DATEV DMS Massenindizierung, Feld "Beschreibung" möglich?

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Wir haben im Ablage-Knigge einige Änderungen vorgenommen.

Frage:

Kann ich (wie im alten DMS classic) irgendwo eine Massenindizierung vornehmen und dabei auch das Feld "Beschreibung" in einem Schwung ändern? 

Man kann zwar mehrere Doks auswählen und über Eigenschaften den Ablageort etc. ändern, allerdings ist das Feld Beschreibung ausgegraut....

Danke für eine kurze Info.

MfG 

Nicole Sommer 

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Weil es Dokumente über verschiedene Dokumentenklassen hinweg sind? Markiert man ein Dokument und/oder einen Beleg und/oder Notiz, kann man in Masse meist fast nichts damit tun. 

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@nsommer,

Massenindexierung für eine Dokumentenklasse und das Ändern der Beschreibung ist generell möglich. 

wie aber bereits metalposaunist geschrieben hat:

Wenn Sie Dokumente Massenindexieren wollen ist es wichtig vorher alle Dokumente unter einer Dokumentenklasse zu sortieren.

Am einfachsten unter der Detailsuche nach Dokumentklasse Dokument oder Beleg sortieren und danach über die Eigenschaften die markierten Dokumente Beschreibung ändern.

Viele Grüße aus Nürnberg

Anton Friesen
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Hallo @Anton_Friesen,

ich finden meinen Beitrag nicht mehr aber ist das Handling verbessert worden? Irgendwo hatte ich mal aufgeschrieben, dass es bei einer Vielzahl an Dokumenten samt der 3 Klassen ein Graus ist, Daten in Masse zu ändern, weil sich DATEV DMS kein bisschen an Windows /Excel Tastaturkürzel hält.

STRG+A und STRG+Pfeiltasten und Co. klappt alles nicht mit Gruppierungen meiner Meinung nach. Aber vielleicht darf man nicht gruppieren, sondern muss die Detailsuche nutzen. 

EDITH: Okay. Dann habe ich eventuell DATEV falsch bedient 🤔. Logisch ist es aber mit Gruppierungen immer noch nicht. Und man findet alles wieder 😎: unerwartetes Programmverhalten abstellen

[#5 · Accepted solution]

Morgen @metalposaunist,

es kommt darauf an was massenindexiert werden sollen. Bei dem Beispiel von nsommer sollte die Indexierung kein Problem darstellen.

Wenn man z.B. mehrere Dokumente um-indexieren will die unterschiedliche Knigge Einträge hinterlegt haben sperrt sich hier das Auswahlfeld Ablage-Knigge.

Was meinen Sie mit Gruppierungen? STRG+A markiert ja alle Dokumente in der Ansicht. Wenn die Dokumente dieselbe Klasse haben sollte man auch hier über die Eigenschaften eine Massenindexierung vornehmen können.

Die Detailsuche empfehle ich selbst gerne weil viele nicht wissen, dass man unterschiedliche Dokumentklassen beim indexieren nicht mischen darf.

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@Anton_Friesen schrieb:

Was meinen Sie mit Gruppierungen? STRG+A markiert ja alle Dokumente in der Ansicht. 

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Beispiel: Ich will alle Dokumente von Mandant A auf B umziehen. Also DATEV DMS > Mandant suchen; es werden alle Dokumente aller Klassen angezeigt. Dann Haken bei Gruppierung setzen > Dokumentenklasse rein ziehen und dann hat man die 3 Klassen. Wähle ich jetzt STRG+A, markiert DATEV aber nach wie vor alle Dokumente aller Klassen, auch wen man nur 1 von 3 ausgeklappt hat. DATEV markiert also optisch nicht sichtbar auch alle Dokumente der anderen 2 Klassen. 

Aber ich arbeite dann wohl falsch und muss via Detailsuche solch eine Umstellung machen. 

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@Anton_Friesen schrieb:

dass man unterschiedliche Dokumentklassen beim indexieren nicht mischen darf.

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Warum eigentlich? DATEV DMS scheint also nicht so schlau zu sein und zu merken: oh, alles exakt 1 Mandant. Warum kann man in so einem Fall nicht alles mit 1 Rutsch auf Mandant B schieben? Warum ist das Feld "Mandant" ausgegraut, wenn man aber nur 1 markiert hat? Warum sperren die Dokumentenklassen das Feld Mandant? 

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@metalposaunist 

bei der Gruppierung ist es leider tatsächlich so das er alles in der Ansicht markiert. Hier müsste man über die Detailsuche arbeiten und die Dokumentklasse vor belegen. 

Mischung der Dokumentklassen

Es werden zum Beispiel unter Dokumente und Belege unterschiedliche Feld-Gruppen aktiv, daher ist ein gesammeltes Indexieren beider Klassen in einem Rutsch nicht möglich. Muss deswegen in zwei Schritten geschehen.

(unterschiedliche Feldgruppen = unterschiedliche Spalten in der Trefferliste bzw. in der SQL-DB)

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Ich habe hier aktuell ein kleines Problem mit der Massenindexierung:

Über das Programm Marketing wurden 450 Dokumente in DMS abgelegt bei denen die Beschreibung ergänzt werden muss. Die Dokumente sind alle innerhalb derselber Dokumentenklasse (Dokument) und die Beschreibung wurde anhand der Vorlage aus der Vorlagenverwaltung vergeben.

Gehe ich bei einem der Dokumente auf RMT - Eigenschaften, so kann ich die Beschreibung editieren. Markiere ich jedoch zwei oder mehr ist das Feld ausgegraut. 

Wie kann ich hier massenweise die Beschreibung ergänzen, 450x will ich das definitiv nicht tun...

 

vs. 

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Hallo,

wenn ich Dokument 1006699 richtig interpretiere geht das schlichtweg nicht:

Wenn Sie die Eigenschaften mehrerer bereits abgelegter Dokumente gleichzeitig bearbeiten wollen, markieren Sie die Dokumente und öffnen Sie dann die Eigenschaften. Dies ist nur für Dokumente derselben Dokumentklasse möglich. Wenn Sie DATEV DMS einsetzen: Die Felder Ablage-Knigge und Ergänzung können nicht in mehreren Dokumenten gleichzeitig geändert werden.

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DAS ist aber schlecht... warum programmiert man das so? 🤔 Gibt es dafür einen Grund?

[#11]

Guten Tag,

ich sehe den Grund in einer fehlender oder schwachen Funktionskontrolle der Softwareentwicklung in Kombination mit einem Unwillen, solche Dinge zu beheben.

Der Zustand ist bei den fortlaufenden Optimierungen des Systems. 

Unverständlich ist, dass die Programmverantwortlichen dies so frei gegeben haben und keinen Anlass zur Änderung sehen.

Ein besonderes Highlight ist die Telefonnotiz, überaus krude konstruiert und dann noch als besondere Dokumentklasse eingeordnet. 

Was auch interessant ist, dass Änderungen an Dokumenten, die mit einer Knigge abgelegt wurden, im Änderungsprozess einen Zwangspostausgang einfordern, der unlogisch ist und auch in der Einrichtung keine Ursache haben kann. 

[#12]

Hallo Community, 

ich habe gerade etwas nachgeforscht. 
Uns liegt zu der Thematik ein Wunsch vor, bei dem es allerdings aktuell keine Maßnahmen geben wird. 

Grund hierfür ist folgender: 

Dass bei der Mehrfachselektion von Dokumenten mit Ablage-Knigge der Knigge & auch das Ergänzungsfeld ausgegraut sind, ist "works as designed". 

Wenn man die Ergänzung ändern würde, müsste hier mindestens die Beschreibung geändert werden und evtl. hängen dann noch andere Eigenschaften dran. 

Am Ende ist dann ein Ablage-Knigge hinterlegt, die gesetzten Eigenschaften entsprechen dann aber nicht mehr der ursprünglichen Definition des Knigges. 

Viele Grüße aus Nürnberg


Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#13]

Wäre dann nicht eine "Ich ändere den Knigge-Eintrag und bekomme einen Button mit dem ich die damit abgelegten Dokumente ändern (also nachziehen) kann wenn ich das will" - Button nicht hilfreich?

Dann ist der Knigge-Eintrag ggf. korrigiert und die Dokumente (und damit dann deren Beschreibung) auch... und wenn ich die Änderung für die bisher mit dem Knigge-Eintrag abgelegten Dokumente nicht ändern will, dann klicke ich den Button eben nicht...?

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@Florian_Brett schrieb:

Wäre dann nicht eine "Ich ändere den Knigge-Eintrag und bekomme einen Button mit dem ich die damit abgelegten Dokumente ändern (also nachziehen) kann wenn ich das will" - Button nicht hilfreich?

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Nehme ich gerne 👍. Dann müsste nur eine Verbindung zwischen Knigge und dem Dokument herrschen. Ist das in jedem Fall der Fall? 

[#15]

so verstehe ich diesen Satz:

"Am Ende ist dann ein Ablage-Knigge hinterlegt, die gesetzten Eigenschaften entsprechen dann aber nicht mehr der ursprünglichen Definition des Knigges. "

Wenn es keine Knigge <-> Dokument Verbindung gibt, dann wäre es ja nicht nötig die Felder auszugrauen?

[#16]

Sehr geehrte Frau Schlee,

es funktioniert wie konstruiert, nur ist die Konstruktion für den Kunden wenig geeignet. Anlass, das Konstrukt zu überdenken sieht man nicht. Das sind keine guten Nachrichten. 

Die ganze Knigge-Konstruktion scheint von Fehlern und Unzulänglichkeiten durchzogen zu sein, die immer wieder stören:

• Kniggeeinträge sind unauffindbar: Z.B. der Kniggeeintrag "EÜR" (soweit mir bekannt ein Datev-Standarteintrag) wird bei der Dokumentablage nicht gefunden. Ist sein langer Zeit so, ist gemeldet, wird nicht behoben.
• Werden kniggebehaftete Dokumente in den Eigenschaften verändert, werden unsinnige Postausgangsdaten zwingend eingefordert, speichern sonst nicht möglich.

Das Produkt soll das Genossenschaftsmitglied unterstützen, nicht behindern. 

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Hallo @Florian_Brett 

eventuell wäre das doch eine DATEV Idea 💡 wert? 😊

Viele Grüße aus Nürnberg


Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#18]

Hallo @Nina_Schlee ,

ich greife das Thema hier nochmal auf. Ich möchte bei uns bei vielen Dokumenten den Ablageort (Ordner + Register) ändern.

In bin mal im Lohn angefangen und habe 14244 Treffer.

Im Moment dauert ein Eintrag so 0,5 bis 1 Sekunde, ist das der Normalfall?

Dann blockiere ich mein System ja hier für geschätzt 4 Stunden. 

Und die Bereiche Fibu, JA, Steuern.... kommen erst noch.

Oder ist für meine Menge an Daten schon ein anderer Weg vorgesehen?

Mit freundlichen Grüßen
Marco Hüwe

[#19]

Hallo @marcohüwe,

in dem Screenshot sind über 14.000 Dokumente markiert. Das ist vielleicht doch ein wenig zu viel.

Eventuell die Dokumente nochmal selektieren und dann erneut anstoßen oder über einen Nachtlauf alle auf einmal anstoßen. 

Viele Grüße aus Nürnberg

Anton Friesen
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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@Nina_Schlee  schrieb:

Hallo Community, 

ich habe gerade etwas nachgeforscht. 
Uns liegt zu der Thematik ein Wunsch vor, bei dem es allerdings aktuell keine Maßnahmen geben wird. 

Grund hierfür ist folgender: 

Dass bei der Mehrfachselektion von Dokumenten mit Ablage-Knigge der Knigge & auch das Ergänzungsfeld ausgegraut sind, ist "works as designed". 

Hallo @Nina_Schlee und @Anton_Friesen,

ich war bisher mit der Thematik im DMS "neu" nicht konfroniert, kenne das System nur noch aus DMS classic - welchem ich jetzt an dieser Stelle ehrlich nachtrauere.

Was soll bitte "works as designed" heißen? Dann muss ich sagen: der "Designer" war offenbar schwach auf der Brust.

Wir haben unseren Ablage-Knigge runderneuert und würden gerne einige veraltete Einträge loswerden - zuvor die Dokumente aber gerne mit der korrekten Beschreibung versehen (sonst wird es ungewollt dazu führen, dass die Kollegen bei der künftigen Ablage sagen "oh, muss ich wohl per Hand eintragen und den Knigge ignorieren".

Im DMS classic war dies ohne große Probleme möglich. Das war vielleicht nicht schön "designed". Aber es hat "geworked".