ProCheck - Zuweisung von Verantwortlichkeiten

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Hallo an alle,

wir überlegen gerade, ProCheck bei uns einzuführen. Dabei stellte sich die folgende Frage:

Kann man Checklisten-Punkte verschiedenen Verantwortlichen zuweisen (auf Auftragsebene, also AV1 oder 2, Partner, Sachgebiet etc), und ggf. die Weiterbearbeitung der CL sperren, bis ein bestimmter Punkt (ggf. von jemand anderem) abgearbeitet ist?

Bsp.: 

Sachbearbeiter erstellt Buchführung und kommt an den Punkt "Freigabe BWA durch Berufsträger". Gibt es eine Möglichkeit, den Berufsträger automatisch zu informieren, dass er ein TODO hat, sobald alle vorherigen Checklisten-punkte abgearbeitet sind? Und dann natürlich auch wieder eine Info an den Sachbearbeiter, wenn der Berufsträger sein TODO erledigt hat?

Oder hat jemand eine andere Idee, wie man mit den Checklisten einen Workflow erreicht, sobald mehrere Personen an der Erledigung beteiligt sind? Die Zuordnung alleine zu einem Auftrag reicht uns oftmals nicht.

Ich bin für alles offen was uns an der Stelle weiterhilft.

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Wollen Sie das wirklich noch einführen ? 

Das Produkt wird nicht weiterentwickelt , Info kam von @metalposaunist ,hab nachgelesen ist in der Tat so. 

Ich nehme das das mit dem Umzug von EO in die Cloud komplett eingestellt wird ( spätestens) , daher die nicht ganz unberechtigte Frage auf einen toten Gaul setzen ? 

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Guter Hinweis, dem sollte ich nochmal nachgehen. Allerdings dauert die Umsetzung von Neuentwicklungen erfahrungsgemäß immer länger als geplant (auch bei DATEV ;-)) So gesehen lohnt sich die Einführung vielleicht doch noch.

Hätte denn jemand eine Idee für eine Alternative? Wir benötigen dringend ein QM-Tool.

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@bkoch schrieb:

Ich bin für alles offen was uns an der Stelle weiterhilft.

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Das ist die große Krux. Rein technisch ist ProCheck heute schon eine Katastrophe 😫. Wenn man damit wirklich intensiv arbeitet und Zeit und Geld in Prozesse steckt - nach 5min habe ich den 1. Ausraster beim Editor, der aussieht wie MS Office aber leider total dumm 😶 ist und man in M365 5x bessere Möglichkeiten hat. 

Problem dann: Nichts ist aus meiner Sicht aktuell nur annähernd so "schön" mit DATEV verzahnt wie ProCheck. Was Du suchst @bkoch, kann ProCheck meiner Meinung nach aber dann technisch auch wieder nicht, so schön und berechtigt Deine Ideen sind 👍. 

Zumal man ProCheck Listen afaik nur an Aufträge hängen kann, was uns das Genick bricht, wenn man z.B. Onboarding und Offboarding Prozesse gestaltet und man dazu dann einen Dummyauftrag in der Kanzlei braucht? Fühlt sich alles wenig smart an. 

Fakt ist aber auch: Ohne eine Prozesssoftware möchte ich nicht mehr, wenn man die wirklich gut pflegt und up2date hält, weil sich in der IT jeden Tag was ändert und man auch neuen Mitarbeitern damit Prozesse gut an die Hand geben kann, damit nicht alle mit der IT machen, was sie wollen oder wie es jedem Mitarbeiter passt. 

Ich verweise auf Worte von DATEV: tiefere Integration in DATEV ProCheck

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@Doris_Edinger schrieb:

Es ist richtig, dass DATEV ProCheck funktional nicht mehr weiterentwickelt wird.

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Also mit ProCheck Arbeiten macht nun keine Luftsprünge, wenn man IT-technisch ein bisschen affin ist und sich auch mit MS Office gut auskennt. 

Was sonst hilft, hm - ist ein M365 Vertrag schon vorhanden?

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WEnn ich Zeit gehe ich mal auf die Suche , ich weiß dass irgendein Kollege hier in der community ein Auswertungstool beworben hat, das zumindest optisch toll aussah, und die DAten aus EO ausliest (ob comfort oder classic oder beides weiß ich leider nicht mehr müsste in der Community zu finden sein. 

Auf die schnelle habe ich gerade nur MS  BI gefunden aber das ist das Reporting anstatt BKB, aber in die Richtung ging das. Ich denke MS bzw. Excel basiert. 

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ProCheck sieht m.E. noch so aus wie vor 15-20 Jahren als wir den ersten Versuch gemacht haben.... Und auch die technischen Möglichkeiten haben sich da (zumindest gefühlt) nicht wirklich weiter entwickelt. So gesehen bin ich mit der Idee auch nicht glücklich. Aber ich muss eine richtig gute Alternative anbieten, wenn ich den Kahn noch umsteuern will.

M365 haben wir tatsächlich schon.

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(1) Symero - Controllingprogramm für EO classic bzw. E... - DATEV-Community - 114901

vlt. hilft das weiter ?  DAs ist zumindest das was ich im Kopf hatte. 

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Das ist auch interessant, geht aber nicht in die Richtung die ich meine. Zum Controlling und für die Kapazitätsplanung haben wir ingentis im Einsatz.

Wir brauchen ein Tool, das wir den Kollegen als Arbeitshilfe an die Hand geben können um zu zeigen, wie die Prozesse bei uns in der Kanzlei abzuarbeiten sind. Im Prinzip kann ProCheck schon genau das. Es reicht uns nur nicht aus, da es zu wenig flexibel ist.

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ich würde dann mal bei Geiger nachhaken ist Systempartner der Datev auch mit ASP und sitzt wenn ich mich richtig erinner in Köln. 

Vlt. haben die ja ein Tool was sie anbieten können.  Oder das Sie igentis im Einsatz haben dort, wäre eben spannend wenn dies auf die Daten aus der EO bzw. Zeiterfassung der Mitarbeiter aufsetzt und man die Prozesse abbilden kann mittels checklisten. 

Hatte ich eigentlich auch vor das generell einzuführen, habe aber Abstand genommen weil es mal wieder ein to Do für ich mich selbst geworden wäre und die guten Mitarbeiter kostet das zusätzlich Zeit, weil die die Prozesse aus dem eff eff kennen.  Aber wenn das schön gepflegt ist und alle Besonderheiten von Mandanten aufgeführt wären, dann wäre das ein gutes Tool, vor allem wenn man was vertretungsmäßig übernimmt oder neue mitarbeiter usw. 

Viel Erfolg auf der Suche. 

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Das beschriebene Szenario ist ein durchdachter, kollaborativer Vorgang. Und das ist mit ProCheck nicht umsetzbar.

Wir haben zwar auch nahezu alle Prozesse einmal in ProCheck abgebildet - wissen aber um den Umstand der nicht vorhandenen (aber meiner Ansicht nach wesentlichen!) Funktion der Kollaboration. 

U.a. hierfür planen wir die Einführung eines SocialIntranets/Digital Workspace zum neuen Jahr. Wissensmanagement und Informationstransfer lässt sich mit den Bordmitteln der DATEV weder heute noch in den nächsten 5 Jahren sauber und effizient abbilden. So lange kann und sollte keiner warten. 

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Hallo bkoch,

Checklisten und/oder Checklistenpunkten kann man leider keine Verantwortlichkeiten zuweisen.

Eventuell ist es eine Alternative für Sie, zur Checkliste DATEV-Aufgaben anzulegen.

Die von Ihnen beschriebenen Workflows können in der jetzigen Produktwelt mit DATEV ProCheck nicht abgedeckt werden.

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@Cornelia_Mayrhofer schrieb:

Eventuell ist es eine Alternative für Sie, zur Checkliste DATEV-Aufgaben anzulegen.

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Und DATEV arbeitet teils bereits intern mit MS Planner. Warum kann DATEV hier sein Wissen nicht teilen? 

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Hallo,

wenn Sie für verwaltungstechnische Prozesse wie zum Beispiel Onboarding neuer Mitarbeiter, keine Aufträge in Eigenorganisation comfort anlegen möchten, können Sie mit auftragsfreien Checklisten arbeiten.

Dies hat zudem den Vorteil, dass Sie für die Checkliste zusätzlich einen Namen vergeben, was insbesondere bei Neuzugängen hilfreich ist.

Einen Überblick Ihrer auftragsfreien Checklisten haben Sie in der entsprechenden Checklistenübersicht.

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@bkochund alle Anderen,

Ob DATEV nun nicht kann oder nicht will, ich kann es nicht sagen. Aber ein paar Beispiele aus der Vergangenheit zeigen, dass das Gewünschte schon länger als gewünscht wird:

Aus 2015 https://archiv.datev-community.de/index.php?r=topic%2Fview&id=85608

 @blum war da auch schon aktiv.

Aus 2007 (!) https://archiv.datev-community.de/index.php?r=topic%2Fview&id=15429 

ein Dauerbrenner

Aus 2005 https://archiv.datev-community.de/index.php?r=topic%2Fview&id=11814 

eine gute Idee die immer noch notwendig ist - leider nichts passiert

DATEV - ???

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Hallo @Cornelia_Mayrhofer,

noch als Anregung für die nächste Produktwelt/Generation:

Was uns generell stört/fehlt:

1. siehe das Bild oben: Hinterlegung fester = echter Personen in der Zuständigkeit je Checklistenpunkt
2. Abbildung von Abhängigkeiten zwischen einzelnen Punkten bzw. beim Erreichen bestimmter Einträge. 
   • Beispiel aus dem Bild oben: Wenn die Person aus der Verwaltung Punkt 4 erledigt hat, wird die (andere) Person = Kanzleileitung aus Punkt 5 aktiv informiert
   • Beispiel 2: Die Kanzleileitung kann Punkt 5 gar nicht erst auf "erledigt" setzen, wenn die 4 vorherigen Punkte (zur Not mit "entfällt") abgearbeitet sind
   • Beispiel 3: der Klassiker "Neueinstellung Mitarbeiter" zur Verdeutlichung: Erst nach Benutzeranlage kann ich die Smartcard bestellen, erst nach Anlage der Mitarbeiterdaten in DATEV kann der ASP-Benutzer angelegt werden usw.
3. fehlende Auswertbarkeit zum Stand/Status einzelner Punkte
   • Das können wir mit Bordmitteln überhaupt nicht, nur mit Ingentis In.Sight
   • Beispiel: Zeige alle Checklisten zur Mandatsannahme, wo noch Punkt 5 offen ist

Daniel @metalposaunist, falls Du (oder sonst jemand hier) dafür schon eine brauchbare Lösung z.B. per Teams gefunden hast -> gerne her damit.

Also konkret:

• diverse Vorlagen für Aufgaben mit mehreren Unterpunkten (die gerne wie in ProCheck weiter verlinken)
• idealerweise die Zuweisung unterschiedlicher Personen für unterschiedliche Teilbereiche (vgl. das Bild oben)
• oder als Behelf: Nach Abarbeitung bestimmter Punkte durch Person A ändert sich für die übrigen Punkte die Zuständigkeit der ganzen (verbleibenden Aufgabe) auf Person B, usw.

Mit freundlichen Grüßen
Marco Hüwe

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Danke @Cornelia_Mayrhofer aber da bastle ich mir lieber mit MS Planner, MS PowerAutomate, MS Teams und/oder OneNote was. Damit bin ich flexibel, bereits heute in der Cloud, habe Automatisierungsmöglichkeiten und kann im Browser schneller arbeiten. 

Der DATEV Arbeitsplatz ist mir viel zu lahm 🐌; ich brauche ein VPN; ein Notebook und Co. nur damit der sich öffnet, weil er nicht in der Cloud ist. 

@marcohüwe: Wenn ich mich damit intensiver mal beschäftige, werde ich berichten 👍. Mich macht allein 5min Arbeiten unter Detailinformation derart sauer 😡, dass ich kein Bock mehr drauf habe, da schöne Detailinformationen zu notieren und gebe mich mit Stichpunkten kurz und knapp zufrieden. Man denkt, es sei wie Office aber es verhält sich wie eine Katastrophe. Nicht mal ein Doppelklick aufs Wort, dass man im Gesamten ändern will, klappt, weil erst die Formatierungsleiste dann ausfährt und den Text nach unten schiebt 💣 ... aaalter, ich hab' keine Lust auf solche Spielereien 🙄. FullHD ist Standard, 4K kommt aber DATEV muss 10 Pixel bei der Leiste einsparen. Keine Ahnung, wer sich das gewünscht hat.  

Effizient arbeiten ist mit DATEV nicht möglich aber ja, ich lege die Messlatte auch extrem hoch, wenn ich mich mit anderen Arbeitsweisen vergleiche.  

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Hallo @bkoch,

wir haben das bei der Fibu so gelöst, dass einer der letzten Checklistenpunkte folgender ist:

TL ist bei uns in der Regel ein StB. 

Der StB findet die BWA dann in seinen Dokumenten zur Kenntnis und ist dann informiert, dass die Fibu für den Monat ?? fertig ist. Der TL schaut sich dass dann an, nimmt das Dokument zur Kenntis bzw. hält Rücksprache und muss leider in ProCheck händisch den letzten Punkt der Checkliste abhaken:

Leider arbeiten die verschiedenen DATEV Produkte nicht gut zusammen und eines der wenigen Produkte mit einem Mini-Work-Flow ist die DMS. 

In anderen Bereichen leiten wir den Auftrag (wir haben EO [un-]comfort) weiter (MA 1 und MA 2 werden dadurch nicht geändert; sondern es wird ein LINK des Auftrages erzeugt):

Diese Aufträge landen dann beim TL im Arbeitsplatz unter "Eingang Aufträge":

Gruß

Ralf Blum

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Hallo,

vielen Dank für Ihre Anregungen, die ich sehr wohl nachvollziehen kann. Gerne werde ich diese an unsere Entwicklungsabteilung weiterleiten.

Zum Thema Auswertbarkeit würde mich interessieren, ob Sie die Detailsuche kennen.

Diese ist als Standardauswertung in den Checklistenübersichten zu finden.

Damit können Sie für einen Standardpunkt einen Status abfragen und erhalten das Ergebnis dann in der Checklistenübersicht.

Mir ist durchaus bewusst, dass dies nur eine Kleinigkeit hinsichtlich Ihrer Anforderungen darstellt.

Vielleicht hilft aber auch manchmal ein kleiner Schritt.

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@nadimb  schrieb:

U.a. hierfür planen wir die Einführung eines SocialIntranets/Digital Workspace zum neuen Jahr. Wissensmanagement und Informationstransfer lässt sich mit den Bordmitteln der DATEV weder heute noch in den nächsten 5 Jahren sauber und effizient abbilden. So lange kann und sollte keiner warten. 

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Das würde mich schon interessieren mit welchem System Sie a) Wissensmanagement und b) Socialintranet / digital Workspace  abbilden wollen, sprich mit welcher Cloud / Software planen Sie das ? Wenn nicht hier dann auch gerne als PN. 

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Hi Uwe,

ich dachte, das "Sie" hätten wir im Rahmen der Sendepause bereits abgelegt :-).

Ich gebe dir aber gerne Bescheid, wenn wir soweit sind. So ein Projekt lässt sich nur sinnvoll mit einer Fullservice-Agentur umsetzen. Welche Lösung es am Ende für unsere Bedürfnisse sein wird steht also heute noch in den Sternen. Im ersten Step suchen wir aktuell den richtigen Partner für dieses Vorhaben.

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Stimmt bin ich mal wieder in meinen Standardmodus verfallen.   😅

Danke Dir für die Info.  

Full Service Agentur - hört sich erstmal nicht billig an, aber bei dem Vorhaben muss man dann wohl schon einige 1k euro in die Hand nehmen,

weil eigenes Wissens Wiki und lokales INTRANET war ich selbst immer wieder dran hab aber keine vernünftigen Lösungen - für mich und meine Kanzlei- gefunden.