Hallo Community,
Unter www.datev.de/corona finden Sie in Kürze unter anderem einen Beitrag mit einigen Hinweisen und Tipps zur Nutzung von OneNote. Als Fortführung zu diesem Beitrag möchten wir Sie gerne hier in den Austausch bringen.
Bitte stellen Sie Ihre offenen Fragen ein, wir kümmern uns auch in enger Zusammenarbeit mit unseren Systempartnern und internen Fachabteilungen um die Beantwortung.
Setzen Sie OneNote bereits ein?
Was muss bei der Nutzung beachtet werden?
Welche Funktionen sind ihre Favoriten?
Wir sind gespannt auf Ihre Fragen und Erfahrungsberichte.
Sehr geehrte @Heike_Schueller ,
den Austausch nehme ich gerne an.
OneNote halte ich für ein sehr mächtige Tool! Die einzige Sache die ich noch nicht 100%ig eruieren konnte, war, wie findet die Speicherung sinnvollerweise statt.
Die neuere OneNote App setzt auf die Speicherung in OneDrive, was in der normalen Version irgendwo auf der Welt gespeichert wird. Hier habe ich Bauchschmerzen wegen der DSGVO. Ist OneDrive Business eine geeignete Plattform um zwischen verschiedenen Geräten die Daten DSGVO-konform auszutauschen?
Wohingegen OneNote (aus dem Office Paket, nicht Office 365) ein Austausch über die Datei-Ebene zulässt, hier kann man die Notizdateien im FileSystem ablegen und keine Inhalten gelangen nach draussen. Da nix nach draussen gelangt, ist der Einsatz ausserhalb der Kanzlei-Umgebung problematisch.
Hallo @Heike_Schueller ,
ich teste seit einem halben Jahr jetzt den Umgang mit OneNote. Und muss sagen, dass ich begeistert bin. Ich entdecke immer mehr Möglichkeiten wie der Umgang bei der täglichen Arbeit hilft.
Im Sommer dieses Jahres möchte ich den Umgang mit dem Programm der Chefabteilung vorzeigen, damit die Nutzung auf die Kanzlei ausgeweitet wird, um von noch mehr Vorteilen zu profitieren.
Derzeit bin ich noch beim Abgrenzen und Einrichten. Zum einen bin ich noch am Rausfinden einer optimalen Struktur. (Weil nur wenn die Basics stimmen, das Ganze auch hilft und nicht für durcheinander sorgt.) Und zum anderen ist die Abgrenzung wichtig. Welche Bereiche werden mit OneNote verarbeitet und welche mit der Dokumentenablage. Und wann sollte etwas aus OneNote in die Dokumentenablage. Hier muss man sich den Sinn (als digitaler Notizblock) von dem Programm immer wieder in den Vordergrund bringen. Es ist wichtig, dass es kein DMS-Ersatz sein soll. Lediglich eine Unterstützung eines guten DMS.
Ich denke, hier sind einheitliche Regelungen ganz wichtig. Gerade wenn man in der Kanzlei damit arbeitet.
Also ich beobachte dieses Thema mit großem Interesse und bin offen für neue Ideen und Vorschläge von allen Seiten.
Hallo @d_wielsch, hallo @oschmitt
es freut mich, dass der Beitrag hier den Austausch zu OneNote fördert. Meine Frage wäre, sehen Sie gerade in diesen Zeiten, in denen Mitarbeiter häufig außerhalb der Kanzleien tätig sind, verstärkt Einsatzmöglichkeiten für diese Lösung?
OneNote ist ein mächtiges Tool.
Um mobil (überall) damit zu arbeiten müssten die Daten in der sicheren DATEV-Cloud liegen, damit Änderungen sofort und unverzüglich synchronisiert würden und allen in der Kanzlei (freigegebenes Notizbuch) zugreifen könnten. Hierfür gibt es aber leider bei der DATEV (Rechenzentrumsleistungen sollten Kernkompetenz sein) keine Lösung.
Siehe auch: Corona - Datenaustauschplattform mit Mandanten.
Wir brauchen einen sicheren Cloud-Speicher im DATEV Rechenzentrum, den wir in unseren lokalen Datei-Explorer einbinden können um gemeinsam mit dem Mandanten und unseren Mitarbeitern sicher und einfach Dokumente zu speichern, zu öffnen, zu ändern und herunterzuladen können.
Anspruch der DATEV: Cloud first
Wirklichkeit bei der DATEV: Nichts / Leere
Hallo @Nörgler
suchen Sie sich in der derzeitigen angespannten Phase alles "Negativ-Lösungen" aus und publizieren die dann?
Warum machen Sie das nicht in einem Beitrag sondern stattdessen in den derzeitigen Diskussionen?
Lustig ist ihr Statement
"Anspruch der DATEV: Cloud first
Wirklichkeit bei der DATEV: Nichts / Leere"
ja schon. Aber auch nur einmal.
Haben Sie seit dem 24.3.2020 Langeweile?
Super, sehr interessantes Thema, freue mich das das hier aufgegriffen wird. Wir haben hier und da schon im Forum darüber diskutiert.
Im Moment setzen wir es noch nicht kanzleiweit ein, ich probiere es im Moment alleine, das macht einige Dinge einfacher. Ich kann aber schon sagen das ich begeistert bin wie es mir im Alltag die Arbeit erleichtert.
Die Umsetzung kanzleiweit wird schon erheblich schwieriger wegen der Organisation des ganzen. Alleine die Recherche und Prüfung und Umsetzung für mich alleine hat sehr viel Zeit gekostet.
Ich denke aber das Tool ist die Investition wert. Es gibt hier übrigens Kollegen im Forum die es schon intensiv und erfolgreich nutzen, deren Meinung wäre einmal sehr interessant.
Ich nutze OneNote bereits seit mehreren Jahren um in Gerichtsverhandlungen und bei Mandantenbesprechungen Mitschriften zu fertigen. Um die Daten zu schützen sind die entsprechenden Bereiche des Notebooks passwortgeschützt.
Schön wäre, wenn sich die DATEV dazu durchringen könnte, Office 365 auf einem Server im RZ zu hosten und ein, der Deutschland-Cloud vergleichbares Angebot zu unterbreiten (Telekom, 1&1 und einige andere Anbieter können es doch auch). Bei entsprechend attraktiven Konditionen sehe ich auf allen Seiten nur Vorteile.
Die Mitglieder könnten leichter DSGVO-konform arbeiten, die Programm-Entwicklung und der Support könnten sich auf eine Officeversion beschränken. Dadurch würden Kapazitäten frei, die an anderer Stelle dringend benötigt werden.
Im Prozess der Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen ist OneNote unverzichtbar. Es dient mir zur Sammlung meiner Fragen die sich im Prozess ergeben und nimmt gleichzeitig die Antworten dazu auf. Alles kann problemlos zu OneNote übergeben werden. Nach Fertigstellung des Prozesses wird ein PDF erzeugt und in die Datev-Dokumentenablage abgelegt. Alle Daten (auch OneNote) bleiben dabei komplett in der Kanzlei. OneNote = TOP
Absoluter Neuling:
Wie muss ich mir das arbeiten mit OneNote vorstellen? Brauch ich de facto ein Tablet, reicht ein PC. Mit welchem Stift schreibt man seine Notizen und wie?
Mich würden mal die Basics interessieren und die Abläufe mit einfachen Beispielen
Hi @t_immenroth ,
ein Tablet brauchst du nicht zwingend. Zum Einstieg kannst du ruhig am Computer damit arbeiten. Sieh es als Notizbuch, welches du nun über deinen Rechner nutzt. So sind alle Notizen automatisch digital verfügbar.
Ein Tablet wird dann interessant, wenn man sagt, man will die Besprechungsnotizen direkt und komfortabler erfassen. One Note ist dazu in der Lage die Handschrift zu lesen und konvertieren. Erst bei der Nutzung eines Tablet's (oder auch Convertibles) ist ein Stift hilfreich. Davon gibt es einige gute. Ich hatte bereits den Surface Pen und den HP Pen und habe mit beiden nur positive Erfahrungen gemacht. Ist aber auch eine Preisfrage.
Hallo @t_immenroth,
Sie können prinzipiell mit nahezu allen Devices arbeiten. Viele Tablets bieten die Möglichkeit die Software auch per interaktiven Touchscreen z.B. per Stifteingabe zu bedienen. Dazu benötigen Sie einen entsprechenden Eingabestift (Stylus-Pen).
Die volle Kraft entfaltet OneNote, wenn das Notizbuch zentral abgespeichert ist. Momentan möglich z.B. in der Microsoft Cloud. Der datenschutzkonforme Einsatz muss sicherlich geprüft werden. Für Office 365 Kunden bietet Microsoft seit diesem Jahr auch eine Cloud in Deutschland. Sofern das Notizbuch in der Microsoft-Cloud gespeichert wird, können Sie geräteunabhängig auf das Notizbuch zugreifen.
Ein Hosting von Office 365 über DATEV wird derzeit nicht angeboten.
Sie können - und das ist die Idee hinter OneNote - das Programm wie ein Notizbuch verwenden.
OneNote nimmt Daten aus allen (un-)möglichen Quellen, wie Notizen, Links, Dokumente, Tabellen, Bilder, Webseiten, Soundfiles, Filme, auf. OneNote können Sie sich auch als riesen Staubsauger vorstellen. In OneNote können Sie sämtliche Informationen, Daten und Ideen sammeln, die ihnen während der Arbeit relevant erscheinen oder erscheinen können. Später können Sie diese dann strukturieren und ggf. weiterverarbeiten (oder auch einfach entsorgen). Für mich gilt zwischenzeitlich bei der Verwendung von OneNote: the sky might be the limit.
Ich selbst nutze ein Surface pro mit Stifteingabe (Surface Pen). Da es OneNote für (fast) jede Plattform gibt, können Sie es auch mit dem Ipad (als eingefleischter Apfelverächter glaube ich nicht dass ich das schreibe) oder einem Android Gerät nutzen.
Der Charm und die Stärke von OneNote macht m.E. gerade aus, dass ich nicht an die Eingabegeräte eines PC gebunden sind. Diese sind m.E. sogar für einen produktiven Einsatz eher hinderlich.
In der Praxis sieht das ganze bei mir so aus, dass ich zwischenzeitlich häufig zwei Geräte zu Gericht mitnehme. Auf dem einen Gerät, meinem Surface ist die Akte für das Verfahren und auf dem zweiten Gerät (einem Surface Go) läuft OneNote. Dort schreibe ich die wesentlichen Punkte der Verhandlung mit. In der Kanzlei werden die Notizen aus OneNote exportiert (pdf. oder OneNote-Format) und zur Akte gespeichert. Die Aufteilung hat den Vorteil, dass ich nicht immer zwischen der Akte und meinen Notizen wechseln muss.
@agmü : Das ist eine schöne Zusammenfassung und Beschreibung und trifft es ganz gut. Ich habe anfangs auf dem iPad pro gearbeitet, da war die Nutzung mit dem Apple Pencil (Schreiben) um einiges besser (und ich bin ursprünglich auch kein Apple Fan :-)) mittlerweile bin ich aber auf Surface gewechselt.
Das Schreiben mit dem Stift fühlt sich zwar ein wenig schlechter an, aber die Bedienung und Möglichkeiten bei OneNote sind einfach viel besser (Ist ja auch beides Microsoft 🙂 )Wobei natürlich das Schreibgefühl und die Bedienung natürlich auch subjektiv sind. Ich habe immer das Surface und das iPad dabei, je nachdem ob ich mehr schreibe oder mehr andere Funktionen nutze.
Letztendlich bin ich noch in der Erkungsphase, bin aber auch bei Ihnen the sky ist the Limit.
Also den Ansatz habe ich verstanden. Soweit so gut. Jetzt mal der für mich praktische Fall:
1. Mitarbeiter erstellt den JA, druckt ihn über OneNote, ich bekomm den irgendwie auf mein iPad/Surface o.ä., kann dann Handschriftliche Kommentare zu gewissen Positionen erfassen, dies dann speichern und dem Mitarbeiter zur Nachbearbeitung zukommen lassen.
2. Mitarbeiter hat Fibu fertig, BWA per OneNote zu mit zw. Kontrolle, ich zeichne ab und gebe die Auswertung frei. Zu 90% muss ich da wirklich nichts kontrollieren.
Danke schon mal für die Infos
Das hängt ein wenig davon ab wie Sie arbeiten. Ich benutze es zu zum den JA abzustimmen und das zu dokumentieren.
Bsp : Abstimmung USt-VZ mit Steuerkonto Online. Da wird ein Screenshot gemacht und mit dem Bf-Konto abgeglichen, dann wenn mit Stift gearbeitet wird, mit der Hand einen Haken dran usw. Kann man nachher super nachvollziehen.
So kann man alle wichtige Positionen dokumentieren und es auf einen Blick nachvollziehen kontrollieren.
Andres Beispiel : Handschriftliche Notizen während der Besprechung machen und dann an den zuständigen MA weiterleiten. Es gibt noch mehr Beispiele..
Allgemein kann man dort alle möglichen Daten Screenshots, pdf, usw. ablegen. Ich denke man kann sich OneNote ein wenig wie einen Aktenschrank. Ordner vorstellen. Und das war ja immer schon ein Hauptanwendungsfall für uns :-).
Außerdem kann man auch gut im jeweiligen Ordner nach Stichwörtern suchen...
Hallo @agmü ,
... klingt spannend, Ihr Einsatz-Szenario für OneNote.
Übrigens, ... wenn Sie 'Apfelverächter' sind, könnten Sie ja auf A(d)vocado ausweichen ...
Mich würde stark interessieren, ob OneNote auch gut mit Spracherkennungs-Software 'kollaborieren' könnte oder kann, z.B. mit "Dragon Naturally Speaking".
Ich bin kein großer Tipper vor dem Herrn, schon gar nicht blind am Laptop oder auf dem iPad. Daher würde ich gerne Sprachnotizen mit einer Software in verständlichen Text umwandeln lassen. Dass dann Einiges etwas verquer herauskommt, ist klar, aber das kennt man ja von vielen ki-übersetzten Texten.
Haben Sie in diese Richtung schon experimentiert ?
Ich mag "Äpfel" eigentlich sehr gerne, sind gesund und schmecken gut 😉
Zum Thema Spracherkennung, nutze ich gar nicht, alles handschriftlich oder schnell getippt. Bei meiner Nutzung arbeite ich ja viel mit Screenshots, und meist handschriftlichen Notizen, ab und zu mal kurz was getippt, für mich wäre das eher eine Verzögerung. Aber vielleicht hat noch jemand anders Erfahrung damit ?
Noch eine nützliche Funktion, das Programm rechnet auch selbst wenn man es entsprechend nützt.
Nutze ich auch häufig zB Summen addieren man tippt das Summenzeichen und dann Leerzeichen und er rechnet selbst, spart den Griff zum Taschenrechner oder App. Funktioniert aber nicht auf allen Oberflächen...
WIe haben Sie das Speicherproblem gelöst? Gerade OneNote für iOS oder iPadOS synct nur über SharePoint Server (Kosten im mittleren 4-stelligen Bereich ohne Implementierung) oder über OneDrive. Erfüllt OneDrive Business die DSGVO-Anforderungen bzw. wurde mit MS ein Vertrag der § 203 StGB einschließt?
Es ist ja nicht nur OneDrive, auch alle die Office 365 nutzen, müssten ja einen VErtrag abgeschlossen haben der § 203 StGB mit einschließt.
@vogtsburger schrieb:
Mich würde stark interessieren, ob OneNote auch gut mit Spracherkennungs-Software 'kollaborieren' könnte oder kann, z.B. mit "Dragon Naturally Speaking".
Ich bin kein großer Tipper vor dem Herrn, schon gar nicht blind am Laptop oder auf dem iPad. Daher würde ich gerne Sprachnotizen mit einer Software in verständlichen Text umwandeln lassen. Dass dann Einiges etwas verquer herauskommt, ist klar, aber das kennt man ja von vielen ki-übersetzten Texten.
Haben Sie in diese Richtung schon experimentiert ?
Kurz und knapp:
keine Ahnung wie gut OneNote mit Spracherkennungssoftware kollaboriert. Habe ich bisher nicht mehr ausgetestet (mein letzer Einsatzversuch einer Spracherkennung stammt aus dem Jahr 2005)
Wenn ich mir allerdings mein Menüband ansehe, gibt es unter Einfügen einen Eintrag "Audio aufzeichnen" und einen Eintrag "Video aufzeichnen". In der Arbeit verwende ich allerdings auch noch OneNote2016
@oschmitt schrieb:WIe haben Sie das Speicherproblem gelöst? Gerade OneNote für iOS oder iPadOS synct nur über SharePoint Server (Kosten im mittleren 4-stelligen Bereich ohne Implementierung) oder über OneDrive. Erfüllt OneDrive Business die DSGVO-Anforderungen bzw. wurde mit MS ein Vertrag der § 203 StGB einschließt?
Es ist ja nicht nur OneDrive, auch alle die Office 365 nutzen, müssten ja einen VErtrag abgeschlossen haben der § 203 StGB mit einschließt.
Da sprechen Sie einen etwas heiklen Punkt und letztlich eine Grauzone an.
Zum einen sind gerichtliche Verhandlungen öffentlich. Daher können mir während einer Gerichtsverhandlung keine Informationen anvertraut werden, die ich verraten könnte. Ich mache mir nur Notizen zum Verhandlungsverlauf. Soweit der Mandant mir Informationen während der Verhandlung gibt, die nicht in diese einfließen, werden diese zunächst nicht notiert. Diese Informationen frage ich später beim Mandanten nochmals gesondert ab. oder sie landen in einer gesonderten Datei auf dem Gerät.
Da beide Rechner während der Verhandlung und auch ansonsten bei Terminen außer Haus im Flugmodus sind und bleiben, und in den Einstellungen eine automatische Synchronisation mit eventuell vorhandenen Cloudversionen deaktiviert ist, meine ich, ist das Risiko kalkulierbar. Den "Preis" den ich dafür zahle ist, dass die Daten in der Kanzlei frühestens nach meiner Rückkehr ins Büro aktualisiert werden.
Ob OneDrive Business DSGVO-konfrom ist, kann ich Ihnen nicht sagen. Auf OneDrive werden bei uns keine geschäftlichen Daten gespeichert. Diese sind und bleiben in der Kanzlei. Da werde ich auch keine Diskussion mit der DATEV oder anderen Dienstleistern beginnen.
Aus Office 365 nutzen wir auch nur die lokal installierbaren Programme. Deswegen läuft bei mir auch "nur" OneNote 2016, welches gesondert heruntergeladen und installiert werden muss. Was dann noch an Informationen über Office365 an MS abfließt, versuche ich soweit als möglich durch Deaktivierung der entsprechenden Übertragungs- und Zugriffsrechte zu beschränken.
Letztlich ist dieser Punkt aber bei der Entscheidung über den Einsatz jeder Software die eine "Cloud"-anbindung bietet, auf Grundlage der Mandantenstruktur und den Vorlieben der Anwender einer jeder Kanzlei individuell zu entscheiden.
Danke @kgaspers, @agmü für die praktischen Tipps.
Für alle zur Info, steht seit eben der oben erwähnte Bericht auf der DATEV-Corona Seite unter https://www.datev.de/web/de/aktuelles/informationsseite-zum-coronavirus/tipps-und-hinweise-im-umgang-mit-den-folgen-des-coronavirus/teamarbeit-ermoeglichen-mit-onenote/
Auch auf die Gefahr als Buhmann dazustehen:
das im Link geschilderte Einsatzszenario ist wunderbar - ABER: sicherlich weder DSGVO- noch Mitbestimmungskonform; wie überhaupt 95% der derzeitigen Maßnahmen in der einen oder anderen Form gegen bestehendes Recht verstoßen dürften.
Hallo @Heike_Schueller , Hallo liebe Heike
cooles und spannendes Thema.
Passend dazu erscheint in der April Ausgabe des DATEV Magazins ein zweiseitiger Erfahrungsbericht unserer Kanzlei genau zum Thema "iPad & OneNote".
Nachfolgend möchte ich gerne Deine Fragen beantworten:
1. Setzen Sie OneNote bereits ein?
Ja, wir nur nutzen iPad, OneNote und Office365 bereits seit knapp 2,5 Jahren sehr intensiv und haben es(iPad & OneNote) vor 2 Jahren im gesamten Team (20 Beschäftigte) flächendeckend im Einsatz.
Das Resümeè: Es hat sich mehr als nur rentiert und das nicht nur wegen der aktuell starken HomeOffice-Phase.
Der Einsatz von iPad & OneNote im Team hat sich als unglaublicher Effektivitätsbooster entpuppt.
Die Zusammenarbeit kann im Team viel effektiver gestaltet und Prozesse effizienter abgebildet werden.
2. Was muss beachtet werden?
2.1 Datenschutz & DSGVO
Der Datenschutz ist/war für uns auch ein sehr wichtiges Thema, wenn es um Office365 geht. Da die DSGVO eine EU-Richtlinie ist haben wir uns für die EU-Variante von Office365 entschieden (Office365 Business Premium). Hier haben wir uns auch rechtlich beraten lassen. Wie bereits im Chat schon angesprochen wurde bietet Microsoft auch (wieder) die Speicherung auf deutschen Servern an. (DE-Variante)
2.2. SharePoint anstatt OneDrive benutzen
Wichtig ist es meiner Meinung nach, dass wenn OneNote im Team eingesetzt werden soll, man über den Microsoft SharePoint gehen sollte. Microsoft SharePoint bildet die einzelnen (digitalen) Archivräume ab, welche man mit verschiedenen Zugriffsberechtigungen versehen kann. OneDrive hingegen stellt "nur" das persönliche Schließfach eines Office365-Benutzers dar. Im SharePoint kann man Zugriffsberechtigungen einmal für die einzelnen Archivräume festlegen, in OneDrive muss man einzelne Dokument separat freigeben/teilen.
Beispiel:
Wir haben für jeden Mandanten ein eigenes Notizbuch angelegt. Diese Notizbücher werden in dem Archivraum(=SharePoint-Website) "Kanzlei" abgelegt , wo alle Teammitglieder darauf Zugriff haben.
Andererseits gibt es das Notizbuch "Kanzleileitung", bei dem der Zugriff nur den Kanzleiinhabern und berechtigten Personen vorbehalten ist. Dieses Notizbuch wird auf der SharePoint-Seite "Kanzleileitung" abgespeichert.
2.3 Analoge Ordner-Struktur beibehalten
Aus der eigenen Erfahrung heraus ist bei der Integration von OneNote zu empfehlen, die Ordnerstruktur der einzelnen Mandanten-Notizbücher 1:1 von der analogen Welt(Mandantenakt) in die digitale Welt (OneNote-Notizbuch) zu übertragen. Das erleichterte uns erstens die Übertragung/die Erstellung der Notizbücher und führte auch im Team zu weniger Verwirrung und schnelleren Verständnis.
2.4 Apple iPad vs. Microsoft Surface -> Unterschiede in den OneNote-Funktionen
Wir haben uns in der Kanzlei für das Apple iPad Pro 12,9" entschieden. Darüber hinaus habe ich zu Testzwecken auch ein Microsoft Surface Pro 6 im Einsatz. Wie es bereits im Chat schon angesprochen wurde, finde ich persönlich das Schreibgefühl mit dem Apple Pencil auf dem iPad auch "natürlicher". Deshalb ist das iPad für mich mein reiner Blockersatz, auf dem ich Telefonmitschriften, Besprechungsnotizen oder Notizen auf Seminaren sehr gerne verfasse. Hier nehme ich die aktuell noch vorhandenen Funktionseinschränkungen der iOS-App gerne in Kauf, da ich hierfür nicht den vollen Funktionsumfang benötige.
Das Surface hingegen ist für mich ein klassischer Laptop mit Touchscreen. Die Vorteile vom Microsoft Surface sind meiner Meinung nach der volle Funktionsumfang der Office-Anwendungen und die Möglichkeit der Nutzung einer Maus. Das Surface stellt auch gleichzeitig mein HomeOffice-Arbeitsplatz dar. Unsere Entscheidung fiel für das iPad aus dem einfachen Grund, dass wir nicht (noch) einen "PC" benötigten sondern eine (digitale) Möglichkeit, um handschriftliche Notizen zu verfassen. (Digitaler Block)
3. Welche Funktionen sind meine Favoriten?
3.1 Funktionen von OneNote
Was mich an OneNote und Office365 begeistert ist die Unabhängigkeit und Flexibilität die mir dieses System schenkt. Egal ob ich in der Kanzlei am PC arbeite , etwas am iPad mit dem Apple Pencil notiere oder am iPhone schnell eine Sprachnachricht in OneNote abspeichere. Ich habe alles zu jeder Zeit überall dabei und das geräte- und betriebssystemunabhängig.
Mein Favorit ist vor allem die präzise und schnelle Suchfunktion in OneNote, die tatsächlich alles durchsucht. Sei es Bildschirmausschnitte, Fotos, Texte oder Handschrift.
3.2 Office365 in vollem Umfang nutzen
Wir nutzen neben OneNote noch zahlreiche weitere Tools aus der Office365-Familie, unter anderem Microsoft Teams, dass uns ein eigenes internes "Kanzlei-WhatsApp" abbildet. Da die Chat-Nachrichen ebenfalls im SharePoint abgespeichert werden, laufen die Daten ebenfalls über die gleichen europäischen Server, wie OneNote.
Darüber hinaus haben wir uns mit Microsoft Stream ein eigenes kleines "Kanzlei-YouTube" aufgebaut, in dem wir selbsterstellte Videoanleitungen für einzelne Programme dem Team zur Verfügung stellen. Zusätzlich werden die wöchentlichen Videokonferenzen, die wir in Microsoft Teams abhalten aufgezeichnet und anschließend in Microsoft Stream abgespeichert. Danach stehen sie als eine Art "Video-Protokoll", vor allem für Team-Mitglieder die an der Besprechung nicht teilnehmen konnten, zur Verfügung.
Das war jetzt recht viel, aber ich bin von Microsoft Office365 und insbesondere von Microsoft OneNote sehr begeistert.
PS: Wir bieten den DATEV Magazin Lesern in unserem Artikel ein kostenfreies E-Book an. Wer daran Interesse hat, kann sich gerne per Mail bei mir melden: texner@meisterkanzlei.de
@Tobi_Ex schrieb:
... Das Surface hingegen ist für mich ein klassischer Laptop mit Touchscreen. Die Vorteile vom Microsoft Surface sind meiner Meinung nach der volle Funktionsumfang der Office-Anwendungen und die Möglichkeit der Nutzung einer Maus. Das Surface stellt auch gleichzeitig mein HomeOffice-Arbeitsplatz dar. Unsere Entscheidung fiel für das iPad aus dem einfachen Grund, dass wir nicht (noch) einen "PC" benötigten sondern eine (digitale) Möglichkeit, um handschriftliche Notizen zu verfassen. (Digitaler Block)
Noch als kleine Ergänzung: Die DATEV-Programme laufen nativ auf jedem Surface, ein nicht zu unterschätzender Vorteil gegenüber jedem Tablet.
@Tobi_Ex schrieb:
2. Was muss beachtet werden?
2.1 Datenschutz & DSGVO
Der Datenschutz ist/war für uns auch ein sehr wichtiges Thema, wenn es um Office365 geht. Da die DSGVO eine EU-Richtlinie ist haben wir uns für die EU-Variante von Office365 entschieden (Office365 Business Premium). Hier haben wir uns auch rechtlich beraten lassen. Wie bereits im Chat schon angesprochen wurde bietet Microsoft auch (wieder) die Speicherung auf deutschen Servern an. (DE-Variante)
Das ist zumindestens schon mal ein Ruhekissen. Aber Sie beziehen sich nur auf Office 365. Nicht jeder Berater möchte nun das komplette Office 365 bestellen, wenn er erst vor 2 Jahren Office 2016 im OpenLicense Modell gekauft hat. MS bietet ja auch One Drive Business in zwei "Plänen" an.
Weiterhin:
@Tobi_Ex schrieb:
2.2. SharePoint anstatt OneDrive benutzen
Wichtig ist es meiner Meinung nach, dass wenn OneNote im Team eingesetzt werden soll, man über den Microsoft SharePoint gehen sollte. Microsoft SharePoint bildet die einzelnen (digitalen) Archivräume ab, welche man mit verschiedenen Zugriffsberechtigungen versehen kann. OneDrive hingegen stellt "nur" das persönliche Schließfach eines Office365-Benutzers dar. Im SharePoint kann man Zugriffsberechtigungen einmal für die einzelnen Archivräume festlegen, in OneDrive muss man einzelne Dokument separat freigeben/teilen.
Beispiel:
Wir haben für jeden Mandanten ein eigenes Notizbuch angelegt. Diese Notizbücher werden in dem Archivraum(=SharePoint-Website) "Kanzlei" abgelegt , wo alle Teammitglieder darauf Zugriff haben.
Andererseits gibt es das Notizbuch "Kanzleileitung", bei dem der Zugriff nur den Kanzleiinhabern und berechtigten Personen vorbehalten ist. Dieses Notizbuch wird auf der SharePoint-Seite "Kanzleileitung" abgespeichert.
Sie setzen also SharePoint Server ein? Lokal oder lassen Sie diesen hosten durch MS oder jemand Dritten? Ein eigener SharePoint Server in der Kanzlei wäre natürlich das feinste, auch aus Datenschutzgründen, allerdings sind mir die Kosten für eine Kanzlei in der Größenordnung bis 10 Mitarbeiter "way to much".
Nichts desto trotz, vielen Dank für Ihren Einblick.
Da es hier ja auch kritische Stimmen gibt, was wären denn sinnvolle Alternativen?
Definieren Sie bitte "sinnvoll".
Ehrlicherweise ist die Sinnhaftigkeit einer eingesetzten Software von einer Vielzahl von Faktoren abhängig, die sich in jeder Konstellation anders darstellen.
Für welchen Zweck wird eine Software gesucht; wer soll die Software einsetzen; wie ist die technische Ausstattung und die technische Kenntnis der Anwender; wie ist die technische Ausstattung und die Kenntnis in der jeweiligen Organisation (Kanzlei, Niederlassung, etc.); wie hoch ist die Bereitschaft bestehende Arbeitsweisen und -prozesse ggf. einer neuen Software anzupassen?
Für die eine Organistationseinheit kann der Einsatz von OneNote höchst sinnvoll und effizient sein, für andere Konstellationen kann der Einsatz zum Supergau führen. Betreuen Sie z.B. Unternehmen die sich in Übernahmeverhandlungen befinden, die bei vorzeitigem Bekanntwerden erhebliche Folgen haben könnten, würde ich generell die Daten so speichern, dass ein Zugriff von außen ausgeschlossen ist, auch nicht über ein Kanzleinetzwerk. Gleiches gilt wenn etwa Mandanten betreut werden, die ernsthaft über eine strafbefreiende Selbstanzeige beraten werden. Ich würde beispielsweise niemals elektronisch mit Mandanten korrespondieren, die an einem (strafrechtlichen) Ermittlungsverfahren beteiligt sind. Daher verbietet es sich auch in solchen Fällen digitale Notizen zu erfassen, die (un-)mittelbar in die Cloud gelangen können.
Werden in der Software nur Daten gespeichert und Informationen getauscht, die - theoretisch - jeder mithören kann, mag OneNote in Kombination mit OneDrive oder MS Teams ausreichend sein.
Hallo Herr Müller,
wie würden Sie aus Ihrer Sicht als Rechtsanwalt die Datensicherheit und den Datenschutz bei "Ende-zu-Ende-Verschlüsselung" bei 'Daten-Sammlern' wie z.B. WhatsApp (Facebook) beurteilen ?
Und falls Sie z.B. bei WhatsApp massive Datensicherheitsmängel sehen, welcher Technik würden Sie vertrauen ?
edit:
Ich selbst fühle mich am 'wohlsten', wenn ich Daten s/mime-verschlüsselt übermittle.
Solche (aus meiner Sicht) sicheren Techniken könnte man ja evtl. auch auf Datei-Austausch-Plattformen verwenden, nach dem Prinzip:
Jeder authentifizierte User der Plattform kann hochladen und herunterladen, aber nur an seinem lokalen Gerät entschlüsseln und öffnen.
Guten Tag Herr @agmü,
sinnvoll ist es, meiner persönlichen Meinung nach, wenn ein Mehrwert für das Team, die Mandanten, die Kanzleileitung bzw. das gesamte Geschäftsbeziehungsverhältnis existiert.
Der Beitrag spiegelt lediglich ein Erfahrungsbericht aus unserer Kanzlei wieder. Er hat kein Anspruch auf Vollständigkeit und stellt auch keine pauschale Aussage für den Einsatz von Microsoft OneNote dar. In unserem Fall hat sich OneNote iVm. dem Apple iPad bewährt. Das wollte ich mit meinem Beitrag kundtun.
Ich stimme Ihnen zu, dass die Sinnhaftigkeit des Einsatzes einer Software individuell und situationsabhängig geprüft werden muss.
Auch wir in der Kanzlei haben zu Beginn mit verschiedenen Software und unterschiedlichen Apps (bspw.: GoodNots, Evernote, Notability...) herumprobiert.
Bei der Entscheidung für Microsoft OneNote bzw. gegen andere Software/Apps haben bei uns auch zahlreiche Faktoren eine gewichtige Rolle gespielt (Datenschutz, Kollaborationen im Team, Geräteunterstützung, Bedienungsfreundlichkeit, Integration in Server-Umgebung...)
Gruß
Tobias Exner