DMS-Belegverknüpfung mit Steuerprogrammen / DATEV Meine Steuern

[#1]

Hallo community,

mir ist bei den Service-Releases folgende (m.E. gute) Neuerung aufgefallen: "Digitale Belege aus dem Online-Portal DATEV Meine Steuern und aus DATEV DMS können mit Eingabefeldern in der Einkommensteuererklärung verknüpft werden."

Gilt dies auch für das alte DATEV-Saperion-DMS?

Die links aus/zu dem Service-Release bringen mich leider nicht sehr viel weiter:

[#2]

Guten Tag,

der Link sollte mittlerweile funktionieren. Eine Rückfrage in der Entwicklung hat ergeben, dass wir davon ausgehen, dass die Anbindung auch mit dem DATEV-Saperion-DMS funktionieren sollte.

Eine Anleitung, wie Sie Dokumente aus Ihrem DATEV-DMS Anbinden können finden sie  hier.

Bitte beachten Sie, dass Ihr Mandant dafür erst für DATEV Meine Steuern registriert sein muss. Das ist ab dem 17.10.2019 möglich.

Weitere Informationen dazu finden Sie in diesem Thread.

Mit freundlichen Grüßen

Robin Meyer

DATEV eG

[#3]

Hallo Herr Meyer,

vielen Dank für die Infos. Wir haben bei uns folgende Situation: Der ESt-Mdt reicht seine Belege herein und bei uns in der Kanzlei werden dann diese Beleg gescannt und im DATEV-Saperion-DMS als "Beleg" abgelegt.

Kann ich nun diesen Beleg (aus unserem lokalen DMS) mit einem Feld im Programm ESt (ebenfalls auf unserem Server installiert) verknüpfen, ohne das sich der Mdt vorher in DATEV meine Steuern registriert hat?

Mit freundlichen Grüßen

H.Meyer

[#4]

Guten Morgen,

nein, das ist leider nicht möglich.

Allerdings können Sie Ihren Mandanten für DATEV Meine Steuern registrieren, ohne dass dieser darüber eine Information erhält.

Eine Anleitung dafür finden Sie in diesem Infodokument.

Bestellen Sie in diesem Fall einfach keinen SmartLogin für Ihren Mandanten.

Mit freundlichen Grüßen

Robin Meyer

DATEV eG

[#5]

Guten Morgen,

das finde ich schade!

Ich hatte gehofft, dass diese Funktion nun nach mehreren Wünschen/Jahren (  DMS - Verknüpfung Belege/Dokumente mit Steuerprogrammen?​ ​) im Rahmen von "DATEV Meine Steuern" umgesetzt worden wäre.

Stattdessen muss ich mir ein "zweites Dokumenten/DMS System" in DATEV "Meine Steuern" (parallel zum lokalen vorhandenen DMS System, auch von der Firma DATEV...) anlegen, pflegen, mit Rechten administrieren und wahrscheinlich auch noch extra pro Fall bezahlen. Schade.

Mit freundlichen Grüßen

Henrik Meyer

[#6]

... ich meinte diese Verküpfung: DMS - Verknüpfung Belege/Dokumente mit Steuerprogrammen?​ aus dem Jahr anno 2016..

[#7]

Da sind Sie nicht alleine, DATEV betreibt zur Zeit offen eine Politik die da heißt: Alles ins RZ (äh cloud). Individualität ist nicht mehr gewünscht.

[#8]

Guten Tag,

prinzipiell können Sie Ihr bestehendes DATEV DMS weiterverwenden und müssen sich kein zweites DMS in DATEV Meine Steuern anlegen.
Sie müssen einfach einen Mandanten für DATEV Meine Steuern registrieren (wie gesagt, das geht auch ohne, dass er darüber informiert wird) und können sich dann die Belege, die in Ihrem DATEV DMS aktuell gespeichert sind wie in diesem Infodokument beschrieben anzeigen lassen und diese verknüpfen.

Mit freundlichen Grüßen

Robin Meyer

DATEV eG

[#9]

Darum muss ich ja dann auch einfach doppelt zahlen, einfach doppelte Arbeit leisten. Oder sehe ich das falsch?

[#10]

warum doppelt zahlen? Sind die Kosten denn nicht in der Pauschale für EST-Mandate, die dann ja auch über das "DATEV-Elster-Portal" "geelstert" werden, enthalten? Damit sollten doch die Kosten (die hier nicht genannt werden dürfen) abgegolten sein. Beraternummer (falls nötig) kostet nichts und Smartlogin als Zugangsmedium ist doch auch kostenlos......

ODER?

[#11]

Hallo Herr Hofmeister, schauen Sie mal bitte hier: Aktuelle Informationen zu DATEV Meine Steuern​ Beitrag 3./4..

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Die Preise waren mir geläufig. Danke aber für die Antwort.

"

Steuern und Expertisen – Preisänderung

Preisanpassung zum: 01.01.2020

Erweiterung des E-Steuern-Prozesses um die Leistungskomponente zur Kollaboration Kanzlei-Mandant:

2018: DATEV Meine Steuern

Durch diese Weiterentwicklung erhöht sich die Pauschale für einkommensteuerliche Sachverhalte (Art.-Nr. 21594) zum 01.01.2020....."

[#13]

Hallo Herr Meyer,

ich kann Herrn Hendrik Meyer nur zustimmen. Es will sich mir absolut nicht erschließen, wieso ich Einkommensteuer-Mandanten, mit denen ich nicht über DATEV kommunizieren will, bei DATEV registrieren lassen muss, um Belege, die ich vor Ort in DMS ablege, mit dem Einkommensteuer-Programm, das ich vor Ort im System habe und bearbeite, zu verknüpfen. Da stellen sich mir - zu Zeiten der DSGVO - die Nackenhaare auf (Stichwort: Datensammelwut).

Die Alternative, die ich habe: Entweder die Mandanten zu registrieren oder DATEV Meine Steuern nicht nutzen zu können, obwohl ich mit jeder ab 01.01.2020 übermittelten ESt-Erklärung dafür bezahle.

Zudem: Ich kann doch auch Belege, die ich bei mir in DMS ablege, mit Kanzlei-Rewe verknüpfen ohne dies erst bei DATEV anmelden zu müssen. Wieso diese Unterschiede?

Viele Grüße,

B. Fitschen

[#14]

Klasse Antwort!

Vor allem wird das Programm auch noch als "DIE LÖSUNG" vermarktet!

Man beachte bitte auch den organisatorischen/technischen Aufwand (z.B.  SmartLogin über Unterberaternummer....)

VG, A. Hofmeister

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Das enttäuscht mich auch sehr. Einfach nur kompliziert und praxisfremd gedacht.

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Noch schlimmer ist die Vermutung, dass irgendwann dann mal nochmal an der Preisschraube gedreht werden könnte.

Und die (natürlich unbegründete) Befürchtung der Bepreisung von SmartLogin. Die sicherlich nie eintreten wird. SmartCards waren übrigens auch mal kostenlos......

Sorry. Muss ja nie eintreten....

[#17]

Mal abgesehen davon, dass ich das Verfahren mit der Belegverknüpfung und der Zwangsanmeldung von MeineSteuern ebenfalls nicht nachvollziehen kann.

SmartCards waren übrigens auch mal kostenlos......   

Sind sie doch immer noch: Art.-Nr. 66832!?

[#18]

Hallo Herr Meyer,

ich teste gerade DATEV "Meine Steuern". Unserer Kanzlei schwebt vor das Produkt (zum Großteil) nur intern zu nutzen. Das würde dann so aussehen, dass der ESt-Mandant die Belege einreicht und unsere Mitarbeiter die Belege in DATEV "Meine Steuern" hochladen, um sie anschließend im Programm ESt verknüpfen zu können. Nun bin ich an dem Punkt angelangt, an dem ich eine eigene Unter-Beraternummer für den ESt-Mandanten vergeben muss.

Hierzu meine Frage:

Muss ich nun für alle 100-300 Est-Mandanten, welche nur einmal im Jahr kommen und Ihre Belege vorbei bringen, eine eigene Unter-Beraternummer anlegen? Diese neuen 100-300 neuen Unterberaternummern muss ich dann ja wahrscheinlich auch noch in der Rechtevergabe für jeden einzelnen Mitarbeiter/Mitarbeitergruppe freischalten/sperren sowie in den Stammdaten/Nummernzusammenhang pflegen. Ist dies die Vorgehensweise?

Mit freundlichen Grüßen

H.Meyer

[#19]

Hallo Herr Meyer,

eine Registrierung konnte ich bereits durchführen, mangels fehlender Berechtigung konnte ich die Anwendung selbst noch nicht testen.

Die Hilfe gibt leider wenig her, deswegen wäre mal eine grundsätzliche Aussage hilfreich, ob den für jeden Mandanten jetzt zwingend eine eigene Unter-Beraternummer erforderlich ist. Ich habe keine Lust jetzt mehr als 200 Unter-Beraternummern anzulegen. Zumal bei der Anlage einer neuen Unter-Beraternummer zwingend eine Email-Adresse verlangt wird. Wie ist dann der Programmablauf für einen Rentner-Fall gedacht, der weder Smartphone, noch PC, noch Email-Adresse hat?

Können alle Mandanten einfach über die Kanzlei-Beraternummer registriert werden?

[#20]

Hallo Datev,

kann es wirklich sein, dass die von Herren Meyer und Wenzel befürchte Registrierungsorgie tatsächlich so von der Datev vorgesehen ist? Das würde uns bei über 300 Mandanten, deren Dokumente ausschließlich in der Dokumentenablage gespeicht sind, auch treffen.

Ich verkneife mir bis zu einer Stellungnahme der Datev einen Kommentar.

[#21]

Hallo Herr Wenzel,

das Problem mit der fehlenden Berechtigung hatten wir auch, obwohl die Rechte für alle SmartCards explizit für Meine Steuern freigegeben wurden. Die Lösung war, auch dem jeweiligen Datev-Benutzer die Rechte in der Rechterverwaltung Online für Meine Steuern freizugeben.

Grüße aus Stuttgart

Martin Kramer

[#22]

Ich bin auch auf die Antwort auf diese Frage neugierig.

Eine Unterberaternummer für jeden Einkommensteuermandanten wäre schon sehr unpraktisch.

Mich würde es aber nicht wundern. Ich kenne DATEV inzwischen in solchen Angelegenheiten sehr gut.

Beim Beraterwechsel sollen wir uns dann zukünftig auch mit einem Übertragungsantrag rumschlagen. Wetten? Kostet dann natürlich auch Gebühren beim Übertrag. Wenn nicht jetzt, dann bestimmt schon von DATEV geplant.

Eine Verknüpfung aus dem DMS/Dokumentenkorb ist ein MUSS!

[#23]

...

Eine Unterberaternummer für jeden Einkommensteuermandanten wäre schon sehr unpraktisch.

Das interessiert mich auch. Ein SmartLogin plus Upload Mobil müsste doch ausreichen.

[#24]

zu den Beiträgen 19-22:

Im telefonischen Servicekontakt mit der ESt-Hotline der DATEV hat mir die DATEV-Mitarbeiterin (nach Rücksprach mit einem Kollegen/einer Kollegin) mitgeteilt, dass die Anlage eines "einfachen" ESt-Mandanten unter der eigenen Hauptberaternummer nicht vorgesehen ist. Es soll eine eigene Unterbaraternummer beantragt werden.

Ergänzung vom 23.10.2019:

Mir hat dies Thema keine Ruhe gelassen und ich habe mich nochmals an die Hotline "Rechtverwaltung online" gewendet, weil mir nicht klar war, warum die DATEV die Anlage eines ESt-Mandanten unter der eigenen Hauptberaternummer nicht empfielt. Nach vielen Nachfragen wurde ich dann von der ESt-Hotline zurückgerufen. Hier wurde mir von einer Mitarbeiterin mitgeteilt, das die Anlage eines ESt-Mandanten unter der eigenen Hauptberaternummer auch funktioniert. "Man solle aber aufpassen, dass ggf. andere Mandanten mit smartlogin, welche ggf. auch unter der Hauptberaternummer geführt werden, nur für ihre Mdt.nr. freigeschaltet sind und nicht für einen ESt Mandanten...."

[#25]

@Datev

Das ist jetzt nicht euer Ernst?

Sollen wir alle jetzt hunderte Unterberater anlegen und die Einkommensteuerprogramme ALLE umspeichern damit die E Pauschale nicht doppelt berechnet werden?

[#26]

...

Eine Unterberaternummer für jeden Einkommensteuermandanten wäre schon sehr unpraktisch.

Das interessiert mich auch. Ein SmartLogin plus Upload Mobil müsste doch ausreichen.

Dies wurde auf dem Admin-Workshop in Köln ebenfalls thematisiert.

Gem. den aktuellen Regularien/Abhängigkeiten ist das so. Um dies zu vermeiden müsste der Prozess "Mandanten-SmartCard" oder "Mandanten-SmartLogin" entsprechend von einer mandantengenutzten Beraternummer entkoppelt werden. Ist aber derzeit nicht vorgesehen. Da werden wir uns wohl noch gedulden müssen.

Denkbar wären mandantengenutzte SC/SL, die unterhalb der Kanzlei-Beraternummer aufgehangen werden. Es müssten hier immer noch Rechte administriert werden, aber mit einer "Vorbelegung" könnte ggf. seitens DATEV verhindert werden, dass hier zuviel Rechte  vergeben werden. Könnte auch auf einer "Kanzlei-ESt-Beraternummer" abgebildet werden.

Fakt ist, dass DATEV diese Kopplung nicht aufrecht halten kann, denn allein der Nummernkreis für Beraternummern ist nun einmal endlich. Es sei denn, wir machen mal wieder eine Nummernerweiterung (die letzte war ja in den späten 90-zigern...).

Ich persönlich gehe davon aus, dass es hier eine Besserungen geben wird und muss!

Grüße

Chr.Ockenfels

[#27]

Ich habe das Programm am Wochenende getestet.

Unter den kontextbezogenen Links kann man bei der DATEV den jeweils ausgewählten Mandanten registrieren. Das kann auch auf die eigene Berater-Nr. geschehen, wenn der Mandant nicht "eingebunden" werden soll.

Bei der Registrierung gab es Probleme, insbesondere wenn in den Kanzleistammdaten noch nicht alle Mitarbeiter im DATEV-RZ hinterlegt sind. Auch wenn Vornamen und e-mail Adressen der MA fehlten, kommt eine Fehlermeldung.

Wenn der Mandant dann registriert ist, kann unter dem ESt-Programm der Punkt digitale Belege ausgeführt werden. Dann holt sich das System die Belege, die in der DATEV-Cloud und unter Dokumentenorganisation abgelegt sind.

Diese Belege kommen natürlich erst unsortiert (aus Dokumentenorganisation). weil dort keine Unterordner sind. Die Belege kann man dann den Zeilen der Steuererklärung zuordnen. Der umgekehrte Weg - von der Zeile zu den Belegen funktioniert ebenfalls.

Allerdings habe ich nirgends gefunden, dass PDF mit mehreren Seiten und verschiedenen Vorgängen getrennt werden können.

Es funktioniert also. Aber dennoch bleibt auch bei mir der Kritikpunkt: Warum muss ich den Mandanten im RZ anlegen, wenn ich nur Dateien aus der Dokumentenorganisation verwenden will? Bei Kanzlei Rewe ist dies doch auch nicht der Fall.

Deshalb zur Zeit eher Daumen runter statt hoch. Wenn der Mandant wenig Belege hat, geht es "händisch" sicher schneller.

Gruß

Martin Heim

[#28]

Hallo Herr Ockenfels,

vielen Dank für diese Information, die leider zeigt, dass in Nürnberg zumindest einige Datevmitarbeiter - sehr höflich ausgedrückt - völlig weltfremd sind.

Schon beim Begriff "Unterberaternummer" für jeden einzelnen ESt Mandanten müsste doch zumindest ein Störgefühl aufkommen - aber vermutlich schweben einige Verantwortliche in anderen Sphären (wie coolen Barcamppielereien) statt einfach mal selbst nachzudenken. Unfassbar .. da ist die Datev seit Jahren damit beschäftigt, eine Verknüpfung zwischen Eingabefeldern und Belegen im DMS / Dokumentenablage herzustellen und dann kommt so ein Unfug heraus (gesonderte Registrierung jedes einzelnen Mandanten mit einer eigenen Unterberaternummer im RZ, damit lokal eine Verknüpfung des ESt Programms mit dem DMS erfolgen kann), der erst bei der Freigabe Nachdenken und Kopfschütteln hervorruft.

[#29]

Wenn der Mandant wenig Belege hat, geht es "händisch" sicher schneller.

Hallo Herr Heim,

wie meinen Sie das? Ich habe Dokumente im DMS gespeichert, die eventuell für Nachfragen des Finanzamtes oder im Folgejahr benötigt werden. Wie kann denn eine händische Verknüpfung zum ESt Programm erfolgen?

Ich stelle mir vor, dass ich bei einer Beleganforderung des Finanzamtes im ESt Programm auswählen kann, welche Belege übermittelt werden sollen. Diese werden vom ESt Programm mit Lesezeichen versehen, gruppiert und mit einem Anschreiben als Mail an das Finanzamt bereitgestellt. So müsste das doch gehen, wenn alle Dokumente einzeln im DMS liegen. Das scheint aber gar nicht möglich zu sein, höchsten händisch wie bisher im DMS raussuchen und kopieren?

[#30]

Händisch bedeutet, den Beleg in die Akte heften. Papier!, soll es auch noch geben.

Gerne kann der Beleg auch im Dokumentensystem abgelegt werden.

Durch die Belegvorhaltepflicht reicht dies in 95% der Fälle aus. Und wenn nicht. Beleg auf dem Postweg oder per Fax an Finanzamt.

Das geht bei kleinen bis normalen Steuererklärungen sicher schneller. Die meisten Belege braucht man hier nur einmal. So dass in späteren Jahren kein Hahn danach krähen wird.