Mehr Einstellmöglichkeiten in DMS Individuell statt Kanzleiweit

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Ich wünsche mir, dass viele der Einstellmöglichkeiten in DATEV DMS auch individuell / benutzerspezifisch und nicht nur kanzleiweit vorgenommen werden können.

Beispiele hierfür sind:

• Outlook-Integration: Automatischer Ablagedialog nach dem Versenden einer Mail - das ist für manche super und für manche super nervig.
• Externes PDF-Programm. Für viele Mitarbeiter ist der interne Betrachter ausreichend oder sogar besser; für andere Mitarbeiter ist ein externes Programm gewünscht.

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@Alexander_Herrmann liegt das an den unterschiedlichen Prozessen oder an den Vorlieben der Mitarbeiter, dass ein höheres Maß an individuellen Einstellmöglichkeiten gewünscht ist?

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@jjunker In erster Linie wegen den unterschiedlichen Anforderungen für verschiedenen Berufsgruppen/Rollen innerhalb der Kanzlei. Eine Steuerfachangestellte hat ein anderes Aufgabenspektrum und zwangsläufig eine andere Arbeitsweise als z.B. ein Rechtsanwalt oder Steuerberater und nochmal anders, als ein Mitarbeiter im Sekretariat. 

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@Alexander_Herrmann Dann ist es verständlich und auch nur richtig. Die Software soll dem Prozess und nicht dem individuellen Wunsch des Mitarbeiters folgen.

Wären dann nicht Rollen (Gruppen) die richtige Lösung? Damit würde jeder Berufsgruppe innerhalb der Kanzlei der Prozess vorgeschrieben. Währet dem Wildwuchs in der Prozesslandschaft.

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Meine Stimme hast Du! 👍

Dagegen ist DATEV DMS an einigen Stellen so individuell, wo es meiner Meinung nach keinen Sinn macht. Habe heute einen SK aufgemacht, weil ich die Logik nicht verstanden habe, warum Mitarbeiter Bereich A nicht sieht, obwohl laut BRV dieser grün aka freigegeben ist. Grund: Jeder Mitarbeiter kann sich die für ihn freigegebenen Bereiche nochmal selber ausblenden 👎. Auf Nachfrage bei DATEV, warum man das nicht DMS BRV Gruppen macht und man so jedem Mitarbeiter die passenden Rechte geben kann: er würde es auch so machen aber die Mehrheit der DATEV wohl nicht.

Fun Fact: Er hat die Ansicht in DATEV DMS zurückgesetzt und dabei wurde der Bereich WP wieder ausgeblendet. Ich musste ihn wieder einblenden. Folge: DATEV DMS verhält sich so, als wäre das Recht nicht gegeben. Man sucht sich dort einen Wolf 🐺 und versteht es nicht 😵. Zumal, wenn der Bereich ausgeblendet ist, DATEV sich so verhält, als hätte man kein Recht dazu und es z.B. auch in der Schnellinfo nicht mehr zu finden ist. Statt es gräulich wird oder (ausgeblendet) daneben steht. 

Und für solche wirklich individuellen Einstellungen gibt es dann aber keine. Uncool 👎. 

DATEV verhält sich also nicht homogen. Hier kann man nur kanzleiweite Einstellungen machen und oben beschrieben kann man es individualisierbare Kanzleivorgaben nennen. 

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Hallo @Alexander_Herrmann ,

zu Ihren konkret benannten Wünschen gibt es einen Ausblick zum Service Release ab Nov. 2021:

• Es soll einen "Schalter" in Outlook geben, mit dem man das automatische Ablegen nach dem Senden pro E-Mail verhindern kann. 
  Weiterhin kann man ja heute schon E-Mail-Adressen oder ganze Domänen (z.B. die eigene Kanzlei?) von der automatischen Ablage ausschließen.
• Es soll für PDF-Dokumente ein "Öffnen mit..." geben, das dann die Standard-PDF-Anwendung öffnet und danach automatisiert wieder eincheckt.

Ansonsten bedeutet das benutzerspezifische Speichern von Einstellungen immer eine große Menge programmtechnischen Aufwands, daher wird immer sehr genau geprüft, ob es wirklich Not tut. Ausnahmen bestätigen - wie immer - die Regel.

Mit den besten Grüßen - Nicola Teich

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Hallo @Nicola_Teich! 

Problem bei uns: Wenn wir einstellen: öffne mit PDF Viewer > Rechtsklick > mit externer Anwendung öffnen > Nuance PDF geht auf > wir machen Änderungen am PDF, drücken auf speichern übernimmt DATEV diese Änderung nicht!

Ich hab' jetzt für 140 Mitarbeiter einstellen müssen: mit externer Anwendung öffnen, obwohl es nur 80 davon brauchen. Auch nach schließen des Nuance PDFs ist DATEV der Meinung: in Bearbeitung durch ... 

Bitte dringend, schnellstmöglich ändern! 🆘

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Hallo @metalposaunist !

wie oben beschrieben wird es nach aktueller Planung zum SR im November genau die Möglichkeit geben, nur bei Bedarf ein PDF-Dokument in der Standard-PDF-Anwendung am Rechner zur Bearbeitung zu öffnen.

Dass das automatische Einchecken, das Sie ja sicherlich in den Einstellungen aktiviert haben, bei Nuance PDF nicht funktioniert, ist natürlich ärgerlich. Bei anderen Programmen (z.B. Acrobat Reader, PDF-XChange) funktioniert das wohl sehr zuverlässig.

Viele Grüße - Nicola Teich

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@Nicola_Teich schrieb:

Dass das automatische Einchecken, das Sie ja sicherlich in den Einstellungen aktiviert haben, bei Nuance PDF nicht funktioniert, ist natürlich ärgerlich. Bei anderen Programmen (z.B. Acrobat Reader, PDF-XChange) funktioniert das wohl sehr zuverlässig.

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Womit wir wieder beim Thema flexibel & zuverlässig wären: DATEV goes denglish

Mich würde interessieren: Gibt es diese Probleme auch in anderen DMS Produkten wie z.B. ELO (for DATEV)? 🤔

Schade, dass wir uns für das falsche PDF Programm entschieden haben 😶. Gut, dann müssen wir auf den 25.11 abwarten. 3 Monate, 21 Tage noch zu gehen. Immerhin kein ganzes Jahr 😶. 

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@metalposaunistschrieb:

Mich würde interessieren: Gibt es diese Probleme auch in anderen DMS Produkten wie z.B. ELO (for DATEV)?

Bei richtigen DMS geht so etwas nativ.

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Hallo Frau Teich,

dass dieses „öffnen mit“ nun endlich kommen soll ist fein.

Aber bitte nicht nur das Standard-PDF Programm. Da muss es irgendwie möglich sein, das Tool zu wählen. Viele Kanzleien haben sich eine kleine Sammlung unterschiedlicher PDF-Programme für unterschiedliche Zwecke zugelegt.

Meist ist der Abobe-Reader das Standard-Tool. Bestimmte Dinge möchte man aber mit einem anderen Tool erledigen welches man aber bestimmt nicht als Standard-PDF-Tool benutzen möchte.

Freundliche Grüße,

F.Lange

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Guten Morgen @flange,

ich weiß, dass Ihre Kunden immer besonders kreativ sind. 😉

Wir sind jedoch der Meinung, dass 95 - 99% der Kunden mit dem EINEN weiteren Standard-PDF-Programm sehr gut klar kommen werden. Eine weitere Auswahl werden wir nur dann prüfen, wenn eine größere Masse von Kunden diesen Wunsch äußert.

Mit den besten Grüßen für eine erfolgreiche Woche - Nicola Teich

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@Nicola_Teich schrieb:

Wir sind jedoch der Meinung, dass 95 - 99% der Kunden mit dem EINEN weiteren Standard-PDF-Programm sehr gut klar kommen werden.

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Da ist es wieder. 95% reichen aus 😶. I'm sorry. Interessant, dass DATEV Software aussieht wie ein Blumenstrauß aber das Denken doch viele vereint 🤔. 

Windows kann das via Eintrag: öffnen mit ... - bei DATEV muss man wieder drum kämpfen; macht eine DATEV Idea auf und dann wird diese abgelehnt, weil es nur 2 Kudos gab und eine andere 1 Kudo Idea wird umgesetzt. 

Bitte nicht falsch verstehen; das ist meine Sichtweise der Dinge. 

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Hallo Frau Teich,

@Nicola_Teich : Wir sind jedoch der Meinung, dass 95 - 99% der Kunden mit dem EINEN weiteren Standard-PDF-Programm sehr gut klar kommen werden.

Ich könnte Ihnen reichlich Kanzleien nennen, die das anders sehen.

Wenn schon ein Entwickler sich dieses Themas erbarmt, warum dann nur 95% Wunscherfüllung? Machen Sie es doch bitte gleich richtig. Am liebsten konfigurierbar oder wenigstens wie der Explorer - frei wählbar.

@Nicola_Teich : Eine weitere Auswahl werden wir nur dann prüfen, wenn eine größere Masse von Kunden diesen Wunsch äußert.

Dann also in 3 Jahren? Und wie erheben Sie diesen Bedarf eigentlich? Das Prinzip Wunschnennung funktioniert doch seit Jahren nicht.

@metalposaunist : Danke für die Unterstützung.

Freundliche Grüße aus Berlin,

F.Lange

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Man denke auch an weitere Tools, mit denen man ein PDF möglicherweise ab und an öffnen möchte - zum Signieren bspw.

Ich wäre auch dafür, ein flexibles "öffnen mit" umzusetzen.

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Hallo Frau Teich,

Ihre Ansicht, bei einem offenbar in der Masse weitverbreitetem Standard zu bleiben, teile ich 😉. 

#gegenwildwuchsbeieinzelanforderungen

Beste Grüße

Christian Wielgoß

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@Nicola_Teich : Ich formuliere es für uns mal so: Bevor wir für den Adobe-Reader (nein, wir haben keine Vollversion) noch anfangen unsere Stempel "nachzubauen" wäre es mir lieber, wenn ich die Auswahl des Anzeigeprogramms direkt an den Ablageort koppeln könnte.

Konkret: Nur für Steuerbescheide (die einen eigenen Ablageort haben) wäre mit der interne DATEV-Viewer lieber. Alles andere kann über den Adobe Reader laufen.

Vielleicht lässt sich da je etwas kreatives draus machen...

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Hallo @marcohüwe,

vielen Dank für diesen Gedanken. Diese Komplexität werden wir nicht umsetzen. Ich bitte um Verständnis.

Mit den besten Grüßen - Nicola Teich

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Der Button "Nach dem Senden speichern" im Outlook gibt es nun eine Weile als Alternative zur kanzleiweiten Einstellung.

Ist es möglich für die Entwicklerabteilung diesen Button so zu konfigurieren, dass nach einmaliger Aktivierung dieser permanent aktiv bleibt (siehe E-Mail-Verschlüsselung)?

Erst dann kann man auch von einer Art "automatischen" Ablage sprechen.

Danke.