Umgang mit "unnötigen" Überstunden

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Hallöchen,

ich wollte mal fragen, wie ihr mit dem Thema Überstunden umgeht, wenn ihr das Gefühl habt, dass diese unnötig sind/waren.

Sprich: Mitarbeiter X schreibt jeden Tag eine halbe Stunde auf. Auch wenn das Büro komplett ist und niemand Urlaub hat oder krank ist. 

Irgendwann nimmt er einen Tag frei und schreibt "Überstunden weggenommen".

Für mich sieht das immer so aus, als wolle Mitarbeiter X Urlaub sparen...

Im Arbeitsvertrag steht, dass nur auf Anordnung betriebsnotwendige Überstunden... zu leisten sind.

Was habt ihr für Überstunden-Regelungen?

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Überstunden sind nur auf Anweisung zu leisten und das kommt faktisch nie vor. Wenn ich mal zum Arzt o. ä. muss und z. B. eine Stunde eher gehe, arbeite ich diese selbständig in den folgenden Tagen wieder rein. Wir sind aber auch eine kleine überschaubare Kanzlei mit 5 Angestellten.

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Guten Morgen @MeTa ,

schwieriges Thema das Ganze.

Ich weiß jetzt gerade nicht auswendig, was in meinem Arbeitsvertrag drin steht, aber ich denke es wird auch etwas wie "Überstunden nur auf Anweisung" sein. Und das wird bei meinen Kolleginnen und Kollegen wahrscheinlich ähnlich sein.

Wir sind etwas größer (mittlerweile 50 Mitarbeiter an 2 Standorten) und es kommen eigentlich regelmäßig neue Fälle dazu. Mitarbeiter findet man allerdings nicht so leicht. Daher machen viele Überstunden bei uns, um ihre Arbeit überhaupt zu schaffen. Das dann aber ohne direkte Anweisung. Das läuft dann so ein bisschen über Vertrauen. So lange das nicht ausgenutzt wird oder mein Chef das Gefühl hat, dass da nicht Schmu mit gemacht wird, ist sicherlich alles in Ordnung.

Bei mir ist es dann noch zusätzlich so, dass ich neben meiner normalen Tätigkeit als Steuerfachangestellter noch KOB in der Kanzlei bin und somit alle möglichen organisatorischen Dinge "nebenbei" mache. Das schaffe ich natürlich erst recht nicht in der normalen Arbeitszeit. Also setze ich mich dann noch Abends oder am Wochenende im Home-Office an den Schreibtisch.

Die Überstunden werden dann entweder abgefeiert oder ausgezahlt, je nachdem wie der jeweilige Mitarbeiter das möchte.

MfG,

Dirk Schmakies

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Ich muss leider zur Vorsicht mahnen:  die These, dass Überstunden nur auf Anweisung geleistet und vergütet werden müssen ist spätestens seit 2017 ein Mythos.  Wenn der Kanzleiinhaber als Arbeitgeber die Mehrarbeit duldet muss er sie auch vergüten.  Da hilft auch eine Klausel im Arbeitsvertrag nicht weiter; eine der auf die schnelle aufgefundenen Entscheidung finden Sie hier.

In der Praxis spielt die Musik bei diesem Thema primär bei der Beweisbarkeit der Anzahl der geleisteten Stunden und der Duldung durch den Arbeitgeber.

Wenn der Eindruck entsteht, dass "Überstunden" unnötig "produziert" werden hilft nur:  Einschreiten und Unterbinden oder schlicht akzeptieren. Ob diese Vorgehensweise im Hinblick auf die Personalsituation dann zielführend ist, muss ist eine Frage der unternehmerischen Verantwortung.

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Gab es da nicht einmal eine Entscheidung des EuGH zum Thema Zeitaufzeichnung/Zeiterfassung/Vertrauensarbeitszeit? Da ist doch eine ganze Menge von dem, was wir hier D auf Vertrauensbasis machen, rechtlich zerstört worden. Im endeffekt läuft das auf eine mechanische Vollanwesenheitskontrolle (in bestimmten Bereichen wird das doch schon vom Arbeitsministerium als Gesetzesvorlage geplant) hinaus. Kombiniert mit Vollaufzeichnung in EO könnte es dann in der Kanzlei passen.

//Nicht ganz ernst gemeint

Der Mitarbeiter darf schon einmal das Projekt pilotieren.

//Ab jetzt wieder ernst

Die vollständige Zeiterfassung wird uns, so wie ich die Kommentatoren verstanden habe, aufgrund der EU Vorgaben früher oder später ereilen.

Einer Wertung enthalte ich mich. Kopf runter und weg.

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Man beachte zu dem Thema Überstunden bitte auch das Thema flexible Arbeitszeiten. Dies ist generell recht wertvoll für Arbeitnehmer, meiner Ansicht nach in dieser Branche aber erst recht. Man steht ja nicht am Fließband und bekommt schön gleichmäßig eingehende Arbeit hergebracht, man bekommt stattdessen Schübe an Arbeit, vor allem gegen Ende einer Frist.

Hier bietet sich an zu Hochzeiten Überstunden aufzubauen und bei Flaute wieder abzubauen. Wenn man Überstunden untersagt kann die Tendenz dahingehen, dass Arbeit eine ganze Weile liegen bleibt, einerseits weil man in Schubzeiten gar nicht die Zeit hat diese schneller zu erledigen, andererseits weil man außerhalb der Rush-Hour einen Vorrat an Arbeit braucht auf den man zurückgreifen kann.

Meine Meinung.

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@einmalnoch  schrieb:

...

Die vollständige Zeiterfassung wird uns, so wie ich die Kommentatoren verstanden habe, aufgrund der EU Vorgaben früher oder später ereilen.

....

Die umfassende Zeiterfassung wird uns ereilen.  Derzeit muss nach Gewerbeordnung "nur" die Mehrarbeitszeit erfasst werden; soweit nicht anderweitig eine Aufzeichnungspflicht besteht.

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Die umfassende Zeiterfassung wird uns ereilen. 

Machen wir seit über 20 Jahren so.. ist doch nur fair und ermöglicht flexibilität usw.

Da wird zu Stoßzeiten auch mal am Samstag gearbeitet und mit gleiten usw. wieder ausgeglichen.

Ohnehin läuft auch die Urlaubstageverwaltung usw. fast von selbst.

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@agmü  schrieb:

Ich muss leider zur Vorsicht mahnen:  die These, dass Überstunden nur auf Anweisung geleistet und vergütet werden müssen ist spätestens seit 2017 ein Mythos.  Wenn der Kanzleiinhaber als Arbeitgeber die Mehrarbeit duldet muss er sie auch vergüten.

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Genau das haben wir (Unternehmen) auch. Bei uns werden die Arbeitszeiten jede Woche kontrolliert. Es gibt vorgeschriebene Bürozeiten in denen gearbeitet werden darf. Partielle Ausreißer wie einmal 10 Minuten eher gekommen werden meist geduldet. Ist eine Gewohnheit absehbar wird der MA informiert das die Stunden gestrichen werden gemäß Betriebsvereinbarung.

Leistet einer ständig Überstunden gibt es ein Gespräch mit dem MA und dessen Vorgesetzten. Meist wird dann schriftlich aufgefordert keine Überstunden ohne Absprache zu leisten und die Ü-Std ab diesem Zeitpunkt gestrichen.

Leider ist das häufig anzutreffen, dass Mitarbeiter sich Ihren eigenen Weg zu mehr Freizeit suchen. In meinen Augen sind das meist diejenigen MA, die nicht unbedingt die Top-Leute sind. Aber das ist ja sehr subjektiv.

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Moin,

das Regeln, wenn es Sie gibt, eingehalten werden sollten, steht außer Frage. Aber wo bitte, organisieren sich die AN hier mehr Freizeit? Sie arbeiten die Stunden doch nur zu einer anderen Zeit. Hier wird doch automatisch unterstellt, dass der AN die Überstunden gar nicht macht, sondern nur aufschreibt oder vertrödelt.

Ich würde in jedem Fall vorschlagen, erst einmal das Gespräch mit dem MA zu suchen. Eventuell gibt es ja einen Grund, der im Moment gar nicht ersichtlich ist oder dem MA ist nicht bewusst, dass das so nicht gewollt ist. Aber aufgrund der Situation dem MA Arbeitsbummelei und Betrug - ohne Beweise - zu unterstellen, halte ich für falsch und auch für eine ganz miese Tour.

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Ich habe das bei mir relativ einfach geregelt: es gibt keine Überstunden.

Wenn jemand ohne vorherige Absprache mit mir außerhalb der üblichen Arbeitszeiten arbeitet, dann verbiete ich das nicht, aber es wird weder vergütet noch erfolgt ein Freizeitausgleich.

Für die Fälle, in denen der Mitarbeitende aus persönlichen Gründen (Handwerker, private Termine, die so ungünstig liegen, dass sie mit der Arbeitszeit kollidieren, sich aber nicht verschieben lassen und für die sich ein halber oder ganzer Tag Urlaub eigentlich nicht "lohnt" (wir kennen sie alle), etc.) seine Arbeitszeit in Einzelfällen "verschieben" möchte, kann dieser im Vorfeld mit mir Rücksprache halten und üblicherweise stelle ich mich da auch nicht quer und wir finden eine für alle angenehme Lösung.

Am Anfang dieser Regelung führte das ein wenig zu Gemurre, aber inzwischen läuft das System echt gut.

Edith: PS: Sollte doch jemand gegen diese Regelung verstoßen, wird das sofort thematisiert, glücklicherweise bin ich dafür noch "klein" genug.

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@Thomas_Kahl  schrieb:

das Regeln, wenn es Sie gibt, eingehalten werden sollten, steht außer Frage. Aber wo bitte, organisieren sich die AN hier mehr Freizeit? Sie arbeiten die Stunden doch nur zu einer anderen Zeit. Hier wird doch automatisch unterstellt, dass der AN die Überstunden gar nicht macht, sondern nur aufschreibt oder vertrödelt.

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Man kann das doch teilweise sehen. Also wenn jemand für seine Arbeit wesentlich länger braucht wie andere, und der dann auch noch zu Zeiten arbeitet zu denen andere schon weg sind und ebendann länger als vereinbart bleibt, dann sollte der AG den AN einmal zum Gespräch bitten. Denn hier kann man u.U. unterstellen dass der Mitarbeiter Zeiten aufschreibt die es nicht gibt, oder zu denen er nichts tut.

Natürlich muss der AG aber immer erst den AN befragen woran es liegt! Da gebe ich Ihnen Recht.

Was bei uns schon vorkam: Ein MA hat sich jeden Tag über 2 Stunden nur mit anderen unterhalten. Also über belangloses bzw privates. Hier wird bei uns im Regelfall nicht eingeschritten. Allerdings stiegen die Überstunden des gleichen MA plötzlich an! Weder hat er Mehraufwand bekommen, noch hat er mit seinem Vorgesetzten geredet. Die Überstunden sind also nicht angeordnet und ganz offensichtlich durch Eigenverschulden zustande gekommen.

Was denken Sie? Sollte man den MA zum Gespräch bitten und Grenzen aufzeigen, oder die bittere Pille schlucken und sagen "okay, dann zahl ich das eben"?

Überstunden die unnötig entstehen sind per se erschlichene Freizeit. Denn ich kann diese erzeugen zu einer Zeit wo es mich nicht stört (bspw als Frühaufsteher) und abfeiern wenn es mir viel nutzt (Brückentage, verlängertes WE, Freitags eher nach Hause). Und bei allen wo die Arbeitszeit lediglich durch aufschreiben und nicht durch technische Hilfsmittel (Chip, Eingangskontrolle) festgehalten wird, kann man die Zeiten ja auch schön rechnen. Da muss man dann auch mal darüber nachdenken, dass hier Arbeitszeitbetrug vorliegt.

Wir haben bsp einen sehr einfachen Kodex: Solange jeder seine Arbeit macht, kann auch gequatscht werden so lange man will. Aber die Kaffeepausen sind auf ein Minimum zu reduzieren wenn es sonst zu Überstunden kommt. Und das finde ich persönlich als äußerst fair!

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so langsam verstehe ich wo der Personalmangel herrührt...

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@renek  schrieb:

Was denken Sie? Sollte man den MA zum Gespräch bitten und Grenzen aufzeigen, oder die bittere Pille schlucken und sagen "okay, dann zahl ich das eben"?

Ich hatte ja auch geschrieben, ohne Beweis. 

Das Ganze geht auch in die andere Richtung. Und hier ein Beispiel von mir - und damit meine ich auch mich:

Ich habe vor ein paar Jahren in einer Kanzlei gearbeitet, dort hat die damalige Chefin die Arbeitsauslastung geplant. Zum einen waren ganz genau die Stunden vorgegeben, die man für den Abschluss benötigen durfte. Ohne irgendwelche Puffer. Und ohne zu berücksichtigen, dass sie selbst in Ihrem Kontrollwahn schon mit den Zeiten für die Kontrolle die Zeitvorgaben gesprengt hat. Hinzu kam, dass jede Stunde die ich auf Arbeit war, genau damit verplant war - 48 Stunden die Woche (Mein Kind war damals frisch geschlüpft und wie brauchten das Geld, daher habe ich 6 Tage die Woche gearbeitet). Dazu sollte ich aber noch Fibu und Lohn machen und sonstiges Laufendes. Auf meinen Hinweiß, dass das ja auch zu erledigen sei, kam die Antwort: "Das ist laufendes Geschäft." Geil oder? Laufendes Geschäft braucht also keine Arbeitszeit. Es ist am Ende gekommen, wie es kommen musste. Die Arbeit ist immer mehr, anstatt weniger geworden. Natürlich ist dadurch die Fehlerquote exorbitant angestiegen.

Es war immer gesagt worden: "Wenn sie es nicht schaffen, kommen sie und sagen sie Bescheid. Wir finden eine Lösung." Genau. Als ich dann damit da war, habe ich zu hören bekommen: "Und was soll ich da jetzt machen?"  Kurz Zeit später durfte ich dann wegen der Fehler antanzen: " Sie haben hier alle Zeit der Welt, um Ihre Arbeit zu erledigen. Sehen sie zu, dass sie Ihre privaten Probleme in den Griff bekommen!". Welche privaten Probleme? Die Zeit, die ich zu Hause war, habe ich gedanklich gearbeitet. Um die Probleme, die liegen geblieben sind, zu lösen. Ach ja - und gegessen und geschlafen.

Mag sein, dass das jetzt ein extremes Gegenbeispiel ist. Aber vielleicht auch mal schauen, ob die benötigte Mehrzeit nicht doch reell entstanden sein kann. Die Indizien in Ihrem Beispiel weißen natürlich auf Arbeitsbummelei hin. Sind aber nun mal nur Indizien. Und von einem dieser Fälle kann man natürlich nicht auf alle anderen schließen.

Grundsätzlich eine Grandwanderung. Und man muss immer auf beiden Seiten schauen und im Zweifel mit dem AN eine (unkonventionelle) Lösung finden.

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@boomboom  schrieb:

so langsam verstehe ich wo der Personalmangel herrührt...

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Das unterstellt, dass Sie bereit sind als AG für nicht erbrachte Leistung zu zahlen? Also wenn Ihre Mitarbeiter 2 Stunden untätig sein dürfen und im Gegenzug auch noch Überstunden bezahlt kommen, dann Hurra. Das zeigt dass Sie betriebswirtschaftlich gut aufgestellt scheinen.

Wir zahlen auch die unzähligen Pausen des privaten Plauderns solange die Arbeit nicht leidet. Ich denke das sollte genügend entgegenkommen seitens des AG sein!

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@Thomas_Kahl  schrieb:

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@renek  schrieb:

Was denken Sie? Sollte man den MA zum Gespräch bitten und Grenzen aufzeigen, oder die bittere Pille schlucken und sagen "okay, dann zahl ich das eben"?

Ich hatte ja auch geschrieben, ohne Beweis. 

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Das habe ich so überlesen, sorry. Und natürlich muss auch immer der AG beweisen dass der MA an den Überstunden selber Schuld trägt. Vollkommen richtig. Aber man kann ja Leistungen vergleichen. Sei es mit anderen Mitarbeitern oder mit früheren Zeiträumen. Wenn also ein MA ohne Mehrarbeit plötzlich wesentlich (also wirklich auffällig) länger benötigt, dann muss man einmal genauer hinsehen.

Klar, es können gesundheitliche Gründe vorhanden sein. Da machen wir es aber so, dass die Arbeitsverteilung neu organisiert wird. Das ist für mich zB eben kein Grund selbst mal Überstunden zu genehmigen.

Grundsätzlich sage ich: Überstunden sind der letzte Weg, ebenso wie Urlaubsverbot.

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@renek 

Ich bemängele die fehlende Flexibilität..

Das andere ist so tiefgreifend individuell, dass man das hier eigentlich nicht darlegen kann...

Wir haben mit 25 Mitarbeitern z.B. alleine rund 10 verschiedene Arbeitszeitmodelle..

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@boomboom  schrieb:

Ich bemängele die fehlende Flexibilität..

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Sie beurteilen andere dass Sie unflexibel sind. Okay. Aber wenn ich für fas jeden 2. ein eigenes Arbeitszeitmodell habe, dann stimmt in meinen Augen auch was nicht. Wir haben 200 Mitarbeiter! Wenn wir das wie Sie machen würden, dann bräuchten wir Minimum 1 weiteren Mitarbeiter der prüft ob alle MA´s Ihr Arbeitszeitmodell einhalten. Es macht durchaus Sinn Dinge zu standardisieren.

Und nur zur Klarstellung: Wir haben auch bei uns Minijober, Midijober, Teilzeitkräfte, Vollzeitkräfte. Wir haben Kernarbeitszeiten mit Gleitzeitvereinbarung, in manchen Bereichen feste Arbeitszeiten. Es kommt darauf an was Sie bei uns machen! Wir sind nicht flexibel? Sorry, das nur von dem was ich für einen Teilbereich unserer MA´s geschrieben habe abzuleiten ist halt auch nicht wirklich richtig.

Und was bei Ihnen funktioniert, tut es eben bei anderen nicht...

Meine Zeit in der Kanzlei war zum Beispiel so, dass Zeiten auf den Mandanten zu buchen waren und alles andere auf eine gesonderte Kostenstelle. Wenn die zu hoch bebucht wurde gab es Gespräche. Resultat: Dann haben eben die gut zahlenden Mandanten oder die mit Pauschalen mehr Zeit aufgebucht bekommen. Wenn das den Chef glücklicher macht als ehrlich zu sein, dann soll es eben so sein.

Und ich habe auch geschrieben, dass Arbeit verteilt wird um Überstunden zu vermeiden. Das ist natürlich vollkommen unflexibel. Aber nur zur Info: Sie als Steuerberater sind es am Ende, der dann zu hohe Rückstellungen für Personalkosten bemängelt (vollkommen zu Recht aus meiner Sicht). Jetzt vermeiden wir das oder versuchen es und wir sind unflexibel. Und in einem anderen Thread wird sich gewundert dass es UN gibt, die den StB nur noch wegen der Software haben? Nun ja.

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@renek 

Was prüfen? Was für Rückstellungen (buchen Sie die täglich)?

Egal.. das ist alles zu individuell.

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Auch wenn es wieder einmal abgleitet, in der DATEV Steinzeit gab es eine Lösung namens LEA (Leistung Erfassen und Abrechnen), hieß dann im Volksmund 'Lügen ersetzt Arbeiten'. Die Taten wurden selten geahndet.

Womit wir wieder am Anfang wären, in der Zwickmühle. Konsequente Zeiterfassung und Prüfung bei Abrechnung ist eine Lösung, im Übrigen auch dem Mandanten gegenüber. Steigt die Menge des Buchungstoffes muss irgendwie auch die Vergütung steigen, unterjährig einen Blick darauf halten kann Honorarstreit vermeiden.

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(un-)berechtigte Mehrarbeit ist für mich auch immer mit der Frage verbunden, kann in der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit die korrespondierende Arbeitsleistung erbracht werden, oder ist die Diskrepanz nicht sogar gewollt? 

Jedes Unternehmen kann in der Regel auf durchschnittliche Bearbeitungsdauern für die jeweilige Aufgabe zurückgreifen.  Wenn das Unternehmen dann einen Mitarbeiter einstellt, von diesem erwartet, dass er die Anzahl X Aufgaben in Y Stunden erledigt, mit dem Mitarbeiter aber eine vertragliche Arbeitszeit von Z < Y vereinbart, ist Mehrarbeit vorprogrammiert und die muss dann auch bezahlt werden.  In diesen Fällen fehlt mir jedes Mitleid für das Unternehmen. 
Wenn aber die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit ausreichend für die Aufgabenerledigung wäre, stellt sich für mich bei den Mehrarbeitsstunden die Frage nach der Ursache:  sind die Aufgaben für den MA zu anspruchsvoll - dann muss über eine Veränderung der Aufgabenstellung oder entsprechende Schulungs- und Unterstützungsmaßnahmen nachgedacht werden; werden die Mehrarbeitsstunden vom Arbeitstempo des Mitarbeiters ausgelöst muss auch hier nach den Ursache geforscht und diese ggf. beseitigt werden.  Nur für den Fall, dass der Mitarbeiter bewusst Zeit schindet - gibt's, aber sicherlich nicht im unterstellten Umfang - gibt's für die Mehrarbeit auch keine Vergütung. 

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Zum Thema flexible Arbeitszeiten möchte ich noch ergänzen, dass ich sicherlich nicht der Einzige bin, bei dem die Leistungsfähigkeit variiert. Wiederum gilt das für alle von uns, ich glaube aber, dass es in dieser Branche von überdurchschnittlicher Bedeutung ist. Es gibt Tage, da bin ich irgendwie k.o., sei es dass der Sommer einen halb erschlägt, sei es, dass ich mich ein paar Stunden in komplizierte Materie einarbeiten musste und mental ausgelaugt bin. Zu anderen Zeiten bin ich in Hochform, habe auch schon erlebt, dass ich Vormittags am Wochenende eigentlich gut zumindest ein paar Stunden gerne was hätte arbeiten können.

Bei einem starren Zeitrahmen muss man sich aber durch die unterdurchschnittlichen Zeiten eben irgendwie durchwursteln. Gegenläufig kann man dafür meiner Meinung nach aber deswegen nicht erwarten, dass dafür unbezahlte Überstunden gemacht werden.

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@f_mayer  schrieb:

Hier bietet sich an zu Hochzeiten Überstunden aufzubauen und bei Flaute wieder abzubauen. Wenn man Überstunden untersagt kann die Tendenz dahingehen, dass Arbeit eine ganze Weile liegen bleibt, einerseits weil man in Schubzeiten gar nicht die Zeit hat diese schneller zu erledigen, andererseits weil man außerhalb der Rush-Hour einen Vorrat an Arbeit braucht auf den man zurückgreifen kann.

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Das stimmt ja auch. Das wären dann auch keine "unnötigen" Überstunden. Aber der AG sollte das schon sehen und dann auch so kommunizieren, dass diese eingefordert werden mit dem Hintergrund das diese wieder abgefeiert werden sollen. Wenngleich das schwer ist, da der AN schließlich jederzeit selbst entscheiden darf ob er diese ausgezahlt bekommen möchte...