DVD 12.0: PDF-Dateien im Dokumentenkorb trennen und heften

[#1]

SK ist raus.

[#2]

An dieser Stelle hoffe ich noch, dass es irgendwann möglich sein wird, direkt im Dokumentenkorb Anmerkungen direkt auf Dokumenten anzubringen. Das wäre genial. Aber vielleicht auch ein bisschen viel verlangt.

Das ist nicht zuviel verlangt, sondern wäre eine Pflicht für ein DMS. In meinem alten DokMa-Programm gehörte das zum Standard.

Notizen konnten im Dokument und zu einem Dokument erfasst werden und zwar unendlich. Das wäre auch bei DATEV möglich, wenn die es denn wollten, weil jedes Dokument eine DokID hat. Bedingung ist dann aber, dass die Notizen automatisch in einem Sichtbereich angzeigt werden. So konnte ich bei meinem DokMa

- normale Notizen (Oulook-Notizicon, mit 3 verschiedenen Grundfarben)

- rote Notizen (z. B. als Aktenvermerke) erstellt werden. Diese konnten nur nach vorheriger Sicherheitsabfrage gelöscht werden.

Die Anzahl der Notizen waren unbeschränkt und wurden als Liste angezeigt. Ein geniales Tool war das.

Gruß A. Martens

P.S.

Man kann vieles, man muss es nur wollen! EDV ist kein Zauberwerk, sondern nur die Umsetzung der Träume.

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Im DMS geht das ja auch. Nur noch nicht im Dokumentenkorb gleich bei der Verschlagwortung und vor der Archivierung. Da kann das Dokument (aus meinem Verständnis) ja noch keine ID haben, da es noch nicht gespeichert ist / somit noch nicht in die Datenbank aufgenommen ist.

Viele Grüße.

[#4]

Hallo Herr Martens,

die standardmäßig im DATEV-Arbeitsplatz vorhandene Dokumentenablage stellt, wie Sie ja wissen, kein vollwertiges Dokumenten-Managementsystem dar. Notizen zu Dokumenten stehen Ihnen in den Dokumenteigenschaften zur Verfügung, diese Notizen können Sie auch direkt bei der Ablage mit dem Dokumentenkorb erfassen.

Notizen werden - bei entsprechenden Einstellungen - an verschiedenen Stellen in den Programmen angezeigt. Dazu einige Beispiele:

In der Schnellinfo Dokumente bzw. Navigationsbereich Dokumente:

In der Dokument-Vorschau:

Viele Grüße

Christian Wielgoß

[#5]

Hallo 0815,

in meinem DokMa wurden die Notizen sofort in einer Liste angzeigt mit den Metadaten: Betreff | Ersteller | Datum

[Notiztext: Zeile 1]

Betreff | Ersteller | Datum

[Notiztext: Zeile 1

Notiztext: Zeile 2

Notiztext: Zeile 3]

Betreff | Ersteller | Datum

[Notiztext: Zeile 1

Notiztext: Zeile 2

Notiztext: Zeile 3

Notiztext: Zeile 4

Notiztext: ...........]

Bei DATEV werden die Notizen zu einem Dokument mit einem Flag angezeigt und windowskonform bei Mouse_over angezeigt.

Möchte man aber separete Notizen erfassen, so sind das einfach Memo-Dateien die immer extra geöffnet werden müssen. Ferner gehen diese buchstäblich im Dateienwust komplett unter, da es bei DATEV ja keine richtigen Jahresabgrenzungen gibt. Bei meinem Modell sind sofort alle Notizen mit vollständigen Inhalt sichtbar (Fließtext). Diese konnten per Doppelklick editiert werden. Ja sogar Hyperlinks auf andere Dateien waren möglich. Dabei waren die Notizen in einer Listendarstellung übersichtlich angeordnet, bei vielen war über eine Scrollbar auch weitere Notizen sofort sichtbar. Rote Aktennotizen wurden immer an erster Stelle angezeigt und blinkt 3 Sec. auf, damit der Anwender sofort aufmerksam wurde.

Die Notizfunktion war in jedem Register möglich, man braucht also kein speziellen Bereich, weil der Notizbereich wurde automatisch eingeblendet, wenn eine Notiz angezeigt wurde. Wenn nicht, dann war dieser eben ausgeblendet.

Neben der Notizfunktion gab es auch eine ToDo-Liste ähnlich wie in Outlook mit der Aufgabenliste. Auch diese war sofort sichtbar und editierbar. Einfach den Befehl ToDo-Liste erstellen wählen und schon wird eine neue ToDo-Liste erstellt.

Aufgabe für: Jahresabschluss 2017 | MA: A. Martens vom 07.12.17

[_] ToDo1

[x] ToDo2

[_] ToDo3

Aufgabe für: ESt-Erkl. 2017 | MA: A. Martens vom 07.12.17

[_] ToDo1

[x] ToDo2

[_] ToDo3

Aufgabe für: USt-Erkl. 2017 | MA: A. Martens vom 07.12.17

[_] ToDo1

[x] ToDo2

[_] ToDo3

Hat jetzt ein Mandant zum Beispiel angerufen oder auf die Schnelle einen angeforderten Beleg zugemailt, so konnte sofort on fly der ToDo-Posten abgehakt werden. Jeder Sachbeabeiter hatte dabei seine eigene ToDo-Liste, konnte aber auch die ToDo-Einträge der anderen einsehen. Ein einfaches Umschalten über eine MA-DropDown (MA-ToDo hatten ein besonderes Icon) reichte vollkommen aus.

Ein einfügen eines neuen ToDo-Eintrages erfolgte mit Strg+Einf, gelöscht wurde mit Strg+Entf, ohne erst jedesmal 20 Sec. ein Fremdprogramm zu starten. Alles ging intuitiv und rasend schnell.

Auf diese Art (Notiz = ToDo) konnte man z. B. auch schon Arbeitsanweisungen für das nächste Jahr erstellen, z. B. Mandant möchte X Jahresabschlussauswertungen.

Das ist WorkFlow und eine echte Unterstützung für die Anwender und nicht diese idiotische ProCheck-Liste, die auch noch jedesmal extra aufgerufen wurde.

Gruß A. Martens

P.S.

Es geht vieles, man muss es nur wollen.

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@ A.Martens:   Umbenennungstool?

Wir haben als Extra Software - Nuance Power PDF

Was macht Ihr Tool?

...das klingt spannend?

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Hallo Hr. Bunte,

das ist ein ganz simples Umbennungstool und das habe ich in wenigen Stunden programmiert.

1. In den Einstellung (Menü Parameter) kann man jetzt seine Wunschdateinamen definieren und über die Button Auf bzw. Ab die Position. Die Anzahl ist unbeschränkt. Hierzu kann man bei vielen Dateinamen im Listview auch die Anzeige auf Liste umstellen.

2. Jetzt wird einfach die gescannte Datei ausgwählt und auf den Wunschnamen fallen gelassen (Drag&Drop). Dabei wird der jeweilige Wunschname bei der Drag&Drop-Aktion automatisch aktiviert.

3. Hat man einen vollen Scanorder, dann kann für jeden Mandanten die Ablage in einem "Tmp"-Ordner ablegen. Dazu ist einfach der Counter hochzusetzen. Diese Tmp-Ordner werden bei Programmbeendigung automatisch auf Inhalt geprüft. Sollte sich noch eine Datei im Tmp-Ordner befinden, wird eine Meldung ausgeworfen. Sind alle Tmp-Ordner leer, werden diese automatisch gelöscht.

4. Jede Datei erhält automatisch zusätzlich die gewünschte Jahreszahl. Die ist auch einfach umzustellen.

Leider ist die DokOrg-Datenablagestruktur geradezu grotesk, so dass viele Informationen mit im Ablagename mit aufgenommen werden muss. So kennt DokOrg lediglich zwei Registerstufen. Bei meinem alten DokMa war die Struktur unendlich tief, so dass über die Ablagestruktur schon alle wichtigen Meta-Daten enthalten waren.

Beispiel:

10000 (MdNr)

|--ESt

|--USt

|--Grundstück

       |--Werner-Siemens-Allee

       |--Max-Meier-Str.

                |--2017

                      |--[....]

                |--2016

Jetzt würde einfach eine Verwalterabrechnung in das Jahr 2017 für das Grundstück Max-Meier-Str. abelegt werden. Als Dateiname reicht dabei völlig "Max-Meier-Str.". Keine weiteren zusätzlichen Attribute wie Jahr etc.

Wird der Zweig 2017 für Max-Meier-Str. aufgemacht, sieht man auch nur diese Dokumente für dieses Grundstück.

Über die DATEV-Anzeige muss ich mich nun nicht extra auslassen oder? Das ist lediglich eine Scheune, wo ich einfach alles reinschmeiße, und jetzt muss ich alles ausgiebig ettikettieren.

In meine Beispiel:

Dateiname: Verwalterabrechnung Max-Meier-Str. 2017

Bei vielen Grundstücken, und ich habe Mandanten mit 10 und mehr, wird diese Art der Ablagestruktur nicht nur unübersichtlich, ich muss mir auch noch die Finger wundschreiben.

Gruß A. Martens

P.S.

Aber jetzt kann ich wenigstens, dank hilfe dieses Forums, die Belege mit dem Buchungsatz verknüpfen. Das wird es z. T. dann auch wieder etwas einfacher machen.

P.P.S.

Das Tool könnte man sogar noch ganz einfach in eine Mandantenversion erweitern. Das habe ich aber bisher nicht als nötig erachtet.

[#8]

Warum kann man eigentlich nicht mehrere Dokumente auf einmal trennen?

[#9]

Weil DATEV unfähig ist?