x-Rechnungen per Upload Mail

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Wir wurden als Kanzlei von mehreren Mandanten angesprochen, dass eine x-Rechnung nicht per Upload Mail ins UNO geschickt werden kann.

Warum wird der Dateityp .xml nicht unterstützt, wenn doch nächstes Jahr die E-Rechnungspflicht kommt?

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Weil Datev die Schnittstelle nur für Belegbilder nicht reine Datensätze gebaut hat 

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Hallo @FranziskaWerner,

wenn Sie heute schon die Funktion DATEV Upload Mail in Verbindung mit DATEV Unternehmen online verwenden, können Sie bereits Rechnungen im ZUGFeRD 2.0 Format, die Sie von Ihren Lieferanten an Ihr E-Mail-Postfach gesendet bekommen, an DATEV Unternehmen online weiterleiten. 

Warum genügt dieser Workflow den Anforderungen der E-Rechnung nicht?  

Ein E-Mail-Postfach erfüllt zwar die Mindestanforderungen, um der gesetzlichen Pflicht ab 01.01.2025 nachzukommen, die zukünftigen Anforderungen der E-Rechnung gehen jedoch weit darüber hinaus. 

Gesetzliches Ziel ist ein umfassendes digitales Meldesystem zur Umsatzsteuererhebung und -kontrolle. (Weitere Informationen finden Sie hier  )

Technische Basis liefert die DATEV E-Rechnungsplattform, denn diese unterstützt zukünftig die voraussichtlich verpflichtende Meldung von (Einzel-) Umsätzen an das Finanzamt. (Weitere Informationen zur DATEV E-Rechnungsplattform finden Sie hier )

Wie gehe ich vor, wenn ich XRechnungen (xml-Format) von meinem Lieferanten per E-Mail erhalte? 

Eine XRechnung (xml-Format) zählt nicht zu den von DATEV Upload Mail unterstützen Dateiformaten. DATEV Upload Mail ist als Funktion von DATEV Unternehmen online konzipiert, die eine Schnittstelle nutzt, die nur für Belegbilder ausgelegt ist. XRechnungen können daher auch künftig nicht über DATEV Upload Mail verarbeitet werden.  

Alternativ stehen Ihnen die Upload Tools DATEV Upload online und DATEV Belegtransfer zur Verfügung, um XRechnungen direkt nach DATEV Unternehmen online zu übertragen. 

DATEV setzt mit der DATEV E-Rechnungsplattform auf Netzwerke, die zukunftssicher eingesetzt werden. Künftig werden XRechnungen als reine strukturierte Daten immer wichtiger werden. Diese werden als Datenströme über Schnittstellen vom ausgebenden System zum empfangenden System (zB Finanzverwaltung) verarbeitet und der Zugang von Rechnungen per E-Mail wird weniger relevant werden. 

Die Übertragung von XRechnungen per Mail stellt daher eine Übergangslösung dar.  

Mit der DATEV E-Rechnungsplattform haben Sie ab 01.01.2025 die Möglichkeit Ihre XRechnungen über einen integrierten E-Mail-Zugang zu übertragen. Der Vorteil gegenüber DATEV Upload Mail ist hierbei, dass Sie die DATEV Ziel-E-Mail-Adresse direkt an Ihre Lieferanten weitergeben können. Es ist keine Authentifizierung der Absender-E-Mail-Adresse per DATEV SmartCard oder DATEV SmartLogin nötig.  

Ein weiterer Vorteil der Nutzung der E-Rechnungsplattform ist die GoBD-konforme Protokollierung und Aufbewahrung der Empfangs- und Versandinformationen jeder einzelnen Transaktion. Der Zugang einer XRechnung von Ihrem Lieferanten an die DATEV E-Rechnungsplattform ist somit für etwaige Betriebsprüfungen dokumentiert. Bei der Verwendung von DATEV Upload Mail besteht die Herausforderung darin, dass Sie die Dokumentationspflicht manuell durch geeignete Prozesse sicherstellen müssen, um die Empfangs- und Versandinformationen GoBD-konform zu erfassen.  

Über eine Schnittstelle von der DATEV E-Rechnungsplattform nach DATEV Unternehmen online gelangt Ihre Rechnung direkt nach Belege online. 

Freundliche Grüße, 

Selina Gottwald 

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Mir ist klar, dass die Plattformen in Zukunft an Bedeutung gewinnen werden und Mailversand evtl. weniger wird. Aber bis es soweit ist, müssen die Mandanten ja hier je nach Rechnungsformat unterschiedliche Arbeitsabläufe zu Grunde legen. Es wäre einfach eine Erleichterung im Arbeitsalltag der Mandanten, wenn Upload Mail das noch könnte...

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Datev braucht ja auch ein Verkaufsargument für das Portal vor 2028🤔

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Die Mandanten haben aufgrund bisheriger Empfehlungen separate Email-Adressen für den Rechnungsempfang eingerichtet und diese entsprechend an die Lieferanten weitergegeben. Jetzt heißt es, dass die Datev-Plattform eigene Mailadressen generiert.

Kann die Plattform auch mit der bisher vorhandenen Rechnungs-Email-Adresse verknüpft werden? Oder muss ich jetzt den Mandanten sagen, dass die bisherige Vorbereitung umsonst war?

Die Email-Adresse der Plattform wird sicherlich aus einer langen Zahlen-Buchstaben-Reihe bestehen. Diese Adresse an die Lieferanten weiterzugeben wird ohnehin dann eher auf Widerstand stoßen.

Über Kosten der Plattform habe ich noch nichts finden können.

Sofern diese lediglich bei X-Rechnungen notwendig sein wird, werden wohl die meisten Mandaten mit DUO die einfache Weiterleitung über upload-mail präferieren.

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Der direkte Versand von (e-)Rechnungen direkt von den Lieferanten eines Mandantes ist nicht empfehlenwert. Dann müssten der Mandant oder Sie alle Absenderadressen der Liefernaten in DUO registrieren und diese müssten die Bestätigungsemails der DATEV an den Mandanten oder Sie weiterleiten, so dass der Mandant oder Sie diese Anmeldung dann bestätigen könnnen (Smartcard/Smartlogin) benötigt.

In diesem Fall würde ich eher eine Weiterleitung beim Mandant an die Emailadresse bei DATEV einrichten.

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Mich wundert an der Stelle, dass der Empfang von XRechnungen per E-Rechnungspostfach über die E-Rechnungsplattform - also per Mail möglich ist, der Empfang per UploadMail aber nicht möglich ist. Die Kosten für die Plattform den Mandanten zusätzlich zum DUO und Belege online aufzuerlegen sehe ich kritisch.

Einziger Vorteil an der Plattform ist für mich der GoDB konforme E-Mail-Empfang, auch wenn ich die weitergabe der cryptischen Mailadresse (auch wenn diese nicht bestätigt werden muss) an Lieferanten für zu kompliziert halte - viel zu schnell schleicht sich auch bei Copy-Paste der Fehlerteufel ein.

Zumal hier nicht geprüft wird, ob eine Rechnung ggf. doppelt per Mail im System landet, was ich nicht verstehe. Die Rechnungsnummer, der Lieferant und sogar der Betrag sind doch per maschinen-lesbarem Code gegeben, beim erneuten Upload erscheint jedoch keine Fehlermeldung. Erst beim Buchen in OnPremise.

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Der direkte Versand von (e-)Rechnungen direkt von den Lieferanten eines Mandantes ist nicht empfehlenwert. Dann müssten der Mandant oder Sie alle Absenderadressen der Liefernaten in DUO registrieren und diese müssten die Bestätigungsemails der DATEV an den Mandanten oder Sie weiterleiten, so dass der Mandant oder Sie diese Anmeldung dann bestätigen können (Smartcard/Smartlogin) benötigt.

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@mkinzler das beschriebene Vorgehen verstößt denke ich Eh gegen die DATEV AGB.

Mal abgesehen davon, dass ich als Unternehmer immer noch selber bestimmen möchte wann welche Belege an meinen StB gehen. Stichwort: Rechnungsprüfung.

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Moin Moin,

ich dachte, Datev will die E-Rechnung zum Jahreswechsel in DUO vernüftig nutzbar machen. Wird wohl knapp 😉

Die E-Rechnung basiert auf einer maschinenauswertbaren xml-Datei/Anhang/ was auch immer sonst (vorsichtshalber dazu gefügt). D.h., ab übermorgen muss Datev nach dem Gesetzgeber mit xml umgehen können.

Woher die XML-Rechnung kommen, sollte egal sein. Im Grunde sollte der gesamte Prozess so wie mit den bisherigen Rechnungen im PDF-Format funktionieren. ZugFerd hat den Vorteil, dass der menschliche Betrachter damit eine bessere Übersicht hat und eher die Rechnung versteht (wenn denn das PDF nicht gefälscht wurde - oder der xml-Anhang).

im Buchungsprozess Rewe/DUO muss also die ausschließliche xml-Rechnung wie bisher mit allen anderen Rechnungsdateien auf DUO verarbeitbar sein.

ICh glaube nicht, dass ich da etwas falsch sehe.

(Lasse mich aber gerne etwas besseren belehren! ICh meine zwar es verstanden zu haben - muss aber nicht sein)

QJ

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Ich war ehrlich geplättet, irgendwo über einen Umweg zu erfahren, dass es also nichts wird mit einheitlichen Abläufen.

Ich wollte nämlich "die Chance zur Digitalisierung nutzen" und weg von diesem manuellen Hochladen von gescannten oder per Mail eingegangenen Belegen. Bislang war Upload-Mail bei uns unbekannt, und in Verbindung mit einer von uns eingerichteten E-Mail-Adresse nur für den Rechnungsempfang wollte ich die Aufwände und Fehlermöglichkeiten ganz deutlich senken.

Und nun bin mir zudem nicht sicher, ob ich die Begründung für den fehlenden Mail-Upload bei XRechnung richtig verstanden habe.

Also Upload-Mail kann und soll XML nicht lesen, weil das irgendwann nicht gesetzeskonform sei. Das manuelle Hochladen dagegen wird unterstützt und ist es?

Und ZUGFeRD kann per Mail übertragen werden, weil

a) Upload-Mail da das enthaltende XML doch lesen kann?

b) Upload hier ein PDF zum erfassen hat und nicht das XML nutzt?

Ich hoffe, es ist wenigstens a), denn b) wäre doch sicher erst recht nicht rechtskonform.

Wie auch immer: Es klingt in der Tat nach Erlösoptimierung unter Inkaufnahme von Nachteilen in der Usability.

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Ich fasse mal kurz zusammen, was unsere Kunden so an Feedback dazu geben:

1. Email-Empfang in DUO:
Keine X-Rechnung,

Werbemails sind mühsam zu entfernen und einen Filter kann man nicht selbst bestimmen,

alle Mitarbeiter brauchen für Rechnungsprüfung DUO-Zugang,

verschiedene Ordner wie Lastschriften etc. können nicht direkt beschickt werden

und der EMail-Content ist nicht sichtbar.

2. ZUGFeRD:
Meiner Meinung nach ist das größte Betrugsrisiko bei ZUGFeRD, dass im versteckten XML ein anderer Betrag oder die Kontonummer eines Betrügers steht. d.h. man prüft die sichtbare Ebene, alle nachfolgenden Prozesse nehmen die Informationen aus dem XML, ohne weitere Überprüfung (ist ja schon freigegeben).
Ältere ZUFGeRD-Versionen werden nich angenommen. Es sind leider noch viele davon im Umlauf.

3. X-Rechnung: eine einfache Visualisierung wäre wünschenswert, die man auch als PDF downloaden kann.

Viele Kunden brauchen eine verarbeitbare PDF-Version um z.B. als Nachweis bei Banken oder bei Nebenkostenabrechnungen alle Rechnungen und Lieferscheine zusammenzufügen. Das geht bei X-Rechnung so gar nicht. Und bei ZUGFeRD geht das auch nicht wirklich, ist auch verboten.

Wir haben den Vorteil, als kleines Unternehmen, an den Stellen recht schnell Erleichterung zu schaffen, will aber hier keine Werbung machen sondern auf die Problempunkte aufmerksam machen.