DRV Betriebsprüfung

[#1]

Hallo,

bei uns steht demnächst meine erste Betriebsprüfung (10 Mandanten, 1 Woche) durch die DRV an.

Wir nutzen die Möglichkeit der euBP. Damit sind ja alle Daten aus Lodas bereits für den Prüfer bereitgestellt. (Falls alles klappt)

Aber ich habe noch ein paar Fragen.

Wir haben für den Prüfzeitraum ein kleines PC Problem. Genauer gesagt, kann entweder der Prüfer an einen PC mit installiertem Datev arbeiten oder ein Mitarbeiter. Daher die erste Frage.

Wird für den Prüfer zwingend ein PC mit installiertem Datev benötigt oder reicht auch "normaler" PC bzw. Notebook aus?

Wahrscheinlich hängt das auch mit dem Format zusammen in dem die Daten (z.B. aus dem Rechnungswesen) bereitgestellt werden.

Daher gleich die zweite Frage.

Wie stellt Ihr dem Prüfer die Daten aus dem Rechnungswesen zur Verfügung? Als Ausdruck, PDF,....?

Und nun meine vorerst letzte Frage.

Wie handhabt Ihr das mit den Fragebögen zur Künstlersozialkasse? Geht Ihr das Punkt für Punkt mit den Mandanten durch  oder lasst Ihr die Bögen vom Mandant selber ausfüllen?

Schon einmal Vielen Dank für Eure Antworten .

Gruß

Benedikt

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Wozu benötigt denn der Prüfer einen PC?

Er hat doch alle Daten per euBP bereitgestellt bekommen und diese dann auf seinem (eigenen) DRV-Laptop.

Von daher....

MfG

A. Hofmeister

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Wozu benötigt denn der Prüfer einen PC?

Weil Sozialversicherungsprüfer in der Finanzbuchführung gucken wollen und dürfen, ob da nicht noch weitere Zahlungen enthalten sind, für die Beiträge einzubehalten sind.

Und weil die Sozialversicherungsprüfer auch die Beiträge zur Künstlersozialkasse prüfen - und das ist ohne Einblick in die Buchführung ebenfalls nicht möglich.

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Hallo Herr Geiger,

wenn Sie die kompletten Konten für alle geprüften Mandanten und Jahren ausdrucken, dürfte dies vermutlich ein mittlerer Berg werden. Selbst wenn man dies auf die Sachkonten beschränkt, halte ich dies für einen ziemlichen Papierverbrauch. Eine Auswahl der Sachkonten vorher zu treffen, welche gedruckt benötigt werden, dürfte schwierig werden, da der Prüfer ja grundsätzlich in alle Konten reingucken darf.

Bei uns ist es so, dass wir den Prüfer an einen Rechner mit DATEV-Umgebung lassen. Meistens ist aber auch gleich ein Mitarbeiter dabei, um Fragen sofort zu klären.

Wie der Prüfer dies am liebsten hätte ist natürlich von Prüfer zu Prüfer unterschiedlich. Vielleicht können Sie dies ja noch vorher mit dem Prüfer klären, mit dem Hinweis, dass es lizenztechnisch schwierig wird, einen PC mit direktem Zugriff auf die Buchführung bereitzustellen.

Evtl. reicht dem Prüfer ja auch eine gedruckte Summen- und Saldenliste für jedes Jahr und jeden Mandanten und die Sachkonten pro Jahr in einer PDF-Datei. Dann kann er sich dort jedes Konto jederzeit angucken - und ggf. einzelne Seiten ausdrucken.

Bei den Fragebögen für die KSK ist es natürlich etwas mandantenabhängig, wie man damit umgeht. Entweder dies mit den Mandanten besprechen oder ggf. den Mandanten den Fragebogen als Entwurf vorher zusenden.

Es gibt genügend Mandanten, bei denen ich wüsste, was die mir sagen, wenn ich denen den Fragebogen zusende und die den ausfüllen sollen. Den bekomme ich dann zurück mit der Bitte, dies für ihn zu machen...

Viele Grüße

Uwe Lutz

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Das wird bei uns ohne PC durchgeführt. Papier ist da durchaus ausreichend.

Nie ein Problem damit gehabt.

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Ausreichend sicherlich.

Aber ich halte es persönlich für unnötig, nur für die Sozialversicherungsprüfung einen Großteil der Buchführung auch noch auszudrucken.

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andreashofmeister​ uwelutz​

Besten Dank für Ihre Antworten.

Die haben mir schon weitergeholfen.

Dann spreche ich auf jeden Fall mal noch mit dem Prüfer.

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Gerne.

Macht durchaus Sinn. Die Anforderungen sind durchaus verschieden.

Herr Lutz hat natürlich Recht mit der Feststellung, so wenig Papier wir möglich! Zumal das ganze bei Ihnen ja nur wg. der Einschränkung des PCs ein wenig ungewöhnlich ist.

Aber vorab einfach mal den Prüfer fragen, wie er es gerne hätte, viel Spaß!

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Wir drucken dem Prüfer immer eine Summen und Saldenliste der jeweiligen Jahre aus. Wenn er dann noch einzelne Kontenblätter sehen will, dann bekommt er diese auf Wunsch während der Prüfung kurz ausgedruckt.

Die restlichen Daten hat er ja schon elektronisch vorliegen...

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Exakt so machen wir das auch. Macht auch nicht soviel Arbeit.

Meistens werden ja auch mehrere Firmen geprüft und die Prüfer halten sich für einen längeren Zeitraum im Hause auf. Dann ist eine Person damit entsprechend beschäftigt und liefert dann die Daten, die gewünscht werden.

[#11]

Hallo,

wir stellen dem Prüfer einen PC zur Verfügung auf dem er die zu prüfenden Mandanten über die Archiv-DVD einsehen kann. Seit letztem Jahr übersenden wir die Daten über euBP. Bis auf einem Mandanten hat dies gut funktioniert.

Außerdem hat der Prüfer über diesen PC Zugriff auf ein zusätzliches Laufwerk (Prüferlaufwerk). Hier stelle ich ihm vor der Prüfung als .pdf die Summen- und Saldenlisten sowie die Bescheide der Lohnsteuerprüfungen und sonstige bereits bekannte Prüfungsrelevante Unterlagen zur Einsicht bereit. Während der Prüfung werden dann noch weitere angeforderte Unterlagen (Konten, Arbeitsverträge, Fragebögen........) eingestellt. Papierauswertungen erhält der Prüfer keine.

Die Bögen für die Künstlersozialkasse lassen wir generell vom Mandanten ausfüllen, hier geben wir lediglich Hilfestellung.

Gruß Birgit

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Moin,

bei uns ist es wie bei Frau Haile: Wir geben dem Prüfer für alle Mandaten jeweils die SuSa's auf einem USB-Stick und der Prüfer sucht sich dann die Konten raus, die er sich ansehen will. Diese stellen wir ihm dann ebenfalls als .pdf zur Verfügung. Das klappt ganz wunderbar und gab noch nie Probleme.

[#13]

Hallo liebe Experte,

ich habe die nächste Tage meine erste Prüfung durch DRV.

Kann mir jemand sagen, ob dem Prüfer den uneinbeschränken Einsicht in unsere SuSa zusteht oder es reicht die "Daten laut Mindestumfang zu liefernder Bucchungen der Fibu Version 2.0.0 Stand 13.5.2015 (PDF, die auf Internetseite der DRV unterladbar)" Ihnen zur Verfügung zu stellen?

Vielen Dank & LG

Olga

[#14]

Hallo Community,

vielen Dank für die zahlreichen Beiträge zum Thema.

Kann jemand von Ihnen, Olga bei Ihrer noch offenen Frage weiterhelfen?

Vielen Dank & ein schönes Wochenende.

Freundliche Grüße

Monique Schauer

Personalwirtschaft

DATEV eG

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Moin,

wenn ich das richtig verstehe, handelt es sich bei den von der DRV genannten Daten, um die Daten, die mindestens mit übermittelt werden müssen, wenn auch die FIBU-Daten im Rahmen der euBP übermittelt werden.

Die elektronische Bereitstellung der Daten aus der FIBU für die euBP unterstützen die DATEV-Programme m.E. (noch) nicht. Da darf mich aber gerne jemand eines Besseren belehren.

Anspruch hat der Prüfer m.E. aber grundsätzlich auf die gesamte FIBU. Sonst wäre es auch von der Wortwahl falsch - dies ist eben nur ein MINDEST-Umfang. Mehr ist aber dennoch möglich bzw. zulässig.

Im Regelfall ist es auch so, dass die Prüfer die gesamte Summen- und Saldenliste einsehen und sich dann einzelne/bestimmte Konten angucken.

Viele Grüße

Uwe Lutz

[#16]

Vielen Dank für Ihre Mühe Herr Lutz!

[#17]

Guten Morgen,

ich wollte jetzt vor meinem Urlaub noch die SuSa zusammenstellen.

Hierzu hätte ich noch eine Frage.

Welche SuSa-Auswertung gebt ihr dem Prüfer denn?

Die jährliche sollte ja ausreichen oder?

Danke und Gruß

[#18]

Hallo Herr Geiger,

bei uns erhalten die Prüfer, die "normale" SuSa-Auswertung für das ganze Jahr.

Gruß

Björn Niggemann

[#19]

Auch bei mir steht im Sept. die alljährliche SV Prüfung an.

Prüfer bekommt PC . EUBP habe ich ihm jetzt mal für 9 kleinere Lohnmandate mitgeschickt.

Am PC kann er die Lohndaten auch der lohnarchiv DVD einsehen.

KSK lasse ich vom Mandanten ausfüllen und untershreiben bei Rückfragen spreche ich bzw. Mitarbeiter die Fragen mit Mandanten durch.

SUSA erhält der Prüfer auf Wunsch und ebenso die Konten wahlweise auf pdf , Bereitgesellt via Netz oder usb stick. Je nach Prüfer haben die aber lieber das Papier.

Susa reicht die jährliche, er will ja nur sehen welche Konten wurden bebucht und wo könnte sich ein KSK Sachverhalt verbergen.

Hierbei ein kleines Schmankerl, ich weiss nicht wer auf der Seite der dt.RV zum Thema KSK das die FAQ Hutgeld angesehen hat. Mir war zumindest der Sachverhalt völlig neu.

Jeder wird das ja kennen, dass ins Restaurant oder in die Kneipe ein Musiker kommt und nach seiner mehr oder weniger guten Darbietung Geld einsammelt.

Was mir völlig neu war dafür schuldet der Wirt KSK Abgaben nach Auffassung der dt. RV.

Auch wenn er wie normal und üblich überhaupt nicht wissen kann wieviel der Künstler eingesammelt hat. Das zum Thema Bürokratieabbau in good old germany.

[#20]

Liebe Community!

Ich muss gestehen, dass ich gerade etwas überfordert bin. Laut Flyer der Deutschen Rentenversicherung muss ich keine technischen "Hilfsmittel" wie z.B. einen PC dem Prüfer zur Verfügung stellen. Ich muss nur die Daten zur euBP hochladen und das wars...

Wieso wird nun ein PC von den Kanzleien zur Verfügung gestellt? Wir arbeiten komplett digital und haben keinen Laptop oder PC, den wir zur Verfügung stellen könnten.

Dies ist auch meine erste Betriebsprüfung und in den mir vorliegenden Prüfungsanordnungen steht nichts über das Bereitstellen technischer Hilfsmittel bzgl. der Buchführung?!

Es steht nur drin "bei nicht Teilnahme an der euBP:" dass "wenn Entgeltunterlagen auf Datenträgern geführt werden, diese mit einem PC sichtbar gemacht werden müssen." Das sind für mich eigentlich Verträge o.ä. und diese haben wir noch auf Papier da..

Vielen Dank für eure Hilfe!

Liebe Grüße

Constanze

[#21]

@constanze

Bei uns wird der PC unter anderem für das Anschauen der Lohnunterlagen einiger Mandanten bereitgestellt, bei denen die Übermittlung zur euBP nicht funktioniert hat.

Und dann noch zum Anschauen der Fibu durch den Prüfer. Diese wird, mangels verfügbarem PC mit Datev, als PDF zur Verfügung gestellt. Da die Prüfer aber nichts in Ihre Dienstnotebooks einlesen dürfen, wird hierfür auch noch der PC benötigt.

[#22]

Ja nun es stellt doch nur die Frage hat die euBP geklappt, wenn ja kann der REst mit Papier oder pdf erledigt werden.

Wenn Nein, dann sind Entgeltunterlagen auch die Lohnkonten, Journale, Abrechnungen usw. eben alles was im Rahmen der euBP übermittelt wird bzw. auf der Lohn Archiv DVD ( Mandaten, oder Kanzleibestand) drauf ist.

Da die Prüfer definitiv nichts auf ihren Laptops einlesen dürfen, hat sich am einfachsten in der Vergangenheit herausgestellt eigenen PC hinstellen. Bei mir ist das in aller Regel ein nicht mehr benutzter Desktop PC, denn ich dann kurzerhand für den Prüfer aufbaue und bereitstelle, kostet mich meist 10-15min. In aller Regel werden bei mir aber auch 20-30 Mandanten pro Jahr geprüft.