jpg in pfd umwandeln

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Hallo zusammen,  könnte mir vielleicht hier jemand helfen?

Wir haben die Dokumentablage.
Bekommen in letzter Zeit immer mehr Unterlagen per E-Mail. Und die meinsten Mandanten wenn Sie Krankmeldungen oder Personalfragebogen schicken, hängen Sie diese Anhänge als Bilder der E-Mail an.

Es heißt ich bekomme E-Mail in der zwei verschiedene Dokumenten insgesamt mit 6 Seiten sind.
Mein Problem.... Ich muss jedes Bild extra aus der E-Mail als Grafik speichern dann mit dem Sky Pdf Drucker drucken, diese einzelnen PDF zusammenfassen. Ist viel zu viel Aufwand und ist einfach nervig. Habe schon einiges ausprobiert z.B. die Bilder in Doc.org zu ziehen geht nicht, die Bilder direkt aus der E-Mail abzulegen geht auch nicht.
Wenn ich die E-Mail komplett ablege das geht natürlich aber wenn ich in einer E-Mail mehrere Dokumente ablege die gar nicht zusammen gehören werde ich diese später nie wieder finden.

Hat hier jemand eine Idee wie ich es einfacher machen könnte? Wie haben in der Kanzlei auch Rechtsanwälte und Sie haben dieses Problem auch immer wieder.

Wäre sehr dankbar für ein paar Ideen.

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Hallo @Eli ,

in so einem Fall arbeite ich mit dem Dokumentenkorb. Hier ziehe ich alle Bilddateien rein und hefte diese zusammen. Dann habe ich noch eine Bilddatei (tif-Format) mit mehreren Seiten. 

Dieses kann ich dann als PDF drucken oder sogar als TIF ablegen. 

Allerdings bin ich mir nicht sicher ob der Dokumentenkorb Bestandteil der Dokumentenablage ist oder nur in der DMS verfügbar ist.  

Grüße AKW

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Danke für die Antwort,
so würde ich es auch gerne machen aber man kann die Bilder nicht in Dokumentenkorb reinziehen auch nicht einfügen.

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@Eli schrieb:

Und die meinsten Mandanten wenn Sie Krankmeldungen oder Personalfragebogen schicken, hängen Sie diese Anhänge als Bilder der E-Mail an.

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Auf die Mandanten aktiv zugehen und denen freundlich mitteilen, dass das technischer Murks ist. Es gibt Apps wie Sand am Meer, die ein Foto machen und eine PDF am Ende rauskommt: Office Lens, Docutain, ... und das schöne: am besten gleich in SW und dann ist der Scan auch nur ca. 150KB groß und nicht 6MB, weil es ein 50MP Foto ist. 

Das Problem an der Wurzel packen und nicht Workarounds finden, weil es leider an Technikverständnis mangelt. 

Und eine andere App zu nutzen sollte ja nicht so schwer sein, wie wir im Thread App für Arbeitnehmer online festgestellt haben. App kann wohl jeder 🤓. Kann man auch unabhängig von DATEV nutzen, wenn man intern auch PDFs nutzt statt Bilder. 

Und hat die Kanzlei noch ein PDF Bearbeitungstool (Nuance PDF, Adobe Reader, ...) kann man auch gleich Anmerkungen und Co. hinterlassen. 

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@Eli 

funktioniert es mit lokalem Zwischenspeichern und dann in den Dokumentenkorb ziehen?

@metalposaunist 

es gibt immer ein paar Unbelehrbare. Aber den größten Teil haben wir dazu gebracht. 

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@AKW schrieb:

@metalposaunist 

es gibt immer ein paar Unbelehrbare. Aber den größten Teil haben wir dazu gebracht. 

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Dann werfe ich in den Ring, ob das noch mein Mandat wäre 🤐. Ich weiß, was Sie meinen aber andersrum geht es beim Mandat auch nicht, wenn jeder Zulieferer oder Geschäftspartner macht, was er will, oder? 😉

Der Ton macht die Musik und leider sind wir gerade im Umbruch der Digitalisierung und wenn man sich nicht helfen lassen will, muss man es spüren. 

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Ja da ist was dran, aber ich bin ja schon froh, wenn meine Ü70er Ihr Smartphone in die Hand nehmen und nicht alles aufs Fax legen. 

Man kann die Digitalisierung da durchführen wo es geht. Bei manchen gehts langsamer bei anderen schneller. Und nur deswegen ein langjähriges treues Mandat kündigen wäre betriebswirtschaftlich sinnvoll, ok. Aber es gibt noch andere Entscheidungsgründe. 

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@metalposaunist  schrieb:Dann werfe ich in den Ring, ob das noch mein Mandat wäre 🤐.  

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uiii. Das werden aber viele nicht gerne lesen. Einen Mandanten nur deshalb kündigen? Dann eher die Erziehung mittels Sonderkosten auf der Rechnung. Aber Mandate kündigt man nicht deshalb. Zumal an vielen Lohnmandaten auch noch Buchhaltungen, Jahresabschlüsse und sonstige Beratungen hängen...

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nein das geht leider nicht habe, ich auch gleich als erstes probiert, man kann es  nicht mal auf Desktop rüber ziehen oder s.ä. nur über rechte Maustaste als Grafik speichern

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@renek schrieb:

Das werden aber viele nicht gerne lesen. Einen Mandanten nur deshalb kündigen?

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Wenn das der einzige Grund ist und man noch etwas Land sieht - muss man eben schauen. Aber man kann nicht auf Dauer als Steuerberater für jeden Mandaten seine eigene Lösung basteln. Der eine schickt viel zu große Bilder, der andere macht HEICs draus, weil er in der Apple Welt lebt, noch ein anderer hat noch eine Lösung mit seiner Cloud - das geht nicht. 

Einfache Kosten-Nutzen-Rechnung: Ist es ein Premium A Mandat: OK. Aber geht mehr Zeit mit solchen Frickellösungen und Hampeleien drauf, als man in Rechnung stellen kann - muss sich jeder selber überlegen. Der Ton macht die Musik und wenn man dem Mandat seine Vorteile aufzeigt, dass es kaum mehr Arbeit macht aber dafür in der Kanzlei alles reibungsloser läuft - nur sprechenden Menschen kann geholfen werden aber wenn man sich Verbesserung konsequent verwehrt? Ist das bestimmt nicht nur im Bereich wie bekomme ich Dokumente zum StB.

Digitalisierung braucht Standards, die allgemeingültig sind und für alle Mandate mehr oder minder gelten. Es kann nicht der Steuerberater am Ende die Suppe auslöffeln, weil jeder so macht, wie er meint, obwohl es mit Apps und PDFs einen Standard gibt, der alle glücklich macht und auf beiden Seiten wenig Aufwand macht und auch bei DATEV als das Zukunftsformat sich etabliert hat. 

[#11 · Accepted solution]

Habe jetzt auch eine Lösung gefunden die einfacher ist als die wir bis jetzt verwendet haben.

Die E-Mail als Speichern im Format HTML dann diese Datei aufmachen (wir mit Browser geöffnet)
Da kann man die einzelnen Bilder kopieren und in Dokumentkorb einfügen als jpg. Wenn man diese Daten in PDF ablegen möchte kann man in Dokumentenkorb auf Drucken → mit Dokumentmanager klicken dann wird es in PDF in Doc.org abgelegt.

In welchem Format legt ihr die Dokumente in Doc.org ab?
PDF, JPG, TIF?
Bei uns wird alles in PDF abgelegt oder E-mails MSG aber meiner Meinung nach wäre es besser in TIF wg. Speicherplatz....

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@Eli schrieb:

Die E-Mail als Speichern im Format HTML dann diese Datei aufmachen (wir mit Browser geöffnet)
Da kann man die einzelnen Bilder kopieren und in Dokumentkorb einfügen als jpg. Wenn man diese Daten in PDF ablegen möchte kann man in Dokumentenkorb auf Drucken → mit Dokumentmanager klicken dann wird es in PDF in Doc.org abgelegt.

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Genau das meine ich! Das hat doch mit Workflow und Effizienz nichts zu tun 🤔? Sorry aber das ist Namen tanzen ... 

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@Eli schrieb:

aber meiner Meinung nach wäre es besser in TIF wg. Speicherplatz....

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Nein, das ist auch schon wieder überholt und Stand von 200x. Wenn man mit PDFs richtig arbeitet, sind PDFs zum Teil sogar kleiner. compactPDF kann man zum Beispiel nutzen, wenn einem das ausreicht. Meine Telekom Rechnung in Farbe, 2 Seiten hat 50KB in mega Qualität. Wie man das mit TIFF schaffen soll, wo schon 1 SW Seite ca. 25KB hat, wenn man alles optimiert 😉 ... 

TIF wollte DATEV damals mit DMS classic (ich meine wegen der Stempel?). Mittlerweile ist DATEV auch zum PDF als Quasistandard übergegangen. 

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ich verstehe ganz genau was du meinst mit Workflow usw. Mir wäre auch lieber wenn alle Mdt. die Empfehlungen vom StB annehmen und einsetzten würden.

Leider bin ich nicht der Chef und kann nicht selber entscheiden ob ich dass in Rg stelle oder Mdt. kündige.
Bin nur Angestellte.....
Ich kann nichts mehr machen außer Mdt. drauf hinweisen, dass er mir die Unterlagen in PDF schicken soll.
Ich bin dann froh wenn ich die Unterlagen so bekomme als Bild eingebettet als gar nicht.

Ich will produktiv arbeiten aber wenn es nicht möglich ist dann muss man doch andere Wege finden um es bisschen produktiver zu machen.

Dachte mir vielleicht wäre es für andere auch hilfreich.....aber ok werde hier gleich angegriffen.

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@Eli 

Hier erfolgt ganz sicher kein Angriff auf Sie. 

Das ist eine kontroverse Diskussion, wie man am besten beim Mandanten die Digitalisierung durchsetzt. 

Und ehrlich gesagt, der Vorgang den Sie hier beschrieben haben, scheint wirklich ein komplizierter zu sein. 

Hier wäre es von @metalposaunist super, wenn er einen anderen Weg hätte. Immerhin kennt er sich mit dem technischen Zeug ziemlich gut aus und weis eventuell warum die Bilder nicht direkt aus der E-Mail herausgezogen werden können. 

Ich hab leider keine Idee mehr, wie Sie die Bilder am besten aus der E-Mail rausbekommen. 

Grüße AKW

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@Eli schrieb:

Leider bin ich nicht der Chef und kann nicht selber entscheiden ob ich dass in Rg stelle oder Mdt. kündige.
Bin nur Angestellte.....

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Dann auf den Chef zugehen und das Dilemma erklären 😊. Eine Lösung haben wir bereits erarbeitet, die schnell, flexibel und kostenlos ist. Kann ja nicht sein, dass Sie so einen Aufwand haben, wenn es auch viel besser und einfacher geht 🤔. 

Das Prinzip Top to Bottom herrscht aber wohl noch in einigen Kanzleien 😶. Ich kann's daher verstehen aber die Zukunft des Arbeitens ist das nicht.

Ich hoffe, ich stifte hier niemanden an 😇. 

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@Eli schrieb:

aber ok werde hier gleich angegriffen.

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Da bin ich voll und ganz bei @AKW. Wir wollen Ihnen das Leben erleichtern; dauerhaft und nicht nur für das 1 Mandat 😉. Lösungen sollten auch skalierbar sein.    

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... es gibt tatsächlich manchmal Gründe, sich von einem Mandanten zu trennen, aber diese Pipifax-Gründe gehören sicher nicht dazu.

Hier besteht ja noch die Möglichkeit, dem/den Mandanten Vorgaben zu machen und Empfehlungen zu geben und den Mehraufwand bei Nichtbeachtung 'unter die Nase zu reiben'.

Mandanten sitzen ja nicht in der Grundschule und der StB sollte nicht einer verpassten Lehrer-Karriere nachtrauern. 😄

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Das Programm IrfanView beherrscht Batch-Konvertierung (mit Bild-Manipulation)

tps://www.irfanview.com/main_what_is_ger.htm

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Befassen Sie sich bezüglich Ihres Problems mal mit RPA (Robotic Process Automation). Grundsätzlich sind hier nur mechanische Schritte vorzunehmen, dafür könnte sicher ein RPA programmiert werden. Insbesondere da mehrere Personen dieses Problem in der Kanzlei haben. Dann lohnt sich die Investition.

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Hallo! 

Gibt es mittlerweile schon eine effizientere Möglichkeit die Bilder im Dokukorb zu heften?

Vielen Dank!

Viele Grüße

Julia

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@Julia_L93 schrieb:

Gibt es mittlerweile schon eine effizientere Möglichkeit die Bilder im Dokukorb zu heften?

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Den Mandanten erklären, dass Bilder Bilder 🖼  sind und nichts mit Belegen oder ähnlichem zu tun haben. PDF ist das Format der Wahl. Weiß er nicht wie, dann unterstützen.  

Bilder können rein technisch ohne Umwandlung in PDF nicht geheftet werden. Und nein, DATEV ist nicht zuständig einen JPG to PDF Wandler online oder on-premise anzubieten, weil Mandanten an gültigen IT Standards vorbei arbeiten.