VGM - Warum immer das Rad neu erfinden ...

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@anderl  schrieb:

Für Ihre VGM müssen die SB z.B. immer den neuen Vertrag in die Mappe Linken und der alte wird rausgelöscht?

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Das variiert. Manche Sachen liegen "so" im DMS und werden in die Mappe verlinkt, andere direkt in der Mappe gespeichert. Wenn ich z.B. im Lohn ein neues Mitarbeiterdarlehen habe, packe ich das dem JA direkt in die Mappe.

In die Dauerakte wird nur hinzugefügt und ggf. das Datum ergänzt. Dann habe ich natürlich irgendwann ein halbes Dutzend Gesellschaftsverträge bzw. Ergänzungen, oder auch die Gesellschafterbeschlüsse von 10 Jahren. Finde ich persönlich aber auch sinnvoller, wenn ich die für eine Betriebsprüfung zusammen suchen muss. Und idealerweise werden sie chronologisch absteigend sortiert, so dass die neueste Fassung immer "zuoberst" ist.

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@rschoepe  schrieb:

Das variiert. Manche Sachen liegen "so" im DMS und werden in die Mappe verlinkt, andere direkt in der Mappe gespeichert. Wenn ich z.B. im Lohn ein neues Mitarbeiterdarlehen habe, packe ich das dem JA direkt in die Mappe.

In die Dauerakte wird nur hinzugefügt und ggf. das Datum ergänzt. Dann habe ich natürlich irgendwann ein halbes Dutzend Gesellschaftsverträge bzw. Ergänzungen, oder auch die Gesellschafterbeschlüsse von 10 Jahren. Finde ich persönlich aber auch sinnvoller, wenn ich die für eine Betriebsprüfung zusammen suchen muss. Und idealerweise werden sie chronologisch absteigend sortiert, so dass die neueste Fassung immer "zuoberst" ist.

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hm, genau das haben wir auch über die Knigge-Ablage. 

Chronologisch automatisch über die laufende Ablage. 

Haben Sie eine Ordner -Register / Knigge Struktur ? 

Bei uns bekommen andere SB relevantes immer z.K. gestellt und entscheiden selbst, ob sie es in einer VGM verlinken wollen. 

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@anderl  schrieb:

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@rschoepe  schrieb:

Das variiert. Manche Sachen liegen "so" im DMS und werden in die Mappe verlinkt, andere direkt in der Mappe gespeichert. Wenn ich z.B. im Lohn ein neues Mitarbeiterdarlehen habe, packe ich das dem JA direkt in die Mappe.

In die Dauerakte wird nur hinzugefügt und ggf. das Datum ergänzt. Dann habe ich natürlich irgendwann ein halbes Dutzend Gesellschaftsverträge bzw. Ergänzungen, oder auch die Gesellschafterbeschlüsse von 10 Jahren. Finde ich persönlich aber auch sinnvoller, wenn ich die für eine Betriebsprüfung zusammen suchen muss. Und idealerweise werden sie chronologisch absteigend sortiert, so dass die neueste Fassung immer "zuoberst" ist.

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hm, genau das haben wir auch über die Knigge-Ablage. 

Chronologisch automatisch über die laufende Ablage. 

Haben Sie eine Ordner -Register / Knigge Struktur ? 

Bei uns bekommen andere SB relevantes immer z.K. gestellt und entscheiden selbst, ob sie es in einer VGM verlinken wollen. 

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Ich vermute Sie meinen die "Ablagestruktur". Dort arbeiten wir bspw. nur mit dem Ordner "Mandanten" und haben dann darunter Unterverzeihnisse wie Stammakte, FIBU, etc. die dann über die Knigge-Ablage der Dokumente bestückt werden. Oder was verstehen Sie unter "Knigge-Ablage"?

[#4]

Welche Voraussetzungen bzw. Programmversionen sind denn nötig um Vorgangsmappen nutzen zu können? Mir wird die Option Vorgangsmappe anlegen nicht angezeigt. 

Hier gibt´s diesbezüglich leider auch keine Info:

https://help-center.apps.datev.de/documents/1007194

[#5]

Verwenden Sie die Dokumentenablage oder DATEV DMS?   

[#6]

Vorgangsmappen gibt es leider nur bei DMS Nutzung.

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Okay, sieht eher nach Dokumentenablage aus, das wird´s dann wohl sein. Schade.

Aber danke @mkinzler @slotwinsky 

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Unpopular Opinion: Die VGM ist ein grausiges Produkt, das man nur verwenden sollte, wenn es nicht anders geht... 😄

Wir nutzen es als Sammelbecken für zu bearbeitende/beachtende Sachverhalte, aber nicht zur Archivierung

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Ja, das ist leider (etwas) wahr.

Hätte schöner sein können die Vorgangsmappe.

Aber auch für DMS kommt eines Tages bestimmt eine Cloudlösung...

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@silasb : Also in unseren DMS-Schulungen wurde uns erklärt, dass die VGM auch genau das sein soll. Uns wurde das so erklärt und so habe ich mir das auch gemerkt:

Die Ordnerstruktur spiegelt unsere Akten wieder (also unsere physischen Ordner mit den jeweiligen Fächern) und die VGM ist quasi die Klarsichthülle/Heftstreifen/kleine Schnellhefter in der man unterjährig alles sammelt, was man am Ende des Jahres vielleicht noch braucht bzw. bei dem man sich unterjährig noch nicht sicher ist, was man damit machen soll. Und wenn man dann am Ende des Jahres den Abschluss/die Erklärungen macht, nimmt man sich die VGM, "packt" alles raus, was drin ist, entscheidet ob relevant, wenn ja, wird "ordentlich" in der Ordnerstruktur archiviert, wenn nein, kann auch gelöscht werden (quasi das, was man analog an den Mandanten zurückgeben würde).