Steuern der Buchungsvorschläge nach Belegtypen, nicht nach Belegkreisen

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Aktuell wird im Bereich des Automatisierungsservice ReWe jeder generierte Buchungsvorschlag -bei Upload der Belege nach DUO- einzeln berechnet. Da der StB seine Buchhaltung jedoch kennt, gibt es hier sicherlich innerhalb der verschiedenen Rechnungen schon vorab Belege bei denen absehbar ist, dass eine Nutzung des Automatisierungsservice nicht zielführend sein dürfte.

Unser Wunsch ist nicht über den Belegkreis (Eingangs/Ausgangsrechnungen) den Service zu bestellen, sondern auf Basis der Belegtypen (Eingangsrechnungen Typ A / Eingangsrechnungen Typ B jedoch beide Belegkreis Eingangsrechnungen) unterscheiden zu können.

Der Steuerberater kann so differenzieren welche Eingangs-/Ausgangsrechnungen mit dem Service genutzt werden sollen und welche nicht. Dies führt zu einer sinnvolleren Kostensteuerung (keine Bezahlung von vorher bekannten, fehlerhaften Buchungsvorschlägen) und der Einsatzmöglichkeit des Service bei Buchhaltungen die sich nach aktuellem Stand nicht für die Nutzung eignen.

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Hallo Benjamin_Haehner,

danke für Ihre Idee. An welche Use-Cases denken Sie dabei bzw. welche Belegtypen im Belegkreis Rechnungseingang-/ausgang setzen Sie ein, die nicht durch den Automatisierungsservice laufen sollen?

Freundliche Grüße

Julia Köhnlein

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Hallo Frau Köhnlein,

nach aktuellem Stand ist dies von Buchhaltung zu Buchhaltung verschieden, daher wünschen wir uns ja den Bestimmungsgrad auf Belegtyp- und nicht Belegkreisebene.

Vorstellbare Szenarien wären z.B.:

A) Buchhaltungen mit Lieferanten deren Rechnungen immer aufzuteilen sind bspw. nach Steuersätzen und Einkaufsvorgang

B) Buchhaltungen mit Belegen die auch von der OCR-Erkennung nicht korrekt erkannt werden bspw. Beleg chinesischer Lieferanten mit Fremdwährung

C) bei bestimmten Ausgangsrechnungen die mit individuellem Buchungstext pro einzelner Rechnung versehen werden sollen

D) wenn bspw. mehrere Rechnungen als Sammelbeleg erfasst werden und nur eine bestimmte Summe gebucht werden soll und bislang die OCR-Erkennung den korrekten zu buchenden Wert nicht findet

Es wäre also zielführend entweder:

-die fehlerhaften Buchungsvorschläge NICHT über die DATEV Rechnung zahlen zu müssen

oder

- dem Steuerberater eine Unterteilung zu ermöglichen, welche Belege innerhalb der Buchungskreise Rechnungseingang- und Rechnungsausgang über die Automatik verarbeitet werden 

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Guten Tag @Julia_Köhnlein ,

gibt es in diesem Sachverhalt etwas Neues?

Da die Thematik maßgeblich unser Arbeiten mit dem Automatisierungsservice beeinflussen wird, würden wir uns über neue Infos sehr freuen.

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Hallo Benjamin_Haehner,

ich habe zu dem Thema leider keine neuen Infos für Sie. Übrigens ist für die Überprüfung eines Wunsches auch die Anzahl der Stimmen sehr wichtig. Es wäre hilfreich, wenn sich noch mehr Anwender für das Thema aussprechen würden.

Freundliche Grüße

Sabine Popp

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Man könnte die Belegkreise auch einfach ganz über Bord werfen.

Eine Eingangs- und Ausgangsrechnung teilen sich im Wesentlichen alle Eigenschaften. 

Die Belegkreise kommen doch von Leitzordnern, Die EIngangspost in den einen Ordner die Ausgangspost in den anderen...

Dann hat man mit den Belegtypen noch die Reiter innerhalb des Ordnern geschaffen.

Analoge Prozesse digital nachzubauen ist wie analoges Arbeiten nur digital.

Digital Arbeiten geht anders. Steuert einfach alles über den Belegtyp und schmeißt die Belegkreise weg.

Kann mir irgendwer seitens der DATEV erklären wofür es die Belegkreise braucht? Jetzt bitte nicht auf der Ebene "Weil bei der Schnittstelle zu Y wird der Wert abgefragt". 

Nein Generell. Alle Eigenschaften die ein Beleg haben kann sollten ein einem Merkmal hängen --> Belegtyp.

@Benjamin_Haehner Ihren Wunsch A) zu teilende Belege schafft der Automat heute nicht? --> Dann brauchen wir Ihn auch nicht.

@ManfredLener Ich glaube wir müssen uns nochmal unterhalten. Das hier ist einfach nen Trauerspiel.

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@jjunker : Die Aufteilung der Belege wird lt. meinen Informationen zu Beginn des Jahres 2022 per Update kommen.

Hinsichtlich der Belegkreise ist mir fast egal ob diese behalten werden oder nicht. Ich verstehe nur nicht warum es eine solche Hürde zu sein scheint, innerhalb einer selbst geschaffenen Struktur das "Bestimmungsrecht" für einen so kostenintensiven Service eine Gliederungsebene tiefer zu verschieben.

Ich könnte mit dem aktuellen Stand auch leben, wenn es denn eine fundierte und logische Antwort geben würde, warum genau diese Möglichkeit nicht existiert.

Stattdessen wird auf die Notwendigkeit vieler Interessenten an dieser Thematik abgestellt und der Vorgang wandert ins Nirvana...

Eine weitere Option wäre ja auch die Vorschläge einfach NICHT zu berechnen, die fehlerhaft sind. Das dürfte dann aber scheinbar auch nicht im DATEV-Sinne sein oder @Sabine_Popp ?

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Hallo @Benjamin_Haehner 

Ich verstehe nur nicht warum es eine solche Hürde zu sein scheint, innerhalb einer selbst geschaffenen Struktur das "Bestimmungsrecht" für einen so kostenintensiven Service eine Gliederungsebene tiefer zu verschieben.

Ich glaube das haben wir als Nicht-Programmier-Profis - da gehe ich einfach davon aus, dass ich da bei Ihnen richtig liege - alle gemein, dass unsere Anforderungen gern mit "das muss doch einfach..." beginnen. Mir als Product Owner passiert das jedenfalls täglich. 😊

Aber zu Ihrer Frage an Frau Popp zum Thema Preis:

Ein wichtiger Faktor für die Preiskalkulation sind die entstehenden Kosten. Es ist sicherlich nachvollziehbar, dass Kosten auch dann entstehen, wenn das Ergebnis des Vorschlags nicht vollständig ist. Wenn solche Buchungen nicht berechnet würden, müssten die "guten Ergebnisse" teurer werden. Es gibt Vor- und Nachteile beider Varianten. Bei der aktuellen Variante können Sie jedenfalls von Anfang an mit einem Preis kalkulieren, der sich im Laufe der Zeit auch nicht wesentlich ändert, wenn die Zahl der Belege stabil bleibt. Der monatliche Durchschnittspreis liegt übrigens derzeit bei knapp 5€ pro Bestand.

Dass Sie den Service als kostenintensiv beschreiben, kann ich nachvollziehen, wenn der Nutzen noch nicht adäquat ist. Wir können in unseren Statistiken sehen, dass es viele Bestände gibt, bei denen die Ergebnisse sehr gut sind. Aber wir sehen auch, dass das heute nicht bei allen Beständen der Fall ist und dort der Vorteil zum Digitalen Belegbuchen ohne Automatisierungsservice nicht klar erkennbar ist. Für uns war es deshalb von Anfang an wichtig, einen sehr einfachen Ein- und Ausstieg zu ermöglichen. Service nutzen:  Haken setzen oder nicht mehr nutzen: Haken wegnehmen - keine Prozessänderung.

Die Ergebnisse werden aber laufend besser, weil wir ständig an Verbesserungen arbeiten und auch glauben, dass die Entwickler-Kapazität besser darin investiert ist, die Ergebnisse zu verbessern, die Automatisierung zu steigern und die Einsatzmöglichkeiten zu erweitern.

Freundliche Grüße

Peter Zwosta

Product Owner Automatisierung Buchen

DATEV eG

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@Peter_Zwosta was kostet den gerade ein Beleg? Egal ob fehlerhaft oder richtig ausgelesen? Und was gilt als richtig ausgelesen? Wenn ich hier lese das zwei Umsatzsteuersätze prinzipiell nicht erkannt werden. 

Eine ganz einfache Frage: Was will ich dann mit dem Automaten? 

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Gute Frage.

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Zumal ja die Standardbelege

Amazon,

ERP System des Mandanten, Kreditkartenläufe der Mandanten

Bankkonto

...

 eh schon automatisiert kommt.

Was sind die Zeitfresser?

Tankbelege, Hotelrechnungen, Bewirtung,... da ist selten Mal was dabei das nur einen Steuersatz hat... 🙈

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@Peter_Zwosta danke für die Rückmeldung. Sie liegen richtig, dass mir in diesem Zusammenhang die Programmierkenntnisse fehlen und ich primär das Ziel verfolge unsere Arbeitsabläufe so effizient als möglich zu gestalten, ich bin an dieser Stelle dennoch der Meinung, dass es kein vollständig neues Konzept oder eine noch nicht vorhandene Programmfunktion ist die erfragt wird, sondern lediglich die Änderung einer bereits bestehenden Lösung.

Es tut mir leid es so sagen zu müssen, aber nun sind Sie ausführlich auf das Kostenthema eingegangen, aber wieder einmal nicht auf den Umstand, warum genau diese Umsetzung nicht möglich ist.

Übrigens wären wir sehr wohl damit einverstanden, wenn "nur die guten Ergebnisse" berechnet wurden. Dann ergibt sich für jede Kanzlei nämlich die Möglichkeit, die gesparte Zeit mit den entstehenden Kosten bei allen "richtig erkannten" Ergebnissen ins Verhältnis zu setzen. 

Für jeden Kanzleiinhaber dürfte sich das aktuelle Kostenmodell dahingehend präsentieren, dass man bei falschen/unvollständigen Ergebnissen sowohl die DATEV Kosten als auch den manuellen Arbeitszeitaufwand tragen muss und ehrlich gesagt spielt es hier keine Rolle, ob ich monatlich 5 oder 15 Euro zahle, es geht doch ums Prinzip: Wenn ich gerne so modern als möglich arbeiten möchte, möchte ich alle Mandate gleich behandeln, also alle Mandate mit dem Autoservice bedienen und da kommen dann schon ein paar mehr Gebühren zustande... 

Wie gut oder schlecht die Aufteilungslösung hinsichtlich der Steuersätze ab Januar funktioniert bleibt sicherlich abzuwarten...

Zum Thema einfacher Ein- und Ausstieg: Da bin ich komplett anderer Meinung. Nur weil etwas nicht von Anfang an wie gewünscht funktioniert, kann ich doch nicht das Projekt über Bord werfen und wieder Aussteigen, das dürfte doch auch nicht die Philosophie der DATEV sein wenn es darum geht neue Produkte in breiter Masse an den Nutzer zu bringen?? Wo wären wir bei dieser Grundeinstellung denn mit unseren DATEV Unternehmen Online Beständen, wenn wir von Beginn an nicht konsequent alle Mandate umgestellt hätten? 

Nochmal:

Meine Anfrage ist aus dem Eindruck entstanden, dass der Automatisierungsservice aktuell mehr Kosten als Nutzen produziert für eine Kanzlei (ganz wertungsneutral gesprochen).

Die erste Frage als Anwender an der Stelle ist simpel: Was muss sich ändern, damit man den Service für alle Kollegen und Chefs als sinnvolles Tool anbieten kann?

Die o.g. Ausführungen sind nichts anderes als mein Lösungsvorschlag dazu, die nichts mit der KI an sich, sondern ausschliesslich mit den Daten zu tun haben, mit welchen man die KI füttert und da hat die DATEV garantiert die Möglichkeit den Prozess dahingehend anzupassen, oder an welcher Stelle kommt die Information bei der DATEV an, welche Bestände mit welchen Belegen über diesen Service laufen?

Schliesslich können Sie ja auch steuern, dass alle Belege außerhalb der Belegkreise Eingangs- und Ausgangsrechnungen NICHT berücksichtigt werden...Demnach ist die Lösung eigentlich schon da!

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@Benjamin_Haehner Von "wieder aussteigen" spricht ja keiner. Nur nerven diese (e)MVP [(extrem) Minimum Value Produkts) 

- Lohn Daten online kann keine Bewegungsdaten

- Der Buchungsautomat schließt durch eine fehlende Funktion, welche ja jetzt nachgereicht werden soll, gleich Mal 20 bis 30% der Belege aus... 

- Auftragswesen next kann keine Abschlagsrechnungen... 

- DATEV meine Steuern 🙈

Es ist symptomatisch, dass halbgare Lösungen groß angepriesen werden. 

Man könnte auch einfach ehrlich kommunizieren.

Ausbaustufe eins zum xx.yy.2021 Zielgruppe sind simple Buchhaltungen

Ausbaustufe zwei

Ausbaustufe drei 

Ausbaustufe vier: voller Funktionsumfang verfügbar. 

Wie hieß das Wort noch? @metalposaunist  Fahrplan um nicht wieder Denglisch zu gebrauchen.

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naja @jjunker Herr Zwosta hat in seiner Antwort den einfachen Ein- uns Ausstieg angesprochen:

"Für uns war es deshalb von Anfang an wichtig, einen sehr einfachen Ein- und Ausstieg zu ermöglichen. Service nutzen:  Haken setzen oder nicht mehr nutzen: Haken wegnehmen - keine Prozessänderung."

und das kann ja nicht im Sinne des Erfinders sein.

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Den Passus habe ich überlesen. 😬

Also abwarten ob die Basisfunktion mit den verschiedenen Steuersätzen im Februar funktioniert sonst eben die Möglichkeit des einfachen Ausstiegs nutzen. Alternativen sind ja am Markt vorhanden. 

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@Sabine_Popp schrieb:

Übrigens ist für die Überprüfung eines Wunsches auch die Anzahl der Stimmen sehr wichtig.

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Ich bitte um Entschuldigung 😶: EBICS sichere machen vs. PayPal Anbindung in DUO Hört auf, so zu argumentieren. Es ist ggf. ein Indiz aber nicht mehr. Als sehr wichtig würde ich das nicht betiteln. Sorry. 

@jjunker: Der Automatisierungsservice ist eine Antwort auf die Digitalisierung diesen Landes 🇩🇪, die es nicht durchgängig gibt. Hätte man sich gleich DE-weit geeignet: Rechnungen müssen ab Tag X in diesem Format vorliegen und alle Systeme müssen Schnittstellen anbieten, um diese Daten auszulesen, braucht man keine OCR oder sonst was, weil alle wichtigen Daten in einer XML oder ähnlich vorliegen, automatisiert ausgelesen und verbucht werden können. DAS - wäre digitale Automatisierung. Stattdessen suchen wir Deutschen wege, den analogen Prozess mit OCR und Co. zu digitalisieren, damit man weniger Arbeit hat. Das Kernproblem ist aber zum Teil auch das tolle Steuerrecht, dass bald niemand mehr verstehen wird und so ein Automat ein paar mehr Schleifen drehen muss und, und, und ... 

Du suchst das Wort Roadmap 🤔? Bringt uns aber auch nichts, wenn diese dann vermehrt delayed anstatt on time enthält und wenn man diese nicht pflegt oder, oder, oder. Die Frage ist halt wie immer nach dem wie. Roadmap ist ein Schlüssel. Wie man den nutzt, umsetzt und integriert, obliegt dann wieder der DATEV und da bin ich so langsam raus, dass wir sagen: geiler **bleep** 👍! 

Wie Du schon sagst, gibt es 1000 und 1 Baustelle, die man alle mal angehen müsste, um uns Anwender mal so richtig zu begeistern. Alles ist irgendwie halbfertig und dann wird aber schon am nächsten Ding gearbeitet und auch das wird ggf. nicht so toll und irgendwann sagt man: DATEV - no way. Es reicht! 

@Dirk_Jendritzki: Ich hatte soeben wieder einen roten Balken: Authentifizierungsfehler. Zum Glück habe ich copy/paste vor dem Absenden gemacht, sonst wäre der Text ggf. nicht so lang geworden. Voll toll als PowerUser 👎.  

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@metalposaunist sei mal froh, dass es die nicht gibt. Sonst bräuchte es so Verrückte wie uns nicht. 😛 Und wenn du meinst das andere Länder so viel besser dran sind. Beispiel und Miete wird dort ganz oft noch durch den Einwurf eines Schecks (?!) in den Postkasten des Vermieters gezahlt.

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@jjunker schrieb:

Und wenn du meinst das andere Länder so viel besser dran sind.

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Wenn man sich nur mit den noch schlechteren vergleicht - so klappt das nicht 😉. Ich weiß nicht, wie das dort oben in Skandinavien ist aber wenn die zum Teil schon gar kein Bargeld 💵 mehr wollen - klingt hoffnungsvoll 😎. 

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Hallo zusammen,

ich versuche mal die Anmerkungen herauszupicken,  zu denen sich was sagen kann. Sie sagen mir bestimmt, wenn noch was fehlt.

@Benjamin_Haehner 

.. aber wieder einmal nicht auf den Umstand, warum genau diese Umsetzung nicht möglich ist.

Sorry, das wollte ich schon mit meiner Antwort. Technisch ist das natürlich möglich. Mit meinem Hinweis auf "uns Nicht-Programmierer" wollte ich ausdrücken, dass wir nicht die richtigen sind, den Aufwand dafür zu beurteilen: Oberfläche für die Auswahl der Belegtypen- Wo? Wie, Wer mit welchen Rechten?, Schnittstellen zu den verarbeitenden Systeme anpassen - KI, Rechnungsschreibung, automatische Tests - nur um ein paar Stichworte zu nennen, die mir gerade einfallen.

Übrigens wären wir sehr wohl damit einverstanden, wenn "nur die guten Ergebnisse" berechnet wurden. Dann ergibt sich für jede Kanzlei nämlich die Möglichkeit, die gesparte Zeit mit den entstehenden Kosten bei allen "richtig erkannten" Ergebnissen ins Verhältnis zu setzen.

Ja genau. Das war eines der Argumente für die Variante, nur die "grünen" zu berechnen. Bei dem Argument für die andere Variante, das ich oben genannt habe, nämlich bessere Kalkulierbarkeit, könnte ich z.B. noch ergänzen, dass es nicht nur für Sie besser kalkulierbar ist, sondern natürlich auch für uns, wenn wir alle berechnen. Die Kosten in den Systemen fallen ja trotzdem an.

@jjunker 

peter_zwosta was kostet den gerade ein Beleg? Egal ob fehlerhaft oder richtig ausgelesen?

Hinter dem ganzen steht ein System aus Cloud-Komponenten, das 24/7 läuft (das ist doch eine Steilvorlage...), worüber das Onboarding läuft, mit dem die KI trainiert wird und quasi direkt nach dem Hochladen eines Belegs schon einen Vorschlag liefert. Wieviel ein Beleg kostet, hängt natürlich von der Anzahl der Belege ab. Ich möchte mal so sagen. Der Erste kostet ganz schön viel. 😊

Und was gilt als richtig ausgelesen?

Wir verwenden eine ganze Reihe von Werten und Heuristiken von der Beurteilung der OCR über die Konfidenz aus dem Machine-Learning-Modell bis zu Wahrscheinlichkeiten aus der Buchungshistorie, um am Ende zu sagen, ob ein Vorschlag bzw. ein Wert als sicher oder unsicher beurteilt werden.

Wenn ich hier lese das zwei Umsatzsteuersätze prinzipiell nicht erkannt werden.

Da freuen Sie sich sicher darüber, dass wir mit der Jahreswechselversion mehrere Steuersätze auf dem Beleg berücksichtigen und den Beleg auch automatisch aufteilen. Beim Thema Aufteilen nach Sachverhalten sind wir gerade bei einem ersten Wurf. Dazu brauchen wir auch keine neue Kanzlei-Rechnungswesen Version.

Man könnte auch einfach ehrlich kommunizieren.

Daran ist mir wirklich gelegen. Im Dokument Automatisierungsservice Rechnungen (Überblick) beschreiben wir nicht nur, welche Voraussetzungen es gibt, sondern auch, wann wir noch nicht empfehlen, das System einzusetzen. Das Dokument ist direkt von unserer Einstiegsseite datev.de/asr aus verlinkt.

@metalposaunist 

Hört auf, so zu argumentieren. Es ist ggf. ein Indiz aber nicht mehr. Als sehr wichtig würde ich das nicht betiteln.

Da werden wir uns sicher irgendwo zwischen "sehr wichtig" und "Indiz" einigen können 😉. Das von Ihnen gewählte Beispiel mit EBICS würde ich aber eher in der Kategorie sehen, dass man sich als Product Owner freut, wenn ein gesetzliches oder sicherheitsrelevantes Thema auch mal zufälligerweise von einem Anwender gewünscht wurde.

Ich hoffe, das passt für Sie erst mal. Schöne Woche.

Freundliche Grüße

Peter Zwosta

Product Owner Automatisierung Buchen

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Danke für die Rückmeldung Herr Zwosta,

ich dachte die DATEV IDEAS Community sei für genau diese Art von Anfragen da. Mir liegt auch nichts ferner als beurteilen zu wollen, ob sich mein Vorschlag für die DATEV rechnet oder nicht. Aber zielführend für die Programmnutzer dürfte er ohne Zweifel sein.

Ich werde unseren Kundenverantwortlichen an dieser Stelle nochmal mit ins Boot nehmen und darum bitten uns Info´s zu geben, wenn eine Anpassung in dieser Richtung zumindest über eine Individualvereinbarung machbar ist. Bis dahin ist der Service im Status quo mehr "Informations- und Lerndateibeschaffung für die DATEV als Nutzen für den Anwender".

Die Zeit die man investieren müsste um vom Autoservice zu profitieren, nutze ich dann lieber zur direkten ERP/WaWi-Schnittstellenbeschaffung und -umsetzung. Mit ein bisschen Glück wird der AutoService dann an vielen Stellen ohnehin nicht mehr benötigt.

Nochmal: Es war ein gut gemeinter, aus meiner Sicht mit wenig bis keinen Negativpunkten behafteter Vorschlag zur Programmoptimierung aus Nutzersicht.

Zur Preisberechnung: Klar ist es für die DATEV so besser kalkulierbar, aber nicht für den Nutzer. Was glauben Sie wie viele Abnehmer noch dabei blieben, wenn Sie schwarz auf weiß sehen würden, wie viel nach Ihrer Argumentation nur die "richtigen" Vorschläge kosten? 🙂

Ich denke an der Stelle drehen wir uns argumentativ im Kreis. Dennoch danke ich Ihnen für die Rückmeldung und hoffe weiterhin darauf, dass der nutzerorientierte Mehrwert dieser Idee auch irgendwann bei den Verantwortlichen ankommt, die eine Kosten/Nutzen-Abschätzung für die DATEV anstellen können.

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@Benjamin_Haehner ....vom Autoservice zu profitieren, nutze ich dann lieber zur direkten ERP/WaWi-Schnittstellenbeschaffung und -umsetzung. Mit ein bisschen Glück wird der AutoService dann an vielen Stellen ohnehin nicht mehr benötigt.

Weg von der Brückentechnik OCR hin zu direkter Kommunikation.

OCR: Maschinenlesbare Daten werden in Pixelwolken gepresst um Sie dann mittels Maschinen wieder in maschinenlesbare Daten zu verwandeln. 🤔 Bin ich der Einzige der, dass im Grundsatz krank findet? 

Sicher wird leider noch gebraucht werden. Vielleicht kriegt die Digitaliserung mit der Ampel ja grünes Licht.