Einführung digitale Personalakte -Frage

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Wir haben alle Mandaten über die Pflicht der Einführung der digitalen Personalakte informiert.

Informiert wurde auch über die Steigerung unser Gebühren für die Datev-Kosten und unsere Arbeit mit der Erfassung/Scannen/Speicherung der Daten in die Personalakte 

Jetzt haben wir mehrere Mandanten die uns mitteilen das sie die Akte über Datev ablehnen .

Sie meinen sie regeln das selber . 

Kennt jemand so ein Verhalten?

Wie reagiert man da als Kanzlei? Wir können so nicht kontrollieren ob alles korrekt gespeichert wird .

Sind ihr Mandanten generell zur Nutzung der Datev Personalakte verpflichtet?

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Wir sind vor kurzen mit der Info an die Mandantschaft durch.

Auch bei uns wollen nicht alle Mandaten Datev Personal bzw. UO nutzen.

Vier größere  Mandaten haben über  Fremdsysteme digitalisiert und speichern selber . 
Hier kontrollieren wir auch nicht was gespeichert wird . Das ist auch nicht unsere Verantwortung 

Wir haben auch eine Handvoll Kleinst-Lohnmandaten (1-3 Mitarbeiter) die ablehnen. Die meinen sie speichern bei sich alles was sie meinen was nötig ist . Wir haben informiert, dass das nicht ausreicht (revisionssicher, geortete jederzeit zugreifbar…). Sie wollen es so und wir sind somit raus .

Nicht unsrer Haftung wenn das nach hinten losgeht .

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Können sie damit beruhigt umgehen?

Die Verantwortung über die korrekte Umsetzung liegt doch größtenteils bei der Steuerkanzlei. Wenn Prüfungen sind sind wir der Buhmann und können uns mit den Prüfern auseinander setzten.

Ich hatte gedacht wir sollten schon die Kontrolle über die korrekt gespeicherten Daten haben.

Ist es klug den Mandaten das zu überlassen?

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Oh ja! Wir in unser Kanzlei können da natürlich beruhigt mit umgehen. 

Wenn der Mandat sich so entschieden hat muss er ich bei einer Prüfung für die Bereitstellung der Daten sorgen. Wenn das nicht funktioniert werden sicher nicht wir die Schuld auf uns nehmen bzw. wir uns mit dem Prüfer absappeln.

Die Verantwortung die für die ordnungsgemäße digitale Führung der Entgeltunterlagen liegt beim Arbeitgeber. 

Wir bieten Unterstützung an. Die wird angenommen oder eben nicht.

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Gegenfrage: Ist es klug, den Mandanten gegen seinen erklärten Willen zwingen zu wollen?

Sicherlich nicht!

Der Mandant ist am Ende verantwortlich, wenn er es so wünscht.  Der Steuerberater muss sich da nur selber schützen:

Also durch Aufklärung. Also Was erwarten die Prüfer, was fordert die GoBD, gibt es andere Wege die Anforderungen zu erfüllen und was können diese kosten. Sprich: Beratung. 

Diese dann im Umfang dokumentieren und vom Mandanten bestätigen lassen.

Die Kontrolle über die gespeicherten Daten haben? Ja und nein. Es sind am Ende die Daten des Mandanten. will er die Daten selber hosten, ist das sein gutes Recht. Will er, dass die Daten gelöscht werden, ist das sein gutes Recht. Ich würde mir den Auftrag schriftlich bestätigen lassen einschließlich, dass ich darauf ernsthaft hingewiesen habe, dass dies  zu Schätzungen und mehr führen kann.

Jeder darf in diesem Land seines Unglückes Schmied sein. Ist halt so.

Ich würde da soweit gehen, dass der Mandant seine Daten selber kontrollieren kann im mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft.

Wer knapp bei Kasse ist aber verständig, mit dem wird es auch eine Lösung geben. Sonst lass dem Mandanten seinen willen, nur mache nachweisbar, dass du ihn korrekt beraten und gewarnt hast.

Ich habe solche unbelehrbaren Fälle mit erlebt - da ich bei Streit danach, die Beweismittel zusammenstellen durfte.

QJ

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@Marianne22  schrieb:

Sind ihr Mandanten generell zur Nutzung der Datev Personalakte verpflichtet?

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Natürlich nicht. Weder zur Lösung von DATEV noch zu einer anderen.

Die Unterlagen müssen in digitaler Form vorgehalten werden und im Rahmen der euBP mit den anderen Datensätzen elektronisch an die DSRV übermittelt werden. Wie auch immer das dann mit Unterlagen aus verschiedenen Quellen reibungslos funktionieren soll, erschließt sich mir nicht, aber das muss ein jeder selbst entscheiden. 

DATEV Personalakte oder jetzt Dokumente (Personalakte) ist nur ein Angebot von DATEV, im Rahmen der Lohnabrechnung eine Personalakte führen zu können, denn bei der lohnabrechnenden Stelle laufen nun mal die Informationen und Unterlagen zusammen, die zur Durchführung der Lohnabrechnung benötigt werden. Warum dann nicht gleich entsprechend ablegen und im RZ speichern lassen? 

Dies muss dem Mandanten natürlich entsprechend erklärt werden, denn natürlich kann die Befüllung der Personalakte nur eine zusätzliche Leistung sein, welche entsprechend abgerechnet wird. 

Wenn ein Mandant dies nicht möchte - auch fein. Bestätigung hierfür und Hinweise auf Aufbewahrungspflichten zur Stammakte nehmen und gut ist. Unterstützung bei Prüfungshandlungen kann nur für etwas gewährt werden, was in den eigenen Verantwortungsbereich fällt.

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Guten Morgen,

wir spüren auch, dass aufgrund der wirtschaftlichen Lage die Mandanten, insbesondere die kleineren, sensibler auf Preiserhöhungen reagieren. Wir haben zum Glück die digitale Personalakte schon früher eingeführt, wo die Stimmung noch besser war und Preisanpassungen leichter akzeptiert wurden.

Natürlich gibt es keine Pflicht, DATEV-Personal zu nutzen. Der Mandant kann auch anders und selbst seine Pflichten erfüllen. Das würde ich mir, wie die Kollegen bereits ausgeführt haben, schriftlich bestätigen lassen.

Meines Erachtens braucht aber die Kanzlei einen einheitlichen Prozess. Für uns ist es sehr wichtig, dass alle Lohn-Dokumente bei allen Mandanten einheitlich abgelegt sind. Wir haben uns für die digitale Personalakte von DATEV entschieden. Auch Mandanten, ohne UO legen wir intern in der digitalen Personalakte ab. Die Kosten gehen dann auf uns.

Wir rechnen auch für andere StB Mandantenlöhne ab. Oft kleine Kanzleien oder Neugründer, die keine LoBu anbieten möchten. Da treffen wir öfters auf Mandantenportale anderer Tool-Anbieter. Dennoch führen wir die digitale Personalakte bei DATEV.

Für uns ist der einheitliche Prozess die oberste Priorität, auch wenn wir manchmal die DATEV-Kosten selbst tragen müssen. Aufgrund des einheitlichen Prozesses sehe ich einen Effizienzgewinn, der die Kosten wieder auffängt. Aber das ist eine Grundsatzentscheidung der Kanzleileitung.

VG Daniel Kühn

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Moin,

wir haben unseren Mandanten am Anfang des Jahres per Infoschreiben mitgeteilt, dass wir bis 2027 Datev Personal/Personalakte einführen und im Zuge dessen auch weitere Bereiche digitalisieren (ANO, Kommunikation, UNO, Meine Steuern) werden und die Mandanten nach und nach bis 2027 umstellen. Wenn ein Mandant umgestellt wird, erfolgt die persönliche Ansprache und die Umstellung wird aktiv begleitet.
Die Kosten geben wir nicht weiter, da wir uns von einheitlichen Prozessen eine gewisse Zeitersparnis erhoffen und am Ende auch irgendwo eingepreist sind.

Bisher war der Großteil der Mandanten positiv oder zumindest offen für die Änderungen. Ein paar waren mürrisch, aber haben mitgemacht und beklagen sich nun auch nicht mehr. Grundsätzlich läuft es auch, aber man hat schon öfters einen Support-Aufwand dank der "Datev-Cloud".

Bei einigen Mitarbeitern war die Motivation nicht so groß alte Arbeitsweisen umzustellen oder den Mandanten dabei zu begleiten, aber auch das hat sich eingespielt.  

Insgesamt wünschte ich mir die Datevlösungen wären besser, manchmal kommt man in Erklärungsnot, wenn man Sachen nicht funktionieren oder nicht so funktionieren wie man es erwarten würde. 

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Wir informieren unsere Mandanten auch nur und bieten Datev Personal als unkomplizierte Lösung an.

Die Entscheidung muss aber der Mandant treffen.

Und es liegt auch im rechtlichen Verantwortungsbereich des Arbeitgebers seine Daten zu sichern und für Prüfungszwecke bereit zu halten.

In dem die Mandanten über die Pflicht informiert wurden, haben wir unsere Schuldigkeit getan.

Wir hoffen natürlich auch, dass im Rahmen der eRechnungspflicht deutlich mehr Mandanten sich für DUo entscheiden und somit Datev Personal auch gleich mit nutzen.