IT-Club Frühjahresrunde 2021 - digitale Unterschrift

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@olafbietz  schrieb:

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@Julian_Buch  schrieb:

Sie können FP-Sign als reguläre Online-Lösung ohne die zukünftige Schnittstelle nutzen. D.h. über den Internetbrowser in der SmartIT können Sie sich bei FP-Sign einloggen und beliebige Dokumente aus der SmartIT-Umgebung (z.B. aus dem DMS) hochladen und signieren lassen. Im genannten Beispiel muss das signierte Dokument dann wieder entsprechend (händisch) im DMS abgelegt werden.

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Wenn man sich diesen Workflow ansieht, erkennt man sofort, dass es keiner ist.

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Zumindest sollte man es den SMART-IT-Nutzern ggü. eindeutig kommunizieren. Mit aller Deutlichkeit. 

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Ja, nach dem Hochladen liegen die Dokumente bei FP Sign. 

In den FAQs gibt es nähere Informationen zum Speicherort der Daten: 

FAQ - Häufig gestellt Fragen | FP Sign (fp-sign.com)

In FP Sign gibt es auch die Möglichkeit Dokumente wieder zu löschen. 

Ich kann heute leider noch nicht sagen wie dieser Prozess aussehen wird, wenn die Anbindung an DATEV umgesetzt wurde. 

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@Julian_Buch schrieb:

Diese Schnittstelle kann aus technischen Gründen in SmartIT generell nicht genutzt werden.

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Das wusste ich gar nicht 😲. Muss ich mir merken. Aber irgendwie entwickelt sich DATEV Smart IT für kleine Kanzleien mehr und mehr zum Grab habe ich das Gefühl und nur mit DATEVasp sind alle technischen Finessen möglich. 

DATEVconnect: geht nicht; Scan-to-FTP (direkt in den Dokumentenkorb): geht nicht; grüner Hörer: geht nicht, ... 

Für Mandaten macht es auch nur teilweise Sinn, wenn nicht das lokale ERP-System mittels DATEVconnect mit REWE sprechen soll/kann. Oder wenn man den manuellen Export aus dem ERP-Programm auch immer von Hand in die Smart IT bringen muss. 

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@metalposaunist  schrieb:

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@Julian_Buch schrieb:

Diese Schnittstelle kann aus technischen Gründen in SmartIT generell nicht genutzt werden.

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Das wusste ich gar nicht 😲. Muss ich mir merken. Aber irgendwie entwickelt sich DATEV Smart IT für kleine Kanzleien mehr und mehr zum Grab habe ich das Gefühl und nur mit DATEVasp sind alle technischen Finessen möglich. 

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Als Smart-IT-Nutzer muss man immer mit der "Ankündigung der Kündigung" dieser Leistung rechnen.

Irgendwann fällt die Lösung sicherlich der Begründung zum Opfer....."dass eine zweigleisige Lösung (ASP/Smart-IT)   nicht mehr wirtschaftlich tragbar ist  für eine Genossenschaft"....

Beispiele dafür gibt es mittlerweile zuhauf....

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Gut zu wissen, dass DatevConnect in der SmartIT nicht funktioniert. Hatte hier eigentlich langfristig ein paar Mandanten anbinden wollen. Dann kann ich mir das ja sparen.

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@deusex 

Sie haben vollkommen Recht. Ich würde alles über die neue Lösung FPSign machen. Mit einer guten Anbindung in das DMS und wir haben alles bei uns und über ein Programm.

FZO würde nur für bestimmte  Einzelfälle nutzbar sein. Dokumentation im DMS?

FZO bereitet mir auch viele Probleme mit der Administration beim Mandanten.

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@steuerkanzleischuster schrieb:

Hatte hier eigentlich langfristig ein paar Mandanten anbinden wollen. 

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DATEVconnect ≠ DATEVconnect online, was so auch nicht mehr so heißt. Mit DATEVconnect könnte man das DATEV in der Smart IT mit FP Sign sprechen lassen, weil sich alles in Smart IT befindet. Die beiden Anwendungen sprechen ohne Umweg übers Internet miteinander. 

Ich wüsste aktuell keinen technischen Fall, was Sie mit Mandantenanbindung von DATEVconnect in Smart IT meinen. 

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ok, dann hab ich das falsch verstanden. Ich meinte das mit diesem Rechnungsdatenservice. 

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@steuerkanzleischuster schrieb:

Ich meinte das mit diesem Rechnungsdatenservice. 

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Das geht auch mit Smart IT, weil die Rohdaten vom Mandanten entweder im DUO oder direkt im DATEV RZ landen, wo mittels REWE darauf zugegriffen werden kann. 👍

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Klassiker : so sind Sie halt die (Datev) Übergangslösungen. 

Das Szenario hilft also schon mal nicht wirklich mit Smartlogin und Einzelkämpfer*innen. 

Mit Datev ASP funktioniert das ganze ? 

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Ich halte die Lösung von FP Sign - unabhängig von der Frage der Integration in DMS - bereits so für eine sinnvolle und hilfreiche Ergänzung für den Alltag. Damit kann sie auch von SmartIT - Kanzleien verwendet werden.

Bzgl. der Frage der zwischengespeicherten Dokumente bei FP Sign: Hier gibt es m.E. kein (berufs)rechtliches Problem, da FP Sign als Auftragsverarbeiter im Sinne der  DSGVO agiert und hier entsprechende Vereinbarungen getroffen werden (müssen). 

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Fragen zu FP Sign:

1) Kann man seine Unterschrift bei FP Sign mit einem Steuerberater oder Wirtschaftsprüferkennzeichen versehen?

2) Ist es möglich damit Jahresabschlüsse in AP Comfort zu unterzeichnen und unterstützt Datev diesen Workflow? Laut Dokument 9225996 müsste wohl weiter Sign Live! CC verwendet werden. 

3) Ist es möglich mit FP Sign Anträge mit einer Signaturkarte von D-Trust mit WP-Kennzeichen für die EEG-Umlage zu unterzeichnen?

Oder ist es sinnvoll, diese Anfrage direkt an FP Sign zu stellen?

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Hallo, 

zunächst zu Ihrer zweiten Frage: 

Da das Portal FP Sign browserbasiert ist, lassen sich beliebige Dokumente zur Signatur uploaden. Einen konkreten Workflow wie bei Sign Live! CC zwischen AP Comfort und FP Sign gibt es nicht.

Die Antworten auf Ihre beiden anderen Fragen liefern wir noch nach. 

Viele Grüße

Julian Buch

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Da Julian Frage 2 bereits beantwortet hat gehe ich kurz auf Frage 1 und 3 ein.

1) Kann man seine Unterschrift bei FP Sign mit einem Steuerberater oder Wirtschaftsprüferkennzeichen versehen?

Ich vermute das diese Frage auf die Berufsattribute abzielt?

Das Problem bei Berufsattributen ist, dass es kaum Software gibt, die diese auslesen kann. Von daher sind diese i. d. R. nicht verifizierbar.

Des Weiteren sind diese nur auf Signaturkarten verfügbar und nicht in der qualifizierten Fernsignatur.

Die WPK veröffentlicht unter https://www.wpk.de/mitglieder/praxishinweise/elektronische-pruefungsvermerke-und-berichte/ et al, dass es ausreichend ist Dokumente mit einem elektronischen Abbild des Berufssiegels,

in Verbindung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur auszufertigen, um als elektronisches Original zu gelten.

Das Abbild des Berufsiegels ist über das Unterschriftenbild möglich.

Wir haben auch WP Kanzleien die ein qualifiziertes elektronisches Siegel in Verbindung mit dem elektronischen Abbild des Berufssiegels aufbringen, dies spart allerdings nicht die qualifizierte elektronische Signatur.

3) Ist es möglich mit FP Sign Anträge mit einer Signaturkarte von D-Trust mit WP-Kennzeichen für die EEG-Umlage zu unterzeichnen?

Ja dies ist möglich:

Hierzu bestehen zwei Varianten. Man kann die Signaturkarte im eigenen oder in unserem Rechenzentrum hosten und mit FP Sign darauf zugreifen. Hierbei entstehen regelmäßige Wartungs- und Hostingkosten sowie einmalige Anschluss- und Softwarekosten.

Man kann ebenfalls Dokumente mit seiner Signaturkarte gegenzeichnen und diese in den FP Sign Workflow Einphasen.

Wenn man von der klassischen Signaturkarte Abstand nehmen möchte gilt es zu verifizieren, ob das Berufsattribut verpflichtend ist, oder wie bei der Signatur der Prüfberichte et al  im Signaturbild hinterlegt werden kann. Damit wäre die Signaturkarte obsolet

BG

Jakob Rauch

FP Sign

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Ich muss den Uralt-Thread noch einmal aufgreifen.

@Julian_Buch : Ich habe in der Roadmap nix gefunden und passiert ist hier im letzten Jahr auch nichts. Wann und mit welchen Neuerungen ist den hier langfristig / kurzfristig zu rechnen?

@deusex : Wofür haben Sie sich denn dann entschieden? Freizeichnung Online, FP Sign oder etwas ganz anderes.

@All: Selbst das große Paket ist ja nur mit Lizenzen für 5 Mitarbeiter bestückt. Wie stellt sich das den im Kanzleialltag dar? Wurden für weitere Mitarbeiter Zusatzlizenzen erworben? Oder werden eher 5 Mitarbeiter dafür abgestellt, den ganzen Schriftverkehr betreffend FP Sign abzuwickeln? Oder sind das so eine Art rotierende Lizenzen, sprich wer gerade eine braucht, bekommt sie zugewiesen ?

Danke schon mal für die Infos.

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Hallo Herr Kahl,

zwischenzeitlich habe ich diverse "Briefe" entworfen (bspw. Auftragsbedingungen, Steuerbelastungsübersicht, Haftungshinweise etc.), welche in die jeweiligen Steuererklärungen aufgenommen werden und Bestandteil dieser werden.

Mit FZO "unterzeichnet" der Mandant somit alles Notwendige.

Hat zwar ein wenig Zeit gekostet, aber nunmehr sind die o.g. Briefe mit diversen automatisch befüllten Variablen versehen und müssen nur noch beim Daten senden im Auswertungsumfang zu Freizeichnung online ausgewählt werden.

Mir ist es wichtig, beim Mandanten mit möglichst wenig Klicks die Unterzeichnung einzuholen und das funktioniert mit FZO m.E. recht gut.

Nach Bereitstellung der Steuererklärungen/E-Bilanzen erhält der Mandant eine Info-Mail mit kurzer Handlungsanweisung, in welcher er mit wenigen Schritten via Links zur "Unterschrift" geleitet wird.

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@Julian_Buch : Ich habe in der Roadmap nix gefunden und passiert ist hier im letzten Jahr auch nichts. Wann und mit welchen Neuerungen ist den hier langfristig / kurzfristig zu rechnen?

Hallo @Thomas_Kahl, 

es besteht inzwischen eine direkt Verbindung zwischen FP Sign und dem DATEV DMS. Dazu nutzt FP Sign die im letzten Jahr realisierte Standardschnittstelle "DATEVconnect Dokumentenmanagement". 

Auf die Funktionalitäten in diesem Zusammenhang kann @Jakob_Rauch sicherlich eingehen. 

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@Thomas_Kahl wir nutzen nur FP Sign zur Unterschrift von den Dokumenten durch die Mandanten. 

Dadurch sind wir maximal flexibel welche Dokumente wir wo unterschrieben haben wollen. 

Die Vorlagen, die wir früher per E-Mail verschickt haben übergeben wir jetzt (manuell) an FP Sign und lassen uns die Steuererklärungen und Vollständigkeitserklärung sowie JA / EÜR usw. freigeben. Das ist wesentlich einfacher als FZO - gerade auch bei Ehegatten usw. 

Nachteil: Im Moment passiert das alles manuell ohne die DMS Schnittstelle. 

So lange hier FP Sign nicht mehrere Dokumente separat verarbeiten kann sondern zu einem Dokument zusammenfasst ist das eine Einschränkung. Dazu kann aber ggf. @Jakob_Rauch was schreiben.  

Durch die DMS Schnittstelle lassen sich derzeit bei uns (nur) die Bescheinigungen in den Berichten (EÜR / JA) gut verarbeiten. Hier erfolgt die Signatur dann aus dem DMS heraus mit FP Sign und einer eIDAS Signatur. Das klappt an der Stelle wirklich gut.

Bzgl. der Lizenzen: Da nur der Mitarbeiter eine Lizenz benötigt, der auch den Workflow starten kann reichen auch in größeren Kanzleien m.E. wenige Lizenzen. Wir nutzen eine Lizenz für den zentralen Postausgang. Der startet den Workflow. Alle weiteren Mitarbeiter (oder auch Mandanten), die "nur" unterschreiben müssen benötigen keine (!) Lizenz. Auch in der DMS Schnittstelle kann der Account für den zentralen Postausgang ggf. mehrmals hinterlegt werden. 

Ich hab für mich die zweite verwendet, da ich aus dem DMS heraus mit FES / QES die Berichte signiere. Das benötigt (glaub ich) auch eine Lizenz. Im Ergebnis ist das aber kein Problem

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@bernhard_holleitner In meinen Augen ist es "supoptimal", dass es keine integrierte Lösung für die kleinen Kanzleien gibt.

DMS ist von der Preisstruktur für nicht darstellbar. Genauso wie die Preise von FP Sign. Die Datev sollte sich davor hüten nur Produkte für die Minderheit der Großkanzleien zu entwickeln und die Masse der kleinen Kanzleien zu vergessen. 

Die Datev hat auch (!) eine Verantwortung für die Kanzleien mit einem Berufsträger. Die Preispolitik der Datev, der Marktplatzpartner und Kooperationen (z.B. auch mit Grundsteuer) ist meiner Meinung nach weit ab von Gut und Böse. 

Die Datev war schon immer eine Hofapotheke. Aber langsam werden auch noch die Türgriffe und der WC-Rollenhalter vergoldet.  

Mal ganz realistisch betrachtet: Wenn ich die aktuellen Wirtschaftszahlen und die Prognosen für die absehbare Zukunft sehe, dann wird es dringendst Zeit, dass die Datev mal die Preispolitik der Realität anpasst und ihre große  Marktmacht dafür nutzt, dass diese Abzocke der Beraterbranche aus den "fetten Jahren" endlich aufhört.

Ich denke jetzt nicht ans worst-case Szenario " Wenn Putin will, Litauen hat ihm die Steilvorlage für den 3. Weltkrieg bereits geleifert". Sondern einfach nur die hohen Energiepreise, Inflation, gebrochene Lieferketten, Staatsverschuldung, blablabla. 

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Ich lasse jetzt mal die politischen Anspielungen weg und bleib bei der Sachlichkeit und dem Thema:

Ich bin selbst eine Kanzlei mit einem Berufsträger und unter 10 Mitarbeitern. Wir nutzen DATEV im vollen Umfang und haben es daher geschafft unsere Prozesse zu digitalisieren und zu optimieren. Ohne DMS (und EO Comfort) wäre das undenkbar. Meine DATEV und IT-Kosten haben sich in den letzten 10 Jahren vervierfacht. Aber es ist es mir wert. 

Die Kosten für FP Sign sind durchaus nicht ohne. Allerdings ist das bei allen Anbietern so. Vorher hatten wir Adobe Sign, da wurde je Unterschrift berechnet. Wenn man im Gegenzug mal das Porto rechnet und auch noch die Prozesskosten für Druck usw. erledigt sich die Diskussion schnell. Das geht zwar auch nur mit E-Mail, aber mit FP Sign haben wir eine belastbarere Bestätigung des Mandanten und der Prozess ist ohne Papier...

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@bernhard_holleitner ...und Sie nutzen die Smart-It?  Meine Kanzlei ist seit der Gründung vor inzwischen bald 15 Jahren vollständig digitalisiert. Entgegen der hier immer wieder vertretenen Meinung kann man auch mit der Dokumentenablage in einer überschaubaren Kanzlei komplett digitale Prozesse aufsetzen. 

Ich erwarte entweder ein bezahlbares Eigenprodukt von der Datev oder Produktvielfalt, die die Bedürfnisse unterschiedlicher Kanzleitypen berücksichtigt. 

Ihr Lösung ist für Sie gut und richtig. 

In meinem Netzwerk von Kanzleien mit 1 Berufsträger und  max. 1 bis 2 Mitarbeitern ist ihre Lösung finanziell nicht darstellbar. Punkt. Ende. Aus.

Ich finden den Trend zu höchstpreisigen Angeboten bei der Datev sehr bedenklich.  

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Hallo Thomas_Kahl

gerne gehe ich auf ein paar Neuerungen innerhalb des FP Sign DATEVconnectors ein.

Ich probier es mal kurz, knapp, knackig.

Neben dem DATEV DMS kann auch die Dokumentenablage angesprochen werden.

Es ist eine automatische Löschfunktion hinzugekommen.

Wir haben ein Statusfeld aus dem direkt in die einzelnen Workflows abgesprungen werden kann um Erinnerungen etc auszulösen.

Wir können Dokumente aus Vorgangsmappen signieren oder in einen Workflow geben.

Es gab einige Verbesserungen in der Installation, sodass auch Masseninstallationen deutlich schneller verteilt werden können.

Es können jetzt wenn gewünscht auch Menüfelder für Mitarbeiter gesperrt werden, sodass nicht versehentlich Änderungen vorgenommen werden können

Funktionspostfächer, auf die mehrere Assistenzen zugreifen, werden miteinander synchronisiert

Wir haben im FP Sign DATEVconnector einen Word zu PDF Wandler eingebaut, mit dem weitere Funktionen möglich sind:

Konvertieren der Worddokumente am Arbeitsplatz, damit Zugriff auf eigens lizensierte Schriftarten.

Verwendung von DOCM (Worddokument mit Macros). Damit können Textbausteine über Dropdown genutzt werden,.

Weiterhin ist der Anwender in der Lage beschreibbare Felder im PDF oder Klickboxen (keine Radiobuttons) für seine Gegenzeichner zu hinterlegen.

Es besteht direkt aus dem Connectormenü die Möglichkeit eine priorisierte Supportanfrage mit Logs zu stellen.

Im Moment im Test ist der Zugriff auf weitere Stammdaten wie Eigenorganisation, Niederlassung und Gesamtkanzlei.

Darüber hinaus entwickeln wir gerade einige Zusatzfunktionen und orientieren uns an Kanzleiprozessen um diese besser darstellen zu können.

Zu der Lizenzfrage verweise ich gerne auf unser Webinar, das ausser in meinem Urlaub jeden Donnerstag von 10:00 - 11:00 mit anschließender Fragerunde stattfindet. Dort werden diese Themen angesprochen und beschrieben. Anbei der Link zur Anmeldung: https://www.fp-sign.com/de/unsere-webinare

Grundsätzlich gibt es kein Limit bei den Lizenzen und wir lassen für die Mitarbeiter ebenfalls Funktionspostfächer zu. Die Berufsträger haben in der Regel eine eigene Lizenz. Dies wird allerdings sehr individuell gehandhabt und kommt auf den jeweiligen Kanzleiworkflow sowie die Nutzung von FP Sign an.

BG

Jakob Rauch