DATEV Personalakte Ordner

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Hallo zusammen,

nun naht ja langsam die Umstellung von der digitalen Personalakte auf die DATEV Personalakte. 

Als Berater kann ich wie in der alten Personalakte Kategorien anlegen. Der Mandant konnte dann in UO in den Belegen in die gewünschte Kategorie gehen und nach Namen suchen und hatte das/die Dokumente dazu. 

In der neuen Personalakte kann ich keinen Filter nach Kategorien finden.

Maximal eine Suchleiste für Mandanten. Wenn der Mandant aber nicht genau weiß wie das Dokument benannt ist oder wie die Kategorie heißt, sucht man ja ewig. 

Bisher sehe ich zur alten Personalakte keine wirkliche technische Verbesserung, sodass es auch die Kosten (ab 2025) nicht wert wäre.

Gibt es hier eine Lösung? Oder finde ich nur die Einstellung oder den Button nicht?

[#2 · Accepted solution]

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@Claudia- schrieb:

nun naht ja langsam die Umstellung von der digitalen Personalakte auf die DATEV Personalakte. 

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Die naht für viele individuell. Die megra ist erst ab 01.06. bis 30.09 mit dabei. Da ist also noch etwas Zeit.  

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@Claudia- schrieb:

Wenn der Mandant aber nicht genau weiß wie das Dokument benannt ist oder wie die Kategorie heißt, sucht man ja ewig.

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Immerhin kann er nach Mitarbeitern filtern.  

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@Claudia- schrieb:

Bisher sehe ich zur alten Personalakte keine wirkliche technische Verbesserung, sodass es auch die Kosten (ab 2025) nicht wert wäre.

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Wie @Sven_Wieczorek HIER sagte, kommen da neben der Personalakte einige weitere Programmteile dazu, die ebenfalls unter die MA Pauschale fallen. Dazu wird auch die modernisierte Vorerfassung fallen. Die wird Dich zum Start weg (05/2024 meine ich) aber auch nicht überzeugen sagt mein Bauch. Aber bis 01.01.2025 ist ja noch viel Zeit für DATEV 😉. 

Beide Teilbereiche muss DATEV bzw. hat DATEV dann erstmal auf technische neue Schuhe aus 2024 gestellt, sodass man auf der Basis weitere Funktionen implementieren kann. Ähnlich wie ANO Cockpit, wo nun auch einige Funktionen nachgeliefert wurden als zum Start hin verfügbar waren. 

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Moin Moin,

@metalposaunist  hat es schon schön zusammengefasst. Es ist eine Wette auf die Zukunft - nämlich, das es Sinn macht und sich lohnt, heute bereits mitzumachen um dann in Zukunft nicht mehr migrieren zu müssen und von den hinzukommen Funktionen einfach mitzulernen. Sprich keinen Kulturschock  beim (wieder-) Einstieg erleben zu müssen.

Heute wird halt auch kein Programm erstmal monolithisch mit viel Funktionsumfang rausgehauen. Heute ist Scrum die Strategie der Software-Entwicklung. Nur die Preisgestaltung der Manager passt nicht immer (vielleicht auch eher selten) dazu, also das Preis-/Leistungsverhältnis stimmt nicht.

Der digitalen Personalakte sollte ein Mandant sicherlich mindestens 5 Jahre treu bleiben. In sofern, liebe Datev, bietet doch einen Kontrakt an, in dem die Nutzung der DPA über 5 Jahre festgeschrieben wird und dafür ist der Monatspreis sehr viel billiger. Dazu über 2 und 1 Jahr dann aber eben etwas teurer. Bei einem Übertrag von einem STB zu einem anderen, wird natürlich auch der Bonus übertragen.

Vorteil für den STB: Er kann die DPA besser verkaufen. Vorteil für die Datev: spätestens nach 5 Jahren will niemand die DPA missen. Zumal bis dahin viele neue nützlich Funktionen (so hoffe ich) implementiert sind.

Das wollte ich unbedingt noch dazu schreiben!

QJ

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@metalposaunist  schrieb:

Ähnlich wie ANO Cockpit, wo nun auch einige Funktionen nachgeliefert wurden als zum Start hin verfügbar waren. 

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Die Funktionen im ANO Cockpit kann man doch an einer Hand abzählen. Will ich wirklich wissen, was davon nicht gleich zum Start verfügbar war? 😲

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Wir stellen gerade schon sämtliche Bestände um und mir sind auch schon einige Verbesserungen aufgefallen. Leider gibt es hier in der Community kein "Ideas"-Bereich, sodass nur eine DATEV-interne Liste geführt wird, mit Wünschen. Die Wünsche bezüglich einer besseren Suche bzw. Filterung habe ich DATEV auch schon vor einigen Wochen mitgeteilt. 

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Moin Zusammen,

wir stehen jetzt kurz vor unserer Umstellung.

Dabei bin ich immer noch auf der Suche zu einem informativen Beitrag was zum Belegtransfer für DATEV Personalakte angeht.

Für uns ergibt sich aus den Infos nicht ganz ob und wann der Belegtransfer angepasst wird oder ob dies jetzt doch schon passiert ist und ob man hierzu bei der Umstellung noch etwas beachten sollte, damit auch alle Infos dann von den Mandanten richtig bei uns ankommt.

Hat hierzu jemand Informationen oder Links zum einlesen????

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https://www.datev.de/web/de/service-und-support/software-bereitstellung/download-bereich/betriebliches-rechnungswesen/belegtransfer/belegtransfer-v-5-4/

Mit der neuen Version können auch Belege in die Personalakte übertragen werden.

Aber alle Dokumente, welche über den Belegtransfer hochgeladen werden, landen nicht im Reiter "In Arbeit" sondern werden direkt freigegeben. Der Mandant kann also für diese Belege keinen Zuordnungsvorschlag erstellen. Sofern der Mandant hiermit arbeitet, muss er also weiterhin manuell die Belege hochladen.

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@pascal_duennebacke schrieb:

Aber alle Dokumente, welche über den Belegtransfer hochgeladen werden, landen nicht im Reiter "In Arbeit" sondern werden direkt freigegeben. Der Mandant kann also für diese Belege keinen Zuordnungsvorschlag erstellen. Sofern der Mandant hiermit arbeitet, muss er also weiterhin manuell die Belege hochladen.

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Das ist aber ein schlechter Scherz, oder 😳? Und wie sieht das mit UploadMobil Ende Mai aus @Sven_Wieczorek? 

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Danke für die Info.... gibt es den schon Rückmeldungen ob das mit dem Belegtransfer schon reibungslos funktioniert und welche Ordnerstruktur man dort angelegt hat (Belegtyp) wenn Lohn-Unterlagen und Reosekosten deaktiviert wurden

Frage von meiner Kollegin

"Ob für die DATEV Personalakte manuell durch uns ein weiterer Belegordner pro Mandant angelegt werden muss oder ob dies durch die Bestellung dann automatisch mit integriert wird und wir sozusagen nur nochmal den Belegtransfer neu starten müssen für ein Update der Ordner"

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@metalposaunist  schrieb:

Das ist aber ein schlechter Scherz, oder 😳? Und wie sieht das mit UploadMobil Ende Mai aus @Sven_Wieczorek? 

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Hatte ich während der Pilotphase schon angemerkt, wurde aber ignoriert, da die Mehrheit der Piloten gerne direkt die Belege als "freigegeben" haben wollten, da deren Mandanten keine Zuordnungsvorschläge erstellen und die Kanzlei die Belege ja sonst nicht sofort verarbeiten kann. Als Kanzlei, welche alle Möglichkeiten ausnutzt, wird man also bestraft bzw. eingeschränkt.

Es wird also anhand des Upload-Medium entschieden, welchen Workflow der Beleg nimmt,.... total unlogisch. Es könnte also sein, dass Upload Mail in die Erfassung läuft und Upload Mobil dann wieder direkt freigegeben wird. 😂

Ich hatte vorgeschlagen, dass es in den Einstellungen des Bestandes in der Personalakte eine Option geben könnte, wo die Erfassung aktiviert/deaktiviert wird. Entweder landen dann alle Belege in der Erfassung ODER es werden alle Belege direkt freigegeben - unabhängig vom Upload-Medium.

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@Kim_Schmidt  schrieb:

Danke für die Info.... gibt es den schon Rückmeldungen ob das mit dem Belegtransfer schon reibungslos funktioniert und welche Ordnerstruktur man dort angelegt hat (Belegtyp) wenn Lohn-Unterlagen und Reosekosten deaktiviert wurden

Frage von meiner Kollegin

"Ob für die DATEV Personalakte manuell durch uns ein weiterer Belegordner pro Mandant angelegt werden muss oder ob dies durch die Bestellung dann automatisch mit integriert wird und wir sozusagen nur nochmal den Belegtransfer neu starten müssen für ein Update der Ordner"

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Funktioniert alles reibungslos bzw. haben wir schon produktiv im Einsatz. Es müssen neue Ordner angelegt werden bzw. die Personalakte benötigt zwingend ein anderes Verzeichnis als die anderen bisherigen Belegtypen. Ist aber intuitiv und selbsterklärend. Einfach mal ausprobieren. 😊

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@pascal_duennebacke schrieb:

Ist aber intuitiv und selbsterklärend. Einfach mal ausprobieren. 😊

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Dann bin ich wohl ziemlich blöd 😅. Belegtransfer auf v5.4 gebracht und den Mandanten mit neuer Akte ausgewählt und da fehlen die Belegtypen zu? Oder tauchen die nicht unter Sonstiges und Rechnungseingang auf? Im DUO kann ich die neue Akte beim Mandanten öffnen. Ich habe also alle Rechte, oder doch nicht? 

Zum anderen Thema:

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@metalposaunist  schrieb:

Dann bin ich wohl ziemlich blöd 😅. Belegtransfer auf v5.4 gebracht und den Mandanten mit neuer Akte ausgewählt und da fehlen die Belegtypen zu? Oder tauchen die nicht unter Sonstiges und Rechnungseingang auf? Im DUO kann ich die neue Akte beim Mandanten öffnen. Ich habe also alle Rechte, oder doch nicht? 

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Gibt ja keine anderen Belegtypen innerhalb der neuen Personalakte. Alles was dann in dem Ordner gespeichert wird, landet einfach in der neuen Personalakte (nicht mehr in Belege online) und kann in LODAS / LUG verarbeitet werden. Belege online ist die "alte Umgebung" und Personalakte ist schon "neue Umgebung". Daher findet hier wahrscheinlich schon perspektivisch eine strikte Trennung statt. 

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@pascal_duennebacke schrieb:

Alles was dann in dem Ordner gespeichert wird,

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Welchem dem? 

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Welcher hier definiert wurde:

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Was mache ich falsch? Wo ist mein 2. Reiter? DATEV mobbt mich wieder. 

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Ich glaube du musst dich einmal abmelden und wieder neu anmelden,... so war es bei mir damals zu mindestens 🤔

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High,

wie ich schon mal sagte: Datev macht es auch den guten nicht leicht😎

Gruss Mike

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@pascal_duennebacke schrieb:

Ich glaube du musst dich einmal abmelden und wieder neu anmelden

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Tatsächlich. Ob DATEV das jemals noch schafft, dass sich IT wie erwartet verhält? Aber DATEV Software ist ja auch für Profis. Nicht für normale Anwender. Dann macht das wieder Sinn. Was für'n 💩. Sorry. 

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@metalposaunist  schrieb:
Ob DATEV das jemals noch schafft, dass sich IT wie erwartet verhält?

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Ist doch völlig erwartbar - für DATEV-Standards. 😁

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Und was haben Sie den ganzen Tag so gemacht?

Mich abgemeldet, wieder angemeldet, den Inkognito-Modus ausprobiert, 30min auf neue Rechte gewartet, F5 gedrückt - aber zur eigentlichen Arbeit bin ich nicht gekommen. Das muss ich SA nun nachholen.