Ist DATEV Meine Steuern revisionssicher?

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Liebe DATEV,

lieber @Florian_Preis 

wir stellen uns gerade die Frage, ob DATEV Meine Steuern eigentlich revisionssicher ist? Das wäre ja eine der Voraussetzungen dafür, dass der Mandant die Originalbelege nach dem Digitalisieren und Hochladen vernichten dürfte, sofern eine originäre Aufbewahrungspflicht besteht.

Ich ging bislang nicht davon aus, dass DATEV Meine Steuern diese Anforderung erfüllt. Bei meinen Recherchen zu dieser Frage stolperte ich über den Artikel eines Berufskollegen auf dessen Webseite, der mich dann doch etwas stutzig machte:

Quelle: https://mhp-kanzlei.de/leistungen/digitalisierung-und-it-beratung/datev-meine-steuern/

Sollte dies zutreffen, wäre das natürlich ein echter (weiterer) Vorteil für den Mandanten und könnte von uns Beratern aktiv so beworben werden.

Daher würde ich mich um eine Klarstellung von offizieller Seite freuen.

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Bin mal gespannt was die Datev hierzu schreibt. 

Ich denke der Kollege ist über das Ziel hinausgeschossen. 

Nach der Beschreibung von Datev kann es auch nicht revisionssicher sein, da der Mandant Belege wieder löschen kann. Revisionssicher hieße dann ja Versionierung der Belege und eben kein löschen mehr möglich. 

Inwiefern die Belegablage in meine Steuern überhaupt revisionssicher sein muss oder sollte lässt sich trefflich diskutieren. Es gibt zwar die Belegvorhaltepflicht aber ich denke hier muss um die dokumentenechtheit gehen und nicht um revisionssicher. 

Allerdings wäre das im Zweifel für die Datev ein cash cow, denn durch die Revsisonssicherheit würde das Speichervolumen in kürzester Zeit dramatisch steigen, da ja jedes Mal wenn Stb oder Mandant Beleg öffnet eine neue Datei entsteht. 

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Hallo Herr Herrmann ( @Alexander_Herrmann ),

vielleicht kann Frau Lea Dürr ( @mhp ) mehr dazu sagen, ob die Revisionssicherheit gegeben ist oder nur vermutet wird.

Die reine Speicherung von Belegen würde ich jetzt auch nicht mit Revisionssicherheit gleichsetzen.

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Hallo @Alexander_Herrmann  hallo Community,

zu diesem Thema hat sich bereits eine spannende Diskussion ergeben. Wir möchten dazu auch gerne Stellung beziehen, auch wenn es leider keine einheitliche Definition für Revisionssicherheit gibt.

Zunächst einmal ist festzuhalten, dass Meine Steuern geeignet ist, den Anwender in der revisionssicheren Arbeit und bei der Einhaltung der Ordnungsmäßigkeitsanforderungen zu unterstützen, damit dieser die rechtlichen Rahmenbedingungen, die sich aus dem HGB, der AO und den GoBD ergeben, erfüllen kann.

Meine Steuern unterstützt im aktuellen Umfang:
• Hochladen und speichern der Belege in der DATEV Cloud
• Erneutes Herunterladen der gespeicherten Belege
• Löschen der Belege durch Administrator der Kanzlei
• Löschen der Belege durch Mandanten, wenn keine steuerliche Würdigung der Kanzlei getroffen wurde
• Protokollierung der Löschung von Dokumenten
• Neu hinzukommen wird bald: 2-stufiges Löschen über Rechte in der Rechteverwaltung online

Hierzu gelten die Ausführungen in der Leistungsbeschreibung von Meine Steuern
https://www.datev.de/dnlexom/client/app/index.html#/document/0904350

Auf was kommt es Ihnen im Hinblick auf Revisionssicherheit an? Vermissen Sie etwas am derzeitigen Funktionsumfang (s. obige Auflistung)?

Keine Voraussetzung für Revisionssicherheit ist beispielsweise das von Ihnen angesprochene Ersetzende Scannen, wonach unter bestimmten Voraussetzungen Originalbelege vernichtet werden können. Die Voraussetzungen hierfür (Verfahrensdokumentation, etc.) sind alleine mit Meine Steuern jedoch nicht erfüllt. Allerdings ist es gegebenenfalls möglich durch eigene, kanzleiinterne Prozesse und eine eingehende Prüfung, dies für die Kanzlei sicherzustellen. Nähere Informationen dazu finden Sie unter datev.de/ersetzendes-scannen.

Ebenso setzt die Revisionssicherheit eines Systems nicht voraus, dass gar nicht gelöscht werden dürfte. Die Löschung der hochgeladenen Belege liegt vielmehr in der Hoheit des Nutzers. Der Administrator der Kanzlei kann Belege auch löschen, wenn diese bereits zugeordnet wurden, auch vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist. DATEV ist in diesem Sinne nur Auftragsverarbeiter und kann gar nicht genau bestimmen, wie lange die Aufbewahrungsfrist im Einzelfall läuft. Verantwortlich für die Einhaltung der Ordnungsmäßigkeit ist immer der jeweilige Nutzer, ein System kann hierbei lediglich den passenden Rahmen bieten. Revisionssicherheit setzt ferner auch nicht voraus, dass beim bloßen Öffnen eines Belegs ohne weitere Veränderung eine neue Datei bzw. neue Dateiversion erzeugt werden müsste.

Noch ein Satz zu der ebenfalls in diesem Thread angesprochenen Belegvorhaltepflicht seit VZ 2017: Diese ist durch den Steuerpflichtigen zu erfüllen, da es hierbei ja um den Originalbeleg geht. Ein Digitalisat, das in Meine Steuern gespeichert ist, kann selbstverständlich zur Vorlage bei Finanzamt verwendet werden. Die Anerkennung dieses Dokuments durch das Finanzamt liegt in deren Ermessen. Es kann in Einzelfällen auch das Originaldokument angefordert werden.

Mit freundlichen Grüßen

Florian Preis

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Hallo Community,

wie wir festgestellt haben, wurde unser Mandanten-Merkblatt für DATEV Meine Steuern als „Referenz“ im Chat verwendet. Ob diese Aussage so valide für „jeden“ ist, muss bitte jeder für sich beurteilen. Wir für uns vertreten diese Auffassung, bzw. reagieren wenig verständnisvoll, wenn „Belege in Papierform“ vorgehalten sollen. Das erinnert uns sehr an Vollmacht, die im Original der Verwaltung vorgelegt werden sollen, gleichwohl diese nach Erhalt hier im DATEV DMS revisionssicher abgelegt werden. Glücklicherweise ist das ja nun in der AO geregelt.

Zum Thema.

Da uns Mandanten gezielt gefragt haben (wir uns übrigens noch viel mehr), ob sie Belege nach dem Hochladen in DATEV Meine Steuern vernichten können, standen wir bereits im Frühjahr 2022 zu dieser Frage mit DATEV in Kontakt.

Zunächst wurde uns vom Teamservice mitgeteilt, dass der Mandant in jedem Fall die Papierbelege aufbewahren soll, da DATEV Meine Steuern nicht revisionssicher und das auch nicht das Ziel der DATEV sei.

Mit dieser für uns inakzeptablen Auskunft haben wir uns an den Vorstand der DATEV gewandt, da diese Aussage für uns doch recht rückschrittlich erschien. Wir bewerben DATEV Meine Steuern bei unseren Mandanten als weiteren Baustein in unserer (ausschließlich) digitalen Arbeitsweise. Die Mandanten stellen alle Unterlagen digital zur Verfügung, wir arbeiten und kommunizieren sowohl mit den Mandanten als auch mit dem Finanzamt digital, aber die Belege sollen bitte in Papierform vom Mandanten zu Hause im Ordner aufbewahrt werden. Das kann nicht Sinne des Betrachters liegen. Wir bzw. unsere Mandanten bezahlen nicht für Software und den Leitzordner.

Vom DATEV Vorstand haben wir im April im Wesentlichen die Antwort erhalten, die Herr Preis am 23.06.2022 im Forum eingestellt hat.

Es gilt aus „unserer“ Sicht in jedem Fall, dass

• die Mandanten Belege, die von uns in der Steuererklärung verarbeitet wurden, nicht löschen können.

• Zudem hat uns DATEV im März auf Nachfrage mitgeteilt, dass beim Inaktivsetzen eines Mandanten die Belege im Rechenzentrum gespeichert seien, solange der Einkommensteuerbestand im Rechenzentrum verbleibt.

• Auch bei einer Mandantenübertragung zu einem anderen Steuerberater kann der Bestand wie andere Bestände übertragen werden, da die Belege im ESt-Bestand im Rechenzentrum liegen.

• Die Löschung von Dokumenten durch die Kanzlei wird zudem protokolliert und es kann nachvollzogen werden, wer wann welches Dokument gelöscht hat.

Diese Informationen bzw. die Texte unserer Homepage werden zur Zeit aufgrund der aktuellen Neuerungen in DATEV Meine Steuern angepasst, was das Bereitstellen von Steuererklärungen und Steuerbescheiden durch die Kanzlei betrifft. Aber das möge jeder für sich beurteilen. Wichtig ist vielmehr, dass uns DATEV solide und revisionssichere „Belegverarbeitungssystem“ an die Hand gibt.

Mit besten Grüßen

MHP, Carolin Hübsch (Steuerberaterin und Leiterin der EST Abteilung) und Steffen Hort (Partner und zuständig für die DATEV Strategie in der Kanzlei)

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@Knapp schrieb:

die Mandanten Belege, die von uns in der Steuererklärung verarbeitet wurden, nicht löschen können.

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Stimmt. Was macht das Mandat aber, wenn es wie vereinbart die originalen Belege vernichtet; man in der Kanzlei aber aus den vielen Uploads nur ein paar braucht? Ich selber weiß nicht, was das FA für Belege braucht und welche nicht. Also darf die Kanzlei dann keine nicht-verwertbaren Belege löschen? Denke, da wird bei einigen mit der Zeit mehr Datenmüll entstehen als vom FA nutzbar. 

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@Knapp schrieb:

Zudem hat uns DATEV im März auf Nachfrage mitgeteilt, dass beim Inaktivsetzen eines Mandanten die Belege im Rechenzentrum gespeichert seien, solange der Einkommensteuerbestand im Rechenzentrum verbleibt.

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Auch richtig und dann dort monatlich Geld kosten; auch wenn es die Mandanten gar nicht mehr gibt? Ja, alles Peanuts aber auch die machen in Summe viel aus 😉. Wenn DATEV die dort kostenlos archivieren würde für den Fall aber wir haben unsere DATEV Rechnung mal auf Leichen geprüft und das Geld danach eingesammelt 💵. Wird mit meineSteuern nicht anders sein. Lohndaten älter als 14J bepreist DATEV seit gestern auch.

Und selbst wenn man löschen möchte, weil es Fristen von 10J (?) gibt, muss man das dann manuell by Hand 🤚  machen. Hier gibt uns DATEV keine smarten Regeln an die Hand: Lösche nach 10J raus. MS Teams kann das. 

Hinzu kommt die Usability, die eher so lala ist: Meine Steuern: Neues Design 28.07.2022: DATEVKLOPSE

Fühlt sich alles nicht rund an. Da würde ich lieber auf OneDrive setzen. Hat auch eine Revision an Board. 

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@metalposaunist 

Angeblich soll ja DMS neu revisionssicher sein. Bei dieser Diskussion hier bin ich mir da plötzlich nicht mehr sicher.

Wie viele Dokumentenspeicher gibt es eigentlich inzwischen in der DATEV Welt? Können die nicht ordentlich miteinander reden?

Wenn nicht, dann ist das doch im Handling eher suboptimal.

DATEV - Die Denksportstätte

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@einmalnoch schrieb:

Angeblich soll ja DMS neu revisionssicher sein.

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Hm. Also ich habe bisher nur 1x die Revision in DATEV DMS genutzt. Klappt 👍. Ich konnte den alten Stand wieder holen.  

Wobei man im Sharepoint und OneDrive sicher mit Compliance Regeln auch sagen kann: Papierkorb nutzen und nach 14J die Daten dort automatisiert löschen. Ist nur eine Vermutung. Vorstellen kann ich's mir. 

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@einmalnoch schrieb:

Wie viele Dokumentenspeicher gibt es eigentlich inzwischen in der DATEV Welt? Können die nicht ordentlich miteinander reden?

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Cloud und on-premise Problem. So, als wenn personio mit Microsoft Word x86 sprechen müsste. Wird technisch auch nicht so einfach und macht auch keinen Sinn. Etwaige Lösung: Microsoft Word im Browser. Läuft. DATEV DMS im Browser gibt es noch nicht; kommt wohl auch erst 202X, wenn man die 2 noch halten kann.  

Und selbst wenn ich von Peanuts sprach: Die verwaisten REWE und RZ-Bankinfo und selbst die 60ct für Lohndaten machten bei uns einen nicht unerheblichen Betrag pro Monat aus. Und da sind die Steuer-RZ-Daten ebenso "teuer". Ist ja alles nicht schlimm, wenn es ein Konzept gäbe, wie man in 202X damit arbeitet aka automatisiert löscht anstatt bis 202X jede Menge an Daten anzuhäufen, die man dann manuell wieder löschen muss. So klappt das in 203X nicht und dann kommt die DSGVO und sagt: wir müssen aber löschen. Ja, viel Spaß ... 

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@metalposaunist 

Nein, die Speicher sind kein Problem von Cloud und on premises. Wir hatten hier doch die Problematik der digitalen Personalakte, die läuft in der Cloud. Meine Steuern läuft in der Cloud. Ich sitze im Office, wo auch immer. Und genau in meinem Office müssen die Informationen sicher und schnell erreichbar sein.

Worin liegt denn der Witz eines Dokumenten Management Systems wenn ich dort nicht alle Informationen erhalte, die ich für meine Arbeit benötige? Meine Arbeit ist doch keine Interpretation eines Wimmelbildes, ach schau mal hier, ein Gänseblümchen, wie süß. Die Zei kann ich mir mit Kleinkindern nehmen, aber doch nicht in der produktiven Arbeit.

Und dann zu OneDrive und Co., meinetwegen als Abwurfplatz für die Dokumente einer Privatperson oder auch als Zwischenspeicher für ein Team geeignet, am Ende muss das Dokument schnell und sicher gefunden werden. Da kommt dann ein DMS ins Spiel, das kann das nämlich automatisch - wenn es nicht von DATEV kaputtdesignt wurde.

Das DAEV Rechenzentrum könnte der richtige Ort für meine (!) Daten sein, wenn DATEV das System am Nutzer ausgerichtet hätte. Hat DATEV nicht, das System hinter den verschiedenen Datenspeichern hat sich mir, außer dem Vendor Lock In, nicht erschlossen.

Damit bleibt MeineSteuern das, was es ist. Ein Datenabwurfplatz zum Austausch, mehr nicht.

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Danke! Sehe ich alles ähnlich 👍. 

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@einmalnoch schrieb:

Damit bleibt MeineSteuern das, was es ist. Ein Datenabwurfplatz zum Austausch, mehr nicht.

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Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut. Aber das ist schon länger her. Hier muss DATEV technisch schnellstmöglich aufholen, damit es rund ⭕ und ein Erlebnis wird 🙌. Bis dahin warten wir noch ab, was sich denn wie tut und wie der finale, smarte, automatisierte Workflow aussieht. 

Leider habe ich mittlerweile den Glauben verloren, dass wir es bis dahin schaffen. Wir werden noch immer die Maus tot ☠️ klicken und Dinge manuell bestätigen müssen, die wir gar nicht bestätigen wollen, weil der Workflow klar und deutlich ist. Bis wir die ganze DATEV mit allen "Abteilungen" an diesem Punkt haben - das dauert noch. Noch immer ist "das Kredo" der DATEV die Maus 🖱, Klicks, manuell und Handarbeit. 

Dass das in 2022 längst überholt ist und wir dahin denken müssen, weil wir kein Personal bekommen und wenn, dann auch nicht zu viel Zeit für extra Wege haben ... 

Die Technologie ist da 🤓. Man muss sie nur sinnstiftend nutzen 🤗. 

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Nach meinem Verständnis hat "revisionssicher" und "Vernichten des Originals" nicht unbedingt einen natürlichen  Zusammenhang.

"Vernichten des Original" ist nur zulässig, sofern alle gesetzlichen Voraussetzungen des ersetzenden Scannens erfüllt werden. Diese Voraussetzungen sind enorm hoch. 

Auf der Webseite zu behaupten, der Mandant könne die Originalunterlagen vernichten, halte ich für eine enorme Haftungsfalle und käme nicht auf die Idee eine solch absolute Behauptung aufzustellen.

Mandant lädt einen gescannten Mietvertrag oder den notariellen KV hoch und schreddert diesen anschließend (möglicherweise fehlt im Scan dann auch noch eine Seite) - wohl keine gute Idee und der Ärger ist vorprogrammiert.

Aber warum nicht mutig voran? Ich hätte da arge Bedenken (bin aber schon etwas älter). 

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Wir halten es für zielführender Lösungen zu suchen und zu finden, die nur den „einen Weg“ gewährleisten. Dogmatisch nicht praxistauglichen Ansätzen, auch der Finanzverwaltung, zu folgen ist nicht unser Focus. Es bleibt wie bereits mitgeteilt jeder Kanzlei unbenommen, digitale und Papierdokumente aufzubewahren. Den gleichen Weg gehen wir im Übrigen auch im betrieblichen Rechnungswesen, eine Verfahrensdokumentation ist natürlich Voraussetzung.

Die Community soll doch nach unserem Verständnis dafür sorgen mit unserem Partner DATEV uns über moderne Wege auszutauschen und Denkanstöße zu geben. Wie wir dabei unsere Homepage und Aussagen gestalten, ist allein unsere Angelegenheit.

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"Wie wir dabei unsere Homepage und Aussagen gestalten, ist allein unsere Angelegenheit."

Das stimmt natürlich! Ich dachte hier geht es um einen Austausch und dem Einfangen anderer Meinungen und Erfahrungen, wenn einem das egal ist, ist das eben so.  

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@Knapp schrieb:

Die Community soll doch nach unserem Verständnis dafür sorgen mit unserem Partner DATEV uns über moderne Wege auszutauschen und Denkanstöße zu geben.

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Stimmt. Schade, dass ich dann keine Antwort auf meine Frage erhalten habe, wie es in der Praxis dann schlussendlich aussieht 😕, wenn Sie es so pragmatisch umsetzen. 

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@metalposaunist schrieb:

Was macht das Mandat aber, wenn es wie vereinbart die originalen Belege vernichtet; man in der Kanzlei aber aus den vielen Uploads nur ein paar braucht? Ich selber weiß nicht, was das FA für Belege braucht und welche nicht. Also darf die Kanzlei dann keine nicht-verwertbaren Belege löschen?

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@Florian_Preis  schrieb:

Zunächst einmal ist festzuhalten, dass Meine Steuern geeignet ist, den Anwender in der revisionssicheren Arbeit und bei der Einhaltung der Ordnungsmäßigkeitsanforderungen zu unterstützen, damit dieser die rechtlichen Rahmenbedingungen, die sich aus dem HGB, der AO und den GoBD ergeben, erfüllen kann.

Ich habe beim DATEV Teamservice angefragt, ob von DATEV meine Auffassung geteilt wird, dass DATEV Meine Steuern nicht revisionssicher wäre, da Veränderungen nicht durchgängig für die Dauer der Aufbewahrungsfrist protokolliert werden (Löschung nach 30 Tagen Datenschutz-Steckbrief DATEV Meine Steuern - DATEV Hilfe-Center). Daraufhin wurde auf obiges Zitat von Herrn Preis verwiesen.

Das bedeutet, dass DAETV Meine Steuern als revisionssicher ansieht und man sich auf diese Aussage verlassen kann.

Ich habe bzgl. reinen XML-Dateien gefragt, die aktuell nicht von Meine Steuern verarbeitet werden können. Dazu hieß es, dass diese Funktion noch kommen wird.

Für VuV Mandanten könne man entweder mit dem revisionssicheren Meine Steuern arbeiten oder mit der neuen Lösung DATEV Vermietung und Verpachtung in Kombination mit DATEV Unternehmen online (Belege online).

Von daher, alles top.