gesetzgeber da auch wieder ausreichend Ausnahmen gelassen hat, mit denen man um die Pflicht herum kommt.

[#10]

Danke für die Antwort, m.W. hat der Gesetzgeber da noch nichts gemacht, sondern ist in der Beratung. Die Regelungen des ArbZG sind nach meinem Kenntnisstand durch die Rechtsprechung des EuGH / BAG überholt:

https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Arbeitszeitschutz/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html

Reicht es nach der Entscheidung des BAG noch aus, wenn der Arbeitgeber die Arbeitszeit entsprechend den derzeitigen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes aufzeichnet?

Nein. Diese Regelung genügt den Vorgaben des BAG und des EuGH nicht. Nach der Entscheidung des BAG ist die gesamte Arbeitszeit aufzuzeichnen.

Natürlich ist es eine Sache, was die Rechtsprechung aktuell sagt, und eine andere Sache, inwieweit ein Verstoß geahndet werden kann - m.E. gar nicht, außer eben wie gesagt im Verhältnis zwischen AG und AN vor dem ArbG im Falle einer Auseinandersetzung über geleistete Arbeitszeiten o.ä. Dennoch wird das Thema früher oder später kommen. 

Oder ist Ihnen ggf. bekannt, ob es hierzu schon konkrete Gesetzesentwürfe gibt? 

Grüße

[#11]

Hallo @roscha,

bezüglich Ihres Wunsches an DATEV muss ich eine blöde Frage stellen - ich habe wirklich keine Ahnung. Bei Integration in den Arbeitsplatz würde die Erfassung der Arbeitszeit erst beginnen, wenn der Rechner schon hochgefahren ist und nicht beim wirklichen Arbeitsbeginn. Was in der Praxis vielleicht einen Unterschied von 3 Minuten ist und somit "Kleinkram". Aber wäre die Zeiterfassung dann noch gesetzeskonform?

Gruß Alma82

[#12]

---

@alma82  schrieb:

Was in der Praxis vielleicht einen Unterschied von 3 Minuten ist und somit "Kleinkram".

---

Naja, eine Kollegin wartet morgens 20 Minuten, bis ihr Rechner arbeitsfähig ist. (Ich weiß gerade nicht, ob der mittlerweile schon ausgetauscht wurde.) Und selbst bei nur 3 Minuten kommt im Monat eine komplette Arbeitsstunde zusammen, die fehlt.

Die Arbeitszeit müsste also entweder editierbar sein, bis man sie festschreibt, oder das System muss die Uhrzeit automatisch zu den nächsten vollen 10/15 Minuten ab- (morgens) bzw. aufrunden (abends).

[#13]

@rschoepe 

Stimmt, gutes Argument. Automatisch runden ist m.E. aber auch nichts. Wir z.B. haben Gleitzeit und wenn der Verkehr es nicht anders hergibt fangen Kollegen schon mal um 7:37 Uhr an...

[#14]

Stimmt, guter Einwand, so einfach ist es dann doch nicht wie ich dachte.

Da aber keine Formanforderungen bestehen, und auch handschriftliche Aufzeichnungen / Excel funktionieren, wäre eine denkbare Lösung, dass die Startzeit händisch eingetragen wird. Es geht mir nicht um Kontrolle, sondern um Erfüllung der (nach meiner Erfahrung sowohl aus AG als auch aus AN-Sicht unbeliebten) Rechtsprechung des BAG in dieser Sache.

Selbst eine komplett manuelle, aber in die DATEV-Umgebung integrierte Lösung wäre m.E. angenehmer, als separate Word/Excel/pdf Dateien oder gar Zettelwirtschaft.

Natürlich ist verständlich, wenn DATEV das noch nicht angeht, solange vom Gesetzgeber noch nichts gekommen ist. 

Grüße

[#15]

Grundsätzlich kann man ja die "Zeit und Kosten Erfassung" auch als gesamte Arbeitszeiterfassung nehmen, dort kann man "unproduktive" Zeit, welche nicht einem Mandanten zuordenbar ist, auf die Kanzlei-Nummer buchen, ebenso wie Fehlzeiten (Krankheit, Urlaub, Fortbildung, etc) und man kann die Zeiten vor Festschreibung editieren, so dass man die drei Minuten Weg von der Tür zum Arbeitsplatz berücksichtigen kann. 
Als Lösung schon brauchbar, nicht unbedingt zeitgemäß, aber funktioniert im kleinen Rahmen.

Alternativ, wenn man kein zusätzliches Geld ausgeben will und Microsoft 365 einsetzt, kann man sich auch Schichten (Shifts) sich anschauen. Kann man kurzer Einarbeitung auch halbwegs sinnvoll einsetzen und lässt sich auch in Teams einbinden, so dass man die Arbeitszeiterfassung per Handy starten, pausieren und beenden kann. Die Einträge sind editierbar für den Mitarbeiter, solange diese nicht festgeschrieben worden sind. 

[#16]

Kann mich bei Isgus anschließen:

Vorteile:

Kann an die Bedürfnisse angepasst werden.

Sehr leistungsfähige Software

Hat verschiedene Module, z.B. Zugangskontrolle

Läuft bei 20 MA und auch bei mehreren Hundert (z.B. Druckerei/ Nacht, So-Feiertag)

Hat nicht nur Zeiterfassung, kann auch Kostenrechnung und Zeitkonten per mail versenden

Kann nicht nur Stunden sondern auch Fehlzeiten und KUG

Nachteil:

Anpassungsaufwand

Kosten im mittleren Segment