Hallo @Heike_Schueller , Hallo liebe Heike
cooles und spannendes Thema.
Passend dazu erscheint in der April Ausgabe des DATEV Magazins ein zweiseitiger Erfahrungsbericht unserer Kanzlei genau zum Thema "iPad & OneNote".
Nachfolgend möchte ich gerne Deine Fragen beantworten:
1. Setzen Sie OneNote bereits ein?
Ja, wir nur nutzen iPad, OneNote und Office365 bereits seit knapp 2,5 Jahren sehr intensiv und haben es(iPad & OneNote) vor 2 Jahren im gesamten Team (20 Beschäftigte) flächendeckend im Einsatz.
Das Resümeè: Es hat sich mehr als nur rentiert und das nicht nur wegen der aktuell starken HomeOffice-Phase.
Der Einsatz von iPad & OneNote im Team hat sich als unglaublicher Effektivitätsbooster entpuppt.
Die Zusammenarbeit kann im Team viel effektiver gestaltet und Prozesse effizienter abgebildet werden.
2. Was muss beachtet werden?
2.1 Datenschutz & DSGVO
Der Datenschutz ist/war für uns auch ein sehr wichtiges Thema, wenn es um Office365 geht. Da die DSGVO eine EU-Richtlinie ist haben wir uns für die EU-Variante von Office365 entschieden (Office365 Business Premium). Hier haben wir uns auch rechtlich beraten lassen. Wie bereits im Chat schon angesprochen wurde bietet Microsoft auch (wieder) die Speicherung auf deutschen Servern an. (DE-Variante)
2.2. SharePoint anstatt OneDrive benutzen
Wichtig ist es meiner Meinung nach, dass wenn OneNote im Team eingesetzt werden soll, man über den Microsoft SharePoint gehen sollte. Microsoft SharePoint bildet die einzelnen (digitalen) Archivräume ab, welche man mit verschiedenen Zugriffsberechtigungen versehen kann. OneDrive hingegen stellt "nur" das persönliche Schließfach eines Office365-Benutzers dar. Im SharePoint kann man Zugriffsberechtigungen einmal für die einzelnen Archivräume festlegen, in OneDrive muss man einzelne Dokument separat freigeben/teilen.
Beispiel:
Wir haben für jeden Mandanten ein eigenes Notizbuch angelegt. Diese Notizbücher werden in dem Archivraum(=SharePoint-Website) "Kanzlei" abgelegt , wo alle Teammitglieder darauf Zugriff haben.
Andererseits gibt es das Notizbuch "Kanzleileitung", bei dem der Zugriff nur den Kanzleiinhabern und berechtigten Personen vorbehalten ist. Dieses Notizbuch wird auf der SharePoint-Seite "Kanzleileitung" abgespeichert.
2.3 Analoge Ordner-Struktur beibehalten
Aus der eigenen Erfahrung heraus ist bei der Integration von OneNote zu empfehlen, die Ordnerstruktur der einzelnen Mandanten-Notizbücher 1:1 von der analogen Welt(Mandantenakt) in die digitale Welt (OneNote-Notizbuch) zu übertragen. Das erleichterte uns erstens die Übertragung/die Erstellung der Notizbücher und führte auch im Team zu weniger Verwirrung und schnelleren Verständnis.
2.4 Apple iPad vs. Microsoft Surface -> Unterschiede in den OneNote-Funktionen
Wir haben uns in der Kanzlei für das Apple iPad Pro 12,9" entschieden. Darüber hinaus habe ich zu Testzwecken auch ein Microsoft Surface Pro 6 im Einsatz. Wie es bereits im Chat schon angesprochen wurde, finde ich persönlich das Schreibgefühl mit dem Apple Pencil auf dem iPad auch "natürlicher". Deshalb ist das iPad für mich mein reiner Blockersatz, auf dem ich Telefonmitschriften, Besprechungsnotizen oder Notizen auf Seminaren sehr gerne verfasse. Hier nehme ich die aktuell noch vorhandenen Funktionseinschränkungen der iOS-App gerne in Kauf, da ich hierfür nicht den vollen Funktionsumfang benötige.
Das Surface hingegen ist für mich ein klassischer Laptop mit Touchscreen. Die Vorteile vom Microsoft Surface sind meiner Meinung nach der volle Funktionsumfang der Office-Anwendungen und die Möglichkeit der Nutzung einer Maus. Das Surface stellt auch gleichzeitig mein HomeOffice-Arbeitsplatz dar. Unsere Entscheidung fiel für das iPad aus dem einfachen Grund, dass wir nicht (noch) einen "PC" benötigten sondern eine (digitale) Möglichkeit, um handschriftliche Notizen zu verfassen. (Digitaler Block)
3. Welche Funktionen sind meine Favoriten?
3.1 Funktionen von OneNote
Was mich an OneNote und Office365 begeistert ist die Unabhängigkeit und Flexibilität die mir dieses System schenkt. Egal ob ich in der Kanzlei am PC arbeite , etwas am iPad mit dem Apple Pencil notiere oder am iPhone schnell eine Sprachnachricht in OneNote abspeichere. Ich habe alles zu jeder Zeit überall dabei und das geräte- und betriebssystemunabhängig.
Mein Favorit ist vor allem die präzise und schnelle Suchfunktion in OneNote, die tatsächlich alles durchsucht. Sei es Bildschirmausschnitte, Fotos, Texte oder Handschrift.
3.2 Office365 in vollem Umfang nutzen
Wir nutzen neben OneNote noch zahlreiche weitere Tools aus der Office365-Familie, unter anderem Microsoft Teams, dass uns ein eigenes internes "Kanzlei-WhatsApp" abbildet. Da die Chat-Nachrichen ebenfalls im SharePoint abgespeichert werden, laufen die Daten ebenfalls über die gleichen europäischen Server, wie OneNote.
Darüber hinaus haben wir uns mit Microsoft Stream ein eigenes kleines "Kanzlei-YouTube" aufgebaut, in dem wir selbsterstellte Videoanleitungen für einzelne Programme dem Team zur Verfügung stellen. Zusätzlich werden die wöchentlichen Videokonferenzen, die wir in Microsoft Teams abhalten aufgezeichnet und anschließend in Microsoft Stream abgespeichert. Danach stehen sie als eine Art "Video-Protokoll", vor allem für Team-Mitglieder die an der Besprechung nicht teilnehmen konnten, zur Verfügung.
Das war jetzt recht viel, aber ich bin von Microsoft Office365 und insbesondere von Microsoft OneNote sehr begeistert.
PS: Wir bieten den DATEV Magazin Lesern in unserem Artikel ein kostenfreies E-Book an. Wer daran Interesse hat, kann sich gerne per Mail bei mir melden: texner@meisterkanzlei.de
