Datev DMS Freigabe Speicherplatz durch Löschen von Dokumenten

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Hallo liebe Community, 

ich habe eine Frage bezüglich DMS und das Löschen von Dokumenten.

Und zwar stellt sich bei uns im Moment die Frage, in welchem Umfang wir Dokumente in Datev DMS speichern, wenn diese nur kurzfristig benötigt werden. 

Uns ist unklar, ob der Speicherplatz wieder freigegeben wird, wenn man diese Dokumente wieder löscht. 

Bei meiner Recherche hier im Forum bin ich auf einen Beitrag gestoßen, der sich allerdings noch auf das DMS Classic bezieht, was ja zum 31.12.2023 ersetzt wurde.  Dazu hatte eine Datev Mitarbeiterin Folgendes geschrieben:

"Beim Löschen ist es in DATEV DMS classic so, dass die Dokumente weiterhin in den Medien verharren und keinen Speicherplatz freigeben. "

Meine Frage ist jetzt, ob das beim Nachfolger ebenfalls der Fall ist.

Falls, ja wäre das natürlich nicht so schön, da man die Dokumente bis zur Bearbeitung in einem lokalen Ordner speichern müsste, der aber nicht für andere Kollegen sofort sichtbar ist. 

Vielen Dank für alle Rückmeldungen ^^

Schöne Grüße

Lumia

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@Lumia  schrieb:

Hallo liebe Community, 

ich habe eine Frage bezüglich DMS und das Löschen von Dokumenten.

..

Uns ist unklar, ob der Speicherplatz wieder freigegeben wird, wenn man diese Dokumente wieder löscht. 

..

Falls, ja wäre das natürlich nicht so schön, da man die Dokumente bis zur Bearbeitung in einem lokalen Ordner speichern müsste, der aber nicht für andere Kollegen sofort sichtbar ist. 

DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1025633

Was spricht gegen einen gemeinsamen Pfad auf dem Server wo diese "kurzfristigen" Dokumente landen?

Wenn diese dann verarbeitet sind können sie dort gelöscht werden.

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Vielen Dank für die Rückmeldung.

Das wäre unsere "Notlösung". Wir möchten möglichst geringen Suchaufwand haben. In DMS ist alles schön beim betreffenden Mandanten in Vorgangsmappen abgelegt und man sieht wer, was abgelegt hat. 

Man kennt ja leider seine Pappenheimer..Serverlaufwerke werden oft nicht richtig "gepflegt".  Erstens werden Daten teilweise jahrelang gespeichert und nicht mehr gelöscht (die Situation haben wir gerade, da wir einen Server bekommen und die Kollegen "aufräumen" müssen, da manches nicht ins DMS abgelegt wurde, obwohl es da rein gehört) und zweitens halten sich nicht alle an vorgegebene Ablagestrukturen. 

Im DMS meiner Meinung alles besser händelbar, nachvollziehbarer und übersichtlicher. Wobei es natürlich auch hier Nachteile gibt. 🙂

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Moin Moin,

die DMS Daten werden in einer Datenbank gespeichert. Löscht man Dokumente, wird der Platz nicht unbedingt freigegeben.

Aber es gibt die Möglichkeit mit dem SQL-Manager (Administrator), die Datenbank zu "verkleinern". Vorausgesetzt es ist auch wirklich hinreichend viel gelöscht worden.

Starte den SQL-Manager (Administrator). Also auch als Administrator.  (es gibt auch eine Nicht-Administrator-Version des SQL-Managers)

Schaue nach dem Datenpfad von DMS (oder auch Dokumentenablage). Das wird mehr als 1 Datenbank sein. Macht aber nicht. Auf jeder einzelnen Datenbank einen Rechtsklick ausführen und in dem Kontext-Menü auf "Verkleinern" klicken.

Wenn e etwas zu verkleinern gibt, wird es jetzt geschehen.

QJ

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super vielen Dank für den Tipp ^^

Ich gebe das einmal an unseren ASP Partner weiter. 

Dann kann er einmal prüfen, ob das etwas gebracht hat. Wir nutzen DMS seit 2012 und haben schon einiges zwischenzeitlich gelöscht. 

Wäre natürlich schön, wenn der Speicherplatz direkt frei wird, aber scheint ja dann eher ein technisch umsetzbares Problem sein. 

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Ich hänge mich Mal dran. Bedeutet, dass selbst wenn ich die Daten hiernach lösche Dokumente endgültig löschen - DATEV Hilfe-Center, dass kein Speicherplatz freigegeben wird?

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@VerenaWied  schrieb:

Ich hänge mich Mal dran. Bedeutet, dass selbst wenn ich die Daten hiernach lösche Dokumente endgültig löschen - DATEV Hilfe-Center, dass kein Speicherplatz freigegeben wird?

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Ja, dadurch werden "nur" die Dokumente aus der Datenbank gelöscht, die Datenbank selbst wird nicht kleiner

das passiert erst durch:

DATEV Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1025633

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Super, vielen Dank. Das wäre was für unseren IT-Dienstleister.

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Starte den SQL-Manager (Administrator). Also auch als Administrator.  (es gibt auch eine Nicht-Administrator-Version des SQL-Managers)

Schaue nach dem Datenpfad von DMS (oder auch Dokumentenablage). Das wird mehr als 1 Datenbank sein. Macht aber nicht. Auf jeder einzelnen Datenbank einen Rechtsklick ausführen und in dem Kontext-Menü auf "Verkleinern" klicken.

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Bitte, bitte aber nur, wenn sichergestellt ist, dass die Sicherung korrekt gelaufen ist. Wenn hierbei die Datenbank geschrottet wird...

Und: Selbst wenn die Datenbank dann erst einmal kleiner ist, wird der SQL relativ schnell wieder 10% der Datenbankgröße allokieren. Das ist ein normales Verhalten bei MS-SQL-Datenbanken und betrifft z.B. auch Rechnungswesen (die ist meist mit die größte Datenbank in Kanzleien).

Datenbank verkleinern sollte meiner Meinung nach immer das letzte Mittel sein. Besser Festplattenplatz hinzufügen.

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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Wir nutzen DMS seit 2012 und haben schon einiges zwischenzeitlich gelöscht. 

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Er möchte bitte auch prüfen ob ggf. noch die alten "Medien" der Saperion-Installation vorhanden sind. Im Zuge der Umstellung von Saperion (DATEV-DMS classic) auf DATEV-DMS (neu) sind diese möglicherweise nicht gelöscht worden. Die Dokumente wurden aber alle aus den Medien in die neue DATEV-DMS-Datenbank überführt. 

Löschung der Datenbestände in DATEV DMS classic nach der Umstellung auf DATEV DMS

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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Das ist auch ein guter Tip. 

Das gebe ich auch so weiter. 

Vielen lieben Dank. 

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Das eine Verkleinerung nur kurzfristig etwas bringt, ist ärgerlich 😞

Da wir ASP Kunde sind (über einen Datev Systempartner) kostet zusätzlicher Speicher i.d.R. extra. 

Hier muss man dann abwägen: Einerseits Übersichtlichkeit/Nachvollziehbarkeit sowie Revisionsmöglichkeit im DMS aber ggf. dauerhaft mehr Speicherkosten und andererseits das Speichern in einem gemeinsamen Laufwerkspfad d.h. weniger Kosten, aber dafür eben nicht die Vorteile des DMS....

Die Rückmeldungen hier helfen mir aber sehr, dass ich es mit unserem ASP Techniker und meiner Vorgesetzten durchsprechen kann. 

Dafür vielen Dank. 

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Vielleicht ist das ja klar. Aber ich erwähne es mal der Vollständigkeit:

Die Dokumente müssen endgültig gelöscht werde, damit sie aus der Datenbank verschwinden.

Und noch was:

Das verkleinern der Datenbank ist auch nicht zwingend notwendig. Wenn die Dokumente aus der Datenbank endgültig gelöscht wurden, wird in der Datenbank Platz frei. Das heißt, sie wird weniger schnell anwachsen.

MfG, F.Lange