Umstellung Rechnungsschreibung der Kanzlei auf E-Rechnung / Zugferd 2.x

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Wir haben heute einen Testlauf zum Versand unserer Rechnungen an Mandanten als „echte“ elektronische Rechnung gestartet.

Dabei sind wir auf folgendes Problem gestoßen: Derzeit und wohl auch noch in der nächsten Zeit werden wohl viele elektronische Rechnungen per Email versandt werden und noch nicht über eine Plattform ausgetauscht werden.

Hierfür gab es für Zugferd 1.0 Rechnungen eine elegante Lösung von DATEV: Bei Auswahl von Zugferd 1.0 wird eine pdf-Datei erzeugt und bei Einzelversand automatisch über Outlook eine neue Email mit der hinterlegter Email-Adresse sowie dem Anhang (also der pdf-Rechnung) und einer selbst vorbereiteten Standard-Nachricht geöffnet. Zu diesem Zeitpunkt kann noch z.B. ein Tätigkeitsnachweis beigefügt werden. Sofern keine weiteren Änderungswünsche bestehen kann die Email dann verschickt werden.

Eine Zugferd 2.x Rechnung (die künftig erforderlich ist) kann über diesen Weg nicht mehr verschickt werden. Es steht dann nur noch der Weg über den „E-Rechnung Service“ der DATEV offen. D.h. es wird im Zeitpunkt der Rechnungsgenerierung über die DATEV eine automatisierte Email an die festgelegte Adresse versendet. Dies ist aus mehreren Gründen unpraktisch (solange Rechnungen noch per Email ausgetauscht werden):

• Es können keine individuellen Anlagen beigefügt werden (die automatisierte Beifügung des Tätigkeitsnachweis ist für uns keine Lösung)
• Für die Rechnungsprüfung ist es häufig Wunsch des Mandanten, die verantwortliche Person in CC zu setzen
• Der Email-Text ist nicht anpassbar
• wir bekommen keine Kopie der versendeten Email (sozusagen als Archiv der auf diesem Weg verschickten Rechnungen)
• Sofern die Email-Adresse ungültig / die Email nicht zugestellt werden kann, erfolgt keine Rückmeldung

Die Funktionalitäten sind für einen Versand in der Kanzlei über Outlook vorhanden (für Zugferd 1.0), es scheint aber nicht möglich zu sein, eine Zugferd 2.x Rechnung auf diesem Weg selbst zu verschicken (außer mit einem Workaround, die Rechnung/Datei erzeugen zu lassen, aus dem DMS zu kopieren und dann selbst in eine neue Email-Nachricht einzufügen).

Da wir die Abläufe in der Kanzlei gerne vorbereiten würden, ist ggf. damit zu rechnen, dass eine solche Email-Lösung wie für Zugferd 1.0 noch kommen könnte? Wie gehen andere Kanzleien mit dem Thema um?

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Ist hier, wenn nicht sogar schon alles rauf und runter gesagt. 

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@tb- schrieb:

Für die Rechnungsprüfung ist es häufig Wunsch des Mandanten, die verantwortliche Person in CC zu setzen

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Dann möge sich der Mandant doch darum kümmern, dass er eine Exchange online Regel anlegt, die bei Absender X und Betreff Y einen internen Empfänger Z als Bcc hinzufügt. Problem dauerhaft gelöst. 

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@tb- schrieb:

wir bekommen keine Kopie der versendeten Email

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Die liegt ja in DMS / der Dokumentenablage.  

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@tb- schrieb:

Da wir die Abläufe in der Kanzlei gerne vorbereiten würden, ist ggf. damit zu rechnen, dass eine solche Email-Lösung wie für Zugferd 1.0 noch kommen könnte?

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Ich denke nicht, weil das schon die halbe Vorbereitung ist, Rechnungen über Plattformen statt E-Mails auszutauschen. Dank der e-invoice@datev.de Adresse hat DATEV die Hoheit darüber, was von Vorteil ist, wenn man die E-Rechnungsplattform mitentwickelt.  

Dass man E-Rechnungen über eine eigene Domain verschicken möchte, wurde hier auch schon mehrfach genannt. Vielleicht fügt DATEV Deine Nennung ja hinzu. 

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Wie funktioniert der Nachweis, daß der Mandant die Rechnung erhalten hat?
Wie kann ich nachträglich überprüfen, wann die Rechnung an welche Email- Adresse versendet wurde?
Wie läuft der die Archivierung des Geschäftsbriefs nach HGB?
Ich gehe einmal davon aus, daß in der Kanzlei- FiBu ein für Menschen lesbares Belegbild verlinkt ist.

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Willkommen im Club.

https://www.datev-community.de/t5/IT-Club/IT-Club-Fr%C3%BChjahresrunde-2024/m-p/407454#M1891

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@martinkolberg schrieb:

Wie funktioniert der Nachweis, daß der Mandant die Rechnung erhalten hat?

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So wie jetzt auch? Schickt man heute schon PDF Rechnungen via E-Mail kann man zu 100% nie sicher sein, dass die E-Mail auch angekommen ist, wenn man keine Lesebestätigung anfordert, die beim Empfänger verneint werden kann. Schickt man manuell aus seinem Outlook heraus, bekommt man maximal einen Bouncer; sonst muss man ins SMTP Postfach schauen, mit dem die Rechnung im Hintergrund versandt wurde, ob dort Fehler auftauchen. 

Will man halbwegs sicher sein, muss man in die E-Mail Protokolle des E-Mail Servers schauen, ob die E-Mail dort erfolgreich an den empfangenden E-Mail Server übergeben wurde. 

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Mir reicht die Ablage im Postausgang völlig aus.
Sortieren nach Mandanten und ich habe alles chronologisch an einem Ort.

Da kann ich sehen, wann und an wen die Rechnung per Email raus ging.

Für die Info beim Telefonat hilft es extrem, wenn ich diese einfachen Informationen habe.

Die Fehler passieren üblicherweise nicht bei der technischen Übertragung, sondern 80 cm vor dem Bildschirm 😉

Sorry, der dummen Fragen, aber ich habe NULL Erfahrungen mit den neuen ZugFerd Rechnungen aus DATEV heraus. Noch besteht die Hoffnung, daß das seit zig Jahren konstante optische Design beibehalten werden kann. Beispielsweise die Microsoft- Formatierung des Leistungsdatums, die den Monat anstelle des konkreten Tages anzeigt. "Aug 24". 

Auch haben wir die Spalten optisch optimiert und würden das gerne beibehalten, da die Rechnungen, auch wenn es E- Rechnungen sind, vom Mandanten gesehen werden. 

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Soweit ich das verstehe, sehen die Spezifikationen der eRechnung ein konkretes Datum anstelle eines Zeitraums vor, wir werden daher künftig den letzten Tag als Abschluss der Arbeiten verwenden.

Wenn der Mandant künftig die Rechnung elektronisch einliest, geht ohnehin der XML-Datensatz vor, der je nach verwendetem ERP System beim Mandant unterschiedlich dargestellt wird. Daher wird wohl künftig die Optik komplett in den Hintergrund treten.

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Was letztlich im XML-Datensatz übermittelt wird, ist im Prinzip egal, solange es inhaltlich stimmt.

Unsere kleinen Mandanten, sehen sich aber den Beleg, also die PDF- Datei an und da wollen wir genau das liefern, was der Mandant schon kennt, oder, wenn es Änderungen gibt, dann bitte eine optische Verbesserung und kein Fallback auf irgendwelche längst über Bord geworfenen Default- Einstellungen.
Es geht ausschließlich um die optische Gestaltung des Inhaltes des XML-Datensatzes. 

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@martinkolberg  schrieb:

Mir reicht die Ablage im Postausgang völlig aus.

[...]

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Wer garantiert mir, dass wenn ich eine Rechnung physisch mit der Post verschicke, dass die beim Mandant ankommt!?! Auch bei der DT. POST gehen Sendungen verloren. M.M.n. reicht der Postausgang im Postbuch aus. 👍

mfg

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Moin Moin,

die Datev Rechnung kommt ja bereits mit ZugFerd 2.x.

Und ist richtig aufgebläht. Von 2,5 MB ist das PDF grob 0,5 MB groß. Der Xml Anhang entsprechend 2GB.

Schaut man sich diesen Anhang an (er ist im Grunde eine Text-Datei), sieht man Unmengen an Dubletten in den Einträgen. Ich habe diesen Anhang mal gezipt: Größe dann 30 kB. Sprich der relevante Teil einer e-Rechnung kann im Fall der Datev-Rechnung um den Faktor 66 verkleinert werden.

Speicherplatz in Duo ist immer noch kostbar!

Sprich muss dieses Datenaufblähen sein???

Datenkompression ist nun wirklich nichts neues. Warum wird das nicht für den XML-Anhang bzw. für die e-Rechnung an sich verwendet? 

Aber vielleicht plant Datev ja auch von GB auf TB bei gleichen Kosten umzustellen.

QJ

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@quantenjoe  schrieb:

Von 2,5 MB ist das PDF grob 0,5 MB groß. Der Xml Anhang entsprechend 2GB.

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Das sollen vermutlich 2 MB für das XML sein?

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@quantenjoe  schrieb:

Aber vielleicht plant Datev ja auch von GB auf TB bei gleichen Kosten umzustellen.

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Was wäre wohl los, wenn die Daten komprimiert sind, vielleicht sogar verschlüsselt mit einem nur dem System bekannten Passwort?
Dann kann doch niemand, der die Leitung ablauscht, den Inhalt inclusive alle Gegenstandswerte im Klartext mitlesen.
Verschlüsselung und DSGVO sind doch kein Thema mehr?

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Moin @rschoepe ,

Ja, der xml-Anhang war 2 MB groß.

Lauter immer gleichlautende Strings, also eigentlich eine Paradeanwendung für Packalgorhythmen.

Wer hat da gepennt? 😉

QJ