Datev Personaldaten - Onboarding Neue Mitarbeiter Dokumentation und Workflow

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Einige Mandanten habe ich bereits motiviert weiter in die bereitgestellte digitale Oberfläche DUO Personaldaten einzusteigen.

Folgende Probleme kristallisieren sich jedoch mittlerweile heraus:

Eingegebene Stammdaten können solange der Mitarbeiter noch beschäftigt ist eingesehen werden. Diese erscheinen jedoch nach Austritt nicht mehr in der DUO Personaldatenoberfläche. Die Option ein Personaldatenstammblatt zu drucken bzw. als pdf zu exportieren ist allerdings nicht vorhanden. Ebenfalls habe ich die Option "ausgetretene Mitarbeiter anzeigen" nicht gefunden. Ein Export als pdf sehe ich dennoch als notwendig, um die Daten exportierbar in einer digitalen Personalakte (Anbieter unabhängig) abbilden zu können.

Des Weiteren sollte bis ein Abruf der Steuermerkmale aus der Mandanten-App heraus möglich ist die Angaben zu Steuermerkmalen ein "MUSSFELD" sein. Nach einem Import neuer Mitarbeiter  kann eine Abrechnung meistens nicht in einem Zug erfolgen, da noch auf die Rückmeldung des Finanzamtes gewartet werden muss.

Gehaltssprünge nach Probezeit sollten ebenfalls als Eingabefunktion zur Verfügung stehen.

Eine Aufteilung des Mitarbeiters auf mehrere Kostenstellen ebenfalls.

Beim Onboarding wäre es schön notwendige Angaben zu tätigen und Dokumente (Nachweise Elterneigenschaft PUEG) ebenfalls gleich mit anhängen zu können und ggfs. als unterschriftfähiges Dokument bereit zu stellen (RV-Befreiung Minijob).

Gerne würde ich am Pilotprojekt für die neuen Features im Bereich Bewegungsdaten / Stammdatenänderungen  bei Datev Personaldaten teilnehmen.

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Das haben wir so oder so ähnlich alles der DATEV schon mitgeteilt. DATEV hat die Entwicklung beim Onboarding neuer Mitarbeiter via DATEV Personaldaten auf Eis gelegt, weil man alle Kapazitäten für die Neuschreibung der Vorerfassung (Bewegungsdaten) braucht. 

Wenn Dich die genannten Dinge zu sehr stören, kann man nur auf @Emmy_Kraemer_Fastdocs verweisen, wo all Deine Wünsche in Erfüllung gehen. 

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@HP_Sven schrieb:

Gerne würde ich am Pilotprojekt für die neuen Features im Bereich Bewegungsdaten / Stammdatenänderungen  bei Datev Personaldaten teilnehmen.

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Hm, da habe ich von @Sven_Wieczorek selbst länger nichts mehr zu gehört. Bin mir unsicher, ob man noch teilnehmen kann. Wir waren 2023 eine sehr illustre Runde an ganz unterschiedlichen DATEV Anwendern: vom Fachlichen bis zum Technischen waren alle vertreten und hatten viele coole Ideen. 

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Gibt es zu diesem Punkt schon einen Lösungsansatz bzw. eine Timeline zur Umsetzung?

Eingegebene Stammdaten können solange der Mitarbeiter noch beschäftigt ist eingesehen werden. Diese erscheinen jedoch nach Austritt nicht mehr in der DUO Personaldatenoberfläche. Die Option ein Personaldatenstammblatt zu drucken bzw. als pdf zu exportieren ist allerdings nicht vorhanden. Ebenfalls habe ich die Option "ausgetretene Mitarbeiter anzeigen" nicht gefunden. Ein Export als pdf sehe ich dennoch als notwendig, um die Daten exportierbar in einer digitalen Personalakte (Anbieter unabhängig) abbilden zu können.

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Hallo @HP_Sven , 

die von Ihnen angebrachten Punkte sind uns bekannt und fließen in die Weiterentwicklung von DATEV Personal ein.

DATEV Personal bündelt künftig als neues Anwendungspaket alle Funktionen der Personalwirtschaft, welche die Zusammenarbeit von Kanzlei und Mandant bei den vor- und nachgelagerten Prozessen zur Lohnabrechnung erleichtern.

Aktuell liegt der Entwicklungsfokus beim Thema Erfassung von variablen Monatsdaten und als nächstes Paket widmen wir uns dem Thema erfassen und ändern von Beschäftigungsdaten der Mitarbeiter. Ich bin guter Dinge, dass wir hier im laufe des 2. Quartals weitere Informationen zur Timeline und Umsetzungszeiträume sowie Pilotphasen ankündigen können.

Beste Grüße Andreas Peschke

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Hey @Andreas_Peschke,

dann liegt die Weiterentwicklung der Erfassung von Stammdaten via DATEV Personaldaten also wirklich bis 06/25 komplett auf Eis und etwaige fehlende aber notwendige Daten müssen nach wie vor telefonisch oder anders angefragt werden, weil's kein Pflichtfeld ist? 🤔

Was fastdocs alles irre diesen Jahres schon bereitgestellt hat, klasse 👏. Nur arbeiten da keine 8800 Mitarbeiter. Dachte immer, mehr Mitarbeiter hieße auch mehr mögliche Neuerungen?

Und jetzt ganz neu ⭐: persönliche Nachricht vom AG = Mandant der Kanzlei an seine eigenen MA, die die Kanzlei abrechnet. Gerade via instagram drüber gestolpert: 

Vielen lieben Dank @Emmy_Kraemer_Fastdocs - so macht IT und das Onboarding einfach nur Spaß 😍! 

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Ja seit 04/24 gibt’s auch die Online Schnittstelle zu DATEV. 
Darauf hatte ich noch gewartet. 

Datev hat nur noch diese eine Chance - wenn Bewegungsdaten Online „Grütze“ ist werd ich alles daran setzen die GF von (d)einer Alternative zu überzeugen!

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@tu_heggi schrieb:

wenn Bewegungsdaten Online „Grütze“ ist werd ich alles daran setzen die GF von (d)einer Alternative zu überzeugen!

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Du willst noch knapp 1 Jahr warten? Worauf 🤔? Auf diese 1 letzte Chance? Ich kann Dich ja nicht dazu zwingen aber bei Interesse kann ich Euch fastdocs auch zeigen 😊. Was ich bisher von der Bewegungsdatenerfassung gesehen habe: DATEV bekommt's nicht auf die Straße. Zumindest nicht das, was wir uns zwei vorstellen, weil wir um Technologie und deren Möglichkeiten heute wissen. Für alle, die heute noch handgeschrieben Stundenzettel abtippen und sich an die Handschrift gewöhnt haben, ist die Lösung von DATEV natürlich weltbewegend, wenn man nichts mehr abtippen muss und auch Kollegen mit den Daten arbeiten können und nicht erst noch die Handschrift entziffern müssen, wo man sich nachher über eine falsche Abrechnung noch beschwert. 

Das Niveau und die Erwartungen - sehr schwieriges Thema im Bereich der IT. 

Da kann DATEV nicht mithalten. Aber wir werden sehen, ob die Abschlagsrechnung in Auftragswesen next bis 31.12 kommt 😉 und wenn ja, wie sie umgesetzt ist, weil die alleinige Funktion nicht mehr ausreicht, wenn die Usability schwierig ist. 

Auch ohne Lohnimportdatenservice klappt die Nutzung von fastdocs sehr geschmeidig. Ist also kein Muss, eher ein Sahnehäubchen. 

Außerdem: Du kannst die Lösung ja for free 14 Tage lang testen. Also auf, intern nachfragen, ob und wann es ggf. mal eine Menge an neuer Stammdaten gibt bzw. wann aus Erfahrung heraus es einen guten Zeitpunkt gibt und los 🏎. Ich habe bei Verspätungen der deutschen Bahn gelernt: niemals im Zug sitzen bleiben und auf Godot warten. Immer in Bewegung bleiben, um zumindest potentiell noch pünktlich zum Termin zu kommen. Wer wartet, der rostet. 

Und: Mit fastdocs Crew kommt da ein schickes neues HR Tool für unsere Mandanten auf uns zu 😏. 

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Ich grätsche hier mal von der Seite rein - der Beitrag dreht sich ja (primär) ums Onboarding. Da aber weiter oben auch von Bewegungsdaten die Rede war, erlaube ich mir die Frage:

Was ist aktuell und in planbarer Zukunft der *schönste* Weg um Bewegungsdaten aus einem Vorsystem in DATEV LuG zu bekommen? Auf Seiten des Vorsystems habe ich technisch alle Freiheiten - ich würde gerne möglichst automatisiert Daten nach DATEV schieben 🙂

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@seb_ms schrieb:

Was ist aktuell und in planbarer Zukunft der *schönste* Weg um Bewegungsdaten aus einem Vorsystem in DATEV LuG zu bekommen?

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Per API Lohnimportdatenservice. Mein letzter Stand dazu ist, dass die API das grundsätzlich kann; Systeme wie personio es aber nicht über die API schieben; Systeme wie HRworks das wohl aber können sollen. 

Ob sich der Aufwand lohnt, bis man als Softwarehersteller die API nutzen darf, kann ich nicht beurteilen. Hier in der Community sind ja schon mehrere kleine Firmen an der Bürokratie und dem Aufwand und dem finanziellen Invest gescheitert.

Andernfalls bleibt nur der Import via ASCII Datei, den man sicher auch irgendwie automatisieren könnte, wenn man ein bisschen um die Ecke denkt und ein täglicher Export die Datei an Ort B schiebt und man sich dann um die automatisierte Übertragung vom Ort B zum Berater kümmern muss, der sie am besten automatisiert an Ort C ablegt, worauf der Importpfad von DATEV zeigt. 

Ich lerne aber gerne dazu, wenn ich jetzt wirklich vollkommen krude um die Ecke denke. 

Dass auch die neue Vorerfassung ab 2025 APIs haben sollte, damit man externe Daten dort einliefern kann: hatten wir der DATEV vorschlagen aber wie gesagt, wir sollten 2025 glücklich sein, wenn die Lösung grundlegend läuft. Von APIs sind wir da meilenweit entfernt. Auch der Lohnimportdatenservice ist im Grunde technisch nichts anderes als ein ASCII Ex- und Import übers Internet / SSL Verbindungen. DATEV arbeitet aber am Nachfolger, der auf JSON setzen soll. 

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Du kannst dich hier auch als Dozent bewerben, den ein oder anderen kennt man dort 😉

⁣Fachassistent Digitalisierung und IT-Prozesse (FAIT) werden | Endriss

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Hallo Herrr @Andreas_Peschke !

Sie hatten für das 2. Quartal (2024?) Einen Timeline zu den weiteren Neuigkeiten angekündigt.

Da wir nun im 3. Quartal sind Mmöchte ich malnachhören, wie der aktuelle Stand ist?

Haben Sie Neuigkeiten für uns?

Viele Grüße nach Nürnberg!

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@Emmy_Kraemer_Fastdocs 

Plant Ihr auch eine Bewegungsdatenerfassung?

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@metalposaunist  schrieb:
Andernfalls bleibt nur der Import via ASCII Datei, […] worauf der Importpfad von DATEV zeigt. 

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Das Problem an der Stelle ist (mal wieder, ist beim Auswertungs-Export das Gleiche), dass der Pfad global für den Nutzer gespeichert wird und nicht pro Mandant. Komplett automatisch importieren ist also nicht, du musst mindestens jedes Mal den Pfad wieder anpassen. 😩

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Hallo @tu_heggi ,

ja wir planen eine Bewegungsdatenerfassung. 

Wir haben mit vielen Kanzleien gesprochen und am Ende waren wir uns einig, dass es kein reines Erfassungstool sein soll und kann. 

Hintergründe: 

1) Der Mandant hat sein eigenes System und soll von dort Daten von a) zu b) übertragen

2) Die Kanzleien sind der Meinung, dass es zu Lasten des Honorars der Kanzlei gehen wird, wenn an der Stelle dieser Mehraufwand erzeugt wird - auf Seiten des Mandanten

Deshalb haben wir mit Fastdocs Crew eine eigene HR Software entwickelt. 

1) Fokus: sämtliche gesetzlichen Anforderungen sollen erfüllt werden, die der AG vorhalten muss, aktuell arbeiten wir an der Zeiterfassung nach Arbeitszeitgesetz

2) Fokus: der Kanzlei einen komfortablen Login bieten in einer Kanzleidashboard mit Übersicht der Mandanten

-- Dashboard im Einzelnen Mandanten mit den "zusammenfassten Bewegungsdaten" eines Monats. Das können sein, Urlaubs-, Krankheitstag, Gehaltserhöhung, Prämien

-- Kontrolle/Nachbearbeitung dieser Daten und Übertrag über die API zu Lodas/Lohn&Gehalt

Wir wollen ein HR Tool für Steuerberatungskanzleien sein und speziell auch die Bedürfnisse von Kanzleien anfragen und zur Verfügung stellen. 

Wer also noch kein System hat ist herzlich willkommen www.fastdocs-crew.de 

Und was Fastdocs Staff angeht, so kann euch @metalposaunist sehr gerne bei der Einführung unterstützen. Er ist wunderbar im Thema und es gibt kaum jemanden, der mehr Hintergrundwissen zu unserem Tool hat. 

Liebe Grüße, Emmy

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auch wenns sehr off-topic ist: 

Habe den Titel und die Weiterbildung dort gemacht. Leute wie Daniel oder andere aus der Community wären da eine immense Bereicherung und ein großes Upgrade.

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Danke der Lobeshymnen 🤗 und ich freue mich auf die Lösung von @Emmy_Kraemer_Fastdocs 😍. Das kann nur gut werden und wenn nicht gleich zum Start weg alle Features vorhanden sind, so kennt man's ja von fastdocs Staff, dass ständig gute Neuerungen jedes Jahr einprogrammiert werden. Dann hat man also auch eine Lösung für die 3 Mann Mandanten, für die personio, HRworks und HCM4all (angeblich) zu groß sei 👍.