Prüfung der Rechnungsbestandteile nach § 14 Abs. 4 UStG

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Als Steuerberater wünsche ich mir, dass der Automatisierungsservice Rechnungen dem Mandanten und uns Hilfestellung gibt, bei der Prüfung der zehn nach § 14 Abs. 4 UStG erforderlichen Rechnungsbestandteile.

Die Idee wurde schon am 06.05.2019 hier bei U-Online erfasst.

Text der Idee von damals (lang ist es her und es gab noch keine Reaktion auf diese Idee):

Hier könnte z. B. eine Symbol für § 14 Abs. 4 UStG in der Farbe grün aufzeigen: alle Rechnungsbestandteile liegen vor (geprüft von DATEV KI). Bei einer anderen Farbe, müsste der Mandant die Möglichkeit haben, auf die Einzelliste der zehn Bestandteile zum Beleg zu gelangen in dem ihm angezeigt wird, welche Rechnungsbestandteile das System erkannt hat und er die Möglichkeit hat, manuell die fehlenden Bestandteile händisch auf "grün" zu setzen oder ihn als "Belege mit fehlenden Vorsteuervoraussetzungen" (rot) zu kennzeichnen. Diese rot gekennzeichneten Belege müssten ihm immer wieder auf der Startseite angezeigt werden und er müsst die Möglichkeit haben, den Beleg mit einer korrigierten richtigen Rechnung zu überschreiben (mit Historienverwaltung).

In der Buchhaltung in Rewe müsste im Buchungssatz auch die Belege gekennzeichnet werden, in denen U-Online die Vollständigkeit geprüft hat, und auch die Belege gesondert, die der Mandant händisch auf "grün" gesetzt. hat. Die Vorsteuer der Belege mit "rot" müsste automatisch auf ein Zwischenkonto "Beleg fehlerhafte VoSt = BfVoSt" gebucht werden. Sobald der Mandant den korrigierten Beleg hinterlegt, müsste gebucht werden:

Vorsteuer an BfVoSt.

Auch müsste der Sachbearbeiter in Rewe auch einen Beleg auf "rot" setzen können, der dann wieder beim Mandanten auf der Startseite als fehlerhafter Beleg angezeigt wird, mit der Bitte eine entsprechende Rechnungskorrektur beim Aussteller anzufordern. Der Sachbearbeiter müsste auch noch eine textliche Nachricht an den fehlerhaften Beleg anheften können. Auch sollte das System obige BfVoSt richtig verbuchen.

Nutzen: Datev nimmt uns lästige Arbeit ab und führt zu einer rechtssichereren Buchführung = Kernkompetenz der DATEV

So lange es die Funktion "sicher erkannten Belege automatisch buchen" noch nicht gibt:

Ein DATEV Ideas Unmöglichkeit - ist weniger als ein Fehler; nervt aber ungemein; bisheriges "Brachland" bzw. gefühlte völlige Untätigkeit bei der DATEV - (siehe Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg).

Wenn es die Funktion gibt, dann:

Ein DATEV Ideas Fehler - das DATEV Programm hat einen Fehler = höchste Priorität; muss mit dem nächsten SR beseitigt werden - (siehe Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg)

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@blum :

Ich frage mich, wie wir damit umgehen wollen, wenn wir -sagen wir mal monatlich bei jedem Mandanten nur 3 von seinen 100 Belegen- als Berichtigung anfordern müssten?

Bisher haben wir Stichproben gezogen und haben damit ganz gut leben können. Verringert sich durch so eine Funktion vielleicht unsere Haftpflichtversicherung?

Bringt der Ausweis "jeder Belege wurde vollständig auf die Vorsteuerabzugsmerkmale geprüft" irgendjemanden einen Vorteil oder bekommen wir dann vom Mandanten eine Anerkennung oder er eine bessere Bewertung z.B. beim Kreditgeber?

Das begeistert doch keinen Mandanten und keinen Mitarbeitenden!

Eine Prüfung der Rechnung ist nach meiner Meinung in der Buchhaltung, wenn sie ggf. auch schon bezahlt ist eh viel zu spät. Da rennen die Mandanten ordentlichen Belegen doppelt so langen hinterher.

Das beschriebene Szenario macht doch keine Buchhaltung tatsächlich besser oder schneller! Zudem graben wir uns damit doch selbst ein Loch, wenn eine Betriebsprüfung darüber auch noch den Nachweisbekommt, welche Buchungen die Sachbearbeitung -sagen wir mal versehentlich- übersehen hat. So was ist doch in einer zertifizierten Software zu protokollieren. Wir machen uns damit doch nur zum Handlanger der Betriebsprüfung.

Diese Funktion brauche ich nicht und die beschriebene Arbeitsweise ist für meine Abläufe nicht praktikabel - am Ende brauchen die Sachbearbeitenden -trotz Automatisierung- mehr Zeit und beschäftigen sich mehr mit den Vorsteuerabzugsmerkmalen.

Das ganze wirkt für mich sehr nach extremer Kontrolle und Prüfung. Ich hätte gerne Argumente warum diese Funktion uns wirklich was bringt.

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https://support.finmatics.com/welche-pr%C3%BCfungen-kann-finmatics-auf-rechnungen-durchf%C3%BChren

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Hallo @Nach_den_ken : 

ich bin da bei Ihnen, dass wir nicht alle Belege auf die Rechnungsbestandteile überprüfen müssen/können und dies auch nicht lückenlos!

Ja ich gebe Ihnen Recht, dass der Prüfungszeitpunkt zu spät ist. Besser:

• Geschulte Mitarbeiter beim Mandanten, die die Rechnung schon im Vorfeld prüfen
• Die DATEV KI (Prüfung Rechnungsbestandteile) besser schon beim hochladen in U-Online
• DIe DATEV KI (Prüfung Rechnungsbestandteile) besser schon beim hochladen im Rahmen des Rechnungsfreigabeprozesses

Aber wenn wir scannen und die Buchführung erstellen ist wegschauen aus meiner ganz persönlichen Sicht keine gute Lösung.

Wenn wir aber mit wissen und wollen (hierfür haben die Juristen ein unschönes Wort) alles "blind" akzeptieren, denke ich, könnte das nicht nur zu Haftungsproblemen führen. Und hier könnte eine gute Software uns helfen. Nicht den Haken einfach setzen "alles blind akzeptieren", sondern z. B. bei Vorsteuerbeträgen > ??? EUR bitte auf § 14 UStG das Ergebnis der Prüfung mir zeigen.

Ein guter Mitarbeiter kennt seine Mandanten, kennt die Standard-Lieferantenrechnungen (die sind nicht das Problem) und hat ein Gespür für "Einmalrechnungen" und schaut sich diese hoffentlich genauer an. Und hier könnte eine gutes OCR-Programm der DATEV uns helfen. Nicht mehr und auch nicht weniger. Ich möchte nicht blind alles durchwinken! Zu meinen Mitarbeitern habe ich vertrauen und diese sind auch geschult, zu einer Software, die mit Wissen und Wollen nichts prüft an dieser Stelle eher weniger. Und wenn die Software von 100 Rechnungen 98 mit einem grünen Haken versieht und mir bei 2 Rechnungen sagt, bitte nochmal ansehen, würde ich das gut finden. Wenn auf diesen zwei Rechnungen ein Rechnungsbestandteilt fehlt, und die Betriebsprüfung diese findet (die EDV der Betriebsprüfer werden immer besser) und der Lieferant in Insolvenz ist, so dass ich keine Rechnungsberichtigung mehr erhalten kann, dann habe ich und mein Mitarbeiter evtl. mehrere Probleme.

D. h. mit einem Programm, dass nach Vorgaben die Prüfung vornimmt (und auch mal etwas übersieht), kann ich leben. Mit einem Programm, dass die übliche Sorgfalt außer Acht lässt und einfach alles blind durchwinkt wohl eher nicht.

Ist aber nur meine Meinung. 

Gruß

Ralf Blum

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@Nach_den_ken 

Insofern buchen Sie also formell falsche Rechnungen dennoch so, als wären sie richtig ?! 

Wenn Sie den Vorsteuerabzug trotz formeller Mängel in der Buchführungserstellung für Ihren Mandanten vornehmen, ist dies ein klassischer Fall von Steuerhinterziehung. Ist relativ einfach.

Auf die Betriebsprüfung warten ? Kleinbetragsrechnungen sind schon mal raus, aber gerade aktuell haben wir einen Fall mit der Herstellung eines größeren Betriebsgebäudes und man hat den Eindruck, die ganzen Leistenden stellen ihre Rechnungen absichtlich falsch aus (insbesondere das Adressat und da ist eben erheblich).

Es geht ja nicht darum, wen Sie damit begeistern, aber Eines kann ich Ihnen jetzt schon sagen: Wenn Sie eine Bauleistenden haben, den Vorsteuerabzug geltend machen, Ihnen das bei der BP um die Ohren fliegt, die Vorsteuern zurückgefordert werden und der Bauleistende insolvent oder nicht mehr greifbar ist, dann haben Sie spätestens Ihre "Begeisterung". 

Ich hoffe Sie haben dann noch genug Restbegeisterung, wenn Sie damit zur Haftungsübernahme aus dem Steuerschaden gezogen werden und die Chance stehen für den Mandanten sehr gut, dass dies durchgeht. Abgesehen davon, können Sie dann ggf. selbst den Geldbeutel aufmachen, denn da kann Ihre Haftpflicht sich mal ganz schön aus der Affäre ziehen.

Wir prüfen generell Rechnungen über 250 € für unsere Mandanten und es vollkommen "wurscht" ob diese bezahlt ist oder nicht. Je nach Höhe der Beträge wird die Vorsteuer zunächst auch nicht abgezogen, sondern erst wenn die Rechnungskorrektur hochgeladen wird.

Unsere Buchführungsmandate bezahlen auch genau dafür, da sie selbst oft nicht abschätzen können, ob formelle Korrektheit vorliegt. Wenn es denn etwas länger dauert... Na und ? 

Ihre Arbeitsauffassung und -einstellung finde ich persönlich seltsam und fragwürdig.

Ich würde die beschriebene Funktion begrüßen. Klarer Fall.

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@deusexNein - weder ich noch meinen Mitarbeitenden buchen vorsätzlich falsch.

Ihre Hinweis zur Steuerhinterziehung brüskiert jeden Sachverstand (bereits ab der Stufe Steuerfachangestellten und höher). Als "Meister" wünsche ich mir von Ihnen mehr Kollegialität insbesondere als "Neuling".

Es wurde immer noch nicht verstanden, dass wir damit bisher auch -den ein oder anderen- fehlerhaften Beleg gebucht haben könnten, der bisher NIEMANDEN aufgefallen ist. Und auch meine Mitarbeitenden sind wie bei @blum angehalten die Vorsteuermerkmale - stichpunktartig- und sinnvoll zu prüfen. Ich vertraue da auch meinen Mitarbeitenden. Und durchgeführte Prüfungen waren bei unseren Fällen quasi kein Thema mit Vorsteuerabzugsmerkmalen.

@deusex Bei Ihrem beschriebenen Fall haben alle derzeit möglichen Mechanismen nicht gegriffen und jetzt sollen alle DATEV-Mitglieder eine Funktion bekommen, die nicht nur ich nicht brauche, sondern viele auch noch nicht vermisst haben. Zumindest, wenn man länger nachdenkt. Dies Funktion in KRW gibt für eine Prüfung nur zusätzlichen Auftrieb für die Dinge, die NIEMANDEN aufgefallen sind? Wollen wir alle Buchhaltungen, die mit DATEV gemacht dem Finanzamt so preisgeben? Das bringen wir doch nur Mitbewerber in eine super Startposition, die ich nicht haben will - Welches seriöse BUCHHALTUNGSPROGRAMM bietet diese Funktion und wissen das auch die BP?

@theo: Ja, ist mir bekannt - passt aber nicht ganz zum Eingangsartikel von Herrn Blum. Er spricht vom automatisierten Buchen (KRW). Mit der hingewiesenen Lösung wäre so eine Funktion in DUO (also beim Mandanten) vorstellbar. Wenn das beim Mandanten erscheint und wir am Ende das nicht im KRW protokoliert haben - denkbar. Damit wäre wir auch nicht die Hinweisenden (im Sinne der Steuerberater nörgelt). Aber nein - ich will so was auch nicht in DUO als Protokoll haben und sehen!

Was kostet diese Lösung aus Österreich?

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Was kostet diese Lösung aus Österreich?

Hängt vom Tarif ab. Ab 390 € pro Monat gehts los mit einer Flatrate.

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Hallo @Nach_den_ken,

ich denke, jetzt haben wir uns den Unterschied:

1. Prozess mit Mitarbeitern:

Es gibt eine Anweisung/Prozessbeschreibung an unsere Mitarbeiter, bei fehlenden Rechnungsbestandteilen, bitte Mandant auffordern Rechnung zu berichtigen ==> Wenn wir jetzt einen "übersehen", ist das wenn überhaupt vielleicht einfacher Fahrlässigkeit oder gar kein Verschulden!

2. Prozess mit Haken "blind buchen"

Wir setzen im Programm den Haken (Handlung/Tat/Wollen) "sicher erkannte Belege automatisch buchen" und wir haben dass Wissen dass DATEV die Rechnungsbestandteile nicht prüft (auch wenn diese offensichtlich falsch sind).

herausgearbeitet. Bisher haben wir hoffentlich alle nach obiger Nummer 1 gearbeitet und hatten keine Probleme, die sich niemand wünscht!

Und daher bleibe ich dabei, der Haken "sicher erkannte Belege automatisch buchen" (soll erst noch in der nächsten Version kommen; daher bin ich vielleicht der Zeit mit meiner Idee etwas voraus = DATEV Sneak Preview am 12.10.2021 und mit einigen PN zu DATEV Mitarbeitern im Nachgang zu meinem Problem) kann nur gesetzt werden, wenn SICHER auch beinhaltet, dass nach dem aktuellen Stand der Technik falsche Belege, bei denen Rechnungsbestandteile nach § 14 UStG fehlen, erkannt werden. Ansonsten mach der Haken keinen Sinn und täuscht uns "Sicherheit" vor, die es bei der DATEV so (hoffentlich: noch) nicht gibt.

Gruß

Ralf Blum

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@blum 😃 Es freut mich, wir kommen in der Sache immer näher 👍.

Mal angenommen DATEV hätte eine solche Funktion im Markt - konkret in DUO:

Der Mandant bekommt da einen Hinweis, dass zum Vorsteuerabzug etwas fehlt. Der Mandant ignoriert den Hinweis und gibt den Beleg "weiter". Dieser landet in der Auftragsbuchhaltung der Kanzlei und uns (in der Steuerkanzlei) fällt das beim Buchen nicht auf bzw. rutscht durch.

Nehmen wir jetzt das Finanzamt mit ins Spiel und die Betriebsprüfung wüsste, dass die Anwendung ab der Version XY Ihren gewünschten Hinweis auch liefert. (von einem Protokollierten Hinweis, den wir einsehen könnten sprechen wir jetzt mal nicht). Kommen wir dann nicht in die Zwickmühle, dass wir Genossenschaftssoftware empfohlen haben, die nun dem Finanzamt das Konstrukt des Vorsatzes (weil Hinweis ignoriert) liefert? Machen wir uns als Kanzlei nicht dann zusätzlich mitverantwortlich für den Strick, an dem der Mandant möglicher weise hängen wird?

Mir fällt da eine Kassensoftware ein, bei dem die Finanzverwaltung gezielt Prüfungen vorgenommen hat🤐.

Wie gehen wir mit Bestandsnutzern um? Müssen die uns dann Unterschreiben, dass sie eine Softwareeinsetzen, die ihnen ggf. dann auch zum Problem wird? Welcher Mandant würde das überhaupt akzeptieren?

Ich bleibe dabei: Das kann keinen Vorteil für uns und unsere Mandanten bringen! Die Probleme werden dadurch nur mehr. Und stichhaltige Argumente, was wir damit für den Mandanten liefern erkenne ich nicht bzw. werden nicht genannt. Wir können doch nicht von DATEV den Strick fordern, an dem das Finanzamt möglicher weise Mandanten an den Pranger binden wird oder schlimmer.

Ich will jetzt kein gegenteiliges IDEAS dazu starten, aber mich würde schon interessieren, ob ich allein mit meinen Gedanken -leider gegen diese Idee- bin. Gerne lösche ich mein Konto hier wieder.

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Hallo @Nach_den_ken,

bei uns ist es so, dass wenn der Mitarbeiter eine Rechnung entdeckt, die nicht alle Voraussetzungen erfüllt, darf er keine Vorsteuer buchen! Der Mandant bekommt einen Hinweis, dass er einen korrigierten Beleg beschaffen muss.

Mir geht es nicht um die Fälle des "menschlichen" Versagens. Da haben wir rechtlich kein Problem.

Ein Mandant, der bewusst einen größeren Vorsteuerbetrag geltend macht, obwohl er es nicht darf, passt nicht zu uns.

Mir geht es um den Haken

"sicher erkannte Belege automatisch buchen"

Und diesen Haken mit dem Wort "Sicher" ist nach meiner Meinung eine Art DATEV-"Mogelpackung"! Und wenn nun der StB-Kollege dienen Haken setzt (den DATEV schreibt ja: es ist sicher; und ich erwarte, dass wenn DATEV ein Beurteilung vornimmt, dass diese Beurteilung auch der Wahrheit entspricht ==> Ehrlichkeit vor Marketing) und dann Vorsteuer aus Belegen gebucht werden, die die Voraussetzungen des § 14 UStG nicht erfüllen, hat dieser Kollege oder die Person, die den Haken gesetzt hat, aus meiner Sicht ein Haftungsproblem und ein ggf. ein strafrechtliches Problem, da er die im Verkehr erforderliche Sorgfalt (gewissenhafter StB) nach meiner Meinung nicht beachtet.

Und da waren wir uns doch hoffentlich einige, dass unsere gewissenhafte Mitarbeiter nach obigem Punkt 1 (1. Prozess mit Mitarbeitern:) verfahren und diesbezüglich mehr können als der Automatisierungsservice Rechnungswesen.

Gruß

Ralf Blum

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Und da waren wir uns doch hoffentlich einige, dass unsere gewissenhafte Mitarbeiter nach obigem Punkt 1 (1. Prozess mit Mitarbeitern:) verfahren und diesbezüglich mehr können als der Automatisierungsservice Rechnungswesen.

Da sind wir uns einig. 👍

Im ASR kann Default-Wert aber auch beim sicheren Durchbuchen geändert werden - deshalb sehe ich diese Funktion nicht dort, sondern -wenn überhaupt- als wählbare Option für Mandanten. Und selbst, wenn es nichts Kosten sollte, habe ich Zweifel, dass das meine Mandanten nutzen wollen/werden.

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deshalb sehe ich diese Funktion nicht dort, sondern -wenn überhaupt- als wählbare Option für Mandanten. Und selbst, wenn es nichts Kosten sollte, habe ich Zweifel, dass das meine Mandanten nutzen wollen/werden.

Meiner Meinung nach sollte dies keine wählbare Option sein. Wenn der Mandant den Beleg in DUO hochlädt und erfassen will, läuft die Rechnungsprüfung drüber und sollten irgendwelche Angaben für den Vorsteuerabzug fehlen, wird ein entsprechender Fehler ausgegeben. Der Beleg kann dann nicht weiter erfasst oder gespeichert werden, und wird somit auch nicht in die Buchhaltung weitergegeben. Oder meinetwegen wird der Beleg mit Fehlerhinweis gespeichert, aber nicht in die Buchhaltung übergeben. Nur "korrekte" Rechnungen werden somit an die Buchhaltung weitergegeben...

So würde ich mir einen Automatisierungsservice wünschen...