Hallo Community,
seit der DVD 12.0 kann man eine PDF-Datei:
die aus mehreren Seiten besteht trennen:
Folgendes Ergebnis:
Anschließend können dann einzelne Seiten wieder geheftet werden;
Und wie schon immer auch strukturiert werden:
Im Ergebnis hat man aus einer PDF-Datei mit vier Seiten z. B. zwei PDF-Dateien erstellt, die man dann auch getrennt archivieren kann.
Zusammenfassung: Auch DATEV kann in zwischen im Dokumentenkorb mit PDF-Dateien sinnvoll umgehen! Gut gemacht.
Praktische Anwendung:
Die meisten Mandanten mailen uns PDF-Dateien. Oft sind mehrere Bescheide in einer einzigen PDF-Datei zusammengefasst. In der Vergangenheit haben wir diese Bescheide per "PDF Creator" in TIF-Dateien umgewandelt um diese dann sinnvoll im Dokumentenkorb heften zu können.
Nun haben wir unseren kompletten Fristprozess von TIF auf PDF-Dateien umgestellt.
Nichts desto trotz: Verbesserungsvorschläge/Wünsche:
Das einchecken von PDF-Dateien muss automatisiert werden siehe auch: https://archiv.datev-community.de/index.php?r=topic%2Fview&id=84516
Gruß
Ralf Blum
Hallo Herr Blum,
vielen Dank für Ihren ausführlichen Beitrag zum Thema Bearbeitung von PDF-Dateien im Dokumentenkorb.
Nach Rücksprache mit der Entwicklung wird das automatische Einchecken von PDF Dateien zur DVD 13.0 (Sommer 2019) nicht realisiert werden können. Das Thema wird weiterhin verfolgt. Nähere Informationen können wir Ihnen leider aktuell nicht mitteilen.
Viele Grüße aus Nürnberg
Christian Seidel
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement
Hallo Herr Blum, Hallo Herr Seidel,
recht vielen Dank für Ihre sehr hilfreichen Posts!
Wird aus Ihrer Sicht mit dem Update auch eine schnelle und einfache Erstellung von Einzel-PDFs zu einem Gesamt PDF ermöglicht?
Ich habe die Problematik in folgendem Thread angesprochen:
Erstellung und Verwaltung von PDF-Dateien
Danke sehr!
Hallo,
aus meiner Sicht funktioniert das im Dokumentenkorb mit der Heften-Funktion super, ja. In der geöffneten PDF-Datei haben Sie die besten Karten mit einem PDF-Programm mit den entsprechenden Funktionen (bei uns Adobe Acrobat 2017 Pro).
Das nun auch PDFs unterstützt werden, ist sehr hilfreich, da nunmal PDF weit verbreiteter Standard und Mittel der Wahl beim Dokumentenaustausch ist, nicht TIF.
Hallo Mosachse,
ja das funktioniert auch im Dokumentenkorb:
Wir benutzen zu Zusammenführen aber die Vollversion von Arcobat. Im Dateiexplorer rechte Maustaste:
Oder auch zwei PDF-Dateien nebeneinander öffnen und dort einzelne Seiten von einer PDF-Datei in die andere per drag and drop verschieben. Sie können hier ganze PDF-Dateien in die Seiten einfügen.
Auch ermöglicht die Vollversion die Erstellung eines "Inhaltsverzeichnisses" (dort Lesezeichnen genannt).
Gruß
Blum
Hallo Herr Blum,
danke für den ausführlichen Beitrag. Nun kann man endlich mal mit PDF-Dateien sinnvoll arbeiten ohne ein anderes Programm zum Auftrennen und neu zusammenfügen der Dateien nutzen zu müssen.
Viele Grüße
Marc Brost
Recht vielen Dank für Ihre hervorragende Antwort! Klasse
Hallo Herr Seidel,
damit Sie über die Anzahl der jährlich bei uns einzucheckenden PDF-Dateien eine Vorstellung haben, habe ich mal in der DMS abgefragt, wie viele PDF-Dateien wir in der DMS für den VJ 2017 gespeichert haben:
Es sind bei uns für das VJ 2017 (das VJ ist aber noch nicht vollständig abgeschlossen) 37.350 PDF-Dateien (unter Dokumente) gespeichert. Da wir den Prozess der Bescheidprüfung erst vor kurzem auf PDF umgestellt haben, kommen hier nochmal rd. 3.000 PDF-Dateien hinzu. Diese 3.000 Bescheide müssen in der Regel 3 x eingecheckt werden. D. h. hier alleine in unserer Kanzlei 9.000 mal rechte Maustaste und mit der Maustaste den Menüpunkt "einchecken" suchen und klicken.
Darüber hinaus wurden auch obige rd. 38.000 PDF-Dateien geschätzt zu 50% mehrmals geöffnet und Kommentare oder Notizen hinzugefügt, so dass nochmal ca. 40.000 mal Einchecken hinzukommt. Somit rd. 50.000 mal rechte Maustaste und mit der Maustaste den Menüpunkt "einchecken" suchen und klicken im Jahr für unsere Kanzlei. Im Schnitt wird somit rd. 10 mal am Tag von jedem Mitarbeiter eine PDF-Datei "händisch" eingecheckt.
Frust! Das Einchecken sollte möglichst schnell (DVD 12.1) automatisiert werden.
Gruß
Blum
Hallo cseidel,
eine Frage zu dem Bildschirmfoto im Eröffnungsbeitrag:
Hier sind Dateien strukturiert, obwohl nur eine Datei in der Struktur enthalten ist. Besteht ein Unterschied dazwischen, ob ich a) eine einzelne Datei ohne Strukturierung archiviere oder b) eine einzelne Datei mit Strukturierung archiviere? Oder kommt das aufs gleiche raus?
Viele Grüße & besten Dank vorab.
Hallo Herr Seidel,
dem Beitrag #7 des Herrn Blum schließe ich mich, bei gleichen Filterkriterien, mit 19.657 PDF-Dateien an:
Ergibt 26.314 Mal den Menüpunkt "einchecken" suchen und klicken im Jahr für unsere Kanzlei (50.000 : 37.350 × 19.657). Bitte nehmen Sie also von Herrn Blum und mir 76.314 Nennungen für die Behebung dieses Programmfehlers auf.
Nachtrag: Das Automatische Einchecken beim Schließen des DAP ist Herrn Blum (unterstelle ich mal) und mir bekannt. Bitte nicht erneut als "Lösung" präsentieren
Viele Grüße.
Hallo Herr Blum,
ich habe mich auch gefreut .. auch wenn ich daran denken musste, dass Herr Hermelink diese fehlende Möglichkeit vor 10 Jahren beschrieben hat ... (dafür hätte er ein paar Lebkuchen verdient gehabt).
Schöne Grüße
Willi Müller
Hallo Herr 0815,
es macht keinen Unterschied, ob die Dokumente im Dokumentenkorb strukturiert werden oder nicht. Die Struktur nur eine Option, gleich bei der Ablage mehrere Dateien logisch zusammenzufassen.
Viele Grüße
Christian Seidel
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement
Ich habe mir auch einmal den Dokumentkorb angeschaut und habe festgestellt, dass ein intuitives Drag&Drop z. B. für die Seitenverschiebung oder auch für die Veränderung der Rangposition nicht möglich ist. Das ist aber eine Grundvoraussetzung für ein windowskonforme arbeiten. DATEV hat wieder einmal sein sprichwörtliches Genie für ein absolut workflowfreies arbeiten unter Beweis gestellt.
Sorry, aber da bleibe ich lieber bei meinen XChange-Viewer, zumal dieser auch noch um den Faktor 10 schneller und einfacher zu bedienen ist.
Netter Versuch DATEV.
Gruß A. Martens
Du wurdest gewogen...du wurdest gemessen...und du wurdest für nicht gut genug befunden.
Hallo Her Martens,
wenn ich die PDF-Datei "trenne", kann ich im Dokumentenkorb auf der linken Seite die einzelnen Seiten (hier die Seite 12 per drag and drop hinter die Seite 1 verschoben) verschieben:
Gruß
Ralf Blum
Danke für die Info; insoweit nehme ich meine Kritik zurück. Entschuldigung DATEV, dass war mir nicht bewußt. Mit Strg+1/2 kann man sogar die Position der Dateien verändern. Mit Drag&Drop funktioniert es nicht, ich hatte halt windowskonformität unterstellt. Funktioniert auch mit den Dateien. 2 x Das war mein Fehler.
Dennoch ist das Programm extrem langsam und unübersichtlich. Allein der Programmstart dauert. Möchte man richtig mit PDF-Arbeiten, z. B. 2 o. mehr PDF-Dateien mischen, ist man hier komplett aufgeschmissen, da erst aus- und eingecheckt werden muss. Da ist mir der XChange-Viewer um längen angenehmer, da ich jede PDF-Datei in einem Tab-Viewer angezeigt bekomme und hier ganz bequem per Drag&Drop die Seiten interaktiv zwischen den Reitern (PDF-Dateien) oder innerhalb einer PDF-Datei verschieben kann.
Aber möge ein jeder sein Programmfavorieten verwenden.
Hallo Herr Martens,
mir ging es hier nicht um die schnelle Bearbeitung von PDF-Dateien, sondern um den Massenvorgang Bescheiderfassung, wenn uns der Mandant mehrere Bescheide als eine PDF-Datei mailt.
Und hier kann die PDF-Datei per drag and drop in den Dokumentenkorb (ist bei uns im Sekretariat fast immer geöffnet - Starten dauert auch bei uns mit 10 Sekunden zu lange) verschieben, trennen und heften (beides neu seit der DVD 12.0) und der Posteingangsassistent übernimmt die Verschlagwortung und die Fristerfassung und die Zuordnung zu den Aufträgen (EO-Comfort).
Ich kenne zur Zeit keinen schnelleren Weg um PDF-Dateien aufzuteilen, in der DMS zu speichern, einem Auftrag von EO comfort zuzuordnen, gleichzeitig die Daten für PFB erfassen und noch mit einem mini work-flow (Erlediger und Kenntnisnehmer) zu versehen.
Um einzelne PDF-Dateien (keine Bescheide d. h. ohne PFB) zu archivieren benutzen wir das Add-in:
Um mehrere PDF-Dateien einzeln zu archivieren ist der Dokumentenkorb wegen der Möglichkeit der:
am schnellsten, wenn man vorher den Posteingangsassistenten:
ausschaltet.
Gruß
Ralf Blum
Danke für die Info.
Ich werde das einmal an unser Sekretariat weitergeben. Die kennen das wahrscheinlich genausowenig wie ich.
Für das Sekretariat habe ich allerdings auch schon ein kleines Umbennungstool erstellt, womit schnell gescannte Dokumente umbenannt werden können.
Schauen wir mal ob die etwas mit dem Dokumentenkorb zurechtkommen.
Gruß A. Martens
Hallo Herr Seidel,
vielen Dank für die Antwort!
Viele Grüße.
Hallo Herr Martens,
aus meiner Praxis empfehle ich Ihnen, den Dokumentenkorb einfach in den Autostart zu legen und den ganzen Tag offen zu lassen. Über die Eigenschaften der Verknüpfung oder notfalls per BAT/VBS können Sie ihn ja auch minimiert starten lassen. Denn der Start dauert wirklich lange.
Für das Sekretariat ist der Dokumentenkorb (bei uns) in der Tat das "one and only"-Werkzeug; aus den von Herrn Blum genannten Gründen. Auf jeden Fall dann, wenn Sie mit DMS arbeiten. Mit der DokAblage kann ich es nicht beurteilen, doch auch hier dürften die Vorteile überwiegen, alleine schon wegen der Verknüpfung zur Fristerfassung.
Viele Grüße.
Hallo,
wie machen Sie es mit den Komentieren oder Stempeln mit pdfs?
Mfg
Also ich werde mir den Dokumentkorb einmal in Ruhe testen. Für die Standardarbeiten ist dieser auch gut geeignet.
Gruß A. Martens
Hallo Zusammen,
mir passiert es schon mal, dass ich zwar mehrere Dokumente scanne, markiere, dann leider nicht hefte und ablege. In der Dokumentablage habe ich dann zB 5 Seiten Bescheid. Dank des Hinweises kann ich nun also die Dokumente aus der Dokumentablage nach Windows exportieren, von dort in den Dokumentenkorb einlesen und das Heften nachholen.
Schöner wäre es, wenn - wie im Outlook - im Dokumentenkorb die Möglichkeit bestünde, Dokumente aus der Dokumentenablage zu importieren. Dieses habe ich bisher nicht gefunden. Würde mir die Heilung meines Bedienungsfehlers erleichtern.
Hallo Herr Kleenlof,
wir haben die DMS. Dort kann man die Dokumente aus dem Arbeitsplatz per drag and drop in den Dokumentenkorb kopieren. Dann wie oben beschrieben verfahren. Dann haben Sie leider 1 richtiges und 5 falsche Dokumente in der Dokumentenablage. Sie müssen dann noch die 5 falschen Dokumente löschen (Wegbeschreibung ohne Verknüpfung zu PFB).
Gruß
Blum
Guten Morgen,
schöner wäre es, wenn man das Heften direkt in der Dokumentenablage vornehmen könnte. Noch schöner wäre es, wenn Dokumente in der Dokumentenablage als eine ZIP Datei zusammengefasst werden könnten. Das würde z.B. bei Belegen zu einer Steuererklärung die Übersichtlichkeit in der Schnellinfo sehr erhöhen.
Viele Grüße
Jupp Schmitz
So weit bin ich noch nicht, ich arbeite noch ohne DMS... Da besteht die Möglichkeit des Drag and Drop leider nicht. Also vielleicht doch eine "Aufgabe" für DATEV...
Mit frreundlichem Gruß
Stefan Kleenlof
Hallo Herr Geppert,
wir haben die Acrobat Vollversion. Dort kann man individuelle Stempel anlegen. Bei uns sieht das wie folgt aus:
Der "grüne Haken" ist ein Anachronismus aus vergangener Zeit. Eigentlich steht in unserer Prozessbeschreibung: Wer den Stempel "Bescheid OK" setzt, hat alle Prüfungen des Bescheides gem. Prozessbeschreibung durchgeführt.
Aber auch im Acrobat Reader (kostenlos) können Sie zumindest Notizen (Kommentare) erfassen und auch den "Textmarker" verwenden:
Danach aber bitte das lästige einchecken der PDF-Datei nicht vergessen. Evtl. erfassen Sie über DATEV-Servicekontakt eine Verbesserungsvorschlag: Bitte das Einchecken der PDF-Dokumente automatisieren. Bisher wird mir seit 2013 immer wieder erzählt, dass wir eine der wenigen Kanzleien sind, die das Einchecken als lästig (mir fallen auch noch unschönere Worte dazu ein) empfinden. Oder unser Wunsch wird nicht wahrgenommen (Herr Seidel hat auf meinen Post auch nicht geantwortet - was soll er auch schreiben).
Gruß
Blum
Den Anwenderwunsch habe ich für meinen Teil nun gesendet. Mal sehen, welche Reaktion kommt.
Bei mir klappt Drag and Drop aus der Schnellinfo Dokumentenablage in den Dokumentenkorb. Es kommt nur eine Fehlermeldung
die aber das Kopieren nicht verhindert.
Hallo Herr Blum,
besten Dank für Ihre ausführlichen und hilfreichen Posts! Die Antwort der DATEV zu Ihrem Eincheckdilemma ist eigentlich unfassbar. Mit dem Hintergrund dass bei DMS(alt)-Einrichtungen nur Tiff schwarz/weiß als Standard empfohlen wird und aggressiv eingerichtet und im Support angemahnt wird(in 2018 nicht zeitgemäß!) umgeht die DATEV ja eben den Sachverhalt und blendet das Thema seit Anbeginn komplett aus. Der versierte Anwender, der doch mit eigenen Programmlösungen PDF irgendwie ähnlich wie Tiff-Dateien in DMS(alt)nutzbar macht, steht dann mit seiner geänderten PDF-Problematik alleine da.
Sehr traurig, man sollte meinen, dass alle Dokumente, die in der DMS sind eine schöne funktionierende Automatik von der DATEV erhalten sollen - angefangen bei PDF!
@DATEV: Sie können getrost jeden in dieser Gruppe als +1 für die PDF-Eincheckproblematik werten!
Da jetzt DMS-neu da ist, spielt es leider überhaupt keine Rolle mehr, Entwicklungszeit ist hier nur noch bei der Datenmigration zu erwarten...
MfG
Tobias Ettl
Hallo,
wie Herr Blum in der Zwischenzeit schon schrieb, dies dann direkt in Adobe. Aus meiner Erinnerung heraus können Sie selbst im kostenlosen Adobe Reader eigene Stempel anlegen.
Wenn Sie den Arbeitsfluss nicht unterbrechen wollen, können Sie für Anmerkungen ggf. das Bemerkungen-Feld verwenden. Für 'Bescheid geprüft' u. dergleichen womöglich nicht passend; wohl aber für lediglich interne Hinweise u.ä.
An dieser Stelle hoffe ich noch, dass es irgendwann möglich sein wird, direkt im Dokumentenkorb Anmerkungen direkt auf Dokumenten anzubringen. Das wäre genial. Aber vielleicht auch ein bisschen viel verlangt.
Viele Grüße.